Pengertian Continues Improvement dalam Proses Bisnis Perusahaan

Perkembahan teknologi berjalan dengan pesat, persyaratan pelanggan terhadap suatu produk juga semakin hari semakin ketat. Produk-produk baru banyak bermunculan dengan menawarkan segala keunggulannya dengan harga yang lebih kompetitif.

Sebagai perusahaan kita harus terus menerus melakukan perbaikan untuk tetap bisa menghasilkan produk / jasa yang berkualitas sehingga tetap bisa memuaskan pelanggan.

Banyak sekali program perusahaan untuk meningkatkan kualitas dari produk dan jasanya, antara lain dengan menerapkan standar-standar tertentu, baik itu standar yang terkait dengan persyaratan produk / standar yang sifatnya umum misalnya : standar SNI ISO 9001, standar SNI IEC ISO 17025 untuk layanan laboratorium pengujian dan kalibrasi, atau program lain yang dilakukan di internal perusahaan, misalnya melalui program sumbang saran, QCC (Quality Control Circle), dll dimana harapannya adalah agar kita dapat melakukan perbaikan terus menerus atau yang lebih kita kenal dengan istilah continues improvement.

Pada artikel kali ini kita akan mengulas mengenai tools / alat bantu yang seringkali digunakan dalam improvement serta langkah-langkah yang digunakan untuk continues improvement. Seperti yang teman-teman ketahui, ada dua komponen yang digunakan dalam continuous quality improvement yaitu :

• 8 langkah improvement
• QC Seven tools

Apa Itu 8 Langkah Improvement

8 langkah improvement adalah delapan langkah yang merupakan aktivitas untuk pemecahan masalah atau problem solving yang didasari dengan konsep PDCA (Plan-Do-Check-Action).

Pemecahan masalah dan improvement bukanlah suatu proses yang sekali dilaksanakan lalu selesai, namun melainkan suatu proses yang dilakukan secara berkelanjutan. Itulah sebabnya disebut dengan Continues Improvement.

8 langkah Improvement :

• Menentukan tema

Tema adalah aktivitas yang membahas masalah di dalam grup sendiri atau masing-masing individu.

• Menetapkan target

Menetapkan target berdasarkan jumlah, waktu, dan tingkat kesulitan masalah yang dihadapi

• Analisa kondisi yang Ada (Anakonda)

Pada tahapn ini aktivitasnya adalah dengan melihat secara langsung di tempat kejadian yang dilakukan bersama-sama anggota grup improvement

• Analisa sebab akibat

Analisa sebab akibat dilakukan dengan menganalisa masalah yang ditemukan di tempat kejadian untuk mendapatkan akar penyebab yang memiliki relevansi dan korelasi positif

• Merencanakan penanggulangan

Dilakukan dengan cara merencanakan aktivitas perbaikan untuk mengatasi setiap akar penyebab secara kuantitatif maupun kualitatif.

• Melaksanakan penanggulangan

Pada tahapan ini kita melakukan implementasi dari rencana aktivitas perbaikan untuk merealisasikan setiap aktivitas perbaikan

• Evaluasi hasil

Mengevaluasi hasil setiap aktivitas perbaikan terhadap target yang telah ditetapkan

• Standarisasi Rencana Berikut

Membuat standarisasi berdasarkan implementasi aktivitas perbaikan serta kontrol pelaksanaannya agar masalah tidak terulang kembali.

Apa itu 7 alat bantu improvement?

7 Alat bantu atau QC 7 tools adalah alat yang digunakan untuk pemecahan masalah yang menggunakan data kuantitatif. Dalam prakteknya tidak semua QC 7 tools digunakan dalam setiap delapan langkah, tetapi disesuaikan dengan kebutuhan pada masing-masing langkahnya sehingga akan didapat hasil yang optimal. Atau dengan kata lain tidak semua dari QC 7 Tools ini digunakan, namun disesuaikan dengan kebutuhan analisis datanya.

Berikut adalah tujuh alat bantu / QC 7 tools improvement

Check Sheet

Check sheet merupakan lembar rancangan awal yang digunakan untuk memudahkan pengambilan dan penyusunan data. Dengan menggunakan lembar ini maka hanya dengan memeriksa fakta yang ada data dapat disusun, informasi yang penting dapat dikumpulkan, setiap item pemeriksaan tidak ada yang terlewatkan.

Lembar pemeriksaan ini juga dapat digunakan untuk melakukan stratifikasi atau pemilahan.

Gambar diatas adalah contoh checksheet untuk monitoring harian produk reject dari suatu proses produksi yang disusun berdasarkan kategori reject yaitu :

1. Blow Hole
2. Non Filling
3. Catching
4. Carbon
5. Crack

Dari data diatas dapat dilihat bahwa reject harian terbesar dikarenakan oleh blow hole sedangkan yang terkecil adalah reject non filling. Dari check sheet tersebut kita dapat menentukan skala prioritas diman harus dilakukan perbaikan mesin yang memberikan reject blow hole terlebih dahulu.

Stratifikasi

Stratifikasi merupakan pemilihan suatu data yang ada kedalam beberapa bagian berdasarkan tujuan tertentu. Secara umum dalam manajemen mutu seluruh data yang dibagi dalam beberapa kelompok menurut keistimewaan yang dimilikinya, misalnya fenomena barat cacat serta penyebab timbulnya cacat, dll.

Gambar diatas adalah contoh stratifikasi dimana item stratifikasi menurut waktu, menurut pelaksanaan, metode kerja menurut metode pengukuran dan pada kolom sebelah kanan adalah metode sertifikasinya.

Baca Juga : Pengertian Pengukuran

Diagram pareto

Diagram pareto adalah diagram yang menampilkan grafik batang yang merupakan jumlah masalah dan grafik garis yang merupakan akumulasi perentase. Memadukan masalah yang terjadi di tempat kerja seperti misalnya barang cacat, gangguan pada mesin, klaim, dll dengan disusun berdasarkan urutan jumlah kasus saat besarnya uang. Diagram pareto ini seringkali digunakan pada tahapan identifikasi masalah pada saat QCC (Quality Control Circle).

Diagram sebab-akibat atau fishbone diagram

Fishbone diagram ini dikenal juga dengan nama diagram tulang ikan. Gambar yang memperlihatkan hubungan antara suatu akibat dengan banyak penyebab yang mempengaruhinya. Penyebabnya dapat dibagi dalam beberapa faktor yaitu :

• Pekerja yang mempengaruhi pada mutu produk
• Mesin yang digunakan dalam membuat produk
• Cara mengerjakan proses tersebut
• Material yang digunakan dalam proses
• dll

Fishbone diagram ini juga sering digunakan pada tahapan analisa kondisi masalah yang ada pada saat QCC (Quality Control Circle). Mengenai fishbone diagram ini pernah dibahas di artikel sebelumnya berikut ini :

Baca Juga : Diagram Tulang Ikan Untuk Mengidentifikasi Akar Permasalahan

Control Chart

Control Chart adalah data yang disusun dan dibuat grafik agar terlihat dengan mudah perubahan dan besarannya sesuai bagiannya. Dengan adanya control chart tersebut maka dapat memberikan gambaran kepada kita apakah  proses berjalan secara stabil atau untuk mempertahankan stabilitas proses yang sedang berlangsung.

Dapat dilihat pada contoh gambar control chart diatas dimana terdapat proses yang out of specs dan tidak stabil. Dengan adanya control chart tersebut kita dapat mengambil langkah-langkah yang harus diambil.

Diagram distribusi / Scatter Diagram

Scatter Diagram adalah diagram yang melihat pola hubungan antara dua jenis data yang berpasangan dimana data ini dianggap memiliki hubungan yang erat satu sama lain. Dengan melakukan penelitian seperti ini akan menjadi alat untuk menemukan faktor penting bagi pelaksanaan manajemen maupun Kaizen.

Gambar diatas adalah contoh diagram distribusi / scater diagram.

• Gambar kiri atas menandakan hubungan positif 2 jenis data yang berhubungan positif (+) kuat, ditandakan dengan titik-titik yang hampir menjadi 1 garis.
• Gambar tengah atas, titik-titiknya dari bawah kiri bawah ke arah kanan atas, sehingga berhubungan positif (+) namun karena titiknya tidak berada dalam 1 garis dan menyebar maka hubungannya lemah.
• Gambar kanan atas merupakan kebalikan dari gambar yang pertama (kiri atas) dimana hubungannya negatif (-) namun karena titik-titik berada dalam 1 garus maka menandakan hubungan yang kuat.
• Gambar kanan bawah menunjukkan 2 jenis data yang tidak berhubungan karena titik-titik yang menyebar.
• Demikian seterusnya untuk 2 gambar yang lainnya.

Histogram

Histogram adalah grafik bentuk batang yang memperlihatkan data yang didapat dari suatu kondisi dan dibagi atas beberapa bagian sesuai nilai data yang ada dalam bagiannya.

Demikian penjelasan mengenai 8 langkah dan 7 alat bantu yang sering digunakan untuk continues improvement.

Semoga Bermanfaat.