Memahami Isi Klausul 7 ISO 9001 : 2015 Tentang Dukungan

Memahami Isi Klausul 7 ISO 9001 : 2015 Tentang Dukungan

Jika sebelumnya kita sudah belajar mengenai klausul 6 ISO 9001 : 2015 mengenai perencanaan, nah kali ini kita akan membahas klausul 7.

Klausul 7 berbicara tentang dukungan yang diperlukan untuk kelangsungan sistem manajemen mutu.

Bisa dibilang klausul ini berisi tentang syarat-syarat dasar implementasi sistem manajemen mutu.

Klausul 7 ISO 9001 : 2015

Klausul 7 ISO 9001 : 2015 berisi 5 sub klausul yang meliputi :

  • 7.1 : Dukungan Sumber daya
  • 7.2 : Kompetensi
  • 7.3 : Kesadaran dan kepedulian
  • 7.4 : Komunikasi
  • 7.5 : Dokumentasi

Sub klausul 7.1 : Dukungan Sumber daya

persyaratan sumber daya

Sebuah organisasi harus menentukan atau mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan kemudian menyediakannya dan memeliharanya.

Sumberdaya yang dimaksud disini melingkupi 5 aspek diantaranya adalah :

  • Sumber Daya Manusia

Setiap proses bisnis membutuhkan orang dengan keahlian tertentu agar hasil pekerjaannya sesuai dengan yang diharapkan.

Misalnya :

    • Area produksi umumnya adalah orang yang memahami karakteristik produk yang dibuat.
    • Area keuangan harus berisi orang yang mengerti akuntansi
    • Area PPIC (production planning and inventory control) tentunya yang paham mengenai perencanaan, forecasting, dll.

Nah terkait dengan kompetensi yang dibutuhkan tersebut akan kita bahass juga di sub klausul 7.2 tentang kompetensi.

  • Infrastruktur

Dalam hal ini, infrastruktur yang dimaksud dapat berupa bangunan fisik, unit pendukung seperti pembangkit listrik maupun sumber air baku, peralatan atau mesin, transportasi, bahkan teknologi informasi.

  • Lingkungan operasional

Yang dimaksud lingkungan disini termasuk lingkungan kerja yang berupa kondisi dimana pekerjaan dilakukan.

Aspek dalam lingkungan kerja dapat mencakup faktor fisik seperti tata letak, lokasi kerja, tingkat ergonomi, temperatur, kelembaban, penerangan, dan lain-lain.

Kemudian faktor sosial dan psikologis yang dapat mencakup tekanan dalam pekerjaan atau hubungan antar pegawai.

  • Sumberdaya Pemantauan

Bisa dibilang sumberdaya pemantauan ini merupakan ciri khasnya ISO 9001 dibandingkan dengan ISO sistem manajemen lain.

Kebutuhan alat ukur yang valid dan terpercaya serta kemampuan pemantauan menjadi syarat utama sumberdaya di ISO 9001. Sebab mayoritas persyaratan pelanggan atau peraturan perundangan berbentuk batasan atau acuan yang terukur.

Maka kita harus memastikan bahwa perusahaan kita memiliki kemampuan untuk membuktikan pematuhan persyaratan-persyaratan tersebut.

  • Sumber Pengetahuan

Sekarang ini konsep knowledge manajement sudah mulai populer digunakan diberbagai perusahaan.

Jika dulu banyak perusahaan yang membuat perpustakaan untuk memelihara dan mengembangkan pengetahuannya terhadap proses yang dibutuhkan, sekarang informasi bukan hanya dapat disimpan secara fisik tapi lebih banyak berbentuk digital.

Oleh karena itu perusahaan harus secara sadar melakukan pengaturan terhadap pengetahuan yang dibutuhkan untuk implementasi sistem manajemen mutu.

Sub Klausul 7.2 : Kompetensi

kompetensi personel

Karena pentingnya kompetensi dalam sistem manajemen mutu, ISO 9001 menempatkannya dalam sub klausul khusus.

Setidaknya ada 4 hal yang harus dipastikan dalam organisasi terkait dengan kompetensi tersebut :

  • Penentuan Persyaratan kompetensi

Seperti kita ketahui bahwa setiap perusahaan memiliki proses bisnis dan kompleksitasnya sendiri, artinya diperlukan orang dengan kompetensi tertentu yang dapat menjalankan proses bisnis tersebut.

Orang yang bekerja di Rumah Sakit pasti memiliki kompetensi yang berbeda dengan orang yang bekerja di laboratorium kalibrasi.

Sehingga ISO 9001 mengharuskan organisasi untuk menentukan kompetensi apa yang diperlukan agar sistem manajemen mutu dapat terlaksana dengan baik.

  • Memastikan Pemenuhan Kompetensi

Setelah kita menentukan persyaratan kompetensi tersebut, kita akan tahu apakah kondisi personil kita sekarang sudah sesuai dengan persyaratan atau belum.

Nah itu semua bisa kita evaluasi berdasarkan 3P yakni pendidikan, pengalaman, dan pelatihan. Jika kita mendapati ada persyaratan kompetensi yang belum terpenuhi maka kita harus menentukan tindakan apa yang harus dilakukan untuk memenuhi persyaratan kompetensi tersebut.

Umumnya tindakan tersebut berupa pelatihan. Proses ini juga biasanya disebut TNA atau “Training Need Analysis”

Contoh : Perusahaan bergerak di bidang layanan jasa kalibrasi alat ukur, tentunya teknisi kalibrasinya harus sudah mengikuti pelatihan kalibrasi untuk parameter yang menjadi tanggung jawabnya.

  • Evaluasi Pelatihan yang Dilakukan

Tentu kita ingin tahu apakah pelatihan tersebut efektif atau tidak. Evaluasi disini dapat berbentuk evaluasi terhadap pelaksanaan pelatihannya atau evaluasi dari atasan seorang peserta pelatihan. Terkadang juga bisa dalam bentuk post test dan pemantauan setelah penerapan hasil pelatihan beberapa bulan kemudian.

Sub klausul 7.3 : Kesadaran dan Kepedulian

klausul kesadaran dan kepedulian

Mungkin banyak yang bertanya kenapa sih penting sekali untuk meningkatkan kesadaran atau kepedulian dalam sistem manajemen mutu?

Karena peningkatan kualitas sistem manajemen mutu perlu adanya dukungan perubahan perilaku, bukan hanya perubahan tentang kinerja yang terukur melainkan juga tentang perubahan budaya orang-orang yang ada di dalamnya.

Kesadaran dapat dicapai ketika orang memahami tanggung jawabnya dan bagaimana tindakannya dapat membantu tujuan organisasi.

Terdapat beberapa aspek yang harus disadari oleh seluruh tim dan organisasi :

  • Kebijakan Mutu

Setiap personil yang terkait dengan sistem manajemen harus sadar tentang keberadaan dan isi yang tertuang dalam kebijakan mutu.

Hal tersebut akan mendukung bagaimana perilaku dan tanggung jawab personil dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya pada proses bisnis yang ada.

  • Sasaran Mutu yang Relevan

Sasaran mutu yang ada di setiap fungsi kerja harus disadari oleh seluruh tim, sebab sasaran mutu akan menjadi arah dalam capaian kinerja dalam sistem.

Jika tim tidak sadar atau tidak peduli akan konsekuensi dan target yang ada di dalam sasaran mutu maka tim tidak akan terlalu peduli tentang bagaimana tercapainya perbaikan berkelanjutan / continues improvement.

Tim harus sadar bagaimana kontribusinya akan berpengaruh terhadap efektivitas sistem manajemen mutu yang ada. Apakah kontribusinya berkorelasi positif atau malah memberikan konsekuensi negatif terhadap kinerja tim.

Maka tim dalam organisasi perlu menyadari apa saja hal yang dianjurkan atau dilarang di dalam lingkup operasional tempat dia bekerja.

Beberapa cara untuk meningkatkan kesadaran bisa dilakukan diantaranya adalah dengan melakukan komunikasi internal baik dalam bentuk mentoring, coaching atau konsultasi,  dengan tanda visual seperti spanduk, banner, dll.

Nah, dalam sub klausul kepedulian dan kesadaran ini kita harus ingat betul aspek apa saja yang menjadi point utama untuk disadari dan dipedulikan oleh seluruh tim supaya sistem berjalan dengan baik dan searah dengan perbaikan berkelanjutan.

Sub Klausul 7.4 : Komunikasi

komunikasi

Tentunya untuk mendukung berjalannya sistem manajemen mutu dalam suatu perusahaan komunikasi adalah hal paling mendasar yang harus diatur. Komunikasi di dalam ISO 9001 tidak seperti apa yang kita bayangkan pada umumnya.

Terkadang kita hanya memahami komunikasi dalam rapat atau pertemuan saja.

Namun di dalam ISO 9001, komunikasi dapat berbentuk apapun selama dia bertujuan untuk menunjang sistem manajemen mutu dalam perusahaan.

Berdasarkan jenisnya komunikasi terbagi menjadi 2 yaitu :

  • Komunikasi Internal

Komunikasi yang dilakukan di dalam perusahaan yang melibatkan staff, supervisor, manajer, atau direktur.

  • Komunikasi Eksternal

Komunikasi yang dilakukan dengan pihak berkepentingan yang relevan diantaranya dengan pemerintah, dengan para supplier, atau dengan customer.

Dan yang paling penting adalah pengertian komunikasi menurut ISO 9001 dimaksudkan untuk meningkatkan pemahaman tentang penerapan sistem manajemen mutu kepada pihak-pihak terkait.

Biasanya perusahaan memiliki prosedur tentang komunikasi yang menjelaskan mengenai :

  1. Apa yang dibahas
  2. Kapan komunikasi dilakukan
  3. Siapa atau dengan siapa komunikasi dilangsungkan
  4. Bagaimana komunikasi berlangsung

Meskipun terdengar sederhana namun klausul tentang komunikasi ini sangatlah penting.

Bayangkan pada suatu rapat yang dilakukan oleh tim produksi di shift pertama yang membahas tentang kerusakan alat operasional. Jika informasi tentang kerusakan ini tidak tersampaikan ke shift kedua bisa jadi alatnya akan tetap rusak dan produksi akan bermasalah.

Kemudian jika informasi tentang kerusakan tersebut tidak tersampaikan ke bagian lain atau kepada supervisor atau manajer maka kerusakan ini akan terus berlangsung tanpa adanya perbaikan yang sesuai.

Selain itu ISO 9001 juga mensyaratkan untuk mendokumentasikan informasi tentang komunikasi yang telah dilakukan.

Umumnya dokumen tersebut harus mencakup tentang :

  • Bahasa dalam komunikasi
  • Siapa yang terlibat
  • Hasil tindakan apa yang diperlukan
  • Person In Charge (PIC) atau orang bertanggung jawab untuk melakukan tindakan tersebut.
  • Tenggang waktu yang diperlukan sampai tindakan tersebut selesai dilakukan .

Sub Klausul 7.5 : Pengendalian Informasi Terdokumentasi

pengendalian dokumen

Sub klausul ini terkadng kita menyebutnya dengan pengendalian dokumen. Seperti kita ketahui salah satu ciri khas ISO 9001 adalah manajemen dokumentasi. Bahkan pada ISO 9001 versi 2008, tentunya kita tidak asing dengan istilah ” Do What You Write, Write What You Do” yang artinya kurang lebih segala aktivitas yang dilakukan tanpa didasari oleh acuan tertulis maka aktivitas tersebut adalah ilegal. Sebaliknya sesuatu yang tertulis dalam prosedur atau instruksi kerja atau dokumen lainnya adalah wajib untuk dilakukan.

Namun di ISO 9001 versi 2015 ini pemahaman tersebut tidak lagi relevan sebab banyak fleksibilitas dan toleransi dalam operasional bisnis yang perlu dilakukan tanpa harus menuliskannya dulu atau sebaliknya banyak yang tertulis namun tidak semuanya harus dilakukan.

Terlepas dari itu semua pengendalian dokumen tetap menjadi peran yang sangat vital dalam menunjang sistem manajemen mutu dalam suatu perusahaan.

Beberapa hal yang perlu dilakukan dalam manajemen dokumentasi yaitu :

  • Identifikasi Dokumen yang Diperlukan Untuk Menunjang Operasional.

Misalnya : Kita bekerja di area pergudangan, maka kira-kira dokumen apa yang kita perlukan untuk menunjang operasional dalam pergudangan tersebut?

Contoh, tentunya di area pergudangan tersebut kita perlu memastikan bahwa setiap barang yang disimpan itu memenuhi kriteria penyimpanan, maka artinya kamu harus memiliki prosedur penyimpanan yang kurang lebih berisi informasi tentang tata cara penyimpanan, kriteria barang yang disimpan, hal yang perlu diperhatikan dalam menyimpan, dan kondisi lingkungan yang harus diperhatikan seperti kelembaban atau temperatur.

Di samping prosedur, kita juga perlu menyiapkan catatan terkait dengan barang yang masuk dan barang yang keluar.

Contoh lain, misalnya kita bekerja di area Quality Assurance, maka tentunya harus terdapat prosedur yang mengatur mengenai pelulusan produk serta penempelan label released yang dilakukan oeh inspector QA.

Hal diatas merupakan contoh dari tindakan yang telah kita lakukan untuk mengidentifikasi prosedur penyimpanan dan catatan yang diperlukan di area pergudangan serta prosedur pelulusan produk di area QA.

  • Pembuatan Dokumen yang Sudah Diidentifikasi

Tahap kedua adalah membuat dokumen dalam bentuk prosedur atau catatan.

Pembuatan dokumen ini memiliki karakteristik tersendiri. Jika dokumen tersebut berbentuk prosedur atau panduan yang berisi informasi terkait dengan kondisi operasional perusahaan maka informasi yang ada haruslah sesuai dengan proses bisnis, mudah dimengerti dan up-to-date atau sesuai kondisi terkini yang ada di dalam perusahaan.

Jangan sampai ditemukan adanya prosedur yang ternyata sudah lama dan berisi informasi yang tidak lagi sesuai dengan kondisi terkini.

Contohnya : Mesin yang tertulis di dalam prosedur ternyata sudah tidak ada lagi atau diganti dengan mesin yang lain.

Disisi lain, jika dokumen tersebut berbentuk catatan dan bukan merupakan panduan operasional, hal yang harus diperhatikan adalah validitas dari informasi yang tertulis di dalam catatan tersebut. Catatan dapat berupa tabel, catatan tangan, rekaman, atau informasi lainnya yang menunjukkan bahwa suatu aktivitas telah dilakukan.

Dokumen yang dibuat harus memuat paling tidak hal-hal Ini berikut :

    • Identifikasi dan deskripsi

Misalnya judul, tanggal pembuatan dokumen, dan nomor atau kode dokumen.

    • Format dokumentasi

Misalnya : bahasa atau media yang digunakan baik itu dapat berbentuk cetak ataupun digital.

    • Peninjauan atau persetujuan untuk kesesuaian dan kecukupan

Maksudnya terkadang informasi tertentu butuh ditinjau dan disahkan oleh level manajemen tertentu sebelum digunakan.

  • Pengendalian dan Pemeliharaan dokumen yang ada.

Tahapan terakhir adalah mengendalikan dan memelihara dokumen yang sudah dibuat. Aktivitas yang terkait dengan pengendalian diantaranya adalah :

    1. Memastikan dokumen tersebut tersedia dan cocok untuk digunakan dimana dan kapanpun diperlukan.
    2. Menjaganya dari kehilangan dan basah atau rusak.
    3. Memperhatikan tentang aspek pembaharuan (revisi atau versi dari dokumen yang ada)

Seringkali diperlukan adanya pembaruan dokumen karena perubahan operasional yang terjadi sehingga dokumen tersebut harus memiliki informasi yang jelas tentang pembaruan yang telah dilakukan.

Oiya, terkait dengan pengendalian dokumen ini sebelumnya juga pernah dibahas di dalam artikel berikut : Informasi Terdokumentasi dan Prosedur Pengendalian Dokumen

Kesimpulan

Menjadi tantangan tersendiri jika kita ingin menerapkan standar ISO 9001, klausul per klausul harus kita pahami dengan benar supaya tidak salah dalam penerapannya.

Ternyata dari klausul 7 ISO 9001 saja sudah cukup banyak informasi dan aktivitas yang harus dilakukan untuk mendukung sistem manajemen mutu dalam suatu perusahaan dan hal terebut tentunya tidak mudah untuk meningkatkan kesadaran mengatur seluruh komunikasi, terlebih mengendalikan dokumen yang ada, karena seperti kita ketahui untuk perusahaan besar  jumlah prosedur dan catatan yang ada bisa mencapai ratusan.

Pointnya adalah kita harus tetap menjadi pribadi yang mau belajar serta berani menghadapi setiap perubahan yang ada.

Semoga Bermanfaat

Referensi :

ISO 9001

Pejuang Karyawan

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *