Diagram Tulang Ikan Untuk Mengidentifikasi Akar Permasalahan

Diagram Tulang Ikan Untuk Mengidentifikasi Akar Permasalahan

Dalam suatu perusahaan, meskipun sudah dibuat identifikasi resiko di awal semester namun tetap tak jarang timbul suatu masalah yang tidak diinginkan yang tentunya harus diselesaikan. Dalam menyelesaikan masalah tersebut tentunya harus diidentifikasi sumber / akar masalannya supaya bisa dilakukan tindakan perbaikan dan pencegahan agar tidak terulang lagi di kemudian hari.

Banyak cara dalam mencari akar permasalahan, misalnya dengan brainstorming, why why analysis, diagram tulang ikan, dll. Pada artikel ini kita akan membahas tentang diagram tulang ikan atau biasa dikenal dengan istilah fishbone diagramĀ  baik dari definisi, konsep, dan langkah-langkah analisisnya.

Pengertian Diagram Tulang Ikan

diagram fishbone

 

Diagram tulang ikan / ishikawa diagram / fishbone diagram sering juga disebut dengan diagram sebab-akibat (cause effect diagram) karena merupakan salah satu metode untuk menganalisa penyebab dari sebuah masalah atau kondisi yang ada di suatu perusahaan. Fishbone diagram ini dapat digunakan di berbagai macam bidang, untuk keperluan pemahaman dalam artikel ini kita memberikan contoh aplikasi diagram tulang ikan pada bidang layanan kesehatan.

Diagram fishbone secara bentuk dapat kita lihat seperti pada gambar diatas yang mempunyai bentuk seperti gambar tulang ikan, sesuai dengan arti kata fishbone itu sendiri. jadi diagram fishbone ini terdiri dari kepala ikan beserta dengan tulang-tulangnya.

Kepala ikan menunjukkan atau menggambarkan masalah yang ingin diselesaikan sedangkan tulang ikan ini menunjukkan penyebab-penyebab masalah yang ada di organisasi tersebut.

kerangka fishbone
.
Meskipun banyak model dari diagram tulang ikan (kerangka fishbone) namun tetap tidak merubah esensi atau konsep dari diagram itu sendiri dimana dalam fishbone diagram terdapat kepala ikannya sebagai efek / dampak / permasalahan dan juga tulang-tulang ikan ini sebagai faktor penyebab masalah tersebut.

Konsep Diagram Fishbone

Seperti yang sudah diuraikan diatas, Point yang Perlu Kita Ingat :

  • Kepala ikan = akibat atau permasalahan yang ada.
  • Tulang-tulang ikan = faktor penyebab permasalahan.

Nah, jika kita perhatikan tulang-tulangnya pada gambar diatas, ada tulang yang besar / tulang vertikal dimana tulang ini menunjukkan kategori dan tulang-tulang kecil yang menuju pada tulang besar (kategori) tersebut dan bisa dikelompokkan menjadi penyebab primer, penyebab sekunder, dan seterusnya.

  • Penyebab sekunder merupakan faktor yang menyebabkan penyebab primer.
  • Penyebab tersier merupakan faktor yang menyebabkan penyebab sekunder.
  • dst

Langkah Analisis Dalam Membuat Fishbone Diagram

Terdapat 4 langkah dalam menganalisis Membuat Fishbone Diagram

  1. Menyepakati pernyataan masalah.
  2. Mengidentifikasi kategori-kategorinya, yang biasanya berdasarkan teori
  3. Menemukan sebab-sebab potensial, bisa dengan menggunakan brainstorming.
  4. Mengkaji dan menyepakati faktor-faktor penyebab mana yang paling mungkin menyebabkan masalah tersebut.

Berikut ini adalah penjelasan dari keempat langkah diatas.

Tahap 1. Menyepakati Pernyataan masalah

Jadi pada tahap ini kita menyepakati sebuah masalah dengan problem statement atau pernyataan masalah.

Masalah di sini bisa kita peroleh dengan cara mengidentifikasi dan kita sepakati dalam suatu diskusi bahwa masalah ini merupakan masalah prioritas yang harus segera diselesaikan. Kemudian pernyataan masalah ini diinterpretasikan sebagai suatu efek akibat atau secara visual dalam kerangka fishbone ini diletakkan pada kepala ikan seperti pada gambar dibawah.

diagram fishbone kosong

Contoh : Dalam suatu fasilitas kesehatan terdapat permasalahan dalam keterlambatan penyediaan berkas rekam medis. Sehingga dari contoh tersebut permasalahan keterlambatan penyediaan berkas rekam medis diletakkan pada kepala ikannya seperti pada gambar dibawah yang menunjukkan masalah yang akan dikaji. Sedangkan tulang-tulang ikannya nanti menunjukkan kategori dan juga penyebab keterlambatan penyediaan berkas rekam medis.

langkah 1 membuat kerangka fishbone

Tahapn 2. Mengidentifikasi kategori

Kategori diinterpretasikan sebagai penyebab atau variabel yang secara visual dalam kerangka fishbone ini seperti tulang ikan yang vertikal yang ke atas.

Penentuan kategori ini pada umumnya berdasarkan teori-teori tertentu, misalnya : teori kinerja, teori 5M (Man, Money, Methode, Material, Machine), teori perilaku, dll.

Misalnya pada contoh permasalahan diatas kita akan coba kaji dengan menggunakan teori 5M. sehingga tampilan diagram tulang ikannya seperti gambar dibawah ini dimana kepala ikannya sebagai permasalahannya yaitu keterlambatan penyerahan berkas rekam medis kemudian kategorinya adalah :

  • Man / dari aspek sumber daya manusianya
  • Money terkait dengan dana atau anggarannya
  • Material terkait dengan bahan-bahannya
  • Metode yang berkaitan dengan SOP / prosedurnya.
  • Machine dari aspek mesin / peralatannya

langkah 2 diagram sebab akibat

Tahap 3. Mengidentifikasi Penyebab

langkah 3 fishbone

Setiap kategori yang sudah ditentukan pada tahap kedua diatas, mempunyai sebab-sebab yang perlu diuraikan dimana penyebabnya bisa terdapat penyebab primer, penyebab sekunder, penyebab tersier, dst.

Penyebab primer vs Penyebab sekunder

Secara ilustrasi adalah :

  • Penyebab sekunder yang menyebabkan terjadinya penyebab primer.
  • Penyebab tersier yang menyebabkan terjadinya penyebab sekunder.
  • dst

Yang perlu diperhatikan adalah satu sebab bisa ditulis di beberapa kategori / tempat jika sebab tersebut memang berhubungan dengan beberapa kategori tersebut.

Misalnya pada kasus diatas

Kepala ikannya adalah permasalahannya yaitu keterlambatan penyediaan berkas rekam medis.

Kemudian kategorinya seperti yang sudah disebutkan yaitu :

  • Man
  • Money
  • Material
  • Metode
  • Machine

Jadi pada tahap ini kita mengidentifikasi faktor penyebab dari masing-masing kategori tersebut.

Misalnya :

Pada kategori Man (Sumber Daya Manusia), kita mengidentifikasi faktor-faktor apa saja yang menyebabkan terjadinya keterlambatan penyerahan berkas rekam medis. Demikian juga untuk kategori Money (anggaran), Material, Methode, dan Machine.

Contoh untuk ketegori man (SDM), setelah didiskusikan dengan tim teridentifikasi bahwa kurangnya jumlah SDM yang menyebabkan keterlambatan penyerahan berkas rekam medis, selain itu juga teridentifikasi bahwa petugas bersangkutan kurang memahami prosedur (SOP) yang berlaku.

Kemudian dari hasil identifikasi tersebut masih bisa diidentifikasi (dikaji lebih dalam lagi) misalnya, kenapa sih petugasnya kurang memahami prosedur? Ternyata setelah dikaji lagi di fasilitas kesehatan tersebut belum ada prosedurnya sehingga petugas tersebut tidak memahami prosedur.

Nah kurangnya pemahaman prosedur Inilah yang disebut dengan penyebab primer.

Sedangkan tidak adanya prosedur (SOP) dalam kategori Man (SDM) ini disebut sebagai penyebab sekunder dari kurangnya pemahaman prosedur.

Contoh lain untuk kategori metode

Setelah dianalisis, dikaji, dan didiskusikan teridentifikasi bahwa tidak adanya SOP pada kategori metode ini.

Mungkin ada pertanyaan, Lho kok sama dengan yang di kategori man tadi?

Hal ini tidak menjadi masalah karena memang satu sebab bisa ditulis di beberapa kategori jika memang berhubungan.

Namun perbedaannya adalah tidak adanya SOP ini merupakan penyebab sekunder pada kategor man (SDM), namun di kategori metode, tidak ada SOP merupakan penyebab primer.

Sebagai latihan mungkin bisa teman-teman lanjutkan untuk 3 kategori yang lainnya yaitu material, machine, dan money.

Tahap 4. Mengkaji dan Menyepakati Faktor Penyebab

 

Langkah-langkah yang harus dilakukan pada tahap keempat ini adalah.

  1. Kita kaji kembali sebab-sebab yang telah didaftarkan pada langkah ketiga.
  2. Apabila setelah setiap kategori diisi, carilah sebab yang paling mungkin diantara semua sebab-sebab tersebut dan sub-sub sebabnya termasuk penyebab primer, sekunder, dan tersier.
  3. Jawab pertanyaan kira-kira mana sih yang paling mungkin menjadi penyebab utamanya?
  4. Jika ada sebab-sebab yang muncul pada lebih dari satu kategori kemungkinan itu merupakan petunjuk sebab yang paling mungkin, artinya dalam kasus diatas penyebab itu merupakan petunjuk yang paling mungkin menyebabkan terjadinya keterlambatan penyediaan berkas rekam medis.
  5. Aapabila tidak ada hal-hal yang seperti pada point diatas, kita bisa memprioritaskan penyebab masalah dengan menggunakan metode-metode tertentu

Kesimpulan

Daru hal-hal yang telah diuraikan diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa diagram tulang ikan ini dapat digunakan untuk :

  • Mengidentifikasi akar penyebab dari suatu permasalahan
  • Mendapatkan ide-ide yang dapat memberikan solusi untuk pemecahan suatu masalah
  • Membantu dalam pencarian dan penyelidikan fakta yang lebih lanjut.

Semoga bermanfaat.

Referensi :

www.youtube.com/watch?v=y22o-nC7ky4&t=463s

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *