Contoh Struktur Organisasi Perusahaan dan Tugasnya [Lengkap Dengan Diagram]

Struktur organisasi adalah suatu kerangka yang menggambarkan bagaimana berbagai bagian di dalam suatu perusahaan—seperti divisi, tim, dan posisi individu—berinteraksi dan berkolaborasi satu sama lain. Struktur ini menentukan bagaimana informasi, tanggung jawab, dan sumber daya dialokasikan dan koordinasikan dalam organisasi.

Memahami struktur organisasi sangat krusial karena struktur ini tidak hanya mempengaruhi bagaimana tugas dan tanggung jawab dialokasikan, tetapi juga mempengaruhi aliran informasi, tingkat efisiensi, dan potensi inovasi dalam perusahaan. Struktur yang tepat dapat membantu perusahaan meraih tujuan strategisnya, sedangkan struktur yang tidak efisien bisa menjadi penghalang.

Tujuan dari artikel atau presentasi ini adalah untuk memberikan panduan lengkap mengenai struktur organisasi perusahaan. Ini akan mencakup jenis-jenis struktur yang berbeda, kelebihan dan kekurangan masing-masing, tips untuk memilih atau merancang struktur yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda serta Contoh Struktur Organisasi Perusahaan dan Tugasnya

Dengan memahami komponen-komponen ini, Anda akan lebih siap untuk membuat atau memodifikasi struktur organisasi di perusahaan Anda sehingga lebih efektif dan efisien.

Yuk kita mulai saja pembahasannya.

Sejarah dan Evolusi Struktur Organisasi

A. Model Struktur Tradisional

• Struktur Hierarkis

Dalam model ini, keputusan dibuat oleh satu atau beberapa individu di puncak hierarki, dan informasi serta instruksi mengalir dari atas ke bawah. Model ini sering terlihat di organisasi militer atau korporasi besar.

• Struktur Fungsional

Organisasi dibagi berdasarkan fungsi atau departemen (seperti pemasaran, keuangan, operasional, dll). Setiap departemen memiliki manajernya sendiri yang bertanggung jawab terhadap area fungsionalnya.

• Struktur Line and Staff

Dalam struktur ini, beberapa posisi ‘staff’ dibuat untuk memberikan dukungan khusus atau keahlian teknis kepada posisi ‘line’ yang fokus pada tujuan inti perusahaan.

B. Perkembangan ke Model Struktur Modern

• Struktur Matriks

Mengkombinasikan elemen dari struktur fungsional dan divisi. Biasanya digunakan di perusahaan yang membutuhkan fleksibilitas dan adaptabilitas.

• Struktur Proyek-tim atau Divisi

Organisasi dibagi menjadi tim atau divisi yang fokus pada proyek atau produk tertentu. Tiap tim memiliki sumber daya dan tanggung jawabnya sendiri.

• Struktur Horisontal atau Flat

Mengurangi atau mengeliminasi tingkatan manajerial untuk memfasilitasi aliran informasi dan keputusan yang lebih cepat.

• Struktur Jaringan

Organisasi berfokus pada kompetensi inti dan meng-outsource operasi lainnya ke perusahaan lain, seringkali dalam bentuk kemitraan atau perjanjian jangka panjang.

C. Milestone Penting dalam Evolusi Struktur Organisasi

• Era Industrialisasi

Penekanan pada efisiensi dan spesialisasi, sering kali melalui struktur hierarkis dan fungsional.

• Era Informasi

Kemajuan teknologi informasi mempengaruhi evolusi struktur organisasi, memungkinkan struktur lebih fleksibel seperti struktur matriks dan tim proyek.

• Globalisasi

Tuntutan global membuat perusahaan bergerak menuju struktur lebih kompleks seperti struktur multi-domestik atau global matriks.

• Agile dan Lean

Metodologi ini mempengaruhi struktur organisasi dengan menekankan adaptabilitas, tanggapan cepat terhadap perubahan, dan kolaborasi antar tim.

Dengan memahami sejarah dan perkembangan struktur organisasi, kita dapat lebih memahami bagaimana berbagai jenis struktur muncul dan mengapa mereka sesuai untuk berbagai jenis organisasi pada berbagai tahap perkembangannya.

Jenis-Jenis Struktur Organisasi

A. Struktur Hierarkis

Kelebihan

• Kejelasan Tanggung Jawab: Setiap orang dalam organisasi tahu siapa atasan dan bawahan mereka.
• Efisiensi: Sumber daya dan tugas dapat dialokasikan dengan jelas dan efisien.
• Kontrol Kuat: Mempermudah pengawasan dan manajemen.

Kekurangan

• Lambat dalam Pengambilan Keputusan: Harus melewati berbagai tingkat hierarki.
• Risiko Silo: Departemen atau tim bisa menjadi sangat terisolasi.
• Biaya Administrasi Tinggi: Membutuhkan banyak manajer dan administrasi.

B. Struktur Fungsional

Kelebihan

• Spesialisasi: Fokus pada pengembangan keahlian dalam fungsi atau departemen tertentu.
• Efisiensi: Mudah untuk memonitor dan mengukur kinerja.
• Kontinuitas: Lebih mudah untuk melatih dan mengembangkan karyawan.

Kekurangan

• Komunikasi Terbatas: Antara departemen bisa menjadi terbatas atau tidak efisien.
• Rigiditas: Kurang fleksibel terhadap perubahan.
• Risiko Silo: Sama seperti struktur hierarkis, risiko terisolasi tinggi.

C. Struktur Divisi

Kelebihan

• Responsif: Lebih cepat dalam merespons perubahan dan peluang di pasar.
• Akuntabilitas: Lebih mudah menentukan unit atau tim yang bertanggung jawab atas sukses atau kegagalan.
• Fokus pada Pelanggan atau Produk: Memungkinkan spesialisasi berdasarkan segmen pasar atau jenis produk.

Kekurangan

• Duplikasi Sumber Daya: Beberapa divisi mungkin perlu memiliki sumber daya atau fungsi yang sama, mengakibatkan inefisiensi.
• Konflik Internal: Kompetisi antar divisi bisa mengakibatkan konflik.
• Biaya Tinggi: Mungkin memerlukan manajemen dan sumber daya lebih.

D. Struktur Matriks

Kelebihan

• Fleksibilitas: Dapat dengan cepat merespons perubahan eksternal.
• Alokasi Sumber Daya yang Efisien: Memanfaatkan karyawan dalam berbagai proyek atau tugas.
• Komunikasi yang Baik: Antara tim dan departemen.

Kekurangan

• Kerumitan: Sulit untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab karena adanya dua atau lebih rantai komando.
• Konflik: Risiko konflik peran dan kebingungan.
• Biaya Manajemen Tinggi: Memerlukan koordinasi yang kuat.

E. Struktur Flat (Horizontal)

Kelebihan

• Pengambilan Keputusan Cepat: Dengan sedikit atau tanpa tingkat manajemen, keputusan bisa diambil lebih cepat.
• Otonomi Karyawan: Karyawan mempunyai lebih banyak kebebasan untuk membuat keputusan.
• Biaya Administrasi Rendah: Lebih sedikit manajemen yang diperlukan.

Kekurangan

• Kesulitan dalam Skalabilitas: Mungkin tidak efektif untuk perusahaan yang sangat besar.
• Risiko Kekurangan Manajemen: Bisa jadi kurang pengawasan atau koordinasi.
• Tidak Cocok untuk Semua Karyawan: Memerlukan karyawan yang proaktif dan bisa bekerja secara independen.

Memahami kelebihan dan kekurangan dari masing-masing jenis struktur organisasi ini dapat membantu Anda dalam memilih atau mendesain struktur yang paling sesuai dengan kebutuhan dan tujuan organisasi Anda.

Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Pemilihan Struktur

A. Ukuran Perusahaan

• Perusahaan Kecil: Struktur yang lebih flat atau horizontal biasanya lebih efektif untuk perusahaan kecil, di mana komunikasi langsung dan cepat adalah kunci.

• Perusahaan Besar: Struktur hierarkis atau divisi lebih sesuai untuk menangani kompleksitas dan kebutuhan sumber daya dari perusahaan besar.

B. Jenis Industri

• Industri Teknologi: Biasanya membutuhkan struktur yang lebih fleksibel dan adaptif, seperti struktur matriks atau tim.
• Industri Manufaktur: Mungkin lebih sesuai dengan struktur fungsional atau hierarkis yang menekankan efisiensi dan spesialisasi.

C. Budaya Perusahaan

• Kultur Inovatif: Perusahaan yang fokus pada inovasi mungkin akan memilih struktur yang mempermudah aliran ide dan kolaborasi, seperti struktur flat atau tim.
• Kultur Tradisional: Perusahaan dengan budaya lebih konservatif mungkin akan merasa lebih nyaman dengan struktur yang lebih formal dan hierarkis.

D. Strategi Bisnis

• Strategi Pertumbuhan: Perusahaan yang berada dalam fase ekspansi cepat mungkin memilih struktur yang dapat dengan mudah disesuaikan atau ditingkatkan, seperti struktur divisi atau matriks.
• Strategi Stabilitas: Jika perusahaan berfokus pada mempertahankan posisi pasar yang sudah ada, struktur fungsional atau hierarkis bisa menjadi pilihan yang tepat.
• Strategi Diversifikasi: Jika perusahaan beroperasi di berbagai bidang bisnis atau produk, struktur divisi atau matriks mungkin lebih sesuai.

Dengan mempertimbangkan faktor-faktor ini, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih tepat mengenai struktur organisasi yang akan memaksimalkan efisiensi dan efektivitas, sambil tetap sejalan dengan tujuan dan strategi bisnisnya.

Struktur Organisasi Perusahaan dan Tugasnya

 

A. General Manager

Tugas:

• Mengkoordinasikan seluruh departemen dan memastikan efisiensi operasional.
• Pengambilan keputusan strategis dan taktis untuk perusahaan.
• Bertanggung jawab atas pencapaian target atau KPI (Key Performance Indicator) dan tujuan perusahaan.

B. Sales Departemen

Tugas:

• Penjualan dan promosi produk atau layanan.
• Mengidentifikasi dan mengejar peluang pasar.
• Manajemen hubungan dengan pelanggan.

C. R&D (Research & Development) Departemen

Tugas:

• Penelitian dan pengembangan produk atau layanan baru.
• Mengoptimalkan produk atau proses yang sudah ada.
• Uji coba dan validasi produk.

D. Production & Supply Departemen

1. QC (Quality Control) Departemen

Tugas:

• Melakukan pemeriksaan kualitas produk.
• Pengujian dan validasi bahan baku serta produk akhir.
• Lebih lengkap mengenai tugas dan tanggung jawab QC bisa dibaca di link berikut.

2. Equipment Departemen

Tugas:

• Manajemen dan pemeliharaan peralatan produksi.
• Menjamin operasional peralatan berjalan dengan baik.

3. Production Departemen

3.1. Packing Departemen

Packing dan pengemasan produk akhir

Tugas:

• Pembelian bahan baku dan sumber daya lain yang dibutuhkan.
• Lebih lengkap mengenai tugas staff purchasing bisa dibaca di link berikut : www.sentrakalibrasiindustri.com/tugas-dan-tanggung-jawab-staff-purchasing-di-perusahaan/

5. Planning Departemen

Tugas:

• Perencanaan dan skedul produksi.
• Manajemen inventori.
• Lebih lengkap mengenai tugas PPIC telah dibahas secara mendetil di link berikut : www.sentrakalibrasiindustri.com/ibaratnya-ppic-adalah-seorang-playmaker-di-perusahaan/

5.1. Warehouse Departemen

Tugas:

• Penyimpanan bahan baku dan produk akhir.
• Manajemen logistik dan distribusi.

E. Financial Departemen

Tugas:

• Manajemen keuangan, termasuk anggaran, laporan keuangan, dan audit.
• Penilaian risiko keuangan.

F. HR (Human Resources) Departemen

Tugas:

• Rekrutmen, pelatihan, dan pengembangan karyawan.
• Manajemen hubungan industrial dan kesejahteraan karyawan.

Masing-masing departemen memiliki peran yang sangat penting dalam operasional perusahaan, dan mereka harus bekerja sama secara efektif di bawah koordinasi General Manager untuk mencapai tujuan perusahaan.

Tugas dan Tanggung Jawab dalam Struktur Organisasi

A. Pimpinan Eksekutif

Tugas:

• Membuat dan mengeksekusi visi dan misi perusahaan.
• Pengambilan keputusan strategis pada tingkat tertinggi.
• Mengawasi dan mengevaluasi kinerja manajemen.

Tanggung Jawab:

• Bertanggung jawab atas keberhasilan atau kegagalan perusahaan.
• Memastikan kepatuhan terhadap hukum dan regulasi.
• Menjaga hubungan dengan pemegang saham dan stakeholders lainnya.

B. Manajer

Tugas:

• Mengelola tim atau departemen.
• Membuat rencana dan anggaran.
• Pengambilan keputusan taktis dan operasional.

Tanggung Jawab:

• Mencapai target dan tujuan yang telah ditetapkan.
• Menjaga kualitas kerja tim atau departemen.
• Manajemen sumber daya (manusia, finansial, dll).

C. Karyawan

Tugas:

• Melaksanakan tugas sesuai deskripsi pekerjaan.
• Mengikuti kebijakan dan prosedur perusahaan.
• Berkomunikasi dan berkolaborasi dengan tim.

Tanggung Jawab:

• Kualitas dan efisiensi pekerjaan.
• Kejujuran dan integritas profesional.
• Keamanan dan kepatuhan terhadap standar perusahaan.

D. Tim Khusus atau Divisi

Tugas:

• Menangani proyek atau tugas khusus yang memerlukan keahlian atau fokus tertentu.
• Melakukan penelitian dan pengembangan.
• Membuat laporan dan presentasi hasil kerja.

Tanggung Jawab:

• Mencapai tujuan atau target proyek.
• Koordinasi dan komunikasi dengan departemen atau tim lain.
• Pemeliharaan dan manajemen sumber daya yang diperlukan untuk proyek atau tugas khusus.

Dengan pemahaman yang jelas tentang tugas dan tanggung jawab pada setiap level dalam struktur organisasi, perusahaan bisa beroperasi lebih efisien dan efektif, memastikan bahwa semua unit bekerja menuju tujuan yang sama.

Pengaruh Struktur Organisasi terhadap Kinerja

A. Efisiensi

Pengaruh:

• Struktur organisasi yang baik akan memaksimalkan efisiensi dengan mendistribusikan sumber daya dan tugas dengan efektif.
• Struktur yang tidak efisien bisa menyebabkan duplikasi pekerjaan dan limbah sumber daya.

Contoh:

• Dalam struktur fungsional, efisiensi dapat dicapai melalui spesialisasi dan standarisasi tugas.

B. Komunikasi

Pengaruh:

• Struktur mempengaruhi bagaimana informasi mengalir di seluruh organisasi.
• Komunikasi yang buruk dapat menyebabkan kegagalan dalam koordinasi dan pelaksanaan tugas.

Contoh:

• Dalam struktur hierarkis, komunikasi biasanya berlangsung secara vertikal, yang bisa memperlambat aliran informasi.

C. Inovasi

Pengaruh:

• Struktur yang memungkinkan aliran informasi dan kolaborasi yang mudah akan lebih mendukung inovasi.
• Struktur yang kaku atau terlalu formal bisa membatasi kreativitas.

Contoh:

• Struktur flat atau horizontal biasanya lebih mendukung inovasi karena mempermudah komunikasi dan kolaborasi antar tim atau departemen.

D. Adaptabilitas

Pengaruh:

• Kemampuan sebuah organisasi untuk beradaptasi dengan perubahan lingkungan sangat dipengaruhi oleh strukturnya.
• Struktur yang fleksibel memungkinkan perusahaan untuk merespons perubahan dengan lebih cepat.

Contoh:

• Struktur matriks atau tim dapat dengan cepat disesuaikan untuk merespons kebutuhan atau peluang pasar yang baru.

Mengerti bagaimana struktur organisasi mempengaruhi kinerja perusahaan adalah kunci untuk memilih atau mendesain struktur yang paling sesuai dengan kebutuhan dan tujuan perusahaan. Struktur yang tepat tidak hanya akan meningkatkan efisiensi dan produktivitas, tetapi juga akan memfasilitasi komunikasi, inovasi, dan adaptabilitas.

Tips dan Trik Merancang Struktur Organisasi yang Efektif

A. Melibatkan Semua Pihak Terkait

Mengapa Penting:

• Keputusan tentang struktur organisasi akan mempengaruhi semua orang dalam perusahaan, dari tingkat atas hingga bawah.

Cara Melakukannya:

• Ajak manajer dan karyawan dalam diskusi atau workshop.
• Konsultasikan juga dengan pihak eksternal seperti konsultan atau stakeholder yang memiliki pengalaman di industri yang sama.

B. Pertimbangkan Skalabilitas

Mengapa Penting:

• Sebuah perusahaan yang tumbuh memerlukan struktur yang dapat menyesuaikan diri dengan peningkatan volume pekerjaan dan sumber daya manusia.

Cara Melakukannya:

• Buat struktur yang modular, di mana unit atau tim dapat ditambah atau dikurangi dengan mudah.
• Pertimbangkan penggunaan teknologi dan otomasi untuk membantu skalabilitas.

C. Fleksibilitas dan Adaptabilitas

Mengapa Penting:

• Lingkungan bisnis selalu berubah, dan struktur organisasi perlu mampu beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan tersebut.

Cara Melakukannya:

• Hindari struktur yang terlalu kaku atau birokratis.
• Implementasikan mekanisme feedback yang memungkinkan perubahan cepat dan efisien dalam struktur jika diperlukan.

Memilih atau merancang struktur organisasi adalah sebuah keputusan strategis yang memerlukan perhatian khusus. Mengikuti tips dan trik ini dapat membantu perusahaan untuk membuat struktur yang tidak hanya efektif tetapi juga sustainable dalam jangka panjang.

Rangkuman

• Struktur organisasi adalah kerangka yang mengatur bagaimana tugas, wewenang, dan tanggung jawab diorganisir dan dikendalikan dalam sebuah perusahaan.
• Jenis struktur organisasi meliputi hierarkis, fungsional, divisi, matriks, dan flat, masing-masing dengan kelebihan dan kekurangannya.
• Faktor yang mempengaruhi pemilihan struktur termasuk ukuran perusahaan, jenis industri, budaya perusahaan, dan strategi bisnis.
• Struktur organisasi perusahaan dan tugasnya mempengaruhi kinerja perusahaan dalam hal efisiensi, komunikasi, inovasi, dan adaptabilitas.

Untuk Pemilihan atau Desain Struktur Organisasi Harus Dipertimbangkan Hal-Hal Berikut :

1. Melibatkan Semua Pihak: Pastikan untuk melibatkan semua pihak terkait, termasuk manajer dan karyawan, dalam proses desain atau revisi struktur organisasi.
2. Skalabilitas: Desain struktur yang dapat menyesuaikan diri dengan pertumbuhan perusahaan. Ini termasuk mempertimbangkan bagaimana teknologi bisa dimanfaatkan untuk skalabilitas.
3. Fleksibilitas dan Adaptabilitas: Pilih atau desain struktur yang fleksibel dan dapat beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan di lingkungan bisnis.
4. Kesederhanaan: Semakin sederhana struktur, semakin mudah diimplementasikan dan diurus. Hindari kompleksitas yang tidak perlu.
5. Fokus pada Kinerja: Selalu pertimbangkan bagaimana struktur yang dipilih akan mempengaruhi faktor kunci kinerja seperti efisiensi, komunikasi, dan inovasi.

Dengan demikian, pemilihan atau desain struktur organisasi yang tepat bisa menjadi salah satu faktor kunci keberhasilan perusahaan.

Setiap perusahaan akan memiliki kebutuhan dan tujuan yang berbeda, sehingga tidak ada satu struktur “terbaik” yang berlaku untuk semua. Namun, dengan mempertimbangkan faktor-faktor di atas, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih tepat dan efektif.