Prosedur SOP Penerimaan dan Penyimpanan Barang di Gudang

Gudang bahan baku merupakan tempat pertama dalam penerimaan barang / bahan yang kita pesan dari supplier. Sistem pengelolaan mulai dari penerimaan barang, penyimpanan barang, sampai ke pengiriman barang ke pengguna harus ditata dengan baik sebagai rangkaian untuk penjaminan mutu suatu produk yang dihasilkan perusahaan.

Bagaimana cara mengelola gudang sesuai standar? Kali ini kita akan belajar mengenai prosedur / SOP penerimaan barang di gudang berikut dengan penyimpanannya dalam suatu perusahaan farmasi.

Hal yang Harus Diperhatikan

Seperti kita ketahui perusahaan farmasi dalam menyimpan barang di gudang dapat berdasarkan sistem FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out), hal ini harus kita pahami karena merupakan bagian dari fungsi pekerjaan tata laksana gudang.

Secara prinsip, hal-hal yang harus kita perhatikan dalam pengelolaan gudang adalah :

1. Memastikan kondisi gudang sesuai dengan standar penyimpanan barang yang berlaku. Beberapa bahan baku farmasi memerlukan penyimpanan pada kondisi tertentu. Gudang untuk bahan baku farmasi itu sendiri terkadang dibagi menjadi beberapa area, misalnya : area room temperature dan area cold storage temperature. Keterangan terkait dengan cara penyimpanan barang / bahan tersebut bisa kita dapatkan dalam MSDS – Material Safety Data Sheet.
2. Menyimpan barang sesuai klasifikasinya untuk tetap menjaga keamanan dan kualitas barang
3. Menangani barang berdasarkan sistem FIFO
4. Menangani barang berdasarkan sistem FEFO
5. Melaksanakan dokumentasi barang
6. Melaksanakan penyimpanan produk jadi

SOP Penerimaan Barang di Gudang

Persiapan Masuk Gudang Penyimpanan

• Pada saat akan masuk ke gudang, pastikan menggunakan Alat Pelindung Diri (APD) yang sesuai misalnya :  handscoon, headcap, safety shoes.
• Pada tahapan awal, tentunya supplier barang akan mengirimkan barang yang kita pesan ke area penerimaan barang.
• Petugas penerimaan barang menerima bahan pesanan dari supplier. Pada tahap ini hendaklah dilakukan pemeriksaan visual terkait dengan kondisi umum / kondisi fisik bahan, keutuhan wadah, segel wadah, dan apakah ada ceceran yang mungkin timbul akibat adanya kerusakan bahan dan tentang kesesuaian catatan pengiriman dengan label dari supplier, item-item yang perlu diverifikasi antara lain :

1. 1. Nama Bahan
   2. Jumlah / Quantity
   3. Nomor PO (Purchase Order)
   4. Tanggal kadaluwarsa
   5. dll

• Lakukan pengambilan sampel dengan metode yang telah disetujui oleh Kepala Bagian pengawasan mutu / quality assurance.
• Semua penerimaan, pengeluaran, dan jumlah bahan tersisa hendaklah dicatat. Catatan hendaklah berisi keterangan mengenai pasokan, nomor bets atau nomor lot, tanggal penerimaan atau penyerahan, tanggal kelulusan, dan tanggal kadaluwarsa.
• Wadah dari mana sampel bahan awal diambil hendaklah diberi identifikasi.
• Faktur ditandatangani oleh petugas penerimaan barang dan distributor barang.
• Petugas penerimaan barang mengisi buku penerimaan (nomor, tanggal, nama barang, jumlah, PBF – Pedagang Besar Farmasi, No. Batch, Paraf pengantar / supplier, paraf penerima).

SOP Penyimpanan Barang di Gudang

• Sebelum melakukan penyimpanan bahan, petugas penyimpanan memeriksa kondisi ruangan meliputi suhu dan kelembaban udara ruangan gudang kemudian mencatatnya pada formulir yang telah disediakan. Pastikan thermohigrometer yang digunakan untuk melakukan pemantauan suhu dan kelembaban tersebut sudah dikalibrasi ke laboratorium kalibrasi yang sudah terakreditasi sistem manajemen laboratorium ISO 17025.
• Petugas penerimaan barang mengantar barang yang diterima ke petugas penyimpanan.
• Petugas penyimpanan mengisi label karantina.
• Petugas penyimpanan menyimpan bahan awal ke ruang karantina. 
• Proses selanjutnya yaitu penandaan bahan awal. Di area penyimpanan hendaklah diberi label yang tepat.
• Label hendaklah memuat keterangan paling sedikit sebagai berikut :

1. 1. Nama bahan dan bila perlu nomor kode bahan
   2. Nomor batch atau kontrol yang diberikan pada saat penerimaan bahan
   3. Status bahan misal karantina, sedang diuji, diluluskan, atau tolak
   4. Tanggal daluwarsa atau tanggal uji ulang bila perlu

• Label yang menunjukkan status bahan awal hendaklah ditempelkan hanya oleh personil yang ditunjuk oleh kepala bagian pengawasan mutu untuk mencegah kekeliruan dan label tersebut hendaklah berbeda dengan label yang digunakan oleh pemasok, misalnya dengan mencantumkan nama atau logo perusahaan.
• Bila status bahan mengalami perubahan maka label penunjuk status hendaklah juga diubah.

Catatan :

Pada proses penyimpanan bahan awal baik pada saat proses karantina selama pemeriksaan maupun setelah diluluskan harus disesuaikan dengan kondisi persyaratan penyimpanan bahan / barang yang tertuang dalam MSDS.

Jenis label yang ada dapat dibagi menjadi tiga :

1. Label yang berwarna kuning yang dapat ditempelkan pada bahan atau barang yang telah melalui proses karantina
2. Label berwarna hijau untuk kriteria bahan yang telah melalui proses pelulusan atau uji kelulusan oleh bagian pengawasan mutu atau pemastian mutu
3. Label berwarna merah Untuk bahan atau barang tersebut belum lulus atau ditolak oleh bagian pemastian atau pengawasan mutu

Penyerahan Bahan oleh Petugas Gudang

• Petugas penimbangan memberikan surat permintaan kepada petugas penyimpanan.
• Petugas penyimpanan menyiapkan bahan-bahan yang diminta dan menimbang bahan sesuai dengan surat permintaan. Timbangan yang sering digunakan di area gudang adalah jenis timbangan bench scale denngan kapasitas antara 30 kg s/d 150 kg.

Baca Juga : Timbangan Analitik dan TImbangan Bench Scale

• Pada proses penyerahan atau distribusi atau penyerahan bahan awal, hendaklah dilakukan hanya oleh personil yang berwenang sesuai dengan prosedur yang telah disetujui.
• Catatan persediaan bahan hendaklah disimpan dengan baik agar rekonsiliasi persediaan dapat dilakukan.

Mapping Temperature Gudang

Mapping temperature dilakukan dengan tujuan untuk menjamin gudang penyimpan barang / bahan sesuai dengan kriteria standar penyimpanan masing-masing produk yang telah ditentukan sehingga produk yang disimpan dalam ruang tersebut terjamin kualitasnya, serta memastikan unit ac / sistem sirkulasi udara tetap beroperasi secara konsisten dengan standar yang telah ditentukan dan batas toleransi yang dapat dikontrol selama operasional berlangsung.

Mapping temperature juga bertujuan untuk memastikan penyebaran temperature ruang dalam kondisi operasional tetap mampu memberikan penyebaran suhu yang stabil dalam rentang yang telah ditentukan dan menentukan lokasi peletakan thermohigrometer yang akan digunakan untuk melakukan monitoring suhu.

Untuk melakukan mapping temperature tersebut tentunya persyaratan utamannya adalah thermohigrometer yang digunakan untuk melakukan pengukuran harus dikalibrasi terlebih dahulu.

Cara Mapping Temperature Gudang

Kegiatan mapping temperature dilakukan selama 3 hari secara berturut-turut dan dengan thermohigrometer sebagai alat ukur temperature tersebar di dalam ruangan sebanyak 8 titik. Jika thermohigrometer ini mempunyai fitur logger, maka pengaturan pembacaan dan penyimpanan data suhu ruangan bisa kita atur setiap interval 5 menit.

Prosedur Mapping Temperature

Berikut tahapan dalam melakukan mapping temperature :

1. Biarkan kegiatan operasional gudang dilakukan berjalan seperti biasa selama mapping berlangsung.
2. Nyalakan unit AC / sistem sirukulasi udara.
3. Buat rencana gambar penempatan thermohigrometer (mapping grid).
4. Letakkan alat ukur thermohigrometer sesuai dengan mapping grid.
5. Lakukan pencatatan suhu dengan intereval 30 menit selama masa oprasional kegiatan di gudang

Dari hasil mapping teperature selama 3 hari berturut-turut tersebut akan didapatkan sebaran temperature pada setiap titiknya yang memberikan informasi kepada kita dimana thermohigrometer harus diletakkan.

Mapping suhu sebaiknya dilakukan secara berkala minimal 1 kali dalam 1 tahun serta apabila terdapat perubahan konstruksi yang dilakukan. Perubahan tersebut meliputi perubahan dalam layout, penambahan alat kerja, atau hal lain yang mengakibatkan perubahan penyebaran suhu.

Semoga bermanfaat.