PDCA (Plan Do Check Action) dan Kaitannya Dengan ISO 9001

Siklus PDCA merupakan hal yang sangat penting dan harus kita pahami jika di dalam perusahaan menerapkan sistem manajemen, terutama standar SNI ISO 9001 : 2015.  Pada kesempatan kali ini kita akan mempelajari prinsip-prinsip dan konsep PDCA dalam penerapan sistem manajemen mutu SNI ISO 9001 : 2015.

Kepanjangan PDCA : Plan Do Check Action

Pengertian PDCA (Plan Do Check Action)

Siklus Plan Do Check Action / PDCA adalah proses berulang untuk terus-menerus meningkatkan layanan, produk, maupun sumber daya manusia. Disadari atau tidak Siklus PDCA ini sangat membantu pada pengujian solusi, analisis hasil, dan peningkatan proses.

Contoh Penerapan PDCA misalnya :

Bayangkan perusahaan kita memiliki banyak keluhan pelanggan mengenai tingkat respons yang lambat dari departemen support / customer service. Maka kita mungkin perlu meningkatkan cara kerja tim Anda untuk membuat pelanggan tetap puas. Nah hal semacam ini bisa kita tingkatkan melalui PDCA, apa saja langkah yang akan diambil akan dibahas dibawah ini.

7 Prinsip Sistem Manajemen Mutu

SNI ISO 9001 : 2015 atau standar sistem manajemen mutu memiliki 7 prinsip yang mendasari penerapannya dimana 7 prinsip ini tertulis dalam standar SNI ISO 9001 : 2015 itu sendiri.

Customer Focus

Dasar dari penerapan ISO 9001 adalah respon pelanggan, jika pelanggan memberikan persyaratan tentang suatu produk atau jasa maka suatu perusahaan yang menerapkan SNI ISO 9001 : 2015 wajib mengutamakan dan menyesuaikannya.

Dengan demikian produk atau jasa dan manajemen perusahaan diharapkan terus berkembang berdasarkan permintaan pasar atau pelanggan.

Leadership

Kepemimpinan atau leadership dalam SNI ISO 9001 : 2015 mengharuskan adanya kesatuan tujuan dan arah yang ditetapkan oleh pemimpin. Hal ini dilakukan untuk menciptakan kinerja yang efektif dan efisien untuk mencapai tujuan tersebut.

SNI ISO 9001 : 2015 fokus dalam penyusunan, cara penyampaian, proses internalisasi, dan realisasi dari tujuan yang ditetapkan oleh pemimpin. Selain itu pemimpin juga berkewajiban untuk menyediakan segala sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut.

Keterlibatan Personel

Suatu sistem yang berjalan tanpa memperhatikan keterlibatan tim secara keseluruhan akan menjadi rapuh dan tidak berkesinambungan, sebab orang yang tidak dilibatkan tidak akan paham dan peduli dengan keberlangsungan sistem. Maka proses melibatkan semua personel ini penting untuk membuat sistem berjalan berkesinambungan.

Pendekatan Proses

Setiap bisnis terdiri dari beberapa proses yang berlangsung dimana setiap proses memiliki input dan output yang saling berhubungan. SNI ISO 9001 : 2015 menuntut perusahaan dan Sumber Daya Manusia yang terlibat untuk memahami dan mendalami setiap proses yang ada. Sehingga kita dapat segera menemukan akar masalah jika terjadi suatu masalah

Perbaikan berkelanjutan atau Continuous improvement

Fokus utama penerapan SNI ISO 9001 : 2015 adalah perbaikan berkelanjutan atau Continuous improvement. Segala aspek dalam penerapan sistem manajemen mutu adalah upaya untuk memastikan tercapainya perbaikan berkelanjutan.

Pengambilan Keputusan Berdasarkan Fakta

Pengambilan keputusan berdasarkan bukti atau evidence-based decision-making merupakan hal penting untuk memastikan bahwa bukti kinerja operasional tersedia dalam rangka memastikan pengambilan keputusan dilakukan dengan dasar yang kuat.

Manajemen Hubungan atau Relationship manajement

Untuk menjaga kinerja secara berkesinambungan, organisasi atau perusahaan harus mengatur hubungannya dengan para pihak yang berkepentingan terhadap berlangsungnya sistem yang baik dalam perusahaan. Contohnya : customer, supplier, atau bahkan pemerintah.

Nah prinsip-prinsip tadi adalah fokus utama yang menjadi arah penerapan SNI ISO 9001 : 2015.

Prinsip Kerja 9001 : 2015

Bagaimana dengan cara kerja penerapan SNI ISO 9001 : 2015 secara umum ?

SNI ISO 9001 : 2015 bekerja dengan mengikuti siklus deming atau siklus manajemen yang dibuat oleh William Edward deming. Siklus ini sering kita kenal juga dengan siklus PDCA atau Plan Do Check Action. Sehingga menjadi suatu keharusan bagi kita untuk paham dengan baik tentang siklus PDCA atau Plan Do Check Action ini sebelum menerapkan standar SNI ISO 9001 : 2015.

Plan

Di tahap ini perusahaan menetapkan tujuan penerapan sistem, proses-proses yang terlibat, kebijakan, risiko-risiko yang akan terjadi serta cara mengendalikan risiko tersebut. Dengan kata lain, kita harus benar-benar merencanakan apa yang perlu dilakukan, seberapa komplek hal yang kita rencanakan tersebut, sumber daya apa saja yang dibutuhkan dalam perencanaan tersebut.

Tahapan “Plan” ini biasanya terdiri dari langkah-langkah yang lebih kecil sehingga Anda dapat membangun rencana yang tepat dengan kemungkinan kegagalan yang lebih sedikit.

Sebelum Anda melanjutkan ke tahapan berikutnya, kita harus yakin dan bisa menjawab beberapa masalah dasar berikut ini :

1. Apa masalah inti yang perlu kita selesaikan?
2. Sumber daya apa yang kita butuhkan?
3. Sumber daya apa yang kita miliki?
4. Apa solusi terbaik untuk memperbaiki masalah dengan sumber daya yang tersedia?
5. Dalam kondisi apa rencana itu dianggap berhasil?

Ingatlah, kita mungkin perlu melalui rencana tersebut beberapa kali sebelum dapat melanjutkan ke tahapan berikutnya.

Do

Tahap ini adalah tahap implementasi dari apa yang sudah kita rencanakan.

Setelah kita menyetujui rencana pada tahapan “PLAN”, maka sekarang saatnya untuk mengambil tindakan. Pada tahap ini, kita akan menerapkan semua yang telah dipertimbangkan selama tahap sebelumnya.

Perlu disadari bahwa masalah yang tidak terduga dapat terjadi pada tahapan ini. Oleh sebab itu, dalam situasi yang sempurna, pertama-tama kita dapat mencoba memasukkan rencana dalam skala kecil dan dalam lingkungan yang terkendali.

Standardisasi adalah hal yang akan membantu kita dalam menerapkan rencana dengan lancar. Pastikan bahwa semua personel yang terlibat tahu peran dan tanggung jawab mereka masing-masing.

Check

Pada tahap “check” kita melakukan pengukuran, Pemantauan, dan evaluasi terhadap kesesuaian implementasi sistem dengan rencana.

Tahapan ini mungkin merupakan tahap yang paling penting dari siklus PDCA. Jika kita ingin memperjelas rencana, menghindari kesalahan berulang, dan menerapkan perbaikan terus-menerus dengan sukses, maka kita perlu memberi perhatian yang cukup pada tahapan “CHECK”.

Pada tahapan ini juga kita perlu mengevaluasi apakah rencana awal kita benar-benar berhasil. Selain itu, kita dapat mengidentifikasi bagian bermasalah dari proses yang terjadisaat ini dan menghilangkannya di masa mendatang.

Jika ada yang salah selama implementasi proses, kita perlu menganalisisnya dan menemukan akar penyebab masalah. Penyelesaian akar penyebab masalah ini salah satunya bisa kita lakukan melalui fishbone diagram.

Action

Tahapan ini adalah tahap terakhir dari siklus PDCA / Plan Do Check Action. Tahapan ini berisi kegiatan untuk memperbaiki atau mengembangkan sistem organisasi berdasarkan hasil evaluasi yang didapat dari tahapan “CHECK” sebelum akhirnya kembali ke tahapan perencanaan.

Jika pada tahapan sebelumnya kita merencanakan, menerapkan, dan memeriksa / mengevaluasi rencana yang sudah kita buat. Sekarang, kita perlu bertindak. Dan jika semuanya terlihat sempurna dan kita berhasil mencapai tujuan awal, maka kita dapat melanjutkan dan menerapkan rencana awal kita.

Siklus PDCA ini akan menjadi dasar standar baru.

Namun, perlu diperhatikan setiap kali kita mengulangi rencana standar, ingatkan tim / personel yang terlibat untuk melakukan semua langkah lagi dan mencoba untuk meningkatkan dengan hati-hati.

Siklus PDCA Dalam Standar ISO 9001

Hal yang harus diperhatikan pada siklus PDCA atau Plan Do Check Action di dalam standar SNI ISO 9001 ini adalah setiap tahapan atau fase siklus mencerminkan persyaratan / klausul dalam SNI ISO 9001 tersebut.

• Pada tahapan “PLAN” SNI ISO 9001 dimana kita harus melakukan identifikasi terhadap risiko dan peluang serta menetapkan sasaran mutu.
• Pada tahapan “DO” di SNI ISO 9001 dimana kita menetapkan persyaratan kompetensi pada setiap personel yang terlibat, sumber daya yang diperlukan, sampai pada pengendalian operasional.
• Pada tahapan “CHECK” di SNI ISO 9001 dimana kita perlu melakukan audit internal dan pengukuran kepuasan pelanggan.
• Pada tahapan “Action” dimana kita diminta untuk melakukan investigasi akar masalah dan menentukan tindakan perbaikan terhadap masalah yang ditemukan.

Contoh Penerapan PDCA Untuk Efisiensi Kalibrasi

Di dalam sebuah perusahaan, untuk memantau proses di dalam perusahaannya mereka menggunakan berbagai macam alat ukur dimana jumlah alat ukur yang mereka miliki hampir ribuan, ada timbangan, pressure gauge, caliper, dll.

Alat ukur tersebut dikalibrasi secara eksternal dengan menggunakan vendor jasa layanan kalibrasi.

Karena tahun ke tahun biayanya terus meningkat, maka perusahaan tersebut mempunyai tindakan perbaikan untuk melakukan kalibrasi alat ukur mereka secara mandiri. Seluruh personel yang terkait berkumpul dan mengadakan meeting untuk membahas tahapan PDCA yang akan mereka lakukan sehingga didapatkan hasil meeting sebagai berikut :

• Plan

1. 1. Dilakukan inventaris alat sesuai parameter
   2. Dilakukan pemetaan kompetensi personel yang akan melakukan dan mengevaluasi hasil kalibrasi
   3. Dilakukan pemetaan kebutuhan standar yang akan digunakan kalibrasi alat ukur
   4. Melakukan perhitungan parameter alat ukur apa yang memberikan beban biaya kalibrasi paling tinggi setiap tahunnya yang akan direncanakan terlebih dahulu dilakukan kalbrasi secara mandiri

• Do

1. 1. Dilakukan training kalirasi untuk meningkatkan kompetensi personel
   2. Dilakukan pelaksanaan kalibrasi alat ukur yang dilakukan kalibrasi secara mandiri

• Check

Dilakukan evaluasi terhadap pelaksaan kalibrasi mandiri tersebut apakah ada masalah yang harus diselesaikan dan hal-hal yang perlu ditingkatkan.

• Action

1. 1. Jika kalibrasi mandiri terhadap alat ukur untuk satu parameter tersebut dapat berjalan, maka bisa kita standarkan melalui pembuatan SOP / Instruksi kerja
   2. Training ke seluruh personel terkait untuk memberikan pemahaman yang sama
   3. Dan kita juga bisa melakukan kalibrasi secara mandiri untuk alat ukur dengan paramter yang lainnya.

Kesimpulan

Siklus PDCA merupakan kerangka kerja yang sederhana namun sangat bermanfaat untuk memperbaiki masalah di setiap tingkat organisasi / perusahaan. Namun siklus PDCA ini memerlukan komitmen yang kuat dari semua personel untuk perbaikan berkelanjutan sehingga dapat memberi dampak positif pada produktivitas dan efisiensi.

Dalam penerapannya, siklus PDCA ini memerlukan waktu tertentu, dan mungkin kurang tepat untuk menyelesaikan masalah yang mendesak.