Sebelum kita membahas tentang Apa itu informasi terdokumentasi, ada baiknya kita mengenal istilah yang paling sering digunakan dalam penerapan sistem manajemen berbasis ISO terkait informasi terdokumentasi, yaitu dokumen atau dokumen acuan kerja dan catatan atau rekaman.
- Dokumen atau dokumen acuan adalah informasi dan media pendukungnya yang menjadi acuan kerja, contohnya bisa berupa kebijakan perusahaan, kumpulan prosedur, instruksi kerja, petunjuk teknis, dll.
- Catatan atau rekaman adalah bukti hasil kegiatan kerja yang terdokumentasi dimana dapat berupa dokumen khusus hasil kegiatan kerja, kumpulan data, informasi digital ataupun informasi analog yang dibuat, diambil dan dikelola dalam rangkaian kegiatan kerja
Kedua istilah tersebut diatas baik berupa dokumen acuan kerja ataupun bukti hasil kerja jika dalam Standar ISO versi terbaru disebut sebagai informasi terdokumentasi.
Sederhananya Informasi terdokumentasi adalah informasi yang diperlukan untuk dikendalikan dan dikelola oleh suatu organisasi termasuk medianya dimana informasi tersebut terkandung. Informasi terdokumentasi bisa dalam bentuk atau jenis media apapun.
Daftar Isi
Persyaratan umum dalam klausul 7.5.1 ISO 9001 : 2015
Sistem manajemen mutu harus meliputi informasi terdokumentasi yang dipersyaratkan oleh standar internasional ISO tersebut dan sistem manajemen mutu organisasi harus meliputi informasi terdokumentasi yang ditentukan oleh organisasi untuk keefektifan sistem manajemen mutu.
Contoh dokumen acuan kerja yang wajib tersedia sesuai persyaratan ISO 9001 : 2015
- Ruang lingkup
- Kebijakan mutu
- Sasaran mutu
- Kriteria untuk evaluasi pemasok
- dll
Baca Juga : Hirarki Dokumen dalam Sistem Manajemen Laboratorium ISO 17025 : 2017
Hal diatas adalah contoh dokumen acuan kerja yang wajib tersedia menurut persyaratan ISO 9001 : 2015.
Contoh lainnya adalah contoh bukti atau catatan atau rekaman yang wajib tersedia, dipelihara, dikelola, dan disimpan sesuai persyaratan ISO 9001 : 2015
Informasi terdokumentasi yang disyaratkan oleh kebutuhan organisasi untuk keefektifan sistem manajemen yang ditetapkan umumnya dapat diketahui melalui identifikasi proses atau pemetaan proses sehingga kita bisa menentukan proses-proses apa saja yang perlu didokumentasikan untuk keefektifan penerapan sistem manajemen sesuai kondisi perusahaan masing-masing.
Contoh identifikasi proses dapat dalam bentuk peta proses. Peta proses tersebut ditetapkan bersama-sama dengan tim ISO Anda lainnya atau jika ada bersama wakil manajemen atau management representative. Dari peta proses ini kita bisa menentukan misalnya kebijakan operasional, prosedur apa saja yang diperlukan yang selanjutnya dapat memperkirakan dokumen-dokumen pendukung lainnya yang dibutuhkan untuk memastikan keefektifan penerapan sistem manajemen sesuai kondisi perusahaan masing-masing
Mari kita lihat contohnya…
Berikut ini adalah beberapa contoh informasi terdokumentasi yang dibutuhkan untuk efektifan penerapan. sistem manajemen di masing-masing perusahaan dan tentunya a bisa berbeda-beda antar pulsanya dan ini adalah contoh lainnya dengan demikian bisa kita pahami bahwa masing-masing perusahaan memiliki kebutuhan terkait dengan informasi terminasi yang berbeda-beda untuk tujuan keefektifan masing-masing selain yang dipersyaratkan oleh sistem internasional yang dijadikan acuan
Faktor yang Mempengaruhi luasnya informasi terdokumentasi
1. Ukuran organisasi dan jenis kegiatannya termasuk proses produk dan jasa yang dihasilkan, misalnya lingkup penerapan sistem manajemen tersebut mencakup lokasi kantor pusat dan beberapa cabang atau di lokasi lainnya, artinya semakin besar ukuran organisasi tersebut maka akan semakin luas dan detail informasi terdokumentasi yang dibutuhkan
2. kompleksitas proses dan interaksinya. jadi semakin Kompleks proses kegiatan kerja di tempat kita maka semakin luas dan detail informasi perlu mentasi yang harus kita bangun.
3. Kompetensi personilnya dan pentingnya suatu aktivitas. Makna penting disini maksudnya adalah ketika ketidakberadaan informasi terdokumentasi tersebut maka dapat mempengaruhi mutu atau kinerja proses atau produk.
Baca Juga : Persyaratan Umum Kompetensi Laboratorium Sesuai Standar ISO 17025
Klausul 7.5.3 Pengendalian Informasi Terdokumentasi
Klausul 7.5.3.1 ISO 9001 : 2015
Informasi terdokumentasi yang diperlukan oleh sistem manajemen mutu organisasi dan standar internasional ini harus dikendalikan untuk memastikan tersedia dan sesuai untuk digunakan dimana dan saat kapan diperlukannya informasi terdokumentasi tersebut dan juga harus dikendalikan untuk memastikan terlindungi dengan baik.
Terlindungi disini maksudnya adalah terlindungi dari hilangnya kerahasiaan, penggunaan yang tidak benar, atau hilangnya keutuhan informasi.
Klausul 7.5.3.2 ISO 9001 : 2015
Untuk mengendalikan informasi terdokumentasi maka organisasi harus menangani kegiatan berikut ini sebagaimana berlaku :
1. Adanya kegiatan distribusi, akses, temu balik dan penggunaan.
2. Kegiatan penyimpanan dan pemeliharaan termasuk memastikan agar dokumen acuan kerja maupun catatan tetap dapat terbaca yaitu dokumen tersebut haruslah dapat terbaca oleh pengguna, mesin, aplikasi atau komputer yang digunakan.
Kedua kegiatan ini berlaku untuk pengendalian dokumen acuan kerja dan juga pengendalian catatan
3. Kegiatan pengendalian perubahan atau pengendalian versi dokumen.
Hal ini berlaku untuk pengendalian dokumen acuan kerja. Lalu bagaimana dengan form yang belum diisi atau blanko dimana form yang belum diisi atau blanko termasuk kategori dokumen acuan kerja sehingga tetap harus dikendalikan versinya atau revisinya.
4. Kegiatan penentuan dan penerapan masa simpan dan penyusutan.
Umumnya pengedalian ini terkait dengan pengendalian catatan atau rekaman.
5. Kegiatan pengendalian dokumen eksternal.
Yaitu dokumen yang berasal dari pihak luar organisasi yang dibutuhkan oleh organisasi dan dapat dijadikan bagian dari acuan kerja atau referensi.
Pengendalian dokumen acuan kerja adalah terkait dengan poin-poin :
- Distribusi
- Akses Temu Balik
- Penggunaan
- Penyimpanan
- Pemeliharaan Pengendalian perubahan
- Pengendalian dokumen eksternal
Contoh pengendalian dokumen
Pengendalian Dokumen Internal
Berikut ini adalah alur pengolahan dokumen dalam bentuk Hardcopy
- Pomohon menyerahkan dokumen yang akan dikendalikan ke pengendalian dokumen.
- Pengendali dokumen memastikan agar dokumen ditinjau dan disetujui sebelum didistribusikan sesuai dengan ketentuan pengesahan dokumen acuan kerja yang berlaku, misalnya : ditinjau oleh atasan pemohon lalu disetujui oleh perwakilan manajemen.
- Setelah itu kembali ke pengendali dokumen maka dijadikan dokumen master atau asli, misalnya : dengan memberi tanda atau stempel dokumen master atau dokumen asli.
- Pengendali dokumen menggandakan atau memperbanyak dokumen master tersebut sejumlah pihak yang akan diberikan dokumen tersebut. Dan sebagai tanda dokumen tersebut terkendali misalnya dengan diberi tanda atau stempel kontrol Copy atau salinan terkendali atau dokumen terkendali.
- Setelah itu barulah didistribusikan kepada para pihak yang telah ditentukan sebagai penerima salinan dokumen terkendali tersebut. Maksud dari dokumen terkendali disini adalah pihak yang menerima dokumen tersebut akan selalu mendapatkan dokumen versi terbaru dari pengendali dokumen dan versi dokumen lama akan ditarik oleh pengendali dokumen.
Pengendalian Dokumen eksternal
- Pemohon menyerahkan dokumen eksternal yang akan dikendalikan ke pengendali dokumen.
- Pengendalian dokumen memastikan agar dokumen eksternal tersebut terdaftar dan diketahui oleh perwakilan manajemen, misalnya : dengan mendaftarkannya dalam daftar dokumen eksternal yang disetujui oleh perwakilan manajemen
- setelah itu dikembalikan ke pengendali dokumen untuk didistribusikan ke sejumlah pihak dan untuk identitas bahwa dokumen tersebut adalah dokumen eksternal dapat diberi tanda atau stempel dokumen eksternal.
Pengendalian Catatan atau Pengendalian Rekaman
Tujuan pengendalian catatan adalah agar kita dapat menyatukan bukti kegiatan kerja yang berhubungan untuk menjamin kelengkapan atau kebutuhan informasi agar kita dapat memberikan tempat penyimpanan yang aman selama catatan atau rekaman tidak digunakan serta kita dapat memastikan bahwa catatan atau rekaman tersedia saat dibutuhkan sebagai referensi atau bukti hasil kegiatan kerja, dan yang perlu kita perhatikan adalah apa yang kita simpan harus dapat ditemukan kembali.
Dalam pengendalian catatan atau rekaman maka akan terkait dengan kegiatan berikut ini :
- Distribusi
- Akses
- Temu Balik
- Penggunaan
- Penyimpanan
- Pemeliharaan
- Pnentuan masa simpan
- Penyusutan atau pemusnahan catatan
Untuk memudahkan proses pengendalian catatan maka kita bisa membuat daftar induk catatan atau rekaman dimana dalam daftar ini terdapat daftar bukti hasil kerja atau daftar catatan apa saja yang harus dikendalikan termasuk masa simpan catatan, dimana lokasi simpan, dan juga bagaimana metode Simpannya hingga metode pengalihannya kita tentukan atau dalam bahasa lainnya adalah ketentuan penyusutannya serta siapa penanggung jawabnya.
Masalah Ketika Tidak Ada Pengendalian Dokumen
Sistem pengendalian dokumen yang tepat merupakan salah satu hal yang krusial bagi perusahaan sebab setiap harinya sirkulasi dokumen di perusahaan terus berputar. Ada dokumen yang baru masuk, ada dokumen yang harus diperbarui, ada dokumen yang dipinjam, atau berpindah dari divisi satu ke divisi lain hingga dokumen yang sudah tidak lagi berlaku dan harus dimusnahkan. itu baru sirkulasinya belum lagi jika kita bedah dari tingkat Kepentingan dan kerahasiaannya dokumen tersebut.
Oleh karena itu tidak heran jika dibutuhkan sebuah sistem agar tidak terjadi kesalahan dalam pengelolaan dokumen sehingga efektivitas perusahaan juga bisa berjalan lancar.
lantas Apa saja masalah yang bisa timbul jika perusahaan tidak memiliki sistem manajemen dokumen yang tepat?
1. Salah menggunakan acuan kerja
jika perusahaan tidak memiliki sistem dokumen kontrol yang tepat maka akan berpotensi menggunakan acuan kerja yang salah.
Misalnya : Saat perusahaan anda melakukan perbaruan pada sebuahg dokumen, pendistribusian yang menyeluruh adalah hal yang utama namun jika anda tidak memiliki sistem dokumen kontrol maka alur pendistribusian akan sulit diawasi sehingga potensi adanya divisi kantor cabang dan pihak-pihak internal lain yang tidak mendapatkan info seputar perbaruan tersebut bisa saja terjadi
Bayangkan jika salah satu divisi masih menggunakan SOP (standadr Operating Procedure) yang lama, apa yang akan terjadi? Tentu hal ini berpengaruh besar pada keseluruhan kegiatan di perusahaan
2. Bukti kerja sulit ditemukan
Di dalam dokumen kontrol dikenal sebutan record atau berarti rekaman pencatatan sebagai dokumentasi kegiatan perusahaan, karena dilakukan berulang-ulang, rekaman terebut menjadi sangat banyak dan menumpuk, tanpa sistem yang benar bukti hasil kerja dalam bentuk record akan mudah tercecer dan sulit ditemukan ketika dibutuhkan
3. Pengguna akses ilegal
Tentu kita sepakat bahwa tidak semua orang berhak untuk mengakses dokumen di perusahaan tanpa pengawasan dari pihak yang ditunjuk, Hal ini dikarenakan sifat dokumen perusahaan yang rahasia karena isinya yang penting bagi keberlangsungan perusahaan. Oleh karena itu document management system atau dokumen kontrol ada untuk mencegah adanya pengguna akses ilegal dengan mengatur sistematika yang tepat terhadap sirkulasi dokumen termasuk siapa saja erat yang bertanggung jawab
4. Pemalsuan dokumen atau rekaman
Bukan hanya pengguna akses ilegal, dokumen perusahaan juga rentan dipalsukan untuk berbagai kepentingan, misalnya : mengubah tanggal pada dokumen atau memalsukan tandatangan menjadi masalah yang umumnya terjadi. Dengan adanya dokumen kontrol masalah-masalah tersebut dapat diminimalisir karena adanya pengawasan yang ketat terhadap masing-masing dokumen
5. Lemari arsip yang terlalu penuh
Seperti yang sudah disebutkan di awal, dokumen di perusahaan terus bertambah setiap harinya. Hal ini tentu saja akan membuat tempat penyimpanan baik itu lemari arsip maupun penyimpanan digital untuk dokumen dalam bentuk softcopy akan penuh. Di dalam dokumen kontrol dikenal yang namanya proses manajemen dokumen secara efektif meliputi penerbitan, pengesahan, pendistribusian, penyimpanan, dan pemusnahan.
Semoga bermanfaat.
