Manfaat Audit Internal dan Kaji Ulang Manajemen Pada ISO 17025

Manfaat Audit Internal dan Kaji Ulang Manajemen Pada ISO 17025

Dalam suatu siklus PDCA, setelah dilakukan perencanaan dan pelaksanaan, tentunya diperlukan aktivitas pemantauan untuk menilai apakah pelaksanaan tersebut sudah sesuai dengan yang direncanakan. Salah satu caranya adalah dengan melakukan proses audit.

Audit adalah suatu proses pengumpulan bukti dan mengevaluasi kesesuaian pelaksanaan dalam suatu manajemen.

Berdasarkan pelaksanaan audit dapat terbagi menjadi 2 yaitu :

  • Audit internal

Audit yang dilakukan dalam lingkup sendiri yang hasilnya digunakan untuk manajemen sendiri

  • Audit eksternal

Audit yang dilakukan oleh pihak ketiga yang hasilnya biasanya berupa pengakuan dari pihak lain seperti hasil assesment akreditasi, hasil sertifikat, kontrak kerjasama, ataupun uji banding, dll.

Nah kali ini kita akan belajar mengenai audit internal khususnya pada sistem manajemen laboratorium ISO 17025 yang biasa diterapkan oleh laboratorium pengujian atau laboratorium kalibrasi.

Tujuan dan Manfaat Audit Internal

tujuan audit internal

Audit internal memiliki beberapa tujuan, antara lain :

  1. Identifikasi ketidaksesuaian sedini mungkin dan tindakan perbaikan seefektif mungkin.
  2. Identifikasi akar penyebab masalah sekaligus tindakan perbaikan yang diperlukan untuk mencegah keterulangan ketidaksesuaian yang serupa. Identifikasi akar penyebab masalah bisa dilakukan dengan fishbone diagram.
  3. Identifikasi kesempatan peningkatan sistem dengan menghindari penyimpangan prosedur yang kadaluarsa maupun kegiatan yang tidak efisien.
  4. Merupakan jaminan kepada manajemen laboratorium bahwa sistem manajemen mutu yang diterapkan telah sesuai.

Adapun manfaat dari audit internal adalah :

  1. Memeriksa apakah penerapan sistem manajemen mutu di laboratorium telah sesuai ISO 17025
  2. Menilai kesiapan laboratorium dalam menghadapi audit eksternal
  3. Melindungi investigasi
  4. Mencegah kerugian biaya akibat kegagalan sistem

Jadi audit internal digunakan untuk menilai atau melihat fakta-fakta yang terjadi dilapangan, apakah sistem manajemen mutu sudah diselenggarakan dengan baik atau sesuai dengan aturan atau sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya.

Audit internal bukanlah suatu proses mencari-cari kesalahan tetapi melihat dan menilai fakta-fakta berdasarkan bukti-bukti yang telah ada.

4 Tipe Audit Internal

tipe audit internal dalam iso 17025

Audit internal dapat dibagi menjadi 4 tipe, yaitu :

  • Audit Sistem

Audit sistem merupakan pelaksanaan audit yang ditujukan kepada kegiatan manajemen atau administrasi yang berkaitan dengan kegiatan operasional Laboratorium.

Misalnya :

    • Penerimaan barang yang diuji atau dikalibrasi
    • Pembelian bahan habis pakai
    • Penerbitan laporan hasil pengujian atau sertifikasi laboratorium kalibrasi
    • Kaji ulang manajemen, audit internal dan sebagainya

Audit sistem diarahkan pada pemeriksaan informasi terdokumentasi baik panduan mutu, prosedur, atau instruksi kerja terkait penerapan sistem manajemen.

  • Audit Unjuk Kerja

Audit unjuk kerja atau audit teknis mencakup inspeksi yang mendetail terhadap penerapan program jaminan mutu dan pengendalian mutu internal.

Audit ini meliputi antara lain :

    • Kegiatan pengambilan sampel bila memungkinkan
    • Pengendalian mutu internal pengujian atau kalibrasi
    • Pemeliharaan peralatan, bahan acuan, standart acuan, bahan habis pakai.
    • Validasi metode dan verifikasi data hasil pengujian atau kalibrasi
    • dll

Audit untuk kerja diarahkan kepada kebenaran teknis sesuai prosedur yang terdokumentasi maupun metode pengujian dan atau kalibrasi.

Audit unjuk kerja sebaiknya dilakukan oleh auditor yang memiliki pengetahuan yang memadai tentang pengujian dan atau kalibrasi serta memahami implikasi teknis dari apa yang dilihat dan didengarnya.

  • Audit Mutu Pengujian atau Kalibrasi

Audit mutu mencakup assessment terhadap presisi akurasi serta mutu data hasil pengujian dan atau kalibrasi.

Dengan melaksanakan audit mutu data maka dapat diketahui kompetensi laboratorium yang diwakili oleh personel dan menghasilkan data pengujian atau kalibrasi.

  • Audit Kesesuaian Kontrak

Audit ini dilaksanakan untuk mengevaluasi keefektifan, pemenuhan kesesuaian kontrak, yang dilakukan oleh laboratorium terhadap persyaratan pelanggan.

Audit kesesuaian kontrak umumnya untuk memastikan bahwa prosedur yang tepat telah diikuti dan hasilnya dituangkan dalam laporan pengujian atau sertifikat kalibrasi berdasarkan kesepakatan yang telah diterapkan.

Penerapan Pendekatan Audit Internal

Dalam penerapannya audit internal laboratorium dapat dilakukan melalui beberapa pendekatan :

  • Pendekatan Keseluruhan Sistem Secara Periodik

Disini audit diselenggarakan dalam satu waktu untuk seluruh komponen sehingga untuk organisasi laboratorium berskala besar pelaksanaan atau pendekatan audit ini waktu yang lama dan seringkali dianggap tidak praktis.

Tetapi untuk organisasi laboratorium berskala kecil tipe pendekatan ini sangat baik untuk diterapkan karena dengan penerapan pendekatan ini kita dapat mempersiapkan assessment Badan Akreditasi ataupun persyaratan pelanggan lainnya.

  • Pendekatan Elemen Sistem Secara Periodik

Pendekatan ini merupakan proses audit pada seluruh elemen tetapi proses audit per elemennya terbagi menjadi bagian-bagian yang terpisah atau berada pada waktu yang berbeda sehingga menjadi lebih praktis jika diterapkan pada organisasi laboratorium yang berskala besar.

Namun yang harus ditekankan atau diperhatikan pada pendekatan audit ini yaitu harus ada kontrol yang menunjukkan atau mengatur atau memastikan bahwa seluruh elemen dapat diaudit atau telah diaudit secara konsisten dan lengkap.

  • Pendekatan Horizontal Secara Periodik

Pada pendekatan ini proses audit dilakukan pada suatu elemen tertentu yang diterapkan di berbagai bagian laboratorium.

Misalnya :

Audit horisontal penting terutama untuk menemukan interpretasi atau penerapan prosedur diantara bagian yang berbeda dari suatu laboratorium.

Jadi disini kita dapat melihat bagaimana pengendalian dokumen pada lingkup program teknis ataupun pengendalian dokumen dalam lingkup manajemen.

Kelemahan audit ini adalah tidak menunjukkan interaksi antara berbagai prosedur dan proses untuk menghasilkan data pengujian dan atau kalibrasi.

Oleh sebab itu pendekatan audit horizontal sebaiknya dilengkapi dengan pendekatan audit vertikal secara periodik.

  • Pendekatan vertikal atau Audit Proses Secara Periodik

Pendekatan audit vertikal didasarkan pada penyeleksian suatu proses pengujian dan atau kalibrasi tertentu.

Audit vertikal dilakukan terhadap semua masukan, proses operasional dan kegiatan yang terkait dalam pelaksanaan kegiatan pengujian atau kalibrasi.

Audit ini dimulai dari perencanaan, pengembalian sampel, transportasi sampel, preparasi, pengujian atau kalibrasi, verifikasi dan validasi data, hingga pelaporan harus diaudit secara sistematis.

Dengan demikian audit ini memeriksa hal-hal berkaitan dengan semua elemen sistem manajemen mutu dan prosedur yang ditetapkan pada bagian yang diaudit.

Namun demikian prosedur pada bagian lain mungkin hilang sehingga diperlukan audit horisontal secara periodik.

Audit Internal Dalam Peningkatan Berkelanjutan

audit internal sebagai katalis perubahan

Audit internal memiliki hubungan yang erat dengan peningkatan berkelanjutan / continues improvement.

contoh hasil audit

Pada gambar diatas dapat kita lihat pada sumbu-X nya adalah waktu audit internal sedangkan sumbu-Y adalah output.

Berdasarkan pola pelaksanaan audit internal yang berkala yaitu audit internal yang pertama, kedua, dan ketiga maka dapat menghasilkan output yang lebih besar atau lebih tinggi.

Hal ini dikarenakan pada audit internal kita akan bisa melihat ketidaksesuaian yang terjadi.

Berdasarkan ketidaksesuaian yang terjadi tersebut kita tentukan tindak lanjut dimana dapat memperbaiki hasil ketidaksesuaian.

Tindak lanjut tersebut akan meningkatkan performance output dari laboratorium sehingga pada tiap pelaksanaan audit menghasilkan peningkatan berkelanjutan untuk tiap periodenya.

Pengelolaan program audit menerapkan siklus PDCA yaitu Plan Do Check and Action

  • Pada proses Plan disini akan dilakukan penetapan program audit untuk membuat atau menyusun tujuan, tanggungjawab, sumberdaya, prosedur, maupun Identifikasi, dan evaluasi resiko.
  • Pada Proses Do disini akan dilakukan kegiatan audit dan evaluasi auditor. Pada tahap ini akan membuat penjadwalan audit, pemilihan tim audit, pengarahan program audit, aktivitas audit, laporan audit, dan pemeliharaan rekaman, serta evaluasi kinerja auditor.
  • Pada Proses Check, disini akan dilakukan pemantauan dan tinjauan program audit yaitu Pemantauan dan evaluasi identifikasi tindakan korektif dan atau tindakan pencegahan, identifikasi peluang untuk peningkatan.
  • Pada Proses Action, disini akan dilakukan dengan membuat peningkatan program audit untuk periode berikutnya sehingga menghasilkan plan untuk audit periode selanjutnya dengan harapan dengan adanya action disini proses audit akan menjadi lebih baik dari satu audit ke audit lainnya atau terjadi peningkatan proses audit internal.

3 Elemen dalan Internal Audit

elemen audit internal

Audit internal atau proses audit memiliki 3 elemen masukan sebelum proses diselenggarakan yaitu :

  • Program Audit

Pada program audit berisi tentang rencana, desain, sumberdaya, tujuan, dan sasaran.

  • Auditee

Auditee adalah pihak yang diaudit.

Sehingga komponen atau elemen ini merupakan pendukung atau elemen penting pada proses audit.

Disini auditee dituntut siap dalam mempersiapkan bukti-bukti dapat berkomunikasi dan bekerjasama dengan baik dengan auditor.

  • Auditor

Auditor adalah pihak yang melakukan audit atau pihak yang melakukan proses audit, melihat bukti-bukti yang disajikan oleh auditee apakah sudah sesuai dengan sistem manajemen.

Di sini yang perlu ditekankan adalah latar belakang dari auditor, Bagaimana kompetensinya, penguasaan lingkupnya, rencana dan persiapan audit, serta sumber dayanya.

Jangan sampai auditor tidak paham dengan lingkup bisnis dari auditee.

Proses Audit

Hal yang paling penting pada proses audit yaitu metode audit, ketersediaan bukti rekaman, atau dokumen, ketersediaan personil, sumberdaya, dan laporan audit.

Setelah dilakukan proses audit maka akan menghasilkan paska audit yaitu tindakan perbaikan, rancangan pelaksanaan audit berikutnya, dan peningkatan berkelanjutan atau tindakan pencegahan atau korektif.

Secara ringkas proses audit dapat dirangkum sebagai berikut :

ringkasan proses audit

Sumber informasi

Dari sumber informasi kita lakukan pengumpulan informasi dengan cara pengambilan sampel yang tepat.

Selanjutnya kita lakukan audit dengan menghasilkan bukti audit.

Berdasarkan bukti audit tersebut kita lakukan evaluasi terhadap kriteria audit.

Berdasarkan evaluasi terhadap kriteria audit maka kita melaksanakan mendapatkan temuan audit dimana temuan tersebut akan dilakukan kaji ulang yang menghasilkan kesimpulan audit.

Klasifikasi Ketidaksesuaian Temuan Internal Audit

kategori temuan audit iso 17025

Berdasarkan iso 17025 dapat dibagi menjadi 3, yaitu :

  • Kategori 1

Dimana ketidak sesuaian ditemukan sangat serius dan kredibilitas program akreditasi sangat terancam.

Maka akreditasi untuk laboratorium tersebut atau untuk lingkup tertentu dari lingkup pengujian yang ada atau lingkup kalibrasi yang ada terpengaruh oleh ketidaksesuaian tersebut maka dengan segera dibekukan.

  • Kategori 2

Dimana ketidaksesuaian tersebut bersifat cukup serius sehingga membutuhkan tindakan perbaikan yang harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu.

  • Kategori 3

Dimana ketidaksesuaian yang ditemukan bersifat tidak serius dan tidak mempengaruhi Laporan atau sertifikat pengujian kalibrasi, maka tindakan perbaikan tidak akan mempengaruhi kegiatan laboratorium.

Kategori temuan ini agak sedikit berbeda dengan kriteria audit sistem manajemen Kesehatan dan keselamatan kerja (K3) yang pernah kita bahas sebelumnya dimana dalam sistem terebut terbagi menjadi 3 kriteria yaitu kritikal, major, dan minor.

Kaji Ulang Manajemen

rapat manajemen review

Kaji ulang manajemen adalah kegiatan terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi sehingga pemenuhan kesesuaian secara efektif dan efisien dapat tercapai didasarkan sumber daya yang ada untuk memenuhi persyaratan sistem manajemen mutu, pelanggan, maupun metode serta peraturan perundang-undangan.

Pelaksanaan kaji ulang manajemen juga menunjukkan komitmen pimpinan puncak pada penerapan sistem manajemen melalui sosialisasi ke seluruh personil laboratorium.

Dalam praktiknya kaji ulang manajemen dilakukan setidaknya setahun sekali, Selain itu kaji ulang manajemen dapat diselenggarakan oleh manajer puncak jika ditemukan suatu isu yang serius dan beresiko pada bisnis maupun operasional Laboratorium termasuk saat menghadapi persiapan assessment dari Badan Akreditasi.

Isu yang serius dan beresiko pada bisnis maupun operasional Laboratorium misalnya :

Hasil uji banding atau uji profisiensi laboratorium dinyatakan tidak memuaskan atau out layer .

Pengaduan pelanggan yang mempengaruhi penerapan sistem manajemen mutu serta ketidaksesuaian yang terjadi dan berdampak pada kinerja laboratorium.

Selain kaji ulang manajemen yang diselenggarakan sesuai jadwal atau saat ada isu yang serius, bila dipandang perlu manajemen laboratorium disarankan menyelenggarakan pertemuan yang bersifat reguler atau dapat dikatakan sebagai rapat manajemen reguler yang ditujukan untuk menangani tindakan dan kebutuhan peningkatan secara lebih cepat dan efektif.

Forum manajemen tersebut diharapkan dapat memutuskan dan memantau tindakan pencegahan atau tindakan perbaikan atas ketidak sesuaian yang terjadi dalam penerapan sistem manajemen mutu laboratorium.

Rapat manajemen reguler dipimpin oleh manajer terkait tergantung dari topik pembahasan.

Tujuan kaji ulang manajemen adalah mengevaluasi efektivitas dan efisiensi penerapan sistem manajemen di laboratorium sehingga dapat membantu mencapai kebijakan dan sasaran mutu laboratorium, membantu mengendalikan operasional Laboratorium, meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja laboratorium dengan mengurangi ketidaksesuaian dan memuaskan pelanggan dengan memenuhi kebutuhannya.

Hasil kaji ulang manajemen harus dapat menjadi masukan sistem perencanaan laboratorium termasuk sasaran kebijakan dan rencana tindakan tahun mendatang

Disamping itu hasil kaji ulang manajemen dapat digunakan untuk menentukan perubahan yang diperlukan untuk dokumentasi dan kegiatan operasional laboratorium.

Kebutuhan sumberdaya laboratorium termasuk pelatihan personil

  • Tindakan perbaikan dan pencegahan
  • Jumlah ketidak sesuaian yang direduksi jalan dengan waktu
  • Materi kaji ulang manajemen dapat berasal dari berbagai sumber.
  • Semakin banyak sumber dari kaji ulang manajemen diharapkan menghasilkan suatu kajian yang lebih mendalam dan komprehensif.

Sumber materi kaji ulang dapat disiapkan oleh pimpinan yang ada, bukti-bukti pelaksanaan, maupun usulan dari personil laboratorium.

Sumber materi kaji ulang diharuskan bersifat valid.

Sumber materi kaji ulang manajemen antara lain :

  1. Perubahan dalam isu-isu internal dan eksternal yang relevan dengan laboratorium
  2. Pemenuhan sasaran kesesuaian kebijakan dan prosedur
  3. Status tindakan kaji ulang manajemen sebelumnya
  4. Hasil audit internal terakhir
  5. Tindakan perbaikan assessment oleh badan eksternal
  6. Perubahan volume dan jenis pekerjaan dan sebagainya

Tahapan Kaji Ulang Manajemen

kaji ulang manajemen atau management review

Tahapan Kaji Ulang Manajemen terbagi menjadi 3 yaitu :

Masukkan Kaji Ulang Manajemen

Disini manajemen laboratorium harus menjamin bahwa masukkan untuk kaji ulang manajemen berdasarkan data atau masukan seluruh peserta rapat sehingga manajemen laboratorium harus memastikan bahwa seluruh personel di semua tingkatan organisasi diikutsertakan dalam kegiatan kaji ulang manajemen.

Selain untuk mendapatkan masukan yang luas maupun komprehensif, hal ini bertujuan agar semua personil merasa ikut terlibat dalam proses pembahasan untuk penyusunan rencana tahun berikutnya.

Dengan keikutsertaan seluruh personil maka mereka dapat memahami hasil kesimpulan dan tindakan yang diputuskan dalam kaji ulang manajemen.

Keluaran Kaji Ulang Manajemen

Keluaran kaji ulang manajemen harus merekam semua keputusan dan tindakan yang berkaitan dengan perbaikan dan keefektifan sistem manajemen mutu serta proses-prosesnya.

Peningkatan kegiatan laboratorium terkait pemenuhan persyaratan ISO 17025.

Perbaikan pada kinerja pengujian dan atau kalibrasi berdasarkan persyaratan metode, pelanggan, atau peraturan perundang-undangan.

Kebutuhan sumber daya yang diperlukan hubungan sehubungan dengan perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu dan saran-saran untuk peningkatan berkelanjutan.

Tindak Lanjut Kaji Ulang Manajemen

Pelaksanaan hasil kaji ulang dalam jangka waktu yang telah disepakati dan menyatu dengan sistem perencanaan laboratorium yang mencakup sasaran objektif dan rencana kegiatan untuk tahun berikutnya.

Disini keputusan dan tindakan apapun yang dihasilkan dari kaji ulang manajemen harus dilaksanakan oleh personil terkait dalam jangka waktu yang telah disepakati.

Dan sebaiknya hasil keputusan disatukan atau dimasukkan dalam sistem perencanaan mutu laboratorium.

Karena itu semua temuan kaji ulang manajemen dan tindakan perbaikan yang dilakukan termasuk notulen kesepakatan dan absensi daftar hadir harus direkam serta dipelihara sebagai rekaman mutu.

Kesimpulan

Jika teman-teman bekerja di laboratorium pengujian atau kalibrasi, maka pemahaman terkait dengan audit internal dan kaji ulang manajemen ini harus teman-teman pahami.

Bahkan merupakan salah satu kewajiban dari konsultan ISO 17025 untuk memberikan pemahaman kepada seluruh personel laboratorium kalibrasi atau pengujian yang dibimbingnya.

Semoga Bermanfaat

Pemahaman Penerapan Sistem Manajemen K3 (SMK3) di Perusahaan

Pemahaman Penerapan Sistem Manajemen K3 (SMK3) di Perusahaan

Klausul per klausul dalam ISO 9001 sudah pernah kita bahas sebelumnya, kali ini kita akan belajar mengenai sistem manajemen yang lainnya yaitu sistem manajemen K3 atau yang biasa kita sebut dengan SMK3.

Sebelum kita mengenal SMK3, tentunya kita sudah mengenal istilah K3 yaitu kesehatan dan keselamatan kerja. Dan seperti kita ketahui bersama bahwa K3 ini diwajibkan di seluruh tempat kerja di Indonesia dan diatur dalam undang-undang nomor 1 tahun 1970 tentang keselamatan kerja dimana setiap pengusaha atau pengurus wajib menerapkan K3 di tempat kerja.

Nah kali ini kita akan membahas mengenai pengertian, manfaat, tujuan, 5 prinsip, dan elemen-elemen, serta penilaian yang ada di dalam sistem manajemen K3 tersesbut.

Tujuan Penerapan Sistem Manajemen K3

smk3

Tujuan diterapkan K3 adalah untuk mengendalikan risiko kegiatan kerja yang terdapat di tempat kerja. Adanya risiko K3 tersebut tentunya bersumber dari adanya potensi-potensi bahaya yang ada di tempat kerja.

Misalnya :

Potensi bahaya jatuh, tertimpa benda jatuh, terinjak, terantuk, terjepit, kontak suhu tinggi, kontak listrik, kontak dengan bahan kimia berbahaya atau radiasi termasuk juga potensi bahaya kebakaran, peledakan, bahaya pencemaran lingkungan, bahaya pembuangan limbah, dll.

Nah keseluruhan potensi bahaya yang terdapat di tempat kerja tersebut tentu bersumber dari adanya sumber-sumber bahaya ditempat kerja.

Segala sesuatu yang dapat menimbulkan terjadinya bahaya umumnya dikelompokkan menjadi 5 faktor, yaitu :

  • Faktor fisik bersumber dari mesin dan peralatan
  • Faktor kimia bersumber dari bahan-bahan kimia berbahaya di tempat kerja bisa berupa padat, cair, atau gas.
  • Faktor biologis bersumber dari binatang, bakteri dan mikroba patogen pada lingkungan kerja yang hanya bisa dilihat degan mikrokop.
  • Bahaya ergonomi bersumber dari kondisi posisi pekerja dengan peralatan.
  • Faktor psikologi bersumber dari ketidakpuasan adanya konflik dalam pekerjaan.

Risiko kegiatan kerja tersebut bersumber dari adanya sumber-sumber bahaya ditempat kerja.

Sumber-Sumber Bahaya bisa berupa :

  • Bahan
  • Cara kerja atau metode kerja
  • Alat
  • Lingkungan kerja
  • Personel / pekerja

Nah potensi-potensi bahaya akan potensial mengakibatkan terjadinya kecelakaan, penyakit akibat kerja, termasuk kebakaran, peledakan kejadian berbahaya dan bahaya kumpulan limbah termasuk pencemaran lingkungan.

Secara singkat tujuan penerapan K3 inilah untuk mengelola dan mengendalikan seluruh resiko kegiatan kerja yang terdapat di tempat kerja pada saat melakukan proses pekerjaan atau yang muncul dari pelaksanaan proses pekerjaan.

Pengertian Sistem Manajemen K3

smk3 adalah

Sistem manajemen K3 adalah pengelolaan K3 melalui pendekatan sistem manajemen dimana :

  1. Manajemen harus terlibat pada pengelolaan K3
  2. Pengelolaan K3 harus menerapkan prinsip-prinsip manajemen yaitu suatu proses kegiatan yang terdiri atas PDCA (Plan Do Check Action) yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan menggunakan manusia dan sumberdaya yang ada untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Jadi Sistem Manajemen K3 itu singkatnya adalah pengelolaan K3 melalui proses kegiatan plan (perencanaan), Do (pelaksanaan dan penerapan), Check (Pemeriksaan dan pengukuran), Action (Tindakan perbaikan yang dilakukan) secara berkelanjutan dengan menggunakan manusia dan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan di bidang K3.

Apa tujuan yang ingin dicapai di dalam K3?

Tujuan K3 tentunya adalah pencegahan terjadinya kecelakaan atau accident prevention termasuk juga pencegahan penyakit akibat kerja, pencegahan kebakaran, peledakan ,dan pencegahan pencemaran lingkungan kerja.

Pengertian SMK3 berdasarkan PP Nomor 50 Tahun 2012

Sistem manajemen K3 adalah bagian dari sistem manajemen perusahaan secara keseluruhan yang meliputi atau terdiri dari struktur organisasi, perencanaan, tanggung jawab, pelaksanaan, prosedur, proses, dan sumber daya untuk pelaksanaan, pengembangan, penerapan, pencapaian, pengkajian, dan pemeliharaan kebijakan K3 dalam rangka pengendalian risiko kegiatan kerja untuk menciptakan tempat kerja yang aman efisien dan produktif.

Dari definisi tersebut terlihat bahwa dalam menerapkan SMK3 perusahaan harus menyiapkan struktur organisasi, proses perencanaan K3, tanggungjawab K3, termasuk juga prosedur dan proses serta sumber daya yang dibutuhkan dalam K3 di tempat kerja.

Sistem Manajemen K3 terdiri dari 3 unsur, yaitu :

  1. Sarana prasarana
  2. Proses
  3. Output

Sarana prasarana dalam SMK3 itu ada struktur organisasi, ada perencanaan, tanggungjawab, prosedur, proses, dan sumber daya yang dibutuhkan dalam pelaksanaan K3 nasional.

Prasarana dibutuhkan dalam rangka untuk pelaksanaan, pengembangan, penerapan, pencapaian, pengkajian, dan pemeliharaan kebijakan K3.

Output yang diharapkan tentunya adalah pengendalian resiko kegiatan kerja untuk mendapatkan tempat kerja yang aman efisien dan produktif.

Ciri dari SMK3 tersebut adalah :

sistem manajemen kesehatan keselamatan kerja smk3

  • Terintegrasi dengan sistem managemen perusahaan, baik itu sistem manajemen produksi, keuangan, sumber daya manusia, mutu, lingkungan, dll.
  • Melibatkan seluruh aspek yang terdiri dari manusia, bahan, mesin, peralatan, produk, proses, dan faktor lingkungan yang mempengaruhi kinerja K3 di tempat kerja.
  • Mencakup seluruh fungsi manajemen yang terdiri dari PDCA (Plan Do Check Action) dan continuous improvement / perbaikan berkelanjutan. Dimana kegiatan PDCA ini dilakukan secara berurutan dalam satu siklus untuk perbaikan dan peningkatan SMK3 tersebut.
  • Mencakup kegiatan yang bersifat preventif, kuratif, rehabilitatif, dan promotif.
  • Mendorong peran aktif seluruh tingkatan manajemen dan tenaga kerja. Jadi K3 merupakan tanggung jawab seluruh pihak bukan hanya tugas dan tanggung jawab Departemen HSE saja. Tetapi manajemen harus mendorong peran aktif seluruh tingkatan baik itu seluruh tingkatan manajemen maupun tenaga kerja.
  • Menjamin pemenuhan terhadap peraturan perundang-undangan yang berhubungan dengan K3 dan relevan dengan kegiatan perusahaan, termasuk juga standar nasional berupa SNI yang diwajibkan dan standar internasional yang dinyatakan dapat diberlakukan pada industri-industri tertentu atau pada peralatan tertentu atau pada bahan tertentu yang belum diatur di negara kita.
  • Menjamin proses peningkatan berkesinambungan atau continuous improvement.

Tidak ada sistem manajemen K3 yang dibangun dari awal langsung sempurna maka dibutuhkan peningkatan berkesinambungan secara bertahap sesuai dengan kondisi penerapan di lapangan.

Standar Penerapan SMK3

standar penerapan sistem smk3

Penerapan Sistem Manajemen K3 di Indonesia diatur dalam PP Nomor 50 Tahun 2012 terdiri dari 22 pasal dan 3 lampiran, dimana :

  • Lampiran 1 tentang pedoman penerapan SMK3

Di lampiran teresebut diatur bagaimana penerapan SMK3, apa yang harus disiapkan sarana prasarana, sumber daya manusia, dan anggaran.

  • Lampiran 2 tentang pedoman penilaian penerapan SMK3 yang lebih umum kita kenal dengan istilah audit SMK3.

Pada lampiran 2 ini terdapat kriteria-kriteria audit SMK3 yang diterapkan untuk berbagai kategori perusahaan, apakah kategori tingkat awal, transisi, maupun lanjutan.

  • Lampiran 3 tentang laporan audit SMK3, berisi standar laporan audit yang harus diikuti oleh seluruh lembaga audit khususnya pada pelaksanaan audit eksternal SMK3.

Ketentuan Umum Penerapan SMK3

  1. Penerapan SMK3 dilakukan berdasarkan kebijakan nasional.
  2. Kebijakan nasional tertuang pada lampiran 1, 2, dan 3.
  3. Kebijakan nasional sebagai pedoman perusahaan dalam menerapkan SMK3. Jadi penerapan SMK3 di indonesia harus mengacu kepada lampiran 1, 2, dan 3 PP Nomor 50 Tahun 2012.
  4. Instansi Pembina sektor usaha dapat mengembangkan pedoman penerapan SMK3 sesuai dengan ketentuan berdasarkan ketentuan peraturan perundangan.

Seperti kita ketahui saat ini standar penerapan Sistem Manajemen K3 di Indonesia selain PP 50 tahun 2012, kita juga mengenal standar lain, antara lain sistem manajemen K3 rumah sakit yang dikeluarkan oleh Kementerian Kesehatan dan diberlakukan untuk semua rumah sakit, dan sistem manajemen keselamatan pertambangan yang disingkat dengan SMKP yang dikeluarkan oleh Kementerian ESDM yang diberlakukan khususnya pada sektor pertambangan.

Ketentuan Penerapan K3 di Indonesia

Penerapan Sistem Manajemen K3 di Indonesia adalah bersifat wajib berdasarkan undang-undang nomor 13 tahun 2003 tentang ketenagakerjaan.

Pasal 87 :

Setiap perusahaan wajib menerapkan sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja yang terintegrasi dengan sistem managemen perusahaan.

Ketentuan mengenai penerapan sistem manajemen K3 tersebut diatur dengan peraturan pemerintah.

Peraturan pemerintah yang mengatur mengenai kewajiban penerapan SMK3 itu ditetapkan di dalam peraturan pemerintah nomor 50 tahun 2012 yang mengatur perusahaan mana aja yang wajib menerapkan SMK3, kriteria perusahaannya Seperti apa, termasuk pelaksanaan audit sertifikasi serta kriteria-kriterianya.

Kriteria Perusahaan Wajib Menerapkan SMK3

peraturan pemerintah tentang k3

  • Pasal 5 di PP 50 tahun 2012 ditetapkan bahwa penerapan SMK3 wajib bagi perusahaan yang mempekerjakan pekerja atau buruh paling sedikit 100 orang. Jadi tanpa melihat potensi bahaya perusahaan apakah potensi bahaya rendah, bahaya sedang, bahaya tinggi.
  • Wajib bagi perusahaan yang mempunyai tingkat potensi bahaya tinggi. Jadi walau pekerja perusahaan itu dibawah 100 orang namun jika memiliki tingkat potensi bahaya tinggi maka wajib menerapkan SMK3. Dimana yang dimaksud dengan tingkat potensi bahaya tinggi adalah perusahaan yang memiliki potensi bahaya yang dapat mengakibatkan kecelakaan yang merugikan jiwa manusia, terganggunya proses produksi, dan pencemaran lingkungan.

Ketentuan mengenai tingkat potensi bahaya tinggi diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang dimana saat ini terdapat 2 peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai tingkat potensi bahaya perusahaan :

Kepmenaker No. 186/Men/1999

Di Kepmenaker No. 186/Men/1999 tentang pengendalian kebakaran di tempat kerja (pada lampiran I) tersebut diatur klasifikasi tingkat potensi bahaya perusahaan berdasarkan risiko kebakarannya. Di pasal 4 ditetapkan klasifikasi tingkat potensi bahaya kebakaran dibagi atas 5 kategori yaitu :

    1. kategori tingkat resiko bahaya kebakaran ringan
    2. kategori tingkat resiko bahaya kebakaran sedang I
    3. kategori tingkat resiko bahaya kebakaran sedang II
    4. kategori tingkat resiko bahaya kebakaran sedang II
    5. kategori tingkat resiko bahaya kebakaran berat

Di lampiran I tersebut dapat dilihat jenis tingkat risiko bahaya kebakaran berdasarkan jenis usaha / industrinya. Jenis tempat kerja yang belum termasuk pada lampiran tersebut akan ditetapkan sendiri oleh menteri ketenagakerjaan atau pejabat yang ditunjuk.

Jika perusahaan kita masuk kategori bahaya kebakaran berat maka wajib menerapkan sistem manajemen K3.

Oiya, terkait dengan risiko kebakaran, kami juga pernah membahas mengenai jenis-jenis APAR sesuai klasifikasi kebakaran. Silakan dibaca di link tersebut.

Kepmenaker No. 187/MEN/1999

Kepmenaker No. 187/MEN/1999 tentang pengendalian bahan kimia berbahaya di tempat kerja yang mengatur klasifikasi potensi bahaya perusahaan berdasarkan penggunaan bahan kimia berbahaya di tempat kerja.

Dalam hal kegiatan industri yang mengolah, menyimpan, mengedarkan, mengangkut, dan menggunakan bahan-bahan kimia berbahaya maka perusahaan diklasifikasikan dalam 2 kelompok potensi bahaya sebagaimana ditetapkan di dalam pasal 15 yaitu :

    1. Potensi bahaya besar
    2. Potensi bahaya menengah

Potensi bahaya besar apabila perusahaan menggunakan bahan kimia berbahaya di atas NAK (nilai ambang kuantitas).

Potensi bahaya menengah apabila perusahaan menggunakan bahan kimia berbahaya lebih kecil atau sama dengan NAK (nilai ambang kuantitas).

NAK (nilai ambang kuantitas) adalah standar kuantitas bahan kimia berbahaya untuk menetapkan potensi bahaya bahan kimia di tempat kerja.

NAK (nilai ambang kuantitas) itu ditetapkan untuk masing-masing jenis bahan kimia.

Berikut ini adalah nilai ambang kuantitas (NAK) untuk :

    1. Bahan kimia kriteria beracun : 10 ton
    2. Bahan kimia kriteria sangat beracun : 5 ton
    3. Bahan kimia kriteria reaktif : 50 ton
    4. Bahan kimia kriteria mudah meledak : 10 ton
    5. Bahan kimia kriteria oksidator : 10 ton
    6. Bahan kimia kriteria cairan mudah terbakar : 200 ton
    7. Bahan kimia kriteria cairan sangat mudah terbakar : 100 ton
    8. Bahan kimia kriteria gas mudah terbakar : 50 ton

Nah jenis-jenis bahan kimia manakah yang termasuk kriteria bahan kimia beracun, sangat beracun, reaktif, mudah meledak, oksidator, cairan mudah terbakar, cairan sangat mudah bakar dan gas mudah terbakar bisa dilihat di kepmenaker tersebut halaman 18 s/d 22.

Jika Salah satu saja jenis bahan kimia yang digunakan pada point 1 s/d 8 melebihi nilai ambang kuantitas, maka perusahaan masuk dalam kategori potensi bahaya besar dan berdasarkan PP Nomor 50 Tahun 2012 perusahaan termasuk kategori wajib menerapkan SMK3.

Sanksi Tidak Menerapkan SMK3

Berdasarkan pasal 190 undang-undang 13 tahun 2003 tentang ketenagakerjaan dikatakan :

Pelanggaran pasal 87 dikenakan sanksi administratif, yaitu bisa berupa teguran, peringatan tertulis, pembatasan kegiatan usaha, pembekuan kegiatan usaha, pembatalan persetujuan, pembatalan pendaftaran, penghentian sementara sebagian atau seluruh alat produksi dan pencabutan izin.

Standar SMK3 jadi Negara Lain di Dunia

standar k3

Selain PP Nomor 50 Tahun 2012 yaitu standar penerapan SMK3 di Indonesia, kita juga mengenal banyak standar sistem manajemen K3 yang lain seperti OHSAS 18001 ; TIS 18000 ; KOSHA 2000 ; ISO 45001.

Selain standar SMK3 berdasarkan PP 50, banyak juga perusahaan yang menerapkan standar sistem manajemen K3 yang lainnya seperti OHSAS 18001 dan ISO 45001 dimana hal ini tergantung dari hubungan bisnis atau orientasi produk perusahaan, apakah domestik atau export.

Biasanya persyaratan mitra bisnis harus menerapkan sistem manajemen K3 berdasarkan standar yang mana maka perusahaan juga akan mengikuti penerapan sistem manajemen K3 yang dipersyaratkan oleh klien atau mitra kerja mereka.

Nah pertanyaan adalah…

Apakah perusahaan PMA yang beroperasi di Indonesia wajib menerapkan SMK3 sesuai standar Indonesia atau standar negara mereka?

Tentunya karena perusahaan PMA tersebut beroperasi di Indonesia maka mereka harus wajib tunduk kepada ketentuan regulasi yang ada di Indonesia.

SMK3 PP 50 merupakan suatu standar SMK3 di dalam bentuk regulasi, jadi penerapannya di Indonesia adalah bersifat wajib.

Jadi walaupun sebuah perusahaan PMA sudah menerapkan standar SMK3 sesuai dengan standar negara mereka tetapi karena mereka beroperasi di Indonesia mereka juga wajib menerapkan SMK3 berdasarkan PP Nomor 50 Tahun 2012.

Lalu mengapa banyak perusahaan di Indonesia menerapkan OHSAS 18001 atau ISO 45001 tetapi SMK3 PP Nomor 50 Tahun 2011 tidak diterapkan?

Ada beberapa kemungkinan antara lain :

  1. Kemungkinan perusahaan tersebut tidak masuk kategori wajib menerapkan SMK3. Jadi hal ini tentunya dikembalikan ke perusahaan bersangkutan akan menerapakan sistem manajemen K3 yang mana.
  2. Perusahaan tersebut menerapkan OHSAS 18001 atau ISO 45001 karena dipersyaratkan oleh mitra kerja atau oleh pelanggan mereka

Lalu apakah jika sudah menerapkan salah satu dari standar SMK3 yang ada, sudah boleh tidak menerapkan SMK3 PP 50 di Indonesia?

Tentunya tidak, setiap perusahaan yang beroperasi di Indonesia walaupun sudah menerapkan salah satu dari sistem manajemen K3 yang lain, tetapi karena mereka beroperasi di Indonesia wajib menerapkan K3 dengan standar PP Nomor 50 Tahun 2012 karena PP Nomor 50 Tahun 2012.

Tujuan Penerapan SMK3

Pasal 2 PP Nomor 50 Tahun 2012, Penerapan SMK3 bertujuan untuk :

  1. Meningkatkan efektivitas perlindungan keselamatan dan kesehatan kerja yang terencana, terukur, terstruktur, dan terintegrasi dengan sistem managemen lain yang ada di perusahaan. Apakah itu sistem manajemen keuangan, sumber daya manusia, mutu, lingkungan, dan sistem manajemen lainnya yang telah diterapkan diperusahaan.
  2. Mencegah dan mengurangi kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja dengan melibatkan unsur manajemen, pekerja atau buruh, dan atau serikat Pekerja atau serikat buruh serta untuk menciptakan tempat kerja yang aman, nyaman, dan efisien untuk mendorong produktivitas.

Permasalahan K3 di Indonesia dan Internasional

tujuan menerapkan sistem manajemen k3 adalah

Pemerintah mewajibkan penerapan SMK3 di Indonesia karena dilatar belakangi oleh beberapa hal :

  1. Kondisi penerapan K3 di Indonesia K3 masih belum mendapat perhatian yang memadai dari semua pihak. Baik itu pekerja atau pengusaha.
  2. Relatif rendahnya komitmen pimpinan perusahaan dalam K3.
  3. Kecelakaan kerja yang terjadi masih tinggi
  4. Pelaksanaan pengawasan masih bersifat parsial dan belum menyentuh aspek manajemen.
  5. Tuntutan global dalam perlindungan tenaga kerja yang diterapkan oleh komunitas perlindungan hak Buruh Internasional termasuk juga adanya desakan LSM internasional dalam hal tenaga kerja untuk mendapatkan perlindungan.
  6. Meningkatnya kasus kecelakaan dan kerugian akibat kecelakaan sehingga bisa dikatakan tingkat fatalitynya semakin parah terus makin meningkat
  7. Ribuan kategori bahan kimia berbahaya dipasarkan setiap tahun dimana bahan-bahan kimia ini tentunya digunakan di tempat kerja dan akan memberikan dampak yang negatif pada pekerja. Dengan adanya penerapan SMK3 diharapkan dapat mengantisipasi dan memitigasi resiko dan dampaknya.
  8. Setiap pekerja berhadapan dengan resiko bahaya ditempat kerja yaitu beresiko penyakit dan gangguan kesehatan berupa penyakit akibat kerja, penyakit umum yang dicetuskan, dipermudah, atau yang diperberat oleh bahaya ditempat kerja atau penyakit terkait kerja.
  9. Pengobatan pada bekerja yang sakit harus menggunakan pendekatan kesehatan kerja.
  10. Penempatan pekerja harus disesuaikan dengan kondisi kesehatannya.
  11. Kondisi kesehatan pekerja sangat berpengaruh terhadap produktivitas dan kelangsungan usaha sehingga karakteristik masalah kesehatan tenaga kerja harus dikelola sedemikian rupa karena sebagaimana kita tahu bahwa proses kegiatan produksi di perusahaan tentu akan memberikan dampak terhadap kesehatan pekerja.
  12. Meningkatnya tuntutan aspek K3 dalam perdagangan nasional dan internasional. Seperti kita ketahui, saat ini banyak sekali perusahaan negara-negara lain yang mempersyaratkan sertifikasi SMK3 sebagai salah satu persyaratan dalam transaksi bisnis. Saat ini SMK3 sudah menjadi salah satu persyaratan dalam dunia bisnis, baik di tingkat domestik, regional maupun internasional. Jadi kalau perusahaan tidak dapat memenuhi persyaratan-persyaratan bisnis yang salah satunya adalah SMK3 maka perusahaan tentunya tidak akan bisa bersaing di perdagangan global termasuk regional dan internasional.
  13. Tuntutan gerakan nasional membudayakan K3. Berdasarkan penelitian dari ILO (International labour organization), salah satu cara yang paling efisien untuk meningkatkan budaya ketiga itu adalah melalui penerapan sistem manajemen K3 secara berkelanjutan.

Manfaat Penerapan SMK3

manfaat menerapkan sistem manajemen kesehatan keselamatan kerja k3

Sebelum penerapan SMK3 tentunya kita sudah mengenal penerapan K3 di tempat kerja. Penerapan K3 di tempat kerja berdasarkan undang-undang nomor 1 tahun 70 dan peraturan pelaksanaannya berupa peraturan-peraturan menteri dan keputusan Menteri Tenaga Kerja masih bersifat parsial karena penjelasan unsur K3 belum terintegrasi dalam manajemen perusahaan.

Nah keberadaan SMK3 yaitu pengelolaan K3 yang terintegrasi dengan unsur-unsur manajemen perusahaan.

Penerapan K3 diterapkan secara simultan dengan sistem manajemen lain di perusahaan dan sistem manajemen K3 ini diharapkan mampu mengatasi tuntutan perkembangan zaman yaitu antisipasi perkembangan teknologi dan bahan, efektivitas pengendalian risiko lalu perbaikan metode dan proses produksi .

SMK3 juga diharapkan mampu mengatasi hambatan perdagangan global dan tentunya juga mengatasi isu mengenai HAM / hak asasi manusia.

SMK3 diharapkan mampu mengatasi permasalahan K3 saat ini dan dimasa mendatang.

Untuk memastikan efektivitas penerapan SMK3 di setiap tempat kerja maka dilakukan audit SMK3 oleh lembaga audit yang ditunjuk pemerintah.

Cara Menerapkan SMK3 di Tempat Kerja

cara menerapkan smk3 di perusahaan

Penerapan SMK3 di tempat kerja tentunya wajib mengacu kepada prinsip penerapan SMK3 sebagaimana diatur dalam pasal 6 PP Nomor 50 Tahun 2012.

5 prinsip penerapan SMK3

  1. Penetapan kebijakan K3
  2. Perencanaan K3
  3. Pelaksanaan rencana K3
  4.  Pemantauan dan evaluasi kinerja K3
  5. Peninjauan dengan peningkatan kinerja SMK3

Seluruh prinsip ini harus diterapkan secara bertahap serta dilakukan peningkatan berkelanjutan untuk menjamin peningkatan kinerja K3 di perusahaan.

Nah di dalam 5 prinsip penerapan SMK3 tersebut terdapat 12 elemen yang harus diterapkan.

Pada lampiran 2 PP Nomor 50 terdapat 166 kriteria dimana kriteria tersebut adalah kriteria audit yang nanti digunakan sebagai pedoman pelaksanaan evaluasi / penilaian kinerja SMK3 di perusahaan.

Jadi dalam penerapan SMK3 selain memastikan elemen-elemen SMK3 ini telah dipenuhi, juga harus dipastikan kesesuaiannya terhadap kriteria-kriteria audit yang ditetapkan pada lampiran 2 termasuk juga siklus penerapannya harus memenuhi 5 prinsip penerapan diatas.

Prinsip 1. Penetapan Kebijakan

Di dalam penerapan SMK3, manajemen perusahaan harus menetapkan kebijakan K3 yang bersifat umum maupun kebijakan yang bersifat operasional.

Tentunya kebijakan K3 ini fokus pada pengendalian resiko K3 termasuk juga pemenuhan peraturan perundangan, standar, maupun pedoman teknis yang berhubungan dengan kegiatan dan proses bisnis perusahaan.

Prinsip 2. Perencanaan K3

Sebelum menerapkan SMK3 tentunya akan disusun perencanaan.

Perencanaan ini tentunya perencanaan untuk memenuhi seluruh persyaratan-persyaratan yang dibutuhkan dalam penerapan SMK3 yaitu :

  • Menetapkan proses yang diperlukan untuk SMK3 dan penerapannya di perusahaan
  • Melakukan identifikasi bahaya penilaian dan pengendalian resiko K3  / IBPR atau biasa kita kenal dengan HIRADC (Hazard Identification Risk Assesment and Determining Control) yang terkait dengan kegiatan perusahaan
  • Menetapkan sasaran K3 dan proses yang diperlukan untuk mencapai sasaran K3 sesuai dengan kebijakan K3 perusahaan
  • Menyiapkan sarana pendukung seperti penyediaan prasarana K3, sumberdaya yang kompeten, kesadaran dan komunikasi K3.
  • Menyiapkan informasi terdokumentasi yang dibutuhkan dalam penerapan SMK3 seperti prosedur K3, SOP atau instruksi kerja termasuk juga form dan checklist yang dibutuhkan pada penerapan SMK3 tersebut.
  • Menyiapkan sumber daya dan informasi berupa perangkat lunak / software, perangkat keras / hardware dan perangkat akal / brainware guna mendukung operasional berikut pemantauan proses pelaksanaan K3 di tempat kerja.

Prinsip 3. Pelaksanaan Rencana K3

Melaksanakan semua proses sesuai dengan yang direncanakan dalam rencana K3 perusahaan, hal ini dilakukan dengan :

  • Menetapkan kriteria atau persyaratan K3 dan melakukan pengendalian operasional

Contoh: pelaksanaan safety induction, pembuatan JSA, penerapan sistem izin kerja, SWA (stop work authority) jika tidak memenuhi aspek K3 yang telah ditetapkan, termasuk juga penyediaan produk kerja dan SOP.

  • Pemastian pelaksanaan prosedur K3 / SOP dan melakukan pengawasan K3 di setiap pekerjaan yang dilakukan baik oleh karyawan maupun oleh para mitra kerja atau kontraktor.
  • Pembelian atau pengadaan barang jasa termasuk juga outsourcing.
  • Perancangan dan rekayasa atau modifikasi harus juga mempertimbangkan aspek K3.
  • Produk akhir harus dapat dipastikan aspek K3 dari proses distribusi termasuk juga dalam penggunaannya.
  • Menyiapkan sistem dan melakukan penanganan keadaan darurat / emergency response yang potensial terjadi di perusahaan baik dikantor maupun dilapangan.
  • Rencana dan pemulihan keadaan darurat

Terkait dengan penerapan tersebut tentunya harus dibuktikan dengan adanya :

  • Rekaman atau bukti penerapan K3 di lapangan
  • Pengelolaan housekeeping yang baik di tempat kerja
  • NAB (Nilai Ambang Batas) lingkungan kerja telah memenuhi persyaratan.
  • Kompetensi personil pelaksana pekerjaan harus dipastikan sesuai dengan peraturan terkait yang mengatur.
  • Sertifikasi peralatan dan sarana produksi yang digunakan harus juga telah memenuhi ketentuan yang berlaku seperti pesawat angkat-angkut, pesawat uap, dan bejana tekan.
  • Kalibrasi alat ukur, pastikan seluruh alat-alat ukur yang digunakan di tempat kerja baik alat ukur yang dengan proses produksi termasuk juga alat-alat ukur yang berhubungan dengan K3 harus dipastikan sudah dalam kondisi terkalibrasi.
  • Rambu-rambu K3 di tempat kerja telah tersedia dan terpasang dengan baik sesuai dengan standar perlengkapan-perlengkapan K3 yang dibutuhkan baik itu dalam pelaksanaan pekerjaan.
  • Perlengkapan-perlengkapan K3 pada kondisi karena darurat
  • Penyediaan alat pelindung diri (APD) harus tersedia sebagaimana disarankan dari hasil program pengendalian resiko di tempat kerja.
  • Jalur evakuasi juga harus tersedia
  • Tim tanggap darurat juga harus tersedia.
  • P3K (Pertolongan Pertama pada Kecelakaan) yang terdiri dari petugas dan fasilitas K3 ditempat kerja juga harus memenuhi ketentuan regulasi terkait yang mengatur mengenai PK3 tersebut

Prinsip 4. Pemantauan dan evaluasi kinerja K3 (Check)

Perusahaan harus memantau, menganalisis, dan mengevaluasi pemenuhan penerapan SMK3. Hal ini dilakukan dengan :

  • Menyiapkan sistem dan melaksanakan pemantauan pelaksanaan SMK3 seperti sistem inspeksi K3 tempat kerja, inspeksi cara kerja, dan inspeksi K3 lingkungan kerja.
  • Menyiapkan sistem dan melaksanakan pemeriksaan pemenuhan terhadap penyesuaian peraturan perundangan dan persyaratan lainnya.

Jadi perusahaan harus melakukan monitoring dan pemantauan terhadap pemenuhan seluruh ketentuan regulasi yang terkait dengan kegiatan perusahaan termasuk persyaratan persyaratan lainnya seperti standar teknis, SNI, maupun standar negara lain yang diwajibkan di tempat kerja sehubungan dengan penggunaan bahan penggunaan peralatan dan instalasi.

  • Menyiapkan sistem dan melaksanakan pengukuran parameter parameter lingkungan kerja, pemeriksaan kesehatan, pemeriksaan, dan pengujian peralatan dan instalasi, dll.
  • Untuk Menindaklanjuti hasil dari pemeriksaan-pemeriksaan diatas maka perusahaan harus menyiapkan sistem dan melaksanakan analisa dan evaluasi pemenuhan setiap kriteria atau persyaratan SMK3 yang telah ditetapkan
  • Menyiapkan sistem dan melaksanakan audit internal SMK3.

Output dari tindakan Pemantauan dan evaluasi kinerja K3 adalah berupa :

  • Laporan inspeksi K3
  • Laporan pemantauan lingkungan kerja meliputi faktor fisik, kimia, biologi, Psikologi dan fisiologi.
  • Laporan pemantauan kesehatan tenaga kerja
  • Laporan audit internal SMK3

Prinsip 5. Peninjauan dan peningkatan kinerja SMK3 (Act)

Mengambil tindakan untuk mengkoreksi ketidaksesuaian dalam penerapan SMK3 untuk mencapai sasaran K3 yang diinginkan serta peningkatan kinerja K3 secara berkelanjutan.

Hal ini terapkan dengan :

  • Menyiapkan sistem dan melaksanakan tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian dalam penerapan SMK3
  • Menyiapkan sistem dan melaksanakan tinjauan managemen untuk peningkatan SMK3 secara berkelanjutan.

Jadi output dari pelaksanaan peninjauan dan peningkatan kinerja SMK3 adalah rekaman hasil tindakan perbaikan termasuk juga saran-saran perbaikan dan peningkatan pada rapat tinjauan manajemen.

12 Elemen SMK3

12 elemen smk3

Apa sih yang dipersyaratkan masing-masing elemen tersebut terkait dengan K3 ditempat kerja?

Elemen 1. Pembangunan dan Pemeliharaan Komitmen

Pada elemen satu ini perusahaan diminta bahwa :

  • Dalam menerapkan SMK3 di tempat kerja perusahaan harus menetapkan kebijakan K3 yaitu kebijakan yang bersifat umum maupun kebijakan yang bersifat operasional tentunya fokus kepada pengendalian resiko K3 di tempat kerja sesuai dengan karakteristik proses yang dimiliki oleh perusahaan terkait.
  • Perusahaan juga harus menetapkan tanggung jawab dan wewenang untuk bertindak di bidang K3, dimana ada personil-personil kompeten dibidang K3 yang memiliki tanggungjawab dan wewenang yang berhubungan dengan K3 dan pelaksanaan pekerjaan.
  • Tinjauan dan evaluasi sebagai bukti komitmen manajemen maka menajemen perusahaan harus melakukan tinjauan dan evaluasi kinerja K3 perusahaan yaitu melalui pelaksanaan rapat K3, rapat tinjauan manajemen, audit internal, dll.

Terkait dengan tinjauan dan evaluasi tersebut dalam penerapan SMK3 dibutuhkan juga yang laporan kinerja K3.

  • Keterlibatan dan konsultasi dengan tenaga kerja.

Pada point ini manajemen perusahaan diminta untuk melibatkan secara aktif seluruh pekerja dalam penerapan dan pelaksanaan K3 termasuk juga melaksanakan konsultasi dengan tenaga kerja untuk mengetahui kondisi penerapan K3 secara real di perusahaan.

    • Apakah masih ada kendala / kebingungan dalam penerapan K3 di tempat kerja?
    • Apakah masih ada pihak-pihak yang merasa kurang puas terkait dengan adanya kebijakan-kebijakan di bidang K3?

Maka manajemen perusahaan harus melakukan konsultasi yang terjadwal dan terencana terhadap pekerja untuk mengetahui hal-hal tersebut.

Elemen 2. Pembuatan dan Pendokumentasian Rencana K3

Dalam menerapkan SMK3 di perusahaan, maka perusahaan harus menyusun rencana strategi K3.

  • Rencana strategi K3 tersebut tentunya strategi dalam menerapkan SMK3 melalui 5 prinsip dasar penerapan SMK3 yang didalamnya terdapat 12 elemen SMK3 dan di dalam 12 elemen itu harus memenuhi 166 kriteria audit yang dipersyaratkan.
  • Strategi K3 yang ditetapkan oleh perusahaan fokus pada pengendalian risiko kerja dengan sasaran untuk mengendalikan kecelakaan dan penyakit akibat kerja, kebakaran, peledakan, dan pencemaran lingkungan kerja.
  • Dalam penerapan SMK3 pendokumentasian rencana K3 ini juga harus didukung oleh manual SMK3.

Manual SMK3 adalah pedoman penerapan SMK3 yang berisi kebijakan baik itu kebijakan umum maupun kebijakan operasional yang dituangkan dalam bentuk informasi terdokumentasi berupa prosedur, SOP, maupun formulir atau checklist maupun dokumen pendukung yang dibutuhkan dalam penerapan SMK3.

  • Perundangan dan persyaratan lain dibidang K3, dokumen-dokumen tersebut juga harus disiapkan dan harus tersedia di tempat kerja sebagai sumber informasi untuk penerapan SMK3 di perusahaan.
  • Informasi K3 dimana informasi ini bisa berupa data-data atau catatan atau petunjuk-petunjuk kerja bisa berupa rambu, poster K3 di tempat kerja yang wajib diikuti atau dipatuhi oleh pekerja di tempat kerja.

Elemen 3 : Pengendalian Perancangan dan Peninjauan Kontrak

Pada elemen ini perusahaan diminta untuk :

  • Mempertimbangkan seluruh aspek K3 yang berhubungan dengan rancangan termasuk juga pada saat perancangan ulang atau modifikasi.
  • Seluruh peralatan produksi ataupun instalasi yang dilakukan rancangan atau perencanaan pulang atau verifikasi harus wajib mempertimbangkan aspek K3 sebelum perancangan disetujui pada saat verifikasi hasil perencanaan dan sebelum rancangan itu direalisasikan.
  • Dalam penerapan SMK3 perusahaan diminta untuk melakukan tinjauan terhadap seluruh kontrak yang diberikan kepada pihak lain khususnya kepada mitra kerja termasuk juga kontrak yang diterima dari pihak lain pada saat melakukan realisasi jasa.
  • Kontrak-kontrak harus memenuhi seluruh persyaratan K3, apakah itu dalam transportasi, pengemasan, pengiriman, distribusi, dan penggunaan harus memenuhi ketentuan peraturan perundangan yang berlaku.

Elemen 4. Pengendalian Dokumen

Dalam penerapan SMK3, perusahaan diminta untuk menyiapkan sistem persetujuan, pengeluaran, dan pengendalian dokumen K3 untuk menghindari penggunaan dokumen usang, dokumen yang kedaluarsa, termasuk juga adanya kemungkinan kebutuhan revisi terhadap suatu dokumen K3.

Elemen 5. Pembelian dan Pengendalian Produk

Pada penerapan SMK3 setiap pembelian atau pengadaan barang dan jasa diwajibkan harus :

  • Menetapkan spesifikasi pembelian barang dan jasa.

Misalnya : Perusahaan mempunyai kebutuhan pembelian alat ukur suhu (heater) yang akan digunakan untuk mesin produksi, maka aspek-aspek K3 dalam alat ukur tersebut tertulis dalam URS (user requirement specification)

  • Harus tersedia sistem verifikasi barang dan jasa yang telah dibeli, identifikasi bahaya penilaian risiko termasuk pengendalian resiko dari barang dan jasa yang dipasok oleh pelanggan jika ada juga harus disediakan oleh perusahaan.
  • Produk-produk yang diproduksi oleh perusahaan dalam hal distribusi dan penggunaannya harus mampu ditelusur, memiliki identifikasi yang jelas, formulasi bahan produksi, tanggal produksi, bagaimana sistem keselamatannya, termasuk juga petunjuk penggunaan dan penyimpanan dan masa kadaluarsa (Jika ada).

Hal tersebut tentunya untuk memberikan jaminan keselamatan dalam penggunaan dan konsumsi dari produk yang dihasilkan oleh perusahaan.

Elemen 6. Keamanan Bekerja Berdasarkan SMK3

Pada elemen ini perusahaan harus :

  • Memiliki sistem kerja yang fokus pada pengendalian resiko.
  • Harus dipastikan bahwa seluruh kegiatan kerja sudah diidentifikasi potensi bahayanya dan dikendalikan risikonya.
  • Setiap pekerjaan harus diawasi untuk menjamin setiap pekerjaan dilakukan dengan aman termasuk juga pengawasan dalam rangka untuk memastikan bahwa seluruh kebijakan K3 perusahaan telah berjalan dengan baik.
  • Seleksi dan penempatan personil harus mempertimbangkan kemampuan K3 termasuk juga persyaratan kompetensi dan persyaratan kesehatan.
  • Harus melakukan penilaian untuk mengetahui area-area terbatas di perusahaan.

Tentunya penetapan area terbatas adalah berdasarkan resiko K3 nya.

Jadi perusahaan harus merumuskan batasan-batasan apa yang harus ditetapkan untuk area kerja terbatas tentunya dengan K3 nya.

  • Seluruh peralatan produksi yang digunakan harus dalam kondisi terpelihara, tentunya perusahaan harus memiliki sistem pemeliharaan peralatan yang terjadwal memiliki sumber daya yang kompeten dibidang pemeliharaan.

Teknisi yang telah memiliki sertifikasi, termasuk juga pada saat melakukan perbaikan peralatan dan perubahan sarana produksi.

Perusahaan harus menyiapkan dan menyediakan keseluruhan sistem yang berhubungan dengan perbaikan termasuk juga pemeliharaan dan perubahan sarana produksi.

  • Pada saat perusahaan menerima pelayanan dari pihak lain atau memberikan pelayanan kepada pihak lain harus juga dilakukan pengendalian risiko K3.

Jadi dilakukan manajemen risiko yang berhubungan dengan penerimaan pelayanan ataupun pemberian pelayanan pada pihak lain.

  • Harus menyediakan sistem untuk mengendalikan kondisi darurat yang terjadi, kesiapan menangani keadaan darurat meliputi prosedur, struktur organisasi, termasuk juga SDM yang kompeten dalam penanganan keadaan darurat sesuai dengan potensi keadaan darurat yang ada diperusahaan.
  • Harus menyediakan petugas P3K (Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan) sesuai dengan aturan yang berlaku, baik jumlah petugas P3K nya, penempatannya, perlengkapan PK3, ruang P3K sesuai dengan peraturan.
  • Untuk menangani dampak yang ditimbulkan kejadian darurat maka perusahaan diminta untuk menyediakan sistem bagaimana rencana dan pemulihan keadaan darurat tersebut agar kondisi korban dapat segera tertangani dan dapat segera dipulihkan dengan cepat dan tepat.

Elemen 7. Standar Pemantauan

Perusahaan harus melakukan :

  • Pemeriksaan bahaya ditempat kerja
  • Pemantauan dan pengukuran lingkungan kerja untuk mengetahui apakah telah memenuhi persyaratan baku mutu atau belum.
  • Peralatan pemeriksaan atau inspeksi pengukuran dan pengujian terhadap kinerja peralatan dan instalasi apakah memenuhi standar teknis atau peraturan yang berlaku.
  • Pemantauan kesehatan tenaga kerja pada penerapan SMK3 baik itu pemeriksaan awal, pemeriksaan berkala, maupun konsep khusus sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Elemen 8. Pelaporan dan Perbaikan Kekurangan

Dalam penerapan SMK3 perusahaan harus menyediakan sistem untuk bisa menjamin bahwa pelaporan bahaya, pelaporan kecelakaan, dan pengkajian kecelakaan termasuk penanganan masalah K3 dapat berjalan dengan baik sesuai ketentuan regulasi yang mengatur.

Elemen 9. Pengelolaan Material dan Perpindahannya

Pada penerapan SMK3 perusahaan diminta untuk :

  • Menyediakan sistem penanganan material secara manual dan mekanis meliputi pengangkutan, penyimpanan, dan pembuangan termasuk juga pengendalian bahan kimia berbahaya.
  • Sistem yang disiapkan tersebut harus diketahui oleh tenaga kerja dan harus sesuai dengan peraturan perundangan yang mengatur, termasuk juga standar teknis dan manual book peralatan dari pihak pabrikan terkait dengan alat yang digunakan.

Elemen 10. Pengumpulan dan Penggunaan Data

Elemen ini terdiri dari catatan K3, data dan laporan K3.

Pada elemen ini perusahaan harus menyimpan catatan-catatan K3 sebagai bukti penerapan SMK3 di tempat kerja, termasuk juga menyediakan data dan laporan K3 baik itu laporan secara internal termasuk juga laporan-laporan K3 ke pihak eksternal sesuai dengan persyaratan peraturan perundangan.

Elemen 11. Pemeriksaan SMK3

Perusahaan diminta untuk melakukan audit internal SMK3.

Terkait dengan pelaksanaan audit, perusahaan harus menyiapkan jadwal pelaksanaan audit termasuk dengan menyiapkan pelaksanaan audit, Auditor SMK3 internal termasuk menyusun laporan audit dan distribusinya di tingkat internal perusahaan dan melaksanakan tindak lanjut hasil audit SMK3.

Elemen 12. Pengembangan Keterampilan dan Kemampuan

Pada elemen ini perusahaan diminta harus :

  • Menyusun strategi pelatihan, bagaimana menyusun program pelatihan, apakah itu bagi manajemen, penyelia, atau seluruh tenaga kerja termasuk juga bagi pengunjung dan kontraktor.
  • Melakukan pelatihan dalam rangka memenuhi kompetensi atau keahlian khusus bagi petugas-petugas tertentu atau operator, teknisi, termasuk juga ahli-ahli K3 sebagaimana dipersyaratkan oleh peraturan perundang-undangan.

Keseluruhan elemen-elemen yang diminta pada SMK3 harus dipenuhi oleh setiap perusahaan tertentu tergantung kategori tingkat penerapan SMK3 perusahaan, apakah tingkat awal, transisi, atau lanjut.

Elemen dan kriteria Pada Tingkat Penerapan SMK3

Pada PP Nomor 50 Tahun 2012 penerapan SMK3 dikelompokkan menjadi 3 kategori yaitu :

  • Tingkat Penerapan Awal

Ditujukan untuk perusahaan resiko rendah, ditetapkan sebanyak 10 elemen dan 64 kriteria.

  • Tingkat Transisi

Ditujukan untuk perusahaan resiko menengah, ditetapkan sebanyak 11 elemen dan 122 kriteria.

  • Tingkat lanjut

Ditujukan untuk perusahaan risiko tinggi, ditetapkan sebanyak 12 elemen dan 166 kriteria.

Nah elemen-elemen yang diterapkan pada tingkat awal, transisi, dan lanjutan termasuk juga kriteria-kriteria.

Kriteria yang digunakan untuk penilaian untuk tingkat awal, transisi, dan lanjutan tersebut dapat dilihat pada PP No. 50 Tahun 2012 Tabel 1 Halaman 71 s/d 73.

Audit Eksternal SMK3

audit smk3

Untuk perusahaan memiliki potensi bahaya tinggi wajib melakukan penilaian penerapan SMK3 sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Penilaian penerapan SMK3 dilakukan oleh lembaga audit independen yang ditunjuk oleh menteri atas permohonan perusahaan.

Jadi hanya lembaga audit SMK3 yang telah ditunjuk pemerintah yang berwenang untuk melakukan audit eksternal SMK3.

Hasil audit Sebagai bahan pertimbangan dalam upaya peningkatan SMK3.

Perusahaan yang memiliki potensi bahaya tinggi antara lain adalah perusahaan yang bergerak di bidang pertambangan, minyak dan gas bumi.

Pedoman penilaian atau Audit Penerapan SMK3

Dilakukan melalui 12 elemen SMK3.

Penilaian penerapan SMK3 tertuang dalam pedoman yang tercantum dalam lampiran II sebagai bagian yang tidak terpisahkan dalam PP Nomor 50 Tahun 2012.

  • Tingkat Awal (resiko rendah) ditetapkan sebanyak 10 elemen dan 64 kriteria.
  • Tingkat Transisi (resiko menengah) ditetapkan sebanyak 11 elemen dan 122 kriteria.
  • Tingkat lanjut (risiko tinggi) ditetapkan sebanyak 12 elemen dan 166 kriteria.

Penetapan Hari Audit SMK3

Penetapan hari audit SMK3 di suatu perusahaan ditetapkan berdasarkan jumlah tenaga kerja di perusahaan tersebut dan resiko kegiatan perusahaan.

Apakah resiko termasuk resiko tinggi / menengah / rendah.

jumlah hari audit smk3

Misalkan jumlah pekerjanya 46 – 65 orang dan perusahaannya termasuk kategori risiko tinggi maka perusahaan tersebut diaudit selama 6 hari orang.

Penetapan hari audit SMK3 dikelompokkan sebagai berikut :

  • Penetapan hari audit SMK3 untuk kategori tingkat awal dilakukan sekurang-kurangnya 40 % dari tabel diatas
  • Penetapan hari audit SMK3 untuk kategori tingkat transisi dilakukan sekurang-kurangnya 60 % dari tabel diatas
  • Penetapan hari audit SMK3 untuk kategori tingkat lanjutan sekurang-kurangnya selama 80 % dari tabel diatas

Catatan :

Durasi waktu audit SMK3 tidak termasuk waktu perjalanan ke lokasi audit (pulang-pergi) dan kegiatan induksi keselamatan dan kesehatan kerja.

Penilaian kriteria audit SMK3

Ada 3 kategori penilaian kriteria audit SMK3 :

  • Kritikal

Temuan yang mengakibatkan fatality kematian

  • Major
    1. Tidak memenuhi ketentuan peraturan perundangan
    2. Tidak melaksanakan salah satu prinsip dalam SMK3 yang sudah diuraikan diatas karena dianggap sistem tidak bisa berjalan.
    3. Terdapat temuan minor satu kriteria audit di beberapa lokasi.
  • Minor

Ketidakkonsistenan dalam pemenuhan persyaratan peraturan perundangan, standar, pedoman dan acuan lainnya termasuk juga kebijakan internal perusahaan, SOP maupun prosedur-prosedur kerja K3 perusahaan.

Penilaian Tingkat Penerapan SMK3

Kategori perusahaan dibagi atas 3 kategori yaitu :

hasil penilaian audit smk3

Tingkat pencapaian penerapan

  • 0 – 59 % >> masuk kategori tingkat penilaian penerapan kurang
  • 60 – 84 % >> masuk kategori tingkat penilaian penerapan baik
  • 85 – 100 % >> masuk kategori tingkat penilaian penerapan memuaskan

Dalam hal penilaian perusahaan termasuk kategori critical atau Mayor, maka dinilai belum berhasil menerapkan SMK3 dan penilaian tingkat penerapan SMK3 tidak mengacu pada tabel diatas.

Semoga bermanfaat.

Referensi :

Peraturan Pemerintah (PP) No. 50 Tahun 2012

Pengenalan Standar Sistem Manajemen K3 Indonesia berdasarkan PP No. 50 Tahun 2012

Investigasi Ketidaksesuaian pada Jalannya Sistem Manajemen

Investigasi Ketidaksesuaian pada Jalannya Sistem Manajemen

Improvement merupakan salah satu persyaratan di klausul terakhir ISO 9001 : 2015 dimana klausul 10 ini ada di fase action dalam siklus PDCA (Plan Do Check Action). Fokus dari improvement adalah melakukan tindakan perbaikan berkelanjutan pasca dilakukannya pengukuran dan evaluasi di fase cek atau klausul 9 dimana pada aktivitas cek tersebut ditemukan sejumlah ketidaksesuaian dengan standar atau persyaratan yang ada.

Namun apakah menemukan solusi perbaikan itu mudah? Apakah perlu dilakukan langkah-langkah tertentu untuk melakukan tindakan perbaikan tersebut? Bagaimana melakukan investigasi untuk melakukan tindakan perbaikan tersebut?

Yuk kita pelajari bersama…

Semua Berawal Dari Adanya Temuan Ketidaksesuaian

ketidaksesuaian produk

Biar lebih mudah dipahami, mari kita lihat contoh kasus dibawah ini :

Di sebuah perusahaan PT. ABC yang telah menerapkan standar CPOTB dengan produk berupa biskuit, setelah dilakukan audit ditemukan ketidaksesuaian dimana ada 20 boks produk yang rusak atau reject di area gudang.

Seperti kita ketahui, sistem manajemen mutu tidak akan mengabaikan kesalahan operasional begitu saja. Terlebih tugas seorang auditor salah satunya adalah memberikan rekomendasi celah dimana dapat dilakukan tindakan perbaikan dan menilai apakah sistem yang dijalankan sudah sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

Namun peran auditor hanya melaporkan ketidaksesuaian tanpa menyertakan solusi untuk memperbaikinya.

Nah jika kita sebagai auditee mendapatkan temuan seperti diatas, tindakan perbaikan apa yang akan kita lakukan?

Mungkin sebagian dari kita akan menjawab :

  • Dengan mendaur ulang produk yang rusak ke area produksi
  • Menurunkan grade produk jadi produk kualitas yang lebih rendah
  • Langsung membuangnya dan menghapusnya dari catatan produk dalam gudang
  • Dll

Bisa dibilang jawaban-jawaban diatas kuranglah tepat, bahkan kita bisa dinilai belum mengerti sistem sebab ada satu hal yang harus kita lakukan sebelum menentukan tindakan perbaikan yaitu investigasi.

Pengertian Investigasi

investigasi adalah

Baik kita coba lihat lagi kalimat ketidaksesuaian dalam kasus diatas dimana :

“Ditemukan ada 20 boks produk yang rusak atau reject di area gudang”

Nah seperti kita ketahui prinsip ISO 9001 yaitu pendekatan proses maka kita harus tahu betul proses seperti apa yang menghasilkan ketidaksesuaian tersebut.

Sehingga akan muncul beberapa pertanyan seperti :

“Kapan kerusakan itu terjadi dan ditemukan?”

Sebab kita tahu setiap produksi pasti mempunyai identifikasi ketertelusuran karena hal ini juga merupakan persyaratan di dalam klausul 8.5 ISO 9001 : 2015 mengenai pengendalian produksi.

Sehingga jika kita tahu jawaban dari pertanyaan diatas, kita akan mudah mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab dalam melakukan produksi atau mobilisasi produk saat itu.

Lalu pertanyaan berikutnya :

“Bagaimana kerusakan yang terjadi? Apakah kemasannya ikut rusak atau hanya produknya saja yang rusak?”

Jika kemasannya ikut rusak kemungkinan besar penyebab kerusakannya terjadi di area pergudangan itu sendiri akibat terjatuh saat diangkut.

Namun jika kerusakannya hanya terjadi di produknya saja maka besar kemungkinan penyebabnya berasal dari area produksi.

Hal yang menarik jika kerusakan hanya terjadi di produknya saja maka pertanyaannya bisa berlanjut pada apa kategori kerusakannya?

Seperti kita ketahui, pada contoh diatas PT. ABC tersebut memproduksi biskuit sehingga kita bisa membayangkan kerusakan apa yang mungkin terjadi dengan produk tersebut?

Apakah biskuitnya hancur atau rasanya tidak sesuai?

Nah kemungkinan-kemungkinan kerusakan tersebut mengindikasikan proses yang dilalui dalam produksi

investigasi temuan ketidaksesuaian

Jika kita mengetahui jenis kerusakannya, kita akan tahu di area mana yang harus kita benahi kemudian kita juga bisa investigasi berdasarkan siklus PDCA (Plan Do Check Action) nya untuk mencari di dalam proses apa yang menyebabkan permasalahan tersebut.

  • Apakah di area perencanaan atau plan
  • Apakah di area implementasi atau Do
  • Apakah di area evaluasi atau cek
  • Apakah di di area perbaikan atau action.

Contohnya sebagai berikut :

  • Jika permasalahan terjadi di perencanaan, maka kita dapat merujuk ke klausul 6 ISO 9001 : 2015, dimana kita menginvestigasi apakah area pergudangan sudah mengidentifikasi risiko dan pengendalian kerusakan barang, jika belum maka itu permasalahannya
  • Jika permasalahan terjadi di fase implementasi atau Do maka kita dapat merujuk ke klausul 7 tentang dukungan dan klausul 8 tentang operasional.

Di Klausul 7 kita bicara tentang kompetensi, maka kita bisa tanyakan apakah personil yang bekerja di area pergudangan sudah sesuai kompetensi?

Misalnya : Tentang keahlian pengoperasian forklift atau alat angkat-angkut

Di klausul 8 kita bicara tentang pelulusan produk atau proses quality control, maka kita tanyakan apakah proses pengendalian mutu sudah mencakup seluruh produk atau 20 boks produk yang rusak ini hanya ditemukan karena kebetulan sedang dilakukan inspeksi saja. Padahal bisa jadi yang rusak lebih banyak.

Baca Juga : Tugas Inspector QA (Quality Assurance) di Industri Farmasi

  • Kemudian setelah fase Do kita lihat di fase cek atau evaluasi atau tepatnya di klausul 9 mengenai pengukuran dan pemantauan, maka kita bisa tanyakan dimana record atau catatan tentang riwayat produk rusak yang ada?

Jangan-jangan selama ini sudah banyak ditemukan produk rusak namun belum pernah dilaporkan karena datanya tidak dikomunikasikan?

  • Kemudian di fase action tentang perbaikan kita lihat riwayat ketidak sesuaian dan tindakan perbaikan yang pernah dilakukan di area pergudangan

Jangan-jangan sudah dilakukan perbaikan terhadap masalah yang serupa namun tindakannya tidak efektif?

Nah investigasi berdasarkan siklus PDCA sangat membantu kita untuk memahami keseluruhan proses dan mendalami kemungkinan-kemungkinan penyebab dari masalah yang ada.

Satu hal yang harus diperhatikan dalam investigasi yaitu investigasi bertujuan mencari akar masalah karena dengan melakukan tindakan perbaikan pada akar masalah kita akan benar-benar menyelesaikan masalah tersebut dan tindakan yang dilakukan akan mencegah masalah tersebut untuk terjadi kembali di kemudihn hari. Hal ini yang menjadi kunci perbaikan berkelanjutan seperti yang menjadi prinsip dari iso 9001 versi 2015. 

Oya, jika teman-teman ingin mendalami tentang pengawasan mutu produk kamu bisa belajar lebih lanjut tentang konsep TQM atau total quality management atau metode lain seperti Six Sigma.

Setelah kita melakukan investigasi hal yang selanjutnya yang harus kita lakukan adalah menyusun tindakan perbaikan yang sesuai dengan akar masalah yang ada.

Melakukan Tindakan Perbaikan

melakukan tindakan perbaikan pada sistem
Contoh :

Seandainya kita sudah menyelesaikan investigasi dan hasilnya sebagai berikut :

Ditemukan ada 20 boks produk yang tidak rusak atau reject di area pergudangan. Kerusakan berupa kualitas rasa biskuit yang tidak sesuai dengan spesifikasi produk.

Namun berdasarkan keterangan personel produksi semua catatan menunjukkan komposisi adonan yang sudah sesuai dengan prosedur dan instruksi kerja.

Ketidaksesuaian ini ditemukan di tanggal 10 desember 2022 dan sekitar 2 minggu tersimpan di gudang tanpa adanya pelaporan.

Sedangkan di area pergudangan sendiri identifikasi risiko dan pengendalian produk rusak sudah ditetapkan namun hanya fokus pada kejadian produk terjatuh saja.

Nah dalam kasus diatas, tindakan perbaikan seperti apa yang sesuai dengan hasil investigasi tersebut?

Berikut ini adalah beberapa kemungkinan tindakan perbaikannya :

Disebutkan bahwa ketidaksesuaian berupa kualitas rasa biskuit yang tidak sesuai dan produksi telah menunjukkan bukti kesesuaian operasionalnya dengan prosedur.

Bisa kita simpulkan bahwa kemungkinannya ada di kualitas bahan baku yang tidak sesuai dengan spesifikasi yang ada. Sehingga akar masalahnya ada di proses quality control di area bahan baku atau proses pembelian yang dilakukan di bagian purchasing.

Maka tindakan perbaikan pertama adalah mengevaluasi proses quality control untuk bahan baku baik dari proses atau metode pengambilan sampel bahan baku sampai ke analisa bahan baku tersebut serta memperketat proses seleksi dan evaluasi supplier bahan baku.

Hal ini sesuai dengan klausul 8 yaitu pada aspek pengendalian operasi dan pengendalian proses yang dilakukan secara eksternal.

Kemudian disebutkan juga bahwa produk rusak tersebut sudah tersimpan selama 2 minggu di gudang.

Selama 2 minggu tersebut tidak ada orang yang melaporkannya sampai dilakukan inspeksi atau stock opname di bagian gudang. Artinya tidak ada komunikasi dan evaluasi rutin yang membahas tentang hasil kondisi operasional di area pergudangan.

Hal ini terkait dengan klausul 7.4 tentang komunikasi internal dan klausul 9 tentang pengukuran serta evaluasi kinerja

Sehingga tindakan perbaikan kedua adalah menetapkan komunikasi rutin secara harian atau mingguan yang membahas tentang pencapaian kinerja di area pergudangan dan perlu adanya peningkatan frekuensi inspeksi barang di area pergudangan.

Nah dari uraian diatas kita bisa melihat perbedaan tindakan perbaikan yang disusun sebelum dan sesudah investigasi akar masalah.

Jika kita flashback ke awal dimana solusi yang ditawarkan untuk pertama kali yaitu :

  • Mendaur ulang produk yang rusak ke area produksi
  • Menurunkan grade produk menjadi produk dengan kualitas yang rendah
  • Langsung membuangnya serta menghapusnya dari catatan produk dalam gudang

Hal diatas tentu berbeda sekali dengan solusi yang ditawarkan setelah melalui proses investigasi. Tentunya setelah dilakukannya investigasi akar masalah, tindakan perbaikan yang ditetapkan lebih menjanjikan dan lebih tepat sasaran.

Namun sayangnya, masih banyak perusaahaan yang langsung fokus pada tindakan perbaikan tanpa melakukan investigasi terlebih dahulu sebab menurut mereka itu lebih ringkas dan cepat.

Memang investigasi akar masalah membutuhkan waktu dan energi dimana sering tidak bisa dilakukan karena perusahaan sedang dikejar deadline. Namun justru itulah harga yang harus dibayar jika kita ingin berkomitmen untuk memiliki sistem manajemen mutu yang baik.

Itu juga alasan mengapa komitmen pimpinan puncak sangat penting dan juga dipersyaratkan dalam klausul 5 ISO 9001 : 2015.

Salah satu teknik untuk mencari akar permasalahan kita bisa menggunakan fishbone diagram atau diagram tulang ikan.

Kesimpulan

Jadi bisa dikatakan klausul 10 ISO 9001 : 2015 ini adalah kunci perbaikan berkelanjutan / improvement.

Jika kita keliru dalam menuliskan permasalahan, maka kita akan keliru dalam melakukan investigasi akar masalah, kemudian kita juga akan keliru dalam menentukan tindakan perbaikan yang akhirnya kita tidak akan bisa mencapai perbaikan berkelanjutan. Atau dengan kata lain, kita akan terus berurusan dengan masalah yang sama karena kita tidak bisa memperbaiki masalah dari akarnya.

Semoga Bermanfaat

Pentingnya Manajemen Rantai Pasok (Supply Chain Management)

Pentingnya Manajemen Rantai Pasok (Supply Chain Management)

Supply Chain Management atau manajemen rantai pasok, tentunya bukan suatu hal yang baru bagi teman-teman yang bekerja di industri manufaktur.

Bahkan paling tidak 1 bulan sekali, umumnya diadakan meeting SCM (Supply Chain Management) di perusahaan yang tentunya dihadiri wakil dari penanggung jawab setiap departemen.

Seperti kita ketahui, manajemen rantai pasok menjadi topik hangat dalam dunia bisnis saat ini. karena banyak manfaat yang bisa didapatkan oleh perusahaan mulai dari penekanan biaya sampai pada masalah kepuasan konsumen.

Nah.. Kali ini kita akan sedikit membahas mengenai Supply Chain Magement mulai dari :

  • Konsep dasar SCM
  • Tujuan SCM
  • Elemen SCM
  • Persediaan dalam SCM
  • Proses bisnis SCM

Singkatan :

SCM : Supply Chain Management

Konsep dasar Manajemen Rantai Pasok / SCM (Supply Chain Management)

Manajemen Rantai Pasok atau supply chain management (SCM) terkait dengan seluruh aktivitas yang terlibat dalam pengadaan dan penggunaan dari sebuah produk atau jasa.

manajemen rantai pasok

Gambar diatas merupakan flowchart dari supply chain management yang diambil dari buku Principles of Supply Chain Management : A Balanced Approach Karangan G. Leong, Keah-Choon Tan, Joel Wisner.

Dapat dilihat pada gambar pada bagian tengah merupakan adanya perusahaan inti

Dan disebelah kiri dan sebelah kanan perusahaan tersebut adalah perusahaan pemasok dan pelanggan tingkat pertama dan tingkat kedua.

Perusahaan inti yang dimaksud adalah perusahaan yang menghasilkan produk akhir yang menjual produknya kepada konsumen atau disini disebut dengan Fokal Firm.

Fokal Firm ini dalam rangkaian rantai pasok lain dapat berarti perusahaan lain tergantung bagaimana sudut pandang yang digunakan.

Nah dalam suatu rangkaian rantai pasok juga terdapat pihak-pihak atau perusahaan yang secara tidak langsung terlibat dan turut mempengaruhi keberhasilan dari rantai pasok dan mereka juga memegang peranan penting dalam aktivitas pengiriman produk.

Perusahaan-perusahaan misalnya seperti berbagai perusahaan penyedia jasa transportasi seperti truk, kereta api, pesawat terbang, dan kapal Laut.

Selain itu juga ada perusahaan penyedia jasa teknologi informasi dan telekomunikasi seperti provider sistem informasi, perusahaan penyediaan gedung, agen, dan konsultan.

Perusahaan-perusahaan tersebut memberikan manfaat Dalam rantai pasok karena peran mereka dapat membantu mengirimkan produk kepada konsumen tepat waktu, mempermudah komunikasi antara penjual dan pembeli, menyediakan produk untuk wilayah yang terpencil, menghemat biaya, dan secara keseluruhan membantu pabrik manufaktur menjual produk mereka kepada konsumen dengan biaya terendah yang memungkinkan.

Jadi bisa kita definisikan bahwa :

Supply Chain Management adalah suatu konsep pengelolaan produk melalui integrasi yang terbentuk di antara pemasok atau supplier, pembuat (producer), penyalur (distributor), gudang (warehouse), dan penjual (retail) serta konsumen sehingga didapat suatu pola distribusi produk dengan jumlah, lokasi, dan waktu yang tepat.

Tujuan Supply Chain Management

tujuan manajemen rantai pasok

Paling tidak ada 3 tujuan dari Supply Chain Management, yaitu :

  • Mengoptimalkan Pengiriman

Suatu perusahaan harus mengelola rantai pasok sebagai suatu entitas, dengan tercapainya koordinasi dari rantai pasokan perusahaan maka di tiap channel dari rantai pasokan perusahaan tidak akan mengalami kekurangan barang dan juga tidak sampai kelebihan barang atau terlalu banyak barang.

  • Meminimalkan Ongkos

Tujuan dari manajemen partai pasok adalah untuk mencapai biaya yang minimum atau yang paling sedikit dan tingkat pelayanan yang maksimum.

  • Meningkatkan Pelayanan

Manajemen rantai pasok mempertimbangkan suatu fasilitas yang berpengaruh terhadap produk yang dihasilkan dan biaya yang diperlukan dalam memenuhi kebutuhan konsumen sehingga bisa meningkatkan kualitas pelayanan konsumen.

Elemen SCM

Ada 6 elemen Supply Chain Management (SCM)

Produksi

Di bidang produksi ini ada beberapa pertanyaan yang harus bisa dijawab atau bisa diselesaikan, yaitu :

  • Produk apa sih yang diinginkan pasar?
  • Berapa banyak yang harus diproduksi dan kapan?

Kegiatan ini termasuk pembuatan jadwal produksi induk yang terkait dengan kapasitas produksi, penyeimbangan, dan penjadwalan kontrol kualitas, dan pemeliharaan peralatan.

Oya sebelumnya kita juga pernah membahas terkait dengan pembuatan jadwal produksi induk yang merupakan salah satu tugas dari PPIC, untuk artikel lengkapnya bisa dibaca disini : [Ibaratnya] PPIC adalah Seorang Playmaker di Perusahaan

Persediaan atau Inventori

Permasalah persediaan itu terkait jawaban dari pertanyaan berikut :

  • Persediaan apa aja yang harus disimpan pada setiap tahap dalam rantai pasokan?
  • Berapa banyak persediaan harus disimpan sebagai bahan baku, barang setengah jadi, atau barang jadi?

Tujuan utama dari persediaan adalah untuk penyangga terhadap ketidakpastian rantai pasok tapi menyimpan persediaan dalam jumlah besar memerlukan biaya yang besar pula.

Sehingga point pentingnya adalah berapa sih tingkat persediaan yang paling optimal atau yang paling pas dan penentuan titik pemesanan ulang.

Lokasi

Permasalahan lokasi itu terkait dengan Jawaban pertanyaan berikut :

  • Dimana lokasi fasilitas untuk produksi dan penyimpanan persediaan?
  • Dimana lokasi yang memerlukan biaya paling efisien untuk produksi dan menyimpan persediaan?
  • Apakah fasilitas yang sudah ada saat ini masih dapat digunakan atau kita harus membangun fasilitas baru?

Karena seperti kita ketahui lokasi penyimpanan tersebut tentunya harus kita pertimbangkan apakah ada semacam regulasi yang harus kita ikuti, misalnya : Suatu perusahaan yang telah menerapkan Standar CPOTB (Cara Pengolahan Obat Tradisional yang Baik) tentunya mempunyai persyaratan-persyaratan tempat penyimpanan yang harus kita penuhi.

Ketika pertanyaan-pertanyaan tersebut terjawab melalui analisis yang tepat maka bisa menentukan jalur yang tepat pula untuk nyimpan produk kepada konsumen.

Transportasi

Permasalahan mengenai transportasi terkait dengan jawaban-jawaban dari pertanyaan berikut :

  • Bagaimana persediaan dipindahkan dari satu lokasi rantai pasok ke lokasi lainnya?
  • Biasanya transportasi udara dan truk secara umum lebih cepat dan reliabel tapi biasanya juga lebih mahal.
  • Pengiriman lewat laut dan kereta api lebih murah namun biasanya memerlukan waktu transit yang lebih lama.

Nah kita bisa memilih mana yang paling efisien dan tepat dengan produk yang kita produksi.

Informasi

Permasalahan terkait informasi umumnya menyangkut jawaban dari pertanyaan-pertanyaan berikut :

  • Seberapa banyak data yang harus dikumpulkan dan seberapa banyak informasi dapat dibagikan?
  • Informasi terkini dan akurat dapat membantu membuat koordinasi yang lebih baik dan mengambil keputusan yang tepat.

Dengan informasi yang baik dan tepat keputusan-keputusan strategis dapat diambil, misalnya :

  • Apa yang akan diproduksi dan berapa banyak
  • Dimana lokasi produksi dan menyimpan persediaan serta cara terbaik untuk memindahkannya

Nah itulah alasan kenapa elemen informasi ini sangat penting dalam supply chain management / manajemen rantai pasok.

Jenis Persediaan dalam Manajemen Rantai Pasok / SCM

jenis persedian supply chain management

Ada 4 jenis persediaan dalam SCM :

Raw material atau Bahan Baku

Mata rantai pertama ada di pabrik pembuat bahan baku dan mata rantai terakhir ada di pabrik pembuat produk akhir, bukan di konsumen akhir.

Bahan baku di pabrik pembuat produk akhir digabung dengan bahan penolong dan dengan teknologi tertentu diolah menjadi bahan setengah jadi dan bahan jadi.

Baca Juga : Metode Pengambilan Sampel Bahan Baku Pada Industri Farmasi

Barang Setengah Jadi

Permulaan mata rantai ada di pabrik pembuat bahan jadi.

Berikutnya seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa bahan setengah jadi adalah hasil dari proses bahan baku.

Bahan setengah jadi dapat langsung diproses di pabrik yang sama menjadi bahan jadi tapi dapat juga dijual kepada konsumen sebagai komoditas.

Jadi akhir dari mata rantai akan sangat tergantung dari hal di atas bisa pendek dan bisa panjang. Akhir mata rantai ada di konsumen akhir pengguna atau pembeli hasil produksi tersebut.

Persediaan jenis ini adalah persediaan yang digunakan untuk menunjang pabrik pembuat barang jenis tersebut yaitu untuk pemeliharaan, perbaikan, dan operasi peralatan pabriknya.

Barang Komoditas

Jenis persediaan ini adalah barang yang dibeli oleh perusahaan tertentu sudah dalam bentuk barang jadi dan diperdagangkan, dalam arti dijual kembali kepada konsumen.

Dan di perusahaan tersebut barang ini dapat diproses lagi, misalnya : diganti bungkusnya atau diperkecil kemasannya, tetapi dapat juga dijual lagi secara langsung dalam bentuk asli seperti saat dibeli.

Nah mata rantai persediaan jenis ini bermula dari pabrik pembuat komuditas tersebut dan berakhir pada konsumen akhir pengguna barang tersebut.

Barang komoditas kadang-kadang juga disebut dengan Reseller Commodities karena memang barang tersebut dibeli untuk dijual lagi dengan keuntungan tertentu.

Barang Proyek

Persediaan jenis ini adalah material dan suku cadang yang digunakan untuk membangun proyek tertentu misalnya : Pembuatan pabrik baru

8 Proses Bisnis SCM

8 proses bisnis rantai pasokan

Ada 8 proses di bisnis Supply Chain Management, dimana dari yang pertama hingga yang kedelapan saling berkaitan satu sama lainnya.

Customer Relationship Management

Langkah pertama manajemen rantai pasokan adalah mengidentifikasi pelanggan utama atau pelanggan yang kritis dengan misi dagang perusahaan.

Rencana bisnis adalah titik awal identifikasi.

Tim pelayanan pelanggan atau customer service biasanya membuat dan melaksanakan program-program bersama, persetujuan produk, dan jasa ditetapkan pada tingkat kinerja tertentu untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.

Customer Service Management

Sumber tunggal informasi pelanggan yang mengurus persetujuan produk dan jasa.

Customer service memberitahu pelanggan tentang informasi mengenai tanggal pengiriman dan ketersediaan produk Berdasarkan informasi dari bagian produksi dan distribusi.

Pelayanan setelah penjualan juga perlu.

Intinya harus secara efisien dan membantu pelanggan mengenai aplikasi dan rekomendasi produk.

Demand management

Proses ini harus menyeimbangkan kebutuhan pelanggan dengan kemampuan supply perusahaan.

Menentukan apa yang akan dibeli pelanggan dan kapan akan dibelinya.

Sistem manajemen permintaan yang baik menggunakan data point-of-sale dan data pelanggan inti untuk mengurangi ketidakpastian dan aliran yang efisien melalui rantai pasokan.

Customer Demand Fulfillment

Proses penyelesaian pesanan ini secara efektif memerlukan integrasi rencana kerja antara produk, distribusi, dan transportasi.

Hubungan dengan rekan kerja yakni antara anggota primer rantai pasokan dan anggota sekunder diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan mengurangi total biaya kirim ke pelanggan.

Manufacturing Full Management.

Biasanya perusahaan memproduksi barang lalu dibawa ke bagian distribusi berdasarkan ramalan historic artinya data penjualan sebelumnya.

Produk dihasilkan untuk memenuhi jadwal produksi.

Seringkali produk yang salah mengakibatkan persediaan yang tidak perlu, meningkatkan biaya penanganan atau penyimpanan dan mengakibatkan pengiriman produk terhambat.

Dengan manajemen rantai pasok produk dihasilkan berdasarkan kebutuhan pelanggan.

Jadi barang diproduksi harus fleksibel dengan kebutuhan pasar.

Procurement

Yaitu membina hubungan jangka panjang dengan sekelompok pemasok dalam arti hubungan Win win relationship yang akan mengubah sistem beli tradisional.

Hubungan ini adalah melibatkan pemasok sejak awal design produk sehingga dapat mengurangi siklus pengembangan produk serta meningkatkan koordinasi antara engineering, purchasing, dan supplier pada tahap akhir desain.

Baca Juga : Pengendalian Operasional dan Desain Pengembangan pada ISO 9001

Pengembangan Produk dan Komersialisasi

Untuk mengurangi waktu masuknya produk ke pangsa pasar, ke pelanggan, dan ke supplier seharusnya dimasukkan dulu ke dalam proses pengembangan produk.

Bila siklus produk termasuk singkat maka produk yang tepat harus dikembangkan dan di lonceng pada waktu yang singkat dan tepat agar perusahaan kuat bersaing.

Retur

Proses manajemen retur yang efektif memungkinkan kita untuk mengidentifikasi produktivitas kesempatan memperbaiki dan menerobos proyek-proyek agar dapat bersaing.

Nah itu adalah delapan proses inti bisnis dalam supply chain management atau manajemen rantai pasok.

Semoga bermanfaat

Referensi :

Buku Principles of Supply Chain Management

Danjunisme : Manajemen Produksi – SCM (Supply Chain Management)

Memahami Isi Klausul 7 ISO 9001 : 2015 Tentang Dukungan

Memahami Isi Klausul 7 ISO 9001 : 2015 Tentang Dukungan

Jika sebelumnya kita sudah belajar mengenai klausul 6 ISO 9001 : 2015 mengenai perencanaan, nah kali ini kita akan membahas klausul 7.

Klausul 7 berbicara tentang dukungan yang diperlukan untuk kelangsungan sistem manajemen mutu.

Bisa dibilang klausul ini berisi tentang syarat-syarat dasar implementasi sistem manajemen mutu.

Klausul 7 ISO 9001 : 2015

Klausul 7 ISO 9001 : 2015 berisi 5 sub klausul yang meliputi :

  • 7.1 : Dukungan Sumber daya
  • 7.2 : Kompetensi
  • 7.3 : Kesadaran dan kepedulian
  • 7.4 : Komunikasi
  • 7.5 : Dokumentasi

Sub klausul 7.1 : Dukungan Sumber daya

persyaratan sumber daya

Sebuah organisasi harus menentukan atau mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan kemudian menyediakannya dan memeliharanya.

Sumberdaya yang dimaksud disini melingkupi 5 aspek diantaranya adalah :

  • Sumber Daya Manusia

Setiap proses bisnis membutuhkan orang dengan keahlian tertentu agar hasil pekerjaannya sesuai dengan yang diharapkan.

Misalnya :

    • Area produksi umumnya adalah orang yang memahami karakteristik produk yang dibuat.
    • Area keuangan harus berisi orang yang mengerti akuntansi
    • Area PPIC (production planning and inventory control) tentunya yang paham mengenai perencanaan, forecasting, dll.

Nah terkait dengan kompetensi yang dibutuhkan tersebut akan kita bahass juga di sub klausul 7.2 tentang kompetensi.

  • Infrastruktur

Dalam hal ini, infrastruktur yang dimaksud dapat berupa bangunan fisik, unit pendukung seperti pembangkit listrik maupun sumber air baku, peralatan atau mesin, transportasi, bahkan teknologi informasi.

  • Lingkungan operasional

Yang dimaksud lingkungan disini termasuk lingkungan kerja yang berupa kondisi dimana pekerjaan dilakukan.

Aspek dalam lingkungan kerja dapat mencakup faktor fisik seperti tata letak, lokasi kerja, tingkat ergonomi, temperatur, kelembaban, penerangan, dan lain-lain.

Kemudian faktor sosial dan psikologis yang dapat mencakup tekanan dalam pekerjaan atau hubungan antar pegawai.

  • Sumberdaya Pemantauan

Bisa dibilang sumberdaya pemantauan ini merupakan ciri khasnya ISO 9001 dibandingkan dengan ISO sistem manajemen lain.

Kebutuhan alat ukur yang valid dan terpercaya serta kemampuan pemantauan menjadi syarat utama sumberdaya di ISO 9001. Sebab mayoritas persyaratan pelanggan atau peraturan perundangan berbentuk batasan atau acuan yang terukur.

Maka kita harus memastikan bahwa perusahaan kita memiliki kemampuan untuk membuktikan pematuhan persyaratan-persyaratan tersebut.

  • Sumber Pengetahuan

Sekarang ini konsep knowledge manajement sudah mulai populer digunakan diberbagai perusahaan.

Jika dulu banyak perusahaan yang membuat perpustakaan untuk memelihara dan mengembangkan pengetahuannya terhadap proses yang dibutuhkan, sekarang informasi bukan hanya dapat disimpan secara fisik tapi lebih banyak berbentuk digital.

Oleh karena itu perusahaan harus secara sadar melakukan pengaturan terhadap pengetahuan yang dibutuhkan untuk implementasi sistem manajemen mutu.

Sub Klausul 7.2 : Kompetensi

kompetensi personel

Karena pentingnya kompetensi dalam sistem manajemen mutu, ISO 9001 menempatkannya dalam sub klausul khusus.

Setidaknya ada 4 hal yang harus dipastikan dalam organisasi terkait dengan kompetensi tersebut :

  • Penentuan Persyaratan kompetensi

Seperti kita ketahui bahwa setiap perusahaan memiliki proses bisnis dan kompleksitasnya sendiri, artinya diperlukan orang dengan kompetensi tertentu yang dapat menjalankan proses bisnis tersebut.

Orang yang bekerja di Rumah Sakit pasti memiliki kompetensi yang berbeda dengan orang yang bekerja di laboratorium kalibrasi.

Sehingga ISO 9001 mengharuskan organisasi untuk menentukan kompetensi apa yang diperlukan agar sistem manajemen mutu dapat terlaksana dengan baik.

  • Memastikan Pemenuhan Kompetensi

Setelah kita menentukan persyaratan kompetensi tersebut, kita akan tahu apakah kondisi personil kita sekarang sudah sesuai dengan persyaratan atau belum.

Nah itu semua bisa kita evaluasi berdasarkan 3P yakni pendidikan, pengalaman, dan pelatihan. Jika kita mendapati ada persyaratan kompetensi yang belum terpenuhi maka kita harus menentukan tindakan apa yang harus dilakukan untuk memenuhi persyaratan kompetensi tersebut.

Umumnya tindakan tersebut berupa pelatihan. Proses ini juga biasanya disebut TNA atau “Training Need Analysis”

Contoh : Perusahaan bergerak di bidang layanan jasa kalibrasi alat ukur, tentunya teknisi kalibrasinya harus sudah mengikuti pelatihan kalibrasi untuk parameter yang menjadi tanggung jawabnya.

  • Evaluasi Pelatihan yang Dilakukan

Tentu kita ingin tahu apakah pelatihan tersebut efektif atau tidak. Evaluasi disini dapat berbentuk evaluasi terhadap pelaksanaan pelatihannya atau evaluasi dari atasan seorang peserta pelatihan. Terkadang juga bisa dalam bentuk post test dan pemantauan setelah penerapan hasil pelatihan beberapa bulan kemudian.

Sub klausul 7.3 : Kesadaran dan Kepedulian

klausul kesadaran dan kepedulian

Mungkin banyak yang bertanya kenapa sih penting sekali untuk meningkatkan kesadaran atau kepedulian dalam sistem manajemen mutu?

Karena peningkatan kualitas sistem manajemen mutu perlu adanya dukungan perubahan perilaku, bukan hanya perubahan tentang kinerja yang terukur melainkan juga tentang perubahan budaya orang-orang yang ada di dalamnya.

Kesadaran dapat dicapai ketika orang memahami tanggung jawabnya dan bagaimana tindakannya dapat membantu tujuan organisasi.

Terdapat beberapa aspek yang harus disadari oleh seluruh tim dan organisasi :

  • Kebijakan Mutu

Setiap personil yang terkait dengan sistem manajemen harus sadar tentang keberadaan dan isi yang tertuang dalam kebijakan mutu.

Hal tersebut akan mendukung bagaimana perilaku dan tanggung jawab personil dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya pada proses bisnis yang ada.

  • Sasaran Mutu yang Relevan

Sasaran mutu yang ada di setiap fungsi kerja harus disadari oleh seluruh tim, sebab sasaran mutu akan menjadi arah dalam capaian kinerja dalam sistem.

Jika tim tidak sadar atau tidak peduli akan konsekuensi dan target yang ada di dalam sasaran mutu maka tim tidak akan terlalu peduli tentang bagaimana tercapainya perbaikan berkelanjutan / continues improvement.

Tim harus sadar bagaimana kontribusinya akan berpengaruh terhadap efektivitas sistem manajemen mutu yang ada. Apakah kontribusinya berkorelasi positif atau malah memberikan konsekuensi negatif terhadap kinerja tim.

Maka tim dalam organisasi perlu menyadari apa saja hal yang dianjurkan atau dilarang di dalam lingkup operasional tempat dia bekerja.

Beberapa cara untuk meningkatkan kesadaran bisa dilakukan diantaranya adalah dengan melakukan komunikasi internal baik dalam bentuk mentoring, coaching atau konsultasi,  dengan tanda visual seperti spanduk, banner, dll.

Nah, dalam sub klausul kepedulian dan kesadaran ini kita harus ingat betul aspek apa saja yang menjadi point utama untuk disadari dan dipedulikan oleh seluruh tim supaya sistem berjalan dengan baik dan searah dengan perbaikan berkelanjutan.

Sub Klausul 7.4 : Komunikasi

komunikasi

Tentunya untuk mendukung berjalannya sistem manajemen mutu dalam suatu perusahaan komunikasi adalah hal paling mendasar yang harus diatur. Komunikasi di dalam ISO 9001 tidak seperti apa yang kita bayangkan pada umumnya.

Terkadang kita hanya memahami komunikasi dalam rapat atau pertemuan saja.

Namun di dalam ISO 9001, komunikasi dapat berbentuk apapun selama dia bertujuan untuk menunjang sistem manajemen mutu dalam perusahaan.

Berdasarkan jenisnya komunikasi terbagi menjadi 2 yaitu :

  • Komunikasi Internal

Komunikasi yang dilakukan di dalam perusahaan yang melibatkan staff, supervisor, manajer, atau direktur.

  • Komunikasi Eksternal

Komunikasi yang dilakukan dengan pihak berkepentingan yang relevan diantaranya dengan pemerintah, dengan para supplier, atau dengan customer.

Dan yang paling penting adalah pengertian komunikasi menurut ISO 9001 dimaksudkan untuk meningkatkan pemahaman tentang penerapan sistem manajemen mutu kepada pihak-pihak terkait.

Biasanya perusahaan memiliki prosedur tentang komunikasi yang menjelaskan mengenai :

  1. Apa yang dibahas
  2. Kapan komunikasi dilakukan
  3. Siapa atau dengan siapa komunikasi dilangsungkan
  4. Bagaimana komunikasi berlangsung

Meskipun terdengar sederhana namun klausul tentang komunikasi ini sangatlah penting.

Bayangkan pada suatu rapat yang dilakukan oleh tim produksi di shift pertama yang membahas tentang kerusakan alat operasional. Jika informasi tentang kerusakan ini tidak tersampaikan ke shift kedua bisa jadi alatnya akan tetap rusak dan produksi akan bermasalah.

Kemudian jika informasi tentang kerusakan tersebut tidak tersampaikan ke bagian lain atau kepada supervisor atau manajer maka kerusakan ini akan terus berlangsung tanpa adanya perbaikan yang sesuai.

Selain itu ISO 9001 juga mensyaratkan untuk mendokumentasikan informasi tentang komunikasi yang telah dilakukan.

Umumnya dokumen tersebut harus mencakup tentang :

  • Bahasa dalam komunikasi
  • Siapa yang terlibat
  • Hasil tindakan apa yang diperlukan
  • Person In Charge (PIC) atau orang bertanggung jawab untuk melakukan tindakan tersebut.
  • Tenggang waktu yang diperlukan sampai tindakan tersebut selesai dilakukan .

Sub Klausul 7.5 : Pengendalian Informasi Terdokumentasi

pengendalian dokumen

Sub klausul ini terkadng kita menyebutnya dengan pengendalian dokumen. Seperti kita ketahui salah satu ciri khas ISO 9001 adalah manajemen dokumentasi. Bahkan pada ISO 9001 versi 2008, tentunya kita tidak asing dengan istilah ” Do What You Write, Write What You Do” yang artinya kurang lebih segala aktivitas yang dilakukan tanpa didasari oleh acuan tertulis maka aktivitas tersebut adalah ilegal. Sebaliknya sesuatu yang tertulis dalam prosedur atau instruksi kerja atau dokumen lainnya adalah wajib untuk dilakukan.

Namun di ISO 9001 versi 2015 ini pemahaman tersebut tidak lagi relevan sebab banyak fleksibilitas dan toleransi dalam operasional bisnis yang perlu dilakukan tanpa harus menuliskannya dulu atau sebaliknya banyak yang tertulis namun tidak semuanya harus dilakukan.

Terlepas dari itu semua pengendalian dokumen tetap menjadi peran yang sangat vital dalam menunjang sistem manajemen mutu dalam suatu perusahaan.

Beberapa hal yang perlu dilakukan dalam manajemen dokumentasi yaitu :

  • Identifikasi Dokumen yang Diperlukan Untuk Menunjang Operasional.

Misalnya : Kita bekerja di area pergudangan, maka kira-kira dokumen apa yang kita perlukan untuk menunjang operasional dalam pergudangan tersebut?

Contoh, tentunya di area pergudangan tersebut kita perlu memastikan bahwa setiap barang yang disimpan itu memenuhi kriteria penyimpanan, maka artinya kamu harus memiliki prosedur penyimpanan yang kurang lebih berisi informasi tentang tata cara penyimpanan, kriteria barang yang disimpan, hal yang perlu diperhatikan dalam menyimpan, dan kondisi lingkungan yang harus diperhatikan seperti kelembaban atau temperatur.

Di samping prosedur, kita juga perlu menyiapkan catatan terkait dengan barang yang masuk dan barang yang keluar.

Contoh lain, misalnya kita bekerja di area Quality Assurance, maka tentunya harus terdapat prosedur yang mengatur mengenai pelulusan produk serta penempelan label released yang dilakukan oeh inspector QA.

Hal diatas merupakan contoh dari tindakan yang telah kita lakukan untuk mengidentifikasi prosedur penyimpanan dan catatan yang diperlukan di area pergudangan serta prosedur pelulusan produk di area QA.

  • Pembuatan Dokumen yang Sudah Diidentifikasi

Tahap kedua adalah membuat dokumen dalam bentuk prosedur atau catatan.

Pembuatan dokumen ini memiliki karakteristik tersendiri. Jika dokumen tersebut berbentuk prosedur atau panduan yang berisi informasi terkait dengan kondisi operasional perusahaan maka informasi yang ada haruslah sesuai dengan proses bisnis, mudah dimengerti dan up-to-date atau sesuai kondisi terkini yang ada di dalam perusahaan.

Jangan sampai ditemukan adanya prosedur yang ternyata sudah lama dan berisi informasi yang tidak lagi sesuai dengan kondisi terkini.

Contohnya : Mesin yang tertulis di dalam prosedur ternyata sudah tidak ada lagi atau diganti dengan mesin yang lain.

Disisi lain, jika dokumen tersebut berbentuk catatan dan bukan merupakan panduan operasional, hal yang harus diperhatikan adalah validitas dari informasi yang tertulis di dalam catatan tersebut. Catatan dapat berupa tabel, catatan tangan, rekaman, atau informasi lainnya yang menunjukkan bahwa suatu aktivitas telah dilakukan.

Dokumen yang dibuat harus memuat paling tidak hal-hal Ini berikut :

    • Identifikasi dan deskripsi

Misalnya judul, tanggal pembuatan dokumen, dan nomor atau kode dokumen.

    • Format dokumentasi

Misalnya : bahasa atau media yang digunakan baik itu dapat berbentuk cetak ataupun digital.

    • Peninjauan atau persetujuan untuk kesesuaian dan kecukupan

Maksudnya terkadang informasi tertentu butuh ditinjau dan disahkan oleh level manajemen tertentu sebelum digunakan.

  • Pengendalian dan Pemeliharaan dokumen yang ada.

Tahapan terakhir adalah mengendalikan dan memelihara dokumen yang sudah dibuat. Aktivitas yang terkait dengan pengendalian diantaranya adalah :

    1. Memastikan dokumen tersebut tersedia dan cocok untuk digunakan dimana dan kapanpun diperlukan.
    2. Menjaganya dari kehilangan dan basah atau rusak.
    3. Memperhatikan tentang aspek pembaharuan (revisi atau versi dari dokumen yang ada)

Seringkali diperlukan adanya pembaruan dokumen karena perubahan operasional yang terjadi sehingga dokumen tersebut harus memiliki informasi yang jelas tentang pembaruan yang telah dilakukan.

Oiya, terkait dengan pengendalian dokumen ini sebelumnya juga pernah dibahas di dalam artikel berikut : Informasi Terdokumentasi dan Prosedur Pengendalian Dokumen

Kesimpulan

Menjadi tantangan tersendiri jika kita ingin menerapkan standar ISO 9001, klausul per klausul harus kita pahami dengan benar supaya tidak salah dalam penerapannya.

Ternyata dari klausul 7 ISO 9001 saja sudah cukup banyak informasi dan aktivitas yang harus dilakukan untuk mendukung sistem manajemen mutu dalam suatu perusahaan dan hal terebut tentunya tidak mudah untuk meningkatkan kesadaran mengatur seluruh komunikasi, terlebih mengendalikan dokumen yang ada, karena seperti kita ketahui untuk perusahaan besar  jumlah prosedur dan catatan yang ada bisa mencapai ratusan.

Pointnya adalah kita harus tetap menjadi pribadi yang mau belajar serta berani menghadapi setiap perubahan yang ada.

Semoga Bermanfaat

Referensi :

ISO 9001

Pejuang Karyawan

HIRADC dan Contoh Identifikasi Bahaya dan Pengendalian Risiko

HIRADC dan Contoh Identifikasi Bahaya dan Pengendalian Risiko

Jika kita berbicara mengenai standar keselamatan dan kesehatan kerja, maka HIRADC adalah roh nya. Mungkin teman-teman juga sudah familiar dengan kepanjangan HIRADC yaitu Hazard Identification Risk Assessment and Determine Control atau yang biasa kita kenal dengan IBPR (Identifikasi Bahaya dan Pengendalian Risiko).

HIRADC sangat penting dan wajib diketahui oleh semua orang terlebih para praktisi keselamatan dan juga tentu para pengawas / supervisor di semua departemen dan posisi-posisi lain yang ada di perusahaan karena dengan mengenal HIRADC atau IBPR ini kita dapat mengelola resiko dan mengendalikan resiko agar tidak terjadi kegagalan yang pada akhirnya menimbulkan kerugian pada perusahaan.

Jika selama ini kita mengenal berbagai macam risiko, misalnya :

  • Risiko hukum
  • Risiko financial
  • Risiko kredibilitas
  • dll

Maka khusus HIRADC atau IBPR ini kita fokus risiko yang terkait dengan masalah keselamatan.

Singkatan dan Definisi

  • HIRADC : Hazard Identification Risk Assessment and Determine Control
  • IBPR : Identifikasi Bahaya dan Pengendalian Risiko
  • Bahaya adalah segala sesuatu (sumber / kondisi / tindakan) yang berpotensi merugikan atau mencederakan baik kepada manusia, kerusakan alat, gangguan produksi atau kerusakan lingkungan.

Contoh :

    1. Bahaya dari sumber : radiasi matahari / sinar radiasi komputer.
    2. Bahaya dari kondisi : jalan berlubang.
    3. Bahaya dari tindakan : mengemudi dengan kecepatan tinggi.
  • Risiko adalah kemungkinan akibat atau kemungkinan terjadinya kecederaan, kerusakan alat, lingkungan atau terganggunya proses karena terpapar oleh suatu bahaya.

Contoh :

Biasanya diawali dengan kata “kemungkinan ter”

    1. Kemungkinan terpeleset karena lantai licin.
    2. Kemungkinan terjerembab karena housekeeping yang buruk
    3. Kemungkinan tertabrak kendaraan karena cuaca yang tebal.
    4. dll
  • Bahaya vs Risiko
    • Bahaya : bahaya aliran listrik dari kabel yang mengelupas.

Risiko : tingkat kemungkinan karyawan ditempat tersebut untuk menyentuh aliran listrik dari kabel yang mengelupas tersebut.

    • Bahaya : kantong semen dengan berat 40 kg

Risiko : tingkat kemungkinan karyawan di tempat tersebut cedera pinggang karena mengangkat karung semen 40 kg tadi secara berulang-ulang.

  • Risiko murni : skenario terburuk tanpa mempertimbangkan program pengendalian yang sedang berjalan.

Risiko-risiko yang :

    1. Teridentifikasi
    2. Berdiri sendiri
    3. Dapat dikuantifikasi

Namun belum diatasi menggunakan suatu pengendalian.

  • Risiko sisa : suatu risiko yang tertinggal atau masih ada walaupun telah diupayakan untuk menghilangkan, meminimalkan, atau mengendalikan.
  • Konsekuensi : akibat dari interaksi antara orang, alat, lingkungan, bahaya, yang bisa diukur dengan adanya kerugian / cidera bagi :
    1. Orang
    2. Kesehatan
    3. Hilangnya nyawa
    4. Biaya yang dikeluarkan perusahaan
  • Frekuensi / kekerapan : kemungkinan jumlah kejadian, diukur mulai dari tingkat :

Sangat mungkin tidak terjadi sampai dengan sekali per minggu, per gilir kerja, per bulan, dll dengan interval yang lebih sering.

  • Pengendalian Kontrol : Tindakan menghentikan bahaya, maupun meminimalkan konsekuensi. Tindakan ini dilakukan dengan :
    1. Mengelola risiko
    2. Mengantisipasi konsekuensi
    3. Menerapkan kontrol.

Latar Belakang HIRADC (Hazard Identification Risk Assessment and Determine Control)

hiradc adalah

HIRADC / IBPR merupakan ilmu dasar dan sangat penting yang harus dimiliki oleh setiap pekerja bahkan tidak hanya di level pengawas.

Banyak sekali kasus-kasus di perusahaan mengalami satu kejadian kecelakaan yang sedemikian hebat yang mengakibatkan kerugian yang sangat luar biasa akibat tidak menjalankan proses pengelolaan risiko atau proses manajemen resiko.

Pengawas dalam menjalankan peran K3 harus memiliki kemauan, pengetahuan, keterampilan dalam melakukan HIRADC / IBPR karena banyak sekali kecelakaan yang terjadi karena kurangnya kemampuan di level pengawas dan pekerja yang tidak bisa mengidentifikasi bahaya secara cermat dan termasuk juga dalam melakukan pengendalian.

“Setiap pekerjaan atau aktifitas pasti akan selalu ada bahaya”

Bahaya dan aspek K3L (kesehatan keselamatan kerja dan lingkungan) itu harus ditetapkan sistem kendalinya secara proaktif dan terprogram.

Proses Risk Assestment / HIRADC / IBPR

Risk assessment / HIRADC / IBPR adalah sebenarnya satu istilah yang sama.

Namun risk assessment berbeda dengan risk management.

proses manajemen risiko

Jika kita berbicara tentang risk management maka merupakan proses panjang yang diawali dengan dilingkupi oleh proses komunikasi dan konsultasi.

Komunikasi dan konsultasi tersebut bisa komunikasi dan konsultasi dengan internal organisasi atau internal perusahaan ataupun dengan eksternal /pihak-pihak berkepentingan lainnya yang terkait, misalnya : instansi lain, community, dll

Dalam proses manajemen terdapat tahapan menentukan lingkup, kontek dan kriteria risiko.

Kemudian dilanjutkan dengan melakukan proses risk assessment / penilaian risiko dimana terdapat 3 aktifitas utama yaitu :

  1. Mengidentifikasi risiko
  2. Menganalisa risiko
  3. Mengevaluasi risiko

Jika dikaitkan dengan HIRADC maka pengendalian yang dilakukan adalah terhadap resiko safety / kesehatan.

Langkah-Langkah dalam HIRADC

Langkah-langkah yang akan kita lakukan di dalam proses HIRADC yaitu :

  • Mendaftar tugas

Dimana kita mendaftar kegiatan-kegiatan yang akan identifikasi bahayanya.

  • Mengidentifikasi bahaya

Dimana dapat dilakukan dengan obeservasi K3, daftar pra operasi, inspeksi, audit, dll.

  • Menentukan / menilai risiko

Dimana dapat dilakukan dengan mencatat kemungkinan dampak atau rugi dan menggunakan matrik penilaian risiko

  • Mengevaluasi risiko

Mengevaluasi risiko apakah risiko tersebut bisa diterima atau tidak.

Menetapkan tindakan kontrol terhadap risiko

Dengan memastikan pengendalian risiko dilaksanakan.

Di dalam sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja (SMK3), proses manajemen risiko / HIRADC atau IBPR ini masuk di dalam tahap atau elemen perencanaan.

Suatu perusahaan sebelum menjalankan  operasionalnya maka wajib mendevelop dokumen HIRADC atau IBPR untuk menentukan risiko-risikonya, bahaya-bahaya yang bisa terjadi, dan pengendaliannya apa yang harus dilakukan untuk tidak terjadi suatu kegagalan atau kerugian yang terjadi pada perusahaan.

Langkah 1. Mendaftar Tugas / Aktifitas

Mendaftar tugas adalah aktifitas utama di dalam HIRADC

Dimana semua aktifitas harus kita listing / data baik itu aktifitas rutin, non rutin, normal, abnormal, dan aktifitas darurat.

  • Aktifitas rutin adalah suatu kondisi dimana sebuah kegiatan (aktifitas / sub aktifitas) dilakukan secara rutin atau terjadwal.

Contoh : kegiatan inspeksi yang dilakukan setiap mingguan, bulanan, maupun setiap triwulan.

  • Aktifitas non rutin adalah kondisi dimana sebuah kegiatan (aktifitas / sub aktifitas) dilakukan hanya pada kesempatan atau waktu tertentu saja, tidak secara tetap atau rutin.

Contoh : Inspeksi mendadak, kunjungan lapangan dari pelanggan, dll.

  • Aktifitas normal adalah suatu aspek yang terjadi meskipun sudah ada fungsi kontrol yang diterapkan. Fungsi kontrol bisa SOP / IK / JSA, guarding, sensor atau fungsi kontrol yang lain.

Contoh : Tumpahan debu bata bara akan selalu terjadi meskipun sudah ada SOP, dust collector, dll

  • Aktifitas abnormal adalah suatu aspek yang terjadi dimana aspek tersebut menyimpang dari fungsi kontrol yang sudah ditetapkan.

Contoh : kuantitas debu batu bara yang besar akibat tidak berfungsinya sprayer di primary / secondary / tertiary crusher. Kondisi ini masih bisa ditangani dengan SOP atau fungsi kontrol yang lain.

  • Aktifitas darurat / emergency adalah kondisi luar biasa yang terjadi akibat adanya pelanggaran SOP / standar / regulasi yang memerlukan penanganan berlebih.

Contoh : kebakaran, dll

Langkah 2. Mengidentifikasi bahaya

Dalam mengidentifikasi bahaya, konsep dasarnya adalah :

  • Ada jenis bahaya apa saja?
  • Pada unsur produksi 4 M apa saja?
    1. Man
    2. Mesin
    3. Metode
    4. Material
  • Apakah ada kemungkinan-kemungkinan kontak? misalnya : terbentur, terpukul, terjepit, dll.

Semuanya harus diidentifikasi dan jangan sampai ada yang terlewatkan. Karena jika kita terlewat mengidentifikasi suatu bahaya maka disitulah ada potensi menimbulkan kegagalan / kecelakaan.

Faktor-faktor keselamatan istilah 4M + 1E.

  • Manusianya
  • Materialnya
  • Machinery
  • Methodnya
  • Lingkungan kerja, segala sesuatu aspek-aspek di lingkungan kerja yang bisa berdampak terhadap kesehatan kerja, misalnya : debu, panas, bising,

Nah itu adalah faktor-faktor keselamatan yang ada di lingkungan kerja kita yang tidak bisa kita hindari satupun.

Sehingga harus kita kelola dengan baik supaya aman, sehat dan berdampak kepada meningkatnya produktivitas. Namun jika kita tidak kelola dengan baik maka akan terjadi kecelakaan / penyakit akibat kerja dan jika kita analisa lebih lanjut faktor penyebab kecelakaan tersebut adalah dari 4M dan 1 E diatas.

Pointnya adalah :

Setiap saat karyawan selalu berhubungan dengan bahaya dan resiko sehingga kita harus selalu waspada karena bahasa dan resiko tidak bisa kita hilangkan sama sekali di tempat kerja.

Cara Mengidentifikasi Bahaya

Ada banyak cara kita dalam mengidentifikasi bahaya :

  • Dengan mempelajari dokumen-dokumen dan catatan.

Midalnya dari bisnis proses, laporan insiden, buku manual, prosedur (SOP, IK, JSEA), peraturan perundang-undangan / persyaratan lainnya, MSDS (Material Safety Data Sheet), laporan audit, laporan inspeksi, laporan pengukuran, laproan pihak ketiga, data PAK, data sakit, dll.

  • Wawancara

Wawancara dapat dilakukan kepada karyawan yang melakukan pekerjaan, karyawan yang merancang suatu aktifitas, orang yang memiliki keahlian tertentu misal : enginer, dokter, welder, dll.

  • Brainstorming

Brainstorming adalah menanyakan “apa yang terjadi jika…?”

Saling berdiskusi dengan semua yang terlibat di dalam proses pembuatan HIRADC.

Sangat penting dalam fase ini untuk tidak berkata “hal ini tidak dapat terjadi” tetapi “pikirkan bagaimana jika hal ini terjadi”

Gunakan pemikiran “what if” untuk mempertimbangkan bagaimana orang akan mengalami cedera atau gangguan kesehatan :

Misalnya :

    • Apa yang dapat terjadi jika orang bekerja tidak menggunakan masker?
    • Apakah mungkin sensor tidak bekerja?
    • Apakah sudah ada pekerja yang terpapar sebelumnya?
  • Riset

Dilakukan dari sumber database perusahaan.

  • Inspeksi dan Observasi

Jenis-Jenis Bahaya

  • Bahaya Kimia

Adalah bahaya yang dapat menyebabkan kecelakaan pada manusia melalui pernapasan / kontak dengan kulit.

Contoh : debu, asap, gas, uap, fume, kabut, bedak / tepung (vapors), fiber.

  • Bahaya Biologi

Bahaya yang timbul dari makluk hidup baik tampak maupun tidak tampak oleh mata yang hanya bisa dilihat dengan mikroskop / mikrobiologi, seperti : bakteri, virus, jamur, dll dan Makrobiologi, seperti serangga, parasit, tumbuhan dan binatang.

  • Banyak Fisika
    • Suara bising, yaitu suara yang tidak diinginkan / diatas ambang batas. Untuk pengukuran kebisingan ini bisa menggunakan sound level meter.
    • Getaran, yaitu suara getaran bolak-balik seluruh badan, dan getaran sebagian.
    • Pencahayaan, yaitu intensitas terlalu terang / silau.
    • Radiasi, yaitu radiasi ion dan radiasi non ion
    • Tekanan, yaitu tekanan tinggi / rendah.
    • Temperature, yaitu temperature tinggi atau rendah.

Baca Juga : Termometer Raksa, Termometer Klinis, dan Termometer Alkohol

  • Bahaya Ergonomi

Bahaya yang disebabkan karena adanya interaksi antara seseorang dengan lingkungan tempat kerja, yaitu peralatan dan tempat kerja yang tidak dirancang dengan baik, yang meliputi :

    • Stres fisik : ruang sempit dan terbatas, menarik mendorong, menforsir tenaga, gerakan berualang-ulang, kelelahan, tekanan langsung, dll.
    • Stres kejiwaan : bosan, beban terlalu berat, kebingungan, dll.
  • Bahaya Psikososial

Hubungan yang tidak ideal antara atasan bawahan, intimidasi, trauma, pola gilir kerja, pola promosi, pengaturan kerja, dll.

  • Bahaya Mekanis

Bahaya yang terkait dengan permesinan / bahaya yang ada pada titik opersasi seperti pemotongan, pengeboran, bahaya pada titik jepit, seperti pully, roller, bahaya pada gerakan mesin yang muju mundur, naik turun, dan bahaya pada tempat pemindahan dan paa bagian yang berputar atau bergerak lainnya dari suatu peralatan dan permesinan.

  • Bahaya Lingkungan Sekitar

Seperti permukaan yang tidak rata / kemiringan, licin, cuaca yang tidak ramah, lumpur, kegelapan, dll.

  • Bahaya Tingkah Laku

Kurang keahlian, ketidakpatuhan, sok pintar, sikap masa bodoh dll.

  • Bahaya kelistrikan

Pemasangan kabel, penyambungan tahanan, pembumian, dan saluran dan tombol, instalasi kabel (arus listrik) yang tidak rapi.

Baca Juga : Tang Ampere Kyoritsu 2055 (Clamp Meter) : Bagaimana Spesifikasinya?

Bahaya-bahaya tersebut diatas harus kita identifikasi dengan atau melalui pengamatan total.

Pengamatan total adalah pengamatan yang menggunakan seluruh panca indera kita, baik dengan mata, telinga (misalnya : adanya suara yang tidak nyaman), penciuman, sentuhan / meraba (misalnya : ada rasa yang panas pada permukaan mesin tertentu yang tidak seperti biasanya), atau dapat juga dengan berdasarkan pengetahuan dan pengalaman kita.

Bahaya tersebut di dalam proses HIRADC akan kita masukkan di dalam kolom bahaya pada form idenfiikasi bahaya.

Berikut adalah tabel identifikasi bahaya penilaian risiko penetapan pengendalian risiko k3

contoh tabel identifikasi bahaya penilaian risiko penetapan pengendalian risiko k3

Tabel diatas hanyalah contoh, untuk setiap tugas / aktifitas kita bisa menuliskan bahaya lebih dari satu. Setelah semua bahaya sudah kita identifikasi dan dimasukkan dalam tabel identifikasi bahaya, maka tahapan selanjutnya adalah analisa resiko.

Langkah 3. Menilai Risiko

cara menghitung risiko

Menilai resiko ini melibatkan dua komponen khususnya yaitu :

  • Frekuensi : merupakan komponen untuk menilai kemungkinan munculnya aspek lingkungan dan bahaya K3.
  • Konsekuensi : merupakan komponen untuk menilai dampak lingkungan dan potensi risiko K3.

Biasanya dalam mengukur suatu resiko kita dapat menggunakan formula yaitu :

Resiko dihitung berdasarkan seberapa kemungkinan faktor lingkungan x berapa konsekuensi atau severitynya

Nilai dari perkalian inilah yang nanti akan ketemu nilai resikonya

Atau juga bisa dihitung dengan :

Resiko merupakan faktor dari konsekuensi, pemaparan dan kemungkinannya.

“Jadi jika kita berbicara bahaya maka nilainya adalah tetap”

Misalnya : Namanya lubang dimana-mana bahaya, terlepas dari lubang itu di jalan / dimanapun merupakan suatu bahaya dan tidak ada ukurannya.

Sehingga untuk bahaya kita menggunakan istilah identifikasi bahaya.

Namun jika kita berbicara resiko maka nilainya akan berbeda tergantung pada frekuensi atau probability dan konsekuensi dampak atau severity nya.

Sehingga jika kita berbicara mengenai resiko maka disebut dengan menganalisa atau menilai resiko.

Cara untuk menentukan resiko ini biasanya kita menggunakan matriks penilaian risiko , yaitu dengan menggabungkan antara frekuensi atau kemungkinan x dengan dampak atau konsekuensi atau severitynya. Sehingga dari perkalian diatas akan ketemu dimana tingkat resiko tersebut.

tabel identifikasi bahaya penilaian risiko penetapan pengendalian risiko k3

Matrik penilaian resiko tentunya akan berbeda antara perusahaan satu dengan perusahaan lainnya, ada yang bisa menggunakan dengan skala kuantitatif / kualitatif namun secara tujuan atau fungsi tetap sama yaitu untuk menilai suatu resiko apakah resikonya rendah, sedang, atau tinggi, atau sangat tinggi.

Biasanya dicirikan dengan :

  • Warna merah : resiko yang sangat tinggi
  • Warna Kuning : resiko yang tinggi
  • Warna Biru : resiko sedang
  • Warna Hijau : resiko rendah
  • Warna putih : resiko sangat rendah

Dimana penilaian resiko tersebut ditetapkan menggunakan berdasarkan skema matrix penilaian resiko yaitu perkalian antara konsekuensi dan kemungkinannya.

Nah untuk cara menghitung konsekuensi dan kemungkinan nanti tentunya ditetapkan tersendiri secara terpisah.

Tabel dibawah ini adalah contoh menghitung tingkat kemungkinan.

contoh form identifikasi bahaya dan penilaian resiko

Misalnya :

  • Dinilai hampir pasti jika kejadian lebih dari 1 x per project dimana project dilakukan lebih dari 1 x per bulan.
  • Dinilai jarang jika kurang dari 1 x setiap 30 project yang dilakukan.

Nah kalau untuk konsekuensi misalnya :

tabel tingkat konsekuensi bahaya

Misalnya :

  • Dinilai sangat tinggi jika mengakibatkan kematian lebih dari satu.
  • Dinilai sangat rendah itu adalah hanya mengakibatkan cedera yang ringan saja.

Nilai rangking pada kemungkinan dan dampak diatas adalah nilai yang kita letakkan dalam kolom vertikal dan horizontal untuk menentukan tingkat resiko.

Tabel dibawah adalah 5 jenis kriteria atau “Risk level” nya.

contoh identifikasi bahaya dan pengendalian risiko

Ada resiko yang bisa dianggap tidak ada signifikan, minor, moderat / sedang, mayor, dan substansial tergantung berapa nilai yang didapatkan.

Nah hal diatas kita kenal dengan matriks penilaian resiko.

Jenis Resiko (Kontak Energi)

  • Terbentur sesuatu (orangnya bergerak barangnya diam, membentur dinding, menabrak tiang listrik, kepala menyundul sesuatu yang tergantun rendah)
  • Terpukul oleh sesuatu (orangnya diam barangnya bergerak, tertabrak mobil, terpukul palu, terkena lentingan  batu gerinda, tertimpa batu jatuh, terlindas HD, dihantam flying rocks)
  • Jatuh dari ketinggian yang berbeda (jatuh dari tangga, jatuh dari atap, jatuh dari kabin)
  • Jatuh dari ketinggian yang sama (terpeleset jatuh, tersandung jatuh, kesrimpet jatuh, kehilangan keseimbangan jatuh di permukaan yang sama)
  • Terpapar, menghirup, menhisap, menelan.
  • Terjepit,
    • Titik jepit bergerak, pintu, laci, penutup kap mobil, dll
    • Titik jepit diam, kita yang bergerak seperti waktu membawa meja melewati pintu sehinigga jari terjepit diantara meja dan tiang pintu
    • Tersangkut, terkait, atau tertarik mesin berputar, sarung tangan tersangkut, mesin berputar menyebabkan jari putur, ujung baju tertarik mesin sehingga tangan masuk ke mesin.

“Matrix penilaian resiko adalah salah satu cara untuk mengurangi subjektivitas dalam menentukan suatu resiko”

Jadi dalam memberikan suatu penilaian resiko angka yang diberikan merupakan profesional judgement yang terbaik dengan mempertimbangkan :

  • Skenario yang terburuknya
  • Efektifitas pengendalian yang sudah ada
  • Konsensus dari tim dan tidak boleh dilakukan secara perorangan.

Berikut ini adalah tabel tingkat resiko melanjutkan tabel identifikasi resiko yang sudah dijelaskan diatas,

cara menentukan nilai risiko

Tingkat resiko diatas dihitung dengan menggunakan matrix penilaian resiko untuk mempermudah dalam proses penilaian resiko. Setelah resiko tersebut kita nilai, maka di tahapan selanjutnya kita akan mengevaluasi resiko.

Catatan :

Penilaian risiko tersebut sangatlah penting sehingga digunakan di beberapa sistem manajemen lainnya, antara lain ISO 17025, HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points) pada ISO 22000, dll.

Langkah 4. Evaluasi Resiko

Mengevaluasi resiko yang sudah dinilai dengan proses analisa dan pertimbangan kontrol dengan existing control dengan melakukan :

  • Membandingkan hasil analisa dan nilai resiko awal dengan kriteria yang sudah ditetapkan tadi.
  • Menentukan prioritas risiko K3LH mana yang risiko sangat tinggi, risiko tinggi, risiko sedang, dan risiko rendah.

Residual Risk yang sudah dievaluasi dengan existing control harus dievaluasi kembali untuk menentukan apakah risk level dapat diterima atau tidak (acceptable risk) dengan melakukan :

  • Treat risk (Pengelolaan resiko) dengan menetapkan additional control untuk menurunkan risk level sampai dapat diterima.
  • Menetapkan time frame tindak lanjut additional control untuk menentukan program, due date, PIC dan progress.

Di dalam proses evaluasi risiko ini yang paling utama adalah untuk menentukan suatu risiko tersebut bisa diterima atau tidak dimana biasanya ditetapkan sesuai dengan prosedur di masing-masing perusahaan.

Misalnya :

Risiko yang bisa diterima adalah resiko yang rendah saja.

Artinya suatu pekerjaan bisa berlanjut seandainya suatu resiko sudah dalam level rendah atau tingkatan yang dapat diterima, jika seandainya resikonya masih sedang atau tinggi maka harus dilakukan tindakan kontrol pengendalian.

Setiap aktifitas yang sudah dilakukan proses risk assesment harus dibuat risk rangking dengan menetapkan top risk.

Inilah yang biasa kita sebut dengan dokumen tabel resiko dimana menunjukkan resiko mana yang tinggi, sedang, rendah, dst. Sehingga kita bisa menetapkan skala prioritas pengendaliannya yang mana dulu. Tentunya resiko yang sangat tinggi yang harus kita tetapkan prioritas untuk pengendalian.

Langkah 5. Pengendalian Risiko (Risk treatment)

Tujuan pengendalian risiko adalah :

  • Memprioritaskan pengendalian.
  • Menentukan pengendalian yang lebih proaktif / pendekatan sebelum kejadian.
  • Menurunkan tingkat resikonya

Hirarki Kontrol Resiko

hirarki kontrol resiko

Rekayasa

Pada hirarki kontrol resiko, prioritas yang paling tinggi adalah melakukan proses rekayasa melalui :

  • Eliminasi : Menghilangkan bahaya

Contoh :

    • Terdapat bahaya dari adanya lubang, maka eliminasinya adalah dengan menutup lobang tersebut.
    • Terdapat bahaya dari tumpahan oli di lantai, eliminasinya adalah dengan menghilangkan tumpahan oli tersebut.

Namun adakalanya eliminasi tersebut tidak dapat dilakukan.

Contoh :

Pekerjaan dengan menggunakan excavator dimana penggunakan excavator tersebut berbahaya namun kita tidak mungkin menggantikan excavator tersebut karena pekerjaan bisa tidak berjalan.

  • Subtitusi

Subtitusi adalah menggantikan sesuatu yang berbahaya dengan yang kurang berbahaya.

Contoh :

Terdapat bahaya kimia dari bahan kimia yang bersifat karsinogenik kita ganti dengan bahaya bahan kimia yang non karsinogenik namun yang mempunyai fungsi sama.

Alat yang tadinya sistem manual kendali yang bisa menimbulkan bahaya digantikan dengan alat yang sistem kendalinya otomatik.

  • Isolasi

Isolasi / mengisolasi

Contoh :

    • Ada perbaikan satu unit alat maka sebelum dilakukan proses perbaikan harus dipasang lotto lock out tag out nya supaya orang tidak bisa menjalankan.
    • Memasang kerangkeng pada bagian mesin yang berputar.
Administrasi

Apabila proses rekayasa tersebut tidak bisa kita lakukan atau masih ada potensi bahaya atau risiko kemungkinan terjadi maka langkah pengendalian berikutnya adalah melakukan administrasi.

Contohnya :

  • Dengan memasang rambu
  • Memilih pekerja yang kompeten
  • Rotasi personel pada area yang bisa menimbulkan bahaya, misalnya ada area yang mempunyai kebisingan 85 dB maka setiap 4 jam sekali personel diganti / pembatasan jam kerja.
Praktek Kerja

Apabila rekayasa dan administrasi sudah dilakukan namun masih resiko sisa (residual risk) maka lakukan praktek kerja yaitu dengan membuat prosedur, JSA, sosialisasi training, dll.

Alat Pelindung Diri

Apabila masih ada potensi resiko sisanya maka langkah terakhir adalah karyawan harus dilengkapi dengan Alat Pelindung Diri.

Baca Juga : Kriteria Alat Pelindung Diri (APD) yang Baik

Penting!

Jika kita lihat hirarki kontrol risiko tersebut, semakin keatas semakin tinggi tingkat perlindungannya, karena semakin keatas (rekayasa) yang dilindungi adalah fokusnya adalah sumber bahaya, dan semakin ke bawah (pemakaian APD) yang dilindungi adalah orang dimana pada dasarnya orang mempunyai sifat lalai.

Nah kita sebagai karyawan tentunya harus lebih mengutamakan rekayasa pada hirarki kontrol karena APD ini adalah merupakan perlindungan yang hanya sekedar mengurangi dampak.

Strategi Pengelolaan Risiko

residual risk system

  • Risiko yang sangat tinggi dampaknya dan seringkali kejadian maka strategi pengelolaan risiko adalah hindari resiko tersebut / stop resiko tersebut.
  • Risiko yang dampaknya sangat besar namun kemungkinan kejadiannya kurang maka strategi pengelolaan resikonya adalah dengan mentransfer resiko tersebut, misalnya dengan menggunakan jasa asuransi.
  • Risiko rendah atau sedang namun kejadiannya sering maka strategi pengelolaan resikonya dengan adalah melakukan proses mitigasi atau mengurangi resikonya atau melakukan treats risk.
  • Risiko rendah dan kejadiannya juga jarang maka bagaimanapun kita harus menjalankan aktifitas (accept the risk). Misalnya : meskipun pekerjaan tambang itu beresiko sangat tinggi, namun sudah kita kendalikan pada tataran sehingga riskonya rendah dan kejadiannya kurang maka risiko tetrsebut bisa kita terima dan pekerjaan tetap bisa kita lakukan.

“Prinsipnya : safety adalah bukan untuk menstop pekerjaan tapi mengendalikan risiko”

 

cara pengendalian risiko

Tabel diatas pada kolom terakhir merupakan contoh dari tindakan pengendalian risiko. Pada tabel diatas, tingkat risiko masih kita kategorikan sebagai risiko murni karena belum ada pengendalian sama sekali. nah setelah dilakukan pengendalian maka harus dihitung lagi nilai risikonya, apakah ada penurunan / tidak nilai risikonya.

Perhitungan nilai risko setelah dilakukan tindakan pengendalian tersebut disebut dengan risiko sisa / residual risk.

Jika seandainya residual risk nya  masih tinggi dan masih berpotensi bahaya maka harus ada saran rekomendasi yang harus ditetapkan di kolom selanjutnya.

Pemantauan dan Peninjauan HIRADC atau IBPR

HIRAD atau IBPR harus dimonitor dan dikaji ulang untuk memastikan efektifitas dari manajemen resiko.

Pemantauan dilakukan terhadap hal-hal berikut :

  • Bagaimana kepatuhan terhadap regulasi / peraturan perundang-undangan yang sudah ditetapkan dalam dokumen risk assestment.
  • Memantau hal-hal critical (Top Risks) sudah dilakukan kontrol dengan benar / tidak, konsisten / tidak. Pemantauan dan monitoring dilakukan oleh para pengawas di lapangan.
  • Kesesuaian pelaksanaan dengan dokumen risk assestment yang ada.
  • Kepatuhan karyawan terhadap kontrol yang telah ditetapkan.
  • Efektivitas komunikasi kontrol manajement terhadap karyawannya.
  • Memastikan PIC sudah menjalankan tugasnya atau tidak.

Setelah dipantau kemudian harus dikaji ulang / direview. Document manajemen resiko / dokumen HIRDC merupakan live dokumen / dokumen hidup yang tidak hanya dibuat sekali saja, namun harus selalu dikaji ulang secara berkala untuk menentukan apakah proses re assessment nya sudah benar dilakukan atau belum, apakah ada perubahan terkait aktifitas atau tidak, apakah perlu kontrol pengendalian yang lebih advance lagi sejalan dengan teknologi yang digunakan atau tidak, dll

Kaji ulang tentunya juga harus dilakukan seandainya peraturan / perundang-undangan terkait berubah, misalnya : terkait dengan peraturan nilai ambang batas (NAB) yang berubah,dll

Terlebih jika terjadi kecelakaan.

Setiap kali terjadi kecelakaan terhadap satu aktifitas tertentu yang ada di dalam dokumen HIRADC kita, maka kita harus evaluasi lagi HIRADC nya.

Apakah ada prosedur yang tidak dilaksanakan / kontrol yang kurang, dll…

Meskipun tidak terjadi perubahan apapun HIRADC tetap minimal satu kali setahun dikaji bersama.

Kesimpulan

HIRADC atau IBPR merupakan bagian penting dari keseluruhan program pencegahan kecelakaan yang harus dilakukan di depan. Seperti yang sudah disampaikan sebelumnya, konsep manajemen sistem HIRADC atau risk management ini termasuk di bagian perencanaan sebelum operasional berjalan sehingga proses HIRADC ini harus ada / dibuat dulu.

HIRADC atau IBPR merupakan suatu skill atau keterampilan yang wajib dikuasai oleh pengawas.

Setiap pengawas harus bisa memakai harus bisa menggunakan HIRADC atau IBPR untuk setiap kegiatan yang supervisinya.

Misalnya :

  • Saat melakukan line-out terhadap staffnya.
  • Saat melakukan inspeksi investigasi
  • Saat membuat JSA

Dan harus bisa menentukan pengendalian dari bahaya dan risiko yang muncul di area kerja masing-masing.

Berikut ini adalah gambaran sederhana HIRADC atau IBPR

Semoga Bermanfaat

Sumber dan Referensi :

Youtube Chanel RSS Safetypreneur 1979

Pengendalian Operasional dan Desain Pengembangan pada ISO 9001

Pengendalian Operasional dan Desain Pengembangan pada ISO 9001

Operasional merupakan bagian penting dalam suatu perusahaan, hal-hal apapun yang sudah direncanakan tanpa dilakukan maka tidak akan menghasilkan output seperti yang diharapkan. Di dalam standar ISO 9001 : 2015 yang terkait dengan operasional ini ada di klausul 8 dimana klausul ini memiliki isi paling banyak diantara klausul yang lainnya dalam ISO 9001 : 2015.

Klausul ini berisi kaidah-kaidah yang penting untuk diperhatikan dalam proses operasional di dalam suatu perusahaan, mencakup kaidah :

  1. Perencanaan dan pengendalian operasi
  2. Persyaratan produk dan jasa
  3. Desain pengembangan produk
  4. Pengendalian Proses produk dan jasa yang disediakan eksternal.
  5. Produksi dan penyediaan jasa.
  6. Pelepasan produk dan jasa
  7. Pengendalian produk yang tidak sesuai.

Seperti kita ketahui ISO 9001 adalah standar sistem manajemen yang berlaku untuk semua jenis perusahaan, maka istilah yang digunakan di dalam standar ini dapat mengacu kepada perusahaan yang fokus memproduksi produk atau fokus memberikan jasa.

Sub Klausul 8.1 – Perencanaan dan Pengendalian Operasi

Perencanaan dan pengendalian operasional di dalam sub klausul ini mirip dengan klausul 4.4 yakni tentang proses bisnis. Hal yang harus dilakukan adalah kita harus menetapkan dan mengendalikan hal-hal seperti :

  • Proses input produksi
  • Proses produksi
  • Output produksi
  • Aspek yang harus diperhatikan dalam produksi
  • Sumber daya yang dibutuhkan dalam proses.

Untuk memudahkan dalam memahaminya kita bisa lihat ilustrasi pada gambar berikut.

klausul 8 iso 9001

Bayangkan kita punya bagian input sebelah kiri, kemudian masuk ke bagian proses, kemudian output.

Di atas proses, kita lihat ada risiko, peluang, dan sasaran mutu.

Dibawah proses ada penyediaan sumber daya yang dibutuhkan.

Input proses dapat berbentuk kriteria proses atau spesifikasi produk dan jasa yang dapat diterima oleh pasar.

Untuk proses produksi sendiri kita akan diskusikan nanti sub klausul 8.4 dan 8.5 ISO 9001 : 2015, sedangkan output produksi akan dibahas di sub klausul 8.6 dan 8.7 ISO 9001 : 2015.

Pada proses produksi, kita melihat hubungan dengan risiko, peluang, dan sasaran mutu dimana aspek-aspek tersebut dibahas di klausul 6 ISO 9001 : 2015 tentang perencanaan.

Sedangkan hubungan proses dengan sumber daya terkait dengan fasilitas seperti mesin, orang, tempat kerja, alat ukur dan aspek lainnya yang mendukung terlaksananya proses produksi sesuai dengan kriteria input.

Setelah itu kita hanya harus mengidentifikasi kembali dokumen apa saja yang diperlukan untuk mendukung seluruh konsep perencanaan dan pengendalian operasi tersebut.

Sub Klausul 8.2 Persyaratan Produk dan Jasa

Setiap produk dan jasa yang diproduksi tentunya memiliki persyaratan tertentu.

Misalnya : helm, smartphone

  • Helm tentunya memiliki persyaratan kekuatan, spesifikasi, material, dan dimensi.
  • Smartphone tentunya memiliki persyaratan terkait dengan ukuran memori, spesifikasi, kamera, dimensi, operating system, dll.

Terkati dengan bagaimana kita mengumpulkan seluruh sumber yang berisi persyaratan produk dan jasa yang kita produksi adalah tujuan dari sub klausul 8.2 ini.

Sumber utama persyaratan produk dan jasa adalah pelanggan atau pasar.

Jika komunikasi perusahaan dengan customer tidak menghasilkan input yang cukup, maka kita juga akan kekurangan aspek terhadap persyaratan produk dan jasa yang harus kita penuhi.

Oleh karena itu kita harus memastikan bahwa komunikasi dengan pelanggan harus mencakup 5 hal, yaitu :

  1. Memberikan informasi yang jelas karakteristik produk atau jasa yang kita produksi, hal ini sering kita kenal dengan product knowledge.
  2. Menangani permintaan informasi lebih lanjut, kontrak atau pesanan, termasuk perubahan pada produk atau jasa.
  3. Membuka kanal feedback atau umpan balik pelanggan yang berhubungan dengan produk dan jasa termasuk dengan keluhan pelanggan
  4. Menangani atau mengendalikan kekayaan pelanggan.
  5. Menetapkan persyaratan khusus jika relevan.

Persyaratan khusus ini biasanya diperuntukkan untuk produk atau jasa yang custom atau mengikuti detail keinginan pelanggan.

Setelah kita memaksimalkan komunikasi pelanggan, sumber persyaratan produk dan jasa lainnya adalah persyaratan undang-undang dan peraturan yang berlaku.

Persyaratan atau undang-undang yang dimaksud sering berupa standar atau yang kita kenal sebagai SNI yakni standar nasional Indonesia.

Misalnya :

  • Helm merupakan produk yang wajib memenuhi standar SNI.
  • Smartphone juga memiliki standar spesifikasi material atau TKDN untuk dapat dipasarkan di Indonesia.

Peraturan / standar tersebut adalah persyaratan yang harus dipatuhi dalam memproduksi dan memasarkan produk dan jasa dari suatu perusahaan.

Namun terkadang tidak seluruh persyaratan baik dari pelanggan maupun dari peraturan dapat kita penuhi semuanya sebab kita juga memiliki keterbatasan sumber daya untuk memenuhi segala spesifikasi yang dipersyaratkan.

Sehingga kita harus memastikan persyaratan apa saja yang bersifat wajib dan mampu kita penuhi kemudian mendokumentasikannya di dalam dokumen tertentu sebagai acuan dalam melakukan produksi.

Jika suatu saat sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan meningkat atau bahkan berkurang sehingga berdampak terhadap total kriteria atau persyaratan yang dapat dipenuhi maka organisasi harus memastikan perubahan persyaratan tersebut tertuang dalam dokumen yang sudah ditetapkan tadi.

Sub Klausul 8.3 Desain dan Pengembangan Produk dan Jasa

Desain dan Pengembangan Produk dan Jasa

Untuk teman-teman yang sudah bekerja di industri tentunya sudah familiar dengan istilah R&D (Research and Development). Seorang yang bekerja di bagian R&D (Research and Development) harus paham tentang konsep desain dan pengembangan produk dan jasa dalam ISO 9001 : 2015 ini.

Bahkan dibeberapa sektor perusahaan aktivitas R&D ini menjadi aktivitas utama.

Contoh :

Perusahaan kimia atau Petro Kimia yang memproduksi bahan kimia sesuai dengan kebutuhan pasar, maka mereka harus memiliki fasilitas laboratorium yang memadai untuk melakukan uji coba desain dan pengembangan produk baru sebelum diproduksi secara masal di pabrik.

Perusahaan jamu yang sudah menerapkan standar CPOTB (Cara Pembuatan Obat Tradisional yang Baik) pastinya juga mempunyai bagian R&D yang bertugas untuk pengembangan produk-produknya.

Aktivitas desain dan pengembangan produk dan jasa terbagi menjadi beberapa aspek diantaranya adalah :

  • Perencanaan Desain

Dalam perencanaan desain kita harus memastikan segala proses dan informasi yang dibutuhkan dalam melakukan desain dan pengembangan produk dan jasa.

Informasi tersebut dapat berasal dari divisi lain seperti divisi penjualan dan pemasaran, divisi produksi, dan divisi perencanaan produk.

Kita juga harus merencanakan tentang bagaimana desain yang kita buat nanti akan diverifikasi dan divalidasi.

Untuk itu kita harus tahu apa bedanya verifikasi dan validasi.

Verifikasi adalah kesesuaian hasil dengan perencanaan sedangkan validasi adalah kesesuaian hasil dengan apa yang kita harapkan.

  • Input Desain

Di dalam input design kita harus memastikan segala informasi dan spesifikasi yang dimaksudkan di dalam design yang hendak kita lakukan.

Informasi atau spesifikasi tersebut dapat berupa sifat, durasi, kerumitan, dan karakteristik lainnya sesuai dengan permintaan pelanggan dan pasar.

Maka umumnya kita akan berhubungan dengan divisi penjualan dan pemasaran untuk menganalisis apa sebetulnya yang diminta oleh pasar.
Disamping itu kita juga harus pastikan kembali persyaratan atau peraturan yang harus dipenuhi terkait dengan produk atau jasa yang ingin kita design.

  • Pengendalian desain

Setelah kita memastikan perencanaan dan input desain pengembangan produk maka tahap selanjutnya adalah melakukan desain dan pengembangan produk kita sendiri yang kemudian akan menghasilkan suatu produk atau jasa yang kita inginkan.

Nah di sinilah tahap kesesuaian dengan apa yang kita bicarakan tadi.

Kita harus melakukan verifikasi dan validasi terhadap hasil desain dan pengembangan yang ada.

  • Output Desain

Kita harus memastikan bahwa output desain dan pengembangan memenuhi persyaratan input dan memadai untuk proses selanjutnya artinya proses produksi dalam skala lebih besar.

Kemudian kita harus menyimpan informasi terdokumentasi tentang output desain dan pengembangan yang sudah dilakukan.

  • Perubahan Desain

Jika ada perubahan desain dan pengembangan yang dilakukan karena hasil verifikasi dan validasi menunjukkan harus dilakukannya desain ulang. maka kita harus menyimpan atau mendokumentasikan tentang proses perubahan desain yang terjadi.

Hal ini sangat penting karena terkait dengan trial-and-error dalam proses desain dan pengembangan.

Jika dalam proses desain ulang kita menggunakan persyaratan dan spesifikasi yang sebelumnya tidak valid maka output desain yang dihasilkan menjadi tidak sesuai lagi.

Oleh karena itu kita harus memastikan perubahan apa saja yang harus ditetapkan pasca dilakukannya verifikasi dan validasi.

Baca Juga : Kapan Melakukan Verifikasi dan Validasi Metode Analisis

Sub klausul 8.4 Pengendalian Proses Produk dan Jasa yang Disediakan Eksternal

seleksi vendor

Tentunya kita pernah mendengar istilah subkontraktor, vendor, atau supplier. Mereka adalah pihak-pihak eksternal yang mendukung kegiatan operasional yang ada di dalam suatu perusahaan.

ISO 9001 : 2015 mengatur pihak-pihak tersebut didalam sub klausul khusus karena terkait dengan kepastian output yang dihasilkan sebab pihak-pihak tersebut (kontraktor, vendor, dan supplier) adalah perusahaan lain diluar lingkup wewenang perusahaan kita sehingga kita tidak bisa secara langsung memberikan tindakan atau konsekuensi terhadap ketidaksesuaian yang dihasilkan oleh mereka.

Sehingga kita harus memastikan adanya pengendalian proses yang dilakukan oleh pihak ketiga tersebut.

Jenis-jenis proses yang dilakukan oleh pihak eksternal tersebut , Ada 4 jenis kerjasama yang dilakukan dengan pihak ketiga tersebut, yaitu :

  1. Proses eksternal dilakukan secara terpisah dengan proses internal perusahaan kita kemudian dipadukan menjadi produk akhir.
  2. Proses eksternal langsung menjadi produk kemudian masuk ke perusahaan kita dan kita langsung menjualnya.
  3. Produk atau jasa diproduksi oleh perusahaan eksternal namun langsung kita claim menjadi produk perusahaan kita.
  4. Proses eksternal dilakukan sebagai pelengkap di dalam rantai proses internal kemudian dipadukan dan menjadi produk.

Dari keempat jenis proses hubungan kerjasama tersebut, tentu masing-masing memiliki konsekuensinya.

Misalnya : Cara mengendalikan proses eksternal jenis hubungan nomor 3 akan sangat jauh berbeda dengan hubungan nomor 4.

Sebab hubungan nomor 3 perusahaan memiliki wewenang yang lebih besar daripada pihak eksternal, karena seluruh produk yang dihasilkan oleh perusahaan eksternal akan langsung diklaim sebagai produk perusahaan kita.

Sedangkan di dalam bentuk hubungan nomor 4, proses eksternal dilakukan dalam rangka melengkapi rantai proses internal.

Biasanya aktivitas eksternal diproses nomor 4 ini dilakukan untuk memproduksi bagian kecil dari produk atau jasa sebelum proses akhir produksi dilakukan.

Contoh dari bentuk hubungan nomor 3 misalnya : perusahaan sepatu dengan merk ABC, ternyata sepatu-sepatu tersebut diproduksi di negara-negara asia tenggara.

Namun perusahaan yang memproduksi sepatu tersebut bukan sepenuhnya perusahaan milik ABC, melainkan perusahaan lokal yang hanya fokus memproduksi sepatu, namun setelah sepatu selesai diproduksi maka semuanya akan diklaim sebagai produk dari brand ABC tersebut dan perusahaan produsen tidak boleh memasarkannya langsung.

Lalu bagaimana cara mengendalikannya?

Setidaknya ada tiga aktivitas yang harus kita lakukan dalam mengendalikan proses produksi secara eksternal :

  • Seleksi

Tahapan ini diperlukan untuk melakukan seleksi dari seluruh calon pihak ketiga yang akan bekerjasama dan perusahaan kita. Kita perlu menetapkan kriteria apa saja yang harus dimiliki oleh pihak ketiga tersebut.

Contohnya berdasarkan kapasitas produksi dan legalitas perusahaan.

Tentu kita memiliki harapan tersendiri terhadap pihak ketiga tersebut untuk memenuhi kualitas produk yang kita harapkan.

Jika kapasitas atau kualitas produksi mereka tidak dapat memenuhi permintaan maka kita harus mencari pihak ketiga yang lain yang sesuai dengan kriteria yang kita tentukan.

Selain itu kita juga ingin perusahaan yang bekerja sama dengan perusahaan kita adalah perusahaan yang legal dan patuh dengan hukum sehingga kita tidak akan mendapati masalah di kemudian hari.

Biasanya proses seleksi pihak ketiga disebut dengan tender dimana berlangsung proses penilaian atau fit and proper test bagi calon penyedia eksternal.

Oleh karena itu sebelum kita melakukan seleksi pihak ketiga kita mengkomunikasikan beberapa informasi berikut antara lain :

    1. Proses atau produk dan jasa yang akan diproduksi
    2. Kompetensi atau kualifikasi yang diperlukan dari personil pihak ketiga
    3. Peraturan dan persyaratan yang harus dipatuhi
  • Monitoring

Setelah didapatkannya pihak ketiga yang memenuhi persyaratan maka pihak ketiga baik itu subkontraktor, vendor, atau supplier setelah bekerjasama dengan perusahaan kita walaupun mereka sudah lolos seleksi, kita tetap perlu untuk melakukan pemantauan dari aktivitas kerja yang mereka lakukan untuk memastikan kesesuaian hasil yang kita harapkan.

Umumnya kita mengevaluasi dari :

    1. Kualitas produk atau jasa yang dilakukan
    2. Efektivitas dan efisiensi kinerja
    3. Kesesuaian terhadap persyaratan dan peraturan yang berlaku
    4. Waktu pekerjaan yang telah disepakati

Kita dapat menambahkan kriteria apapun sesuai dengan kebutuhan proses produksi produk dan jasa yang kita miliki.

  • Evaluasi

Setelah kita melakukan pemantauan kinerja, kita akan mengetahui apakah pihak ketiga tersebut memenuhi harapan kita atau tidak sehingga di akhir masa kontrak kita akan memutuskan apakah kerjasama kita dengan mereka akan dilanjutkan / tidak.

Catatan :

Jika saat ini teman-teman sedang melakukan seleksi terhadap supplier yang terkait dengan pembelian alat ukur, maka teman-teman bisa membaca artikel kami mengenai pengelolaan peralatan laboratorium, disitu dijelaskan mengenai hal-hal apa saja yang harus diperhatikan dalam memilih supplier alat ukur.

Sub Klausul 8.5 Produksi dan Penyediaan Jasa

produksi dan penyediaan jasa

Didalam sub klausul ini kita akan mempelajari 4 hal :

  1. Pengendalian produksi
  2. Identifikasi dan ketertelusuran
  3. Kekayaan milik pelanggan
  4. Preservasi

Pengendalian Produksi

Hal ini hanya fokus pada bagaimana kita memastikan proses produksi dan penyediaan jasa terkendali, yang mencakup bagaimana seluruh standar persyaratan dan spesifikasi terpenuhi dalam proses produksi.

Misalnya :

  • Pada produksi PT.ABC tentunya harus memperhatikan kondisi mesin produksi seperti kondisi oli, bahan bakar, kebersihan, dan kelistrikan.
  • Atau misalkan dalam penyediaan jasa perhotelan, kita harus memperhatikan bagaimana personil resepsionis memiliki keramahan dalam berkomunikasi dengan pelanggan.

Identifikasi dan Ketertelusuran

Hal ini menjadi sangat penting untuk memastikan identitas produk atau jasa yang diterima oleh pelanggan. Sebab saat terjadi ketidak sesuaian produk atau jasa kita akan mudah mengidentifikasi proses mana yang menghasilkan ketidaksesuaian tersebut.

Jika kita tidak memiliki ketertelusuran maka akan sulit mencari akar masalah atau melacak bagian mana yang bermasalah.

Implementasinya biasanya setiap produk memiliki nomor seri / nomor batch yang menerangkan tentang waktu produksi, material, atau kelompok produksi, dan keterangan lainnya.

Kekayaan Milik Pelanggan

Contoh sederhananya adalah di sektor bisnis pakaian atau garment.

Banyak produksi yang dilakukan dengan menggunakan bahan mirip pelanggan, maka kita harus menetapkan proses pengendalian agar barang-barang milik pelanggan tersebut tidak rusak.

Preservasi

simbol kemasan tersier

 

Preservasi adalah bagaimana cara untuk menjaga produk dan jasa agar tetap sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan.

Sebenarnya hal ini akan mudah dipahami jika kita melihat tanda berikut / beberapa simbol seperti :

  • Jangan melempar barang
  • Jangan menumpuk barang lebih dari delapan tumpukan
  • Barang yang mudah pecah baik

Dimana tanda atau simbol tersebut biasanya tertera di dalam kemasan primer, sekunder atau tersier suatu produk.

Sub Klausul 8.6 Pelepasan Produk dan Jasa

Perusahaan harus melaksanakan pengaturan yang direncanakan pada tahapan-tahapan yang tepat untuk memverifikasi bahwa persyaratan produk dan jasa telah dipenuhi.

Proses ini biasanya ditandai dengan aktivitas quality control staff / qc inspector / qa inspector / pemantauan serta pengendalian terhadap terpenuhinya persyaratan kualitas produk atau jasa.

Misalkan produk biskuit dari PT. ABC harus melalui proses pemeriksaan kualitas terlebih dahulu sebelum produk tersebut didistribusikan ke pelanggan karena kita harus mengidentifikasi dan memisahkan produk yang tidak sesuai dengan spesifikasi yang dipersyaratkan.

Baca Juga : Tugas Inspector QA di Industri Farmasi

Sub Klausul 8.7 Pengendalian Output yang Tidak Sesuai

Dalam sub klausul kita harus merencanakan tindakan yang diperlukan saat produk yang dihasilkan tidak sesuai dengan spesifikasi yang kita harapkan.

Terlebih jika produk tersebut atau jasa tersebut sudah sampai ke tangan pelanggan.

Maka beberapa tindakan yang diperlukan biasanya adalah proses pengembalian produk atau retur, kemudian pemisahan atau penahanan produk dan jasa yang tidak sesuai, atau ganti rugi.

Segala ketidak sesuaian produk dan jasa tersebut harus didokumentasikan dengan baik untuk menghindari terjadinya kesalahan yang sama di kemudian hari.

Kesimpulan

Klausul 8 tentang operasional ini sangat tergantung dari karakteristik perusahaan, semakin kompleks dan besar ukuran perusahaan maka semakin banyak aspek pengendalian operasional yang harus ditetapkan, dikendalikan, serta dievaluasi sesuai dengan standar di klausul 8 ISO 9001 : 2015.

Namun jika perusahaan tersebut relatif kecil dan sederhana, kaidah-kaidah yang ada di klausul 8 tetap harus dilakukan hanya saja dengan lingkup yang lebih sederhana.

Dalam praktiknya umumnya ada klausul yang dikecualikan, jika memang tidak ada aktivitas yang dimaksudkan.

Biasanya klausul yang dikecualikan adalah klausul desain dan pengembangan atau klausul tentang barang milik pelanggan, sebab tidak semua perusahaan memiliki proses desain dan pengembangan dan tidak semua perusahaan memiliki proses yang melibatkan barang milik pelanggan.

Oya, untuk klausul 8 ISO 9001 : 2015 ini merupakan fase “DO” di dalam siklus PDCA – Plan Do Check Action.

Semoga Bermanfaat.

Referensi Belajar

Pejuang Karyawan Channel Youtube

Anda Paham Standarisasi ISO 9001? 5 Pekerjaan ini Untuk Anda!

Anda Paham Standarisasi ISO 9001? 5 Pekerjaan ini Untuk Anda!

Sudah beberapa kali kita membahas mengenai penjelasan klausul-klausul ISO 9001, karena ilmu mengenai standarisasi ISO 9001 ini tidak kita dapatkan di semua jurusan di bangku kuliah, hanya beberapa jurusan saja yang mengajarkannya. Terkadang jika ingin memperdalam pemahaman mengenai klausul-klausul di dalam standar tersebut kita harus mengikuti pelatihan yang harganya kadang jutaan.

Padahal saat ini, hampir semua perusahaan / industri manufacture menerapkan standar ISO 9001 sebagai bagian proses bisnisnya. Nah, kita sebagai pencari kerja / fresh graduate / karyawan tentu bertanya-tanya, apa saja sih peluang karir dunia profesional yang terkait dengan standarisasi 9001 atau standar sistem manajemen mutu ini?

Sekilas Mengenai Standarisasi ISO 9001

sekilas mengenai standar iso 9001

Seperti kita ketahui bersama standar sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2015 merupakan kebutuhan perusahaan untuk dapat bersaing di pasar global.

Faktanya di perusahaan, standar ISO 9001 ini sering juga diintegrasikan dengan persyaratan sistem manajemen lainnya, seperti ISO 14001 tentang sistem manajemen lingkungan, ISO 45001 tentang sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja atau ISO 22000 tentang sistem manajemen keselamatan pangan.

Seluruh standar ISO tersebut tentu berbeda satu sama lain namun tetap memiliki kesamaan prinsip dan struktur pada klausulnya.

Oleh karena itu perusahaan cenderung menginginkan untuk mengintegrasikan beberapa sistem sekaligus agar lebih efektif dan efisien sehingga seringkali jika seseorang ingin paham sistem manajemen lain selain sistem manajemen mutu maka harus lebih dahulu memahami ISO 9001, artinya sistem manajemen mutu ISO 9001 ini kerap dijadikan kerangka berpikir dasar untuk memahami konsep sistem manajemen lainnya.

Jadi sangat disarankan supaya kita terbiasa dengan klausul-klausul di sistem manajemen mutu iso 9001.

5 Macam Pekerjaan Untuk Anda

Berikut ini adalah jenis-jenis profesi yang terkait dengan iso 9001, secara umum ada 5 jenis yaitu :

Dokumen Kontrol

document control

Ketika kita menerapkan standarisasi ISO 9001, maka ada beberapa dokumen wajib yang harus kita buat dan kendalikan. Terlepas dokumen tersebut berbentuk hard copy atau soft copy yang sudah disimpan dalam sistem, tetap harus kita kendalikan dokumennya :

  • Kapan dokumen direvisi
  • Kapan dokumen dimusnahkan
  • Mana dokumen yang harus dikendalikan
  • Bagaimana cara penomoran dokumen untuk memudahkan pengguna.
  • Kapan dokumen tersebut harus kita tarik.

Begitu banyaknya dokumen di dalam perusahaan menjadi tantangan sendiri untuk menanganinya, disinilah peran seorang document control dibutuhkan.

Baca Juga : Informasi Terdokumentasi dan Prosedur Pengendalian Dokumen

Implementator

Sesuai dengan namanya, implementor adalah orang yang mengimplementasikan sistem manajemen di perusahaan tempat dia bekerja. Implementator ini dapat bekerja di departemen manapun misalnya sebagai operator produksi, Staff PPIC, Staff Design dan Development, personel QC, personel QA, bahkan sampai ke manajer gudang, dan lain-lain.

Keahlian yang dimiliki implementator tentu sangat disesuaikan dengan uraian kerja atau job description pada posisi pekerjaan personel bersangkutan.

Untuk menjadi seorang implementator sendiri tidak dituntut untuk memahami ISO 9001 secara mendalam, namun tetap menjadi nilai tambah jika memahami klausul-klausul yang dipersyaratkan di dalam standar sistem manajemen mutu ISO 9001 karena bisa langsung mengaplikasikan persyaratan tersebut dalam bidang pekerjaannya.

Buat teman-teman yang fresh graduate / yang baru lulus dari S1 dan ingin bekerja di perusahaan, tentunya pemahaman terkait dengan sistem manajemen ISO 9001 tentu akan meningkatkan daya saingnya ketika melamar di sebuah perusahaan, karena perusahaan akan berpikir untuk tidak perlu mengeluarkan uang dan waktu untuk memberi kamu pelatihan terkait dengan sistem manajemen mutu ini.

Auditor internal

auditor

Persamaan antara implementator dan auditor internal adalah sama-sama bekerja di dalam perusahaan tempat mereka bekerja. Namun seorang Auditor internal dituntut untuk memiliki pemahaman lebih terkait standar sistem manajemen mutu ISO 9001 di karena personel ini akan mengevaluasi kesesuaian perusahaan terhadap standar sistem manajemen mutu ISO 9001 yang perusahaan terapkan.

Bahkan bisa dibilang auditor internal ini merupakan katalis dari perubahan dari sistem yang mereka terapkan. Seperti kita ketahui kegiatan audit internal ini juga merupakan salah satu hal wajib di dalam sistem mutu tersebut, atau tepatnya di klausul 9.2 ISO 9001.

Sedemikian pentingnya peran auditor internal di dalam perusahaan ini, maka kompetensinya harus benar-benar diperhatikan. Bahkan pelatihan ISO 19011 terkait dengan panduan cara melakukan audit wajib mereka dapatkan sebelum melakukan pekerjaannya sebagai auditor internal, sehingga hasil auditnyapun lebih tajam dan lebih bisa memberikan perbaikan berkelanjutan atau continues improvement.

Baca Juga : Pengertian Continues Improvement

Kegiatan audit internal biasanya berjalan antar lintas departemen, dimana misalnya pada kegiatan audit internal,

  • Auditor internal A yang bekerja di depertemen QC akan mengaudit departemen R&D.
  • Auditor internal B yang bekerja di departemen PPIC akan mengaudit departemen logistik.
  • dll

Sehingga lebih sering pekerjaan sebagai auditor internal ini merupakan sebagai pekerjaan tambahan dari personel bersangkutan.

Auditor Eksternal

Auditor eksternal sangat berbeda dengan auditor internal dan implementator karena mereka bekerja di suatu lembaga sertifikasi. Tugas utamanya adalah mengaudit perusahaan-perusahaan yang ingin disertifikasi standar sistem manajemen mutu ISO 9001.

Banyak yang bilang menjadi auditor eksternal itu sangat menarik, Sebab mereka dapat berkeliling ke berbagai daerah dalam waktu singkat. Seorang auditor eksternal dalam satu tahun bisa mengaudit 60 perusahaan, ini artinya dalam satu minggu mereka bisa mengaudit 1 – 2 perusahaan sekaligus yang lokasinya bisa jadi cukup jauh satu sama lain.

Auditor eksternal dituntut untuk memahami klausul-klausul di dalam ISO 9001 sebab mereka tidak hanya berinteraksi dengan satu proses bisnis namun juga dengan puluhan bahkan ratusan sektor bisnis yang harus mereka nilai kesesuaian penerapannya dengan standar yang telah diterapkan perusahaan.

Kita bisa bayangkan sendiri, untuk sektor bisnis yang ada di indonesia sendiri antara lain sebagai berikut :

  • Industri Manufacture
  • Industri Dasar dan Kimia
  • Keuangan / Perbankan
  • Perdagangan, Jasa dan Investasi
  • Pertambangan
  • Infrastruktur, Utilitas dan Transportasi
  • Pertanian
  • Properti dan Real Estate
  • Kesehatan / Rumah sakit
  • dll

Dimana industri-industri tersebut saat ini mulai menerapkan sistem manajemen mutu baik untuk meningkatkan efektifitas usahanya ataupun karena tuntutan pasar / pelanggan.

Sehingga untuk menjadi auditor eksternal ini bisa berasal dari background apa saja, karena hampir setiap background ada industrinya.

Misalnya :

  • Auditor eksternal dari lulusan sarjana pendidikan, mereka dapat mengaudit lembaga pendidikan (kampus, sekolah swasta, dll) yang akan menerapkan sistem manajemen.
  • Auditor eskternal dari lulusan sarjana teknik industri, mereka dapat mengaudit perusahaan manufacture.
  • Auditor eksternal dari lulusan sarjana farmasi, mereka dapat mengaudit perusahaan farmasi.
  • dll

Konsultan Standarisasi ISO 9001

konsultan standarisasi iso 9001

Konsultan adalah orang yang membantu suatu perusahaan untuk dapat mempunyai sistem manajemen yang baik.

Tingkat pemahaman akan sistem manajemen bagi seorang konsultan tentunya adalah harus sudah expert / ahli dibidang sistem manajemen, sehingga banyak konsultan yang lahir dari seorang auditor eksternal. Dengan pengalaman yang telah mereka dapatkan secara bertahun-tahun membuat konsultan paham sekali bagaimana merancang sebuah sistem yang sesuai dengan standar sistem manajemen ISO 9001.

Selain itu, kebanyakan perusahaan tidak memiliki cukup sumber daya manusia dan waktu untuk mempelajari dan membangun sistem manajemen tersebut dari awal dan lebih suka menggunakan jasa konsultan karena dirasa lebih efektif dan efisien karena konsultan ini akan membantu perusahaan mendapatkan sertifikat sistem menajamen yang mereka terapkan. Sehingga ia butuh konsultan yang membantu mereka untuk belajar sistem manajemen dan mengimplementasikannya

Baca Juga : Konsultan ISO IEC 17025 : 2015

Pelatihan yang Terkait Sistem Manajemen

Pelatihan-pelatihan yang terkait dengan sistem manajemen yang bisa kita ambil untuk meningkatkan kompetensi di bidang sistem manajemen :

  • Pelatihan Audit Internal
  • Pelatihan Dokumen Kontrol
  • Pelatihan Identifikasi Resiko Peluang
  • Pelatihan QC 7 Tools
  • Pelatihan Leadership
  • dll

Semoga bermanfaat

Evaluasi Kinerja Pada Klausul 9 Standar ISO 9001 : 2015

Evaluasi Kinerja Pada Klausul 9 Standar ISO 9001 : 2015

Dalam sistem manajemen, selain dimulai dengan fase perencanaan, kemudian pelaksanaan, tentunya harus di evaluasi untuk mengetahui efektifitas di dalam pelaksanaan tersebut. Nah jika dikaitkan dengan standar ISO 9001, fase evaluasi tersebut berada di klausul 9 ISO 9001 : 2015 yang berfungsi untuk mengevaluasi implementasi sistem manajemen yang sudah dilakukan apakah sudah sesuai dengan yang direncanakan.

Klausul 9 ISO 9001 : 2015 ini terdiri dari beberapa sub klausul yaitu :

  • Sub klausul 9.1 Monitoring, pengukuran, analisis, dan evaluasi
  • Sub klausul 9.2 Audit internal
  • Sub klausul 9.3 Tinjauan manajemen

Nah di artikel ini kita akan sedikit membahas satu per satu sub klausul tersebut.

Sub Klausul 9.1 Monitoring, pengukuran, analisis dan evaluasi

klausul 9.1 monitoring dan evaluasi

Klausul ini mewajibkan kita harus melakukan pemantauan dan pengukuran terhadap implementasi sistem yang sudah kita lakukan. Aktivitas di sub klausul 9.1 ini sangat erat berkaitan dengan sub klausul 6.2 mengenai sasaran mutu dan pengukuran kepuasan pelanggan sebab sasaran mutu diharuskan untuk diukur, dipantau, dan dievaluasi secara berkala sedangkan kepuasan pelanggan menjadi persyaratan wajib implementasi sistem manajemen mutu, meskipun tidak menutup kemungkinan sub klausul 9.1 ini terkait dengan klausul-klausul ISO 9001 lainnya.

Kita harus mengidentifikasi hal apa saja yang harus kita ukur terkait dengan proses bisnis yang ada, misalnya :

  1. Area pergudangan di PT. ABC memiliki aspek kelembaban udara dan temperatur yang harus kita ukur.
  2. Area produksi memiliki aspek jumlah produk dan kecepatan produksi serta kapasitas produksi.
  3. Area marketing memiliki ukuran penjualan, cakupan layanan, nilai penjualan, jumlah customer dan biaya pemasaran.
  4. dll

Hal-hal tersebut adalah satuan ukuran yang harus dipantau dan dievaluasi serta dianalisis secara berkala.

Pada umumnya auditor akan menanyakan beberapa sebagai berikut :

  • Relevansi dari ukuran-ukuran yang ditetapkan, maksudnya adalah tentunya kita tidak akan menilai hasil pengukuran kelembaban udara relevan di area keuangan, karena tidak akan terkait dikarenakan kelembaban udara berpengaruh dengan produk yang akan kita simpan.
  • Bagaimana hal tersebut diukur? Metode tentang bagaimana hal tersebut diukur misalnya contoh kasusnya : Kita tahu bahwa jumlah customer menjadi ukuran yang penting di area marketing, namun kita perlu mendalami metode perhitungan untuk menilai validitas data tersebut.
  • Periode Pemantauan dan evaluasi dari masing-masing ukuran tersebut, maksudnya adalah terkadang ada target atau ukuran yang ingin dicapai dalam satuan waktu. Misalnya : jumlah customer akan dievaluasi setiap bulan sehingga kita harus pastikan perusahaan mampu mengeluarkan data tersebut sampai waktu dievaluasi.

Catatan :

Untuk pengukuran kepuasan pelanggan umumnya bisa dilakukan secara mandiri oleh perusahaan terkait namun banyak juga konsultan yang menyediakan jasa untuk melakukan pengukuran kepuasan pelanggan.

Sub Klausul 9.2 Audit internal

klausul 9.2 internal audit

Audit internal wajib bagi perusahaan yang ingin mendapatkan sertifikasi ISO 9001 : 2015. Seperti yang kita ketahui audit internal dilakukan oleh seorang auditor internal yang juga merupakan karyawan atau personil yang bekerja di perusahaan yang bersangkutan.

Kemudian dibentuk tim auditor yang akan mengaudit seluruh unit yang masuk dalam lingkup penerapan sistem manajemen mutu atau hal ini serupa seperti yang dijelaskan dalam klausul 4.3 yaitu tentang ruang lingkup.

Kemudian hal yang harus dilakukan oleh suatu perusahaan agar bisa melakukan audit internal ada lima yaitu :

  1. Perusahaan harus menetapkan prosedur audit prosedur audit yang berisi informasi tentang tim auditor, frekuensi audit, metode audit, laporan audit dan pencatatan audit.
  2. Perusahaan harus menetapkan kriteria audit dan cakupan untuk tiap audit, maksudnya kriteria audit disini adalah standar ISO 9001 itu sendiri dan persyaratan atau peraturan lainnya yang terkait. Sedangkan cakupan audit kurang lebih sama dengan apa yang tertulis didalam sub klausul 4.3 yaitu tentang ruang lingkup.
  3. Perusahaan harus memiliki auditor dan memastikan objektivitas dari proses audit yang dilakukan. Misalnya ada seorang auditor internal yang sehari-harinya bekerja di area produksi, maka personel tersebut tidak boleh mengaudit di area produksi tempat dia biasa bekerja, sebab Hal ini dapat mengurangi ketidakberpihakan proses audit.
  4. Hasil audit dilaporkan dengan sesuai artinya mengikuti standar penulisan laporan yang ada dan dilaporkan ke manajemen yang relevan. Kadang banyak dokumen yang dibuat namun tidak mengikuti standar prosedur dokumentasi. Hal ini menyebabkan gini tersebut menjadi tidak terkendali.
  5. Menyimpan seluruh informasi terdokumentasi sebagai bukti dari pelaksanaan program audit dan hasil audit yang telah dilakukan.

Untuk personel auditor juga harus dipastikan kompetensinya, umumnya beberapa perusahaan mengadakan training ISO 19001 untuk meningkatkan kompetensi auditor. Disini tentunya jam terbang auditor sangat berpengaruh, dimana semakin sering dia melakukan audit, maka semakin tajam juga temuan-temuan yang akan didapatkan.

Dalam artian temuan tidak sebatas ke pemenuhan persyaratan saja namun sudah menuju ke arah efektifkan sebuah sistem tersebut berjalan?

Training ISO 19001 tersebut memberikan panduan bagaimana menyusun program audit, bagaimana melakukan audit, berikut dengan cara penulisan corective action dan preventive aciton (CAPA) yang tepat.

Baca Juga : Pengertian Corective Action dan Preventive Aciton

Sub klausul 9.3 Evaluasi Kinerja

 

manajemen review

Evaluasi Kinerja dapat dilakukan melalui tinjauan manajemen.

Apa itu tinjauan manajemen?

Tinjauan artinya kinerja harus ditinjau atau dipantau setiap saat supaya kita bisa melihat perkembangan yang ada.

Manajemen adalah pimpinan perusahaan.

Umumnya kegiatan tinjauan manajemen dilakukan dalam suatu pertemuan yang disebut dengan rapat tinjauan manajemen atau management review meeting dimana di dalam rapat tersebut terdapat pembahasan tentang hasil evaluasi kinerja yang telah dilakukan melalui hasil pengukuran, pemantauan, evaluasi hasil kepuasan pelanggan dan hasil audit internal maupun eksternal.

Kemudian didalam rapat tersebut ditentukan tindakan apa saja yang harus dilakukan untuk mencapai perbaikan berkelanjutan (continuous improvement).

Ada beberapa perusahaan yang melakukannya sebanyak 1 x dalam setahun atau 2 xdalam setahun atau bahkan lebih sering sesuai kemampuan keuangan, waktu dan kondisi yang ada.

Kenapa rapat tinjauan manajemen bisa dilakukan hanya dalam waktu 1 x setahun?

Karena banyak aktivitas penerapan sistem manajemen yang dilakukan secara teknis oleh supervisor atau operator yang notabene level menengah kebawah dalam suatu perusahaan. Sedangkan pimpinan atau direksi tidak setiap saat dapat memantau pekerjaan teknis setiap unit yang ada dan interaksinya dengan sistem manajemen mutu juga cukup terbatas walaupun disaat yang sama banyak ketidaksesuaian yang terjadi dilapangan membutuhkan komitmen top management atau pimpinan puncak untuk memberikan solusi.

Tujuan rapat tinjauan manajemen adalah meninjau kesesuaian dan ketidaksesuaian yang ada di dalam perusahaan terhadap standar sistem manajemen mutu.

Output yang diharapkan dari aktivitas rapat tinjauan manajemen adalah :

  • Ada peluang untuk perbaikan

Terkadang di lapangan ditemukan hal-hal yang mengindikasikan peluang untuk perbaikan.

Misalnya : peluang untuk penerapan teknologi baru, kerjasama dengan pihak ketiga, dan lain-lain yang mungkin dapat dilakukan untuk meningkatkan kinerja sistem manajemen mutu.

  • Perlunya perubahan terhadap sistem manajemen mutu

Perubahan disini dapat berarti perubahan tentang sistem dokumentasi, perubahan tentang ruang lingkup penerapan sistem, atau penerapan lainnya yang berpengaruh terhadap berjalannya sistem manajemen mutu.

Contohnya : perusahaan akan meningkatkan kapasitas produksi, maka diperlukan adanya penilaian atau assessment terlebih dahulu terkait dengan risiko persyaratan produk dan hal lainnya yang terkait dengan standar sistem manajemen mutu.

  • Pengadaan sumber daya

Contohnya terkadang untuk memenuhi suatu persyaratan peraturan tertentu dibutuhkan adanya pengadaan alat-alat atau fasilitas khusus, Seperti alat ukur yang harus dikalibrasi ke laboratorium kalibrasi terakreditasi KAN, fasilitas atau bangunan kedap udara, atau hal apapun yang dapat berpengaruh terhadap kualitas produk atau jasa.

Disaat yang sama pengadaan sumber daya tersebut tidak dapat dilakukan serta merta oleh manajemen menengah kebawah dan perlu persetujuan khusus dari pimpinan puncak.

Oleh sebab itu didalam rapat tinjauan manajemen seluruh personel akan menampilkan hasil pengukuran dan pemantauan yang menunjukkan alasan kenapa sumberdaya tersebut perlu diadakan.

Nah demikian sedikit pembahasan tentang klausul 9 ISO 9001 : 2015 mengenai evaluasi kinerja.

Semoga bermanfaat

Apa itu HACCP (Hazard Analysis and Critical   Control Points)?

Apa itu HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points)?

Berbagai macam produk olahan pangan saat ini semakin mudah kita temukan baik yang diproduksi oleh UMKM maupun dari industri skala besar. Untuk semakin meningkatkan kepuasan pelanggan para produsenpun berlomba-lomba membuat produk yang berkualitas. Jika berhubungan dengan produk pangan, tentunya salah satu indikatornya adalah dengan memastikan bahwa produk makanan aman untuk dikonsumsi.

Untuk menghasilkan produk yang aman tersebut tentunya perlu penanganan yang baik mulai dari penyiapan bahan, tahapan setiap proses produksi, sampai ke pengemasan. Salah satunya adalah dengan menerapkan HACCP. Lalu apa pentingnya dan bagaimana cara menetapkan HACCP tersebut?

Yuk.. simak di artikel berikut ini.

Singkatan :

HACCP Singkatan dari Hazard Analysis and Critical Control Points

CCP Singkatan dari Critical Control Points

Pengertian HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points)

arti haccp

HACCP adalah suatu alat manajemen yang digunakan untuk melindungi atau memproteksi rantai suplay pangan dan proses produksi terhadap kontaminasi bahaya kimia, mikrobiologisdan fisika.

Sistem HACCP dirancang untuk mengidentifikasi dan mengendalikan potensi bahaya yang diperkirakan muncul pada makanan sejak penerimaan bahan mentah, selama proses pengolahan, sampai dengan distribusi ke konsumen.

Jadi prinsipnya adalah mencegah timbulnya ancaman pada produk makanan sedini mungkin.

Jadi bukan pada produk akhir atau dari hasil pengujian namun kita melakukan pencegahan sedini mungkin / dari sejak awal.

Meskipun hal tersebut bukan suatu jaminan keamanan pangan tanpa resiko, namun HACCP dirancang untuk meminimalkan risiko bahaya keamanan pangan sampai pada level yang bisa diterima.

Nah… Siapa sih yang seharusnya menerapkan HACCP?

Apakah hanya untuk industri pangan besar / Industri yang prosesnya panjang? Misalnya : untuk produk seperti makanan kaleng? Bagaimana dengan produk-produk seperti produk rumahan (UMKM) yang sekarang banyak berkembang seperti macam-macam keripik, frozen food, dll.

Pada dasarnya HACCP bisa diterapkan baik pada industri kecil maupun industri besar.

Apa sesungguhnya pentingnya menerapkan HACCP jika kita misalnya kita memproduksi keripik?

Dengan menerapkan HACCP, maka paling tidak kita memberikan jaminan keamanan pangan, sehingga sangat memungkinkan produk kita tersebut bisa semakin berkembang karena konsumen merasa aman.

Manfaat lainnya antara lain :

Supaya tidak terjadi penarikan produk sehingga terjadi kerugian secara material yang tentunya berdampak pada hilangnya kepercayaan konsumen.

Bahaya Keamanan Pangan

Bahaya keamanan pangan antara lain :

  • Mikrobiologis
  • Kimia, misalnya : senyawa senyawa pestisida
  • Fisik, misalnya : rambut, tulang, steples.
  • Alergen, dapat menimbulkan masalah gatal-gatal.

Kita perlu tahu bahaya keamanan pangannya dari mana saja berasal. Jadi dalam hal ini kita perlu tahu apa saja yang bisa menimbulkan potensi bahaya.

Jadi bisa dikatakan HACCP adalah suatu rancangan mencegah resiko pangan sejak awal, bukan sesuatu jika nanti kalau sudah terjadi sesuatu baru kita bingung apa yang harus kita lakukan. Jadi kita sudah membayangkan dari awal potensi bahayanya seperti apa dan bagaimana kita melindungi produk kita dari bahaya keamanan pangan tersebut.

Nah sistem keamanan pangan ini diperlukan untuk mencegah bahaya pada makanan itu.

GMP (Good Manufacturing Practice) merupakan prasarat dalam penetapan HACCP. Sehingga sebelum menerapkan HACCP kita perlu memperbaiki hygiene, sanitasinya,melaksanakan cara pengolahan yang baik, dll

Jika kita lihat suatu proses dari bahan baku sampai menjadi produk yang bermutu dan aman tentunya melewati proses yang panjang mulai dari bahan-bahan utama, bahan tambahan, melalui tahapan-tahapan proses pengolahan dimana tentunya melibatkan personel yang bekerja, peralatan, lingkungan, dll

Baca Juga : Memahami Perbedaan Sanitasi dan Hygiene

Dimana hal-hal diatas bisa menjadi sumber yang memberikan potensi bahaya.

Prinsip HACCP adalah pengawasan yang dilakukan mulai dari bahan baku sampai produk / melakukan usaha meminimalkan bahaya seminimum mungkin.

Setiap perusahaan mempunyai potensi bahaya yang berbeda-beda.

Misalnya sama-sama usahanya adalah membuat nugget, namun jika kita perbandingkan, maka :

  1. Pegawainya juga beda
  2. Air yang digunakannya beda
  3. Prosedurnya / Cara membuatnya pun mungkin berbeda.
  4. dll

Sehingga setiap usaha itu mempunyai potensi bahaya yang berbeda-beda.

Tahapan Penerapan HACCP

7 prinsip haccp

Sebelum kita menerapkan HACCP, ada 5 langkah yang harus kita lakukan terlebih dahulu, yaitu :

  1. Pembentukan tim HACCP
  2. Membuat deskripsi produk
  3. Identifikasi rencana penggunaan
  4. Penyusunan diagram alir
  5. Verifikasi diagram alir

Setelah itu baru kita lakukan 7 prinsip HACCP yaitu :

  1. Prinsip 1. Melakukan analisa bahaya
  2. Prinsip 2. Menentukan titik kendali kritis atau CCP
  3. Prinsip 3. Menetapkan batas kritis
  4. Prinsip 4. Menetapkan sistem pemantauan terhadap CCP
  5. Prinsip 5. Menetapkan tindakan koreksi
  6. Prinsip 6. Menetapkan tindakan verifikasi
  7. Prinsip 7. Menetapkan dokumentasi

Nah untuk 5 langkah dan 7 prinsip tersebut diatas bisa diterapkan baik di industri kecil maupun besar bahkan untuk UMKM. Jadi kita bisa mulai dengan melakukan cara pengolahan baik kemudian meningkat kepada mempersiapkan penerapan HACCP nya.

Langkah 1. Pembentukan Tim HACCP

Untuk perusahaan yang besar atau kecil tentunya dapat menyesuaikan untuk personelnya, Namun pada intinya adalah tim ini terdiri dari beberapa orang yang itu multi disiplin, antara lain :

  • Ahli di bidang produksi
  • Ahli di bidang QA / QC (misalnya : ahli mikrobiology mungkin bagian quality control yang sesuai dengan kebutuhan / disesuaikan dengan jenis usahanya)
  • Ahli Teknis.

Di dalam tim tersebut tentunya harus ada ketua tim yang memahami tentang teori dan praktek dari HACCP.

Ketua tim ini juga perlu tahu serta perlu mendapatkan pelatihan-pelatihan tentang :

  • Prinsip-prinsip HACCP
  • Peran HACCP dalam rantai makanan.
  • dll

Jadi masing-masing bisa menentukan sendiri dan tidak ada harus sama dengan perusahaan lain dan bisa didiskusikan / dibicarakan mana kira-kiranya bisa jadi tim HACCP.

Tim HACCP Dapat Terdiiri Dari :

  • Bagian Produksi
  • Bagian QA
  • Ahli Teknik
  • Bagian Sanitasi
  • Manajer Produksi
  • Bagian Bahan Baku
  • Bagian Pemeliharaan Alat
  • dll

Langkah 2. Membuat Deskripsi Produk

Misalnya kita menyebut produknya adalah bakpia. Nah masih ada pertanyaan lagi..

  • Bakpia isi Apa?
  • Dikemas Seperti apa?
  • Komposisinya seperti apa?
  • Karakteristiknya bagaimana : fisik, kimiawi, atau biologis?
  • Cara produksinya bagaimana?
  • Pengemasan, kemasan primer dan pelindungnya bagaimana?
  • Informasi pada labelnya apa saja?
  • Kondisi / Cara penyimpanannya seperti apa?
  • Umur simpannya berapa lama?
  • Metode distribusinya menggunakan apa?
  • Petunjuk penggunaannya bagaimana?

Nah hal-hal tersebut diatas semuanya di deskripsikan. Dalam arti kata lain kita yang melakukan usaha harus mempunyai catatan / dokumen produk kita seperti apa?

Contoh lain :

mencegah bahaya pangan

Saat ini banyak yang membuat nugget dengan varian bermacam-macam nugget.

Ada yang dijual curah (kiloan), ada yang dibungkus, ada yang di vacuum.

Nah macam-macam tersebut harus dijelaskan karena nanti potensi bahayanya juga tidak sama.

  • Kemasannya apa? harus disebutkan / dituliskan
  • Cara penyimpanannya bagaimana? Karena cara penyimpanan yang salah juga bisa memberikan potensi bahaya.
  • Cara mendistribusikan bagaimana?
  • Petunjuk penggunaan juga harus dideskripsikan dengan jelas.

Contoh deskripsi produk yang lain :

Kacang Mete Goreng dalam Kemasan

  • Komposisi : Kacang mete, garam, bawang putih.
  • Karakteristik : Garing, warna coklat tidak gosong, rasa asin, gurih.
  • Kemasan utama dan pelindung : plastik dan karton ukuran…
  • Kondisi penyimpanan dan distribusi : Kering dan suhu ruang
  • Tempat penjualan : pasar, supermarket
  • Umur produk : 6 bulan suhu ruang
  • Petunjuk pemakaian : langsung dikonsumsi
  • Label : Tanggal kadaluwarsa, berat produk, kode barcode, tempat produksi, …

Baca Juga : Peraturan Membuat Label Kemasan

Langkah 3. Identifikasi Rencana Penggunaan

Kita harus mengidentifikasi produk kita ini nanti untuk siapa? Misalnya : untuk umum, anak-anak, atau dewasa.

Karena ada kelompok-kelompok pengguna yang khusus misalnya :

  • Bayi
  • Balita
  • Ibu hamil ataupun menyusui
  • Orang sakit
  • Orang tua
  • Orang yang punya alergi

Rencana penggunanya Bagaimana ?

  • Apakah langsung siap dikonsumsi atau siap di masak / ready to cook.
  • Atau perlu pengolahan lebih lanjut.

Langkah 4. Penyusunan diagram alir

Penyusunan diagram alir ini berkaitan atau sangat menentukan bagaimana kita melakukan analisa potensi.

Digram alir harus ditulis secara jelas :

Mulai dari bahan baku, pendukung, dan tambahan.

  • Diagram alir proses : jelas, akurat, dan detail.
  • Dimulai dari penerimaan pasokan bahan hingga penyajian
  • Saat semua bahan baku, pendukung dan tambahan masuk proses
  • Saat proses rework
  • Dilengkapi dengan tindakan pengendalian dan parameter proses
  • Berdasarkan persyaratan pihak eksternal, pelanggan, peraturan pemerintah dll
  • Untuk dasar evaluasi bahaya.

Baca Juga : Metode Pengambilan Sampel Bahan Baku

Langkah 5. Verifikasi Diagram Alir

Nah setelah membuat diagram alir maka diagram alir harus diverifikasi. Diagram alir harus sama persis dengan yang dilakukan, jika tidak sama maka harus dilakukan revisi.

Cara Verifikasi Diagram Alir :

  • Verifikasi dilakukan mulai dari awal sampai akhir proses (jangan sampai ada yang terlewatkan)
  • Melihat di lapangan, wawancara dengan personel terkait.
  • Memastikan semua parameter proses sesuai.

Revisi

  • Sesuai kondisi praktek di lapangan atau praktek di lapangan disesuaikan dengan diagram alir.

Siapa yang melakukan verifikasi?

  • Siapa yang penting orang yang paham tentang proses
  • Supervisor / Manager Produksi
  • Departemen lain yang paham proses.

Prinsip 1. Melakukan Analisa Bahaya

Kita bisa melakukan analisa bahaya dengan cara :

  • Mengumpulkan informasi atau melakukan evaluasi potensi bahaya yang terkait dengan pangan.
  • Hal ini penting dalam kita memutuskan apakah potensi bahaya ini signifikan dan harus diatasi dengan perencanaan HACCP.
  • Potensi bahaya biologi, kimia maupun fisiknya.

Tahapan dalam melakukan analisa bahaya :

  • Mengidentifikasi bahaya

Tahapan bisa kita lakukan dengan menggunakan diagram alir proses dari bahan mentah ke setiap tahapan untuk kita analisa bahayanya.  Identifikasi potensi bahaya terkait bahaya berikut “

Biologis :

    1. Bakteri : S. Aureus. L nomocytogene, pathoenic, E Coli, Salmonela.
    2. Virus : Norovirus, hepatitis A, hepatitis E
    3. Parasit : Protozoa, cacing

Fisik :

    1. Batu, serangga, kayu, kotoran
    2. Gelas, logam, tulang.
    3. Rambut

Kimia :

    1. Mikotoksi, hitamin
    2. Residu, insektisida, fungisida, fertilizers, peptisida, antibiotika, hormon pertumbuhan.
    3. Lingkungan terkontaminasi logam berat
    4. Zat terlaran : borax, formalin, pewarna non pangan, dll

Perlu dipertimbangkan pada setiap tahapan berikut :

    1. Bahan baku
    2. Desain dan peralatan pabrik
    3. Faktor internal
    4. Desain proses
    5. Desain fasilitas
    6. Karyawan
    7. Pengemasan
    8. Penyimpanan dan distribusi.
  • Melakukan evaluasi potensi bahaya

resiko bahaya pangan

    1. Melakukan evaluasi apakah beresiko tinggi atau tidak bahaya yang akan terjadi?
    2. Apakah serius atau tidak bahaya tersebut jika tidak dilakukan pengendalian yang tepat?
    3. Apakah sering terjadi / kita menetapkan kemungkindan terjadinya potensi bahaya?
    4. Menetapkan apakah bahaya tersebut harus dikategorikan dalam perencanaan HACCP.

 

Evaluasi potensi bahaya tersebut dapat dilakukan pada :

    1. Pengetahuan dari TIM HACCP, pustaka atau dari informasi-informasi keluhan
    2. Informasi pemasok
    3. Informasi penarikan produk, dan keluhan pelanggan.
    4. Dampaknya terhadap kesehatan konsumen, dan juga terhadap reputasi bisnis.
    5. dll.

Jadi kita bisa melihat potensi bahaya dari yang terendah sampai yang tertinggi dan kemungkinan seringnya dari bahaya itu terjadi.

kategori resiko makanan

Tabel pendekatan pada kategori resiko pangan.

  • Identifikasi Tindakan Pengendalian

Yaitu tindakan untuk mencegah, menghilangkan, atau mengurangi bahaya pada tingkat yang dapat diterima.

Misalnya :

Pada Tahap Penyimpanan Bahan Baku

    • Apakah ada potensi bahaya keamanan pangan di penyimpanan bahan baku ?

Ya, bahaya biologi (kemungkinan ditumbuhi pertumbuhan mikroba)

    • Adakah tindakan pengendalian untuk mencegah potensi bahaya ?

Harus disimpan pada suhu yang sesuai.

Pada Tahap Pengemasan

    • Apakah ada potensi bahaya keamanan pangan di pengemasan bahan baku ?

Ya, biologi, fisik (higiene personal buruk)

    • Adakah tindakan pengendalian untuk mencegah potensi bahaya ?

Pelatihan sanitasi dan higiene.

Prinsip 2. Penentuan Titik Kendali Kritis (CCP)

penentuan ccp

Tahapan / prosedur dalam pengolahan pangan, sangat penting untuk mencegah atau menghilangkan bahaya keamanan pangan, atau mengurangi sampai batas yang masih diterima.

Hilangnya kendali dapat menimbulkan peluang terjadinya resiko kesehatan yang besar.

Caranya?

  • Pendekatan logis dan konsiten
  • Pohon keputusan (Codex Decision Tree)

Titik kendali kritis adalah titik dimana tidak dikendalikan mempunyai risiko kesehatan yang besar.

cara membuat critical control point ccp

Prinsip 3. Penetapkan batas kritis / Critical Control Points

Batas Kritis

  • Setiap CCP (Critical Control Points) ditentukan batas kritisnya
  • Batas antara keadaan dapat diterima dan tidak dapat diterima
  • Batas kritis harus dapat diukur
  • Mudah diamati
  • Sumber informasi : FDA, Kemenkes, Pengalaman, Saran pakar, publikasi
  • Menjamin CCP (Critical Control Points) dapat mengendalikan secara efektif potensi bahaya
  • Bila terjadi penyimpangan dari batas, tindakan perbaikan harus dilakukan untuk menjamin keamanan pangan.

Jenis Batas Kritis

penentuan titik kendali kritis

  • Batas kimia >>> Bahaya kimia >> Kadar maksiml, BTP
  • Batas fisik >>> Bahaya fisik >> Tidak ada logam
  • Batas mikrobiologis >> Tidak digunakan >> Waktu lama, mahal

Batas bisa bahaya kimia fisik atau mikrobiologis namun untuk batas mikrobiologis biasanya tidak dilakukan karena sulit.

Prinsip 4. Menetapkan Sistem Pemantauan CCP (Critical Control Points)

  • Bagaimana memantau CCP tersebut?
  • Dimana dilakukan pemantauan?
  • Kapan dilakukan pemantauan?
  • Siapa yang melakukan?
  • Bagaimana caranya?

Catatan : Setiap CCP harus dilakukan sistem pemantauan.

Monitoring :

  • Apakah CCP masih terkendali?
  • Indikasi saat terjadi lepas kendali pada CCP dan deviasi dari batas kritis.
  • Bila batas kritis terlampaui, diperlukan tindakan korektif.
  • Terjadwal, frekuensi

Alat pemantauan

  • Pengujian : fisika, kimia

Prinsip 5. Penetapan tindakan koreksi

Tindakan koreksi direncanakan untuk setiap CCP (Critical Control Points) bila melampaui batas kritis.

  • Ditetapkan pada rencana HACCP
  • Untuk memperbaiki penyebab ketidaksesuaian untuk mencegah timbulnya produk tidak sesuai
  • Prosedur tindakan perbaikan harus lengkap
  • Menggunakan hasil monitoring untuk menyesuaikan dengan proses untuk mempertahankan kendali
  • Bila kendali hilang produk yang tidak memenuhi harus diselesaikan.

Tindakan koreksi bisa terhadap 2 hal :

  • Harus diselesaikan (Correction)
    1. Apakah masih dapat diproses lanjut
    2. Apakah bisa diproses ulang
    3. Apakah peruntukannya diubah
    4. Apakah sudah tidak layak dimanfaatkan
    5. Metode pemusnahan yang dipilih
  • Tindakan pada penyebab penyimpangan (Corrective Action)

Prinsip 6. Penetapkan Tindakan Verifikasi

Verifikasi adalah aktivitas selain monitoring yang menentukan validitas dari rencana HACCP dan menerangkan apakah sistem berjalan sesuai yang direncanakan. Memastikan penyimpangan yang sudah terjadi teratasi dan semua prosedur telah dilaksanakan dengan benar.

Point penting : Harus lengkap : Apa, dimana, kapan, bagaimana, siapa.

Aktivitas Verifikasi :

  • Pemeriksaan catatan pemantauan
  • Pemeriksaan penyimpanan dan tindakan yang diambil
  • Inspeksi visual saat produksi terhadap tindakan pengendalian
  • Pengambilan contoh dan analisis secara acak.

Prinsip 7. Penetapan Dokumentasi

Dokumentasi ini bertujuan untuk :

  1. Bukti keamana produk berkaitan dengan proses
  2. Jaminan pemenuhan peraturan
  3. Kemudahan pelacakan produk dan peninjauan catatan
  4. Sumber tinjauan data bila ada audit HACCP
  5. Membantu mengidentifikasi lot inigredien, bahan pengemas, produk akhir bila timbul masalah keamanan yang memerlukan penarikan dari pasar.

Dokumen tersebut adalah dokumen sistem HACCP, prosedur, instruksi kerja, catatan.

Dokumen sistem HACCP :

  • Dokumen tim membentuk tim HACCP
  • Dokumen deskripsi produk
  • Dokumen penggunaan produk
  • Dokumen diagram alir
  • Dokumen verifikasi diagram alir.
  • Prosedur dan instruksi kerja
  • Catatan
  • Dokumen analisa bahaya
  • Dokumen penentuan CCP
  • Dokumen penentuan batas kritis
  • Dokumen penetapan sistem pemantauan
  • Dokumen penetapan tindakan koreksi
  • Dokumen penetapan tindakan verifikasi

Prosedur dan Instruksi Kerja

  • Prosedur pembuangan limbah cair
  • Instruksi kerja penggunaan alat

Catatan / Rekaman

  • Catatan hasil monitoring suhu
  • Catatan hasil verifikasi
  • Catatan tindakan perbaikan
  • Catatan inspeksi ruang pengemas
  • Catatan monitoring CCP

Kesimpulan

Demikian pentingnya manfaat dari penerapan HACCP, maka kita harus memahami 5 langkah dan 7 prinsip HACCP diatas. Selain itu karena HACCP ini bisa diaplikasikan pada industri kecil / UMKM dan industri besar sehingga bagi teman-teman yang sedang memulai usahapun bisa menerapkannya. Harapannya adalah dengan penerapan HACCP tersebut, konsumen makin puas, sehingga usaha kita pun semakin berkembang.

Oya, masih terkait dengan produk pangan, kami juga ada artikel mengenai CPOTB yang bisa teman-teman baca di link berikut.

Semoga bermanfaat.

Sumber Referensi :

Seminar Keamanan Pangan