Sistem Manajemen

Saya ingat betul, beberapa tahun lalu ketika saya pertama kali terjun ke dunia industri, satu hal yang selalu ditekankan oleh senior dan atasan saya adalah pentingnya dokumentasi.

Awalnya, saya menganggap ini hanyalah tugas administratif yang membosankan. Namun, seiring berjalannya waktu, saya menyadari bahwa dokumentasi bukan hanya sekadar menumpuk kertas atau menyimpan file digital. Ini adalah tentang ‘Good Documentation Practice’ atau GDP, sebuah konsep yang ternyata memiliki dampak signifikan pada hampir setiap aspek operasional industri.

Mengapa topik ini relevan?

Bayangkan Anda adalah seorang manajer di sebuah perusahaan manufaktur dan harus mengaudit proses produksi yang melibatkan ratusan pekerja dan berbagai macam mesin. Tanpa adanya dokumentasi yang baik, Anda akan mudah tersesat dalam labirin data dan informasi yang membingungkan.

Atau bayangkan Anda adalah seorang auditor keuangan yang harus memverifikasi transaksi perusahaan—tugas ini akan menjadi mimpi buruk tanpa dokumentasi yang tepat dan konsisten.

Tujuan dari artikel ini adalah untuk membuka mata kita—baik sebagai individu atau sebagai bagian dari sebuah organisasi—tentang apa itu Good Documentation Practice, mengapa itu penting, dan bagaimana menerapkannya dalam berbagai industri.

Kami akan membahas dari definisi dasar, manfaat, hingga tantangan yang seringkali dihadapi. Jadi, mari kita telusuri lebih dalam mengenai hal ini dan temukan kenapa Good Documentation Practice seharusnya menjadi prioritas dalam praktik industri Anda!

Apa Itu Good Documentation Practice?

Menginjakkan kaki lebih dalam ke dunia profesional beberapa tahun yang lalu, saya masih ingat bagaimana saya merasa kebingungan dengan banyaknya istilah dan jargon yang digunakan. Salah satunya adalah ‘Good Documentation Practice’ atau yang lebih sering disingkat sebagai GDP.

Saat itu, saya berpikir, “Apa sih yang membuat praktik dokumentasi ini dianggap ‘baik’ atau ‘good’?” Jika Anda pernah berada di posisi yang sama, inilah saatnya kita membongkar misteri ini bersama.

Secara formal, Good Documentation Practice adalah sebuah standar atau serangkaian pedoman yang dirancang untuk menghasilkan, mendokumentasikan, menyimpan, dan mengelola informasi atau data yang dapat divalidasi dan diandalkan selama siklus hidup suatu produk atau proses. Ini bukan sekadar tentang mencatat atau memfotokopi dokumen, tapi lebih kepada bagaimana membuat seluruh proses dokumentasi menjadi konsisten, mudah dilacak, dan akuntabel.

Komponen-komponen utama dalam GDP meliputi:

• Pembuatan Dokumen

Bagaimana dokumen dibuat, termasuk alat yang digunakan dan format yang diikuti.

• Review dan Verifikasi

Setiap dokumen yang dihasilkan harus ditinjau dan diverifikasi oleh pihak yang berwenang.

• Penyimpanan dan Pengarsipan

Penyimpanan dokumen harus dilakukan dengan cara yang memastikan keamanan dan integritas data.

• Pelacakan dan Pembaruan

Setiap perubahan pada dokumen harus dilacak dan diperbarui sesuai dengan protokol yang telah ditetapkan.

• Penghapusan atau Pemusnahan

Dokumen yang sudah tidak relevan atau kedaluwarsa harus dihapus atau dimusnahkan dengan prosedur yang benar.

Berbagai komponen ini mungkin terdengar rumit, tetapi percayalah, setelah Anda terjun langsung dan mendapati betapa pentingnya GDP dalam menjaga keandalan dan keefisienan suatu perusahaan atau organisasi, Anda akan merasakan betapa berharganya setiap detik dan usaha yang Anda investasikan untuk memahami dan menerapkannya.

Mengapa Good Documentation Practice Penting?

Ada seorang teman berbagi pengalaman dimana dia terlibat dalam sebuah proyek yang begitu kompleks hingga membuat timnya hampir kehilangan arah.

Bukan karena kami mereka tidak kompeten, tetapi lebih karena kegagalan dalam mendokumentasikan setiap proses dan keputusan dengan tepat. Inilah yang membuka mata saya betapa pentingnya Good Documentation Practice dalam setiap aspek kehidupan profesional.

Meminimalkan Risiko Kesalahan dan Malpraktek

Salah satu manfaat paling signifikan dari penerapan GDP adalah minimnya risiko kesalahan dan malpraktek.

Di dunia yang penuh dengan data dan informasi, satu kesalahan kecil bisa berujung pada kerugian besar. Saya pernah melihat sebuah perusahaan hampir bangkrut hanya karena kesalahan kecil dalam dokumentasi keuangan.

Dengan prinsip GDP, setiap informasi dicatat, diverifikasi, dan diarsipkan dengan prosedur yang ketat, sehingga meminimalisir risiko dari kesalahan manusia atau manipulasi data.

Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas

Selain itu, GDP juga berdampak langsung pada efisiensi dan produktivitas. Ingat kembali pengalaman teman saya di proyek sebelumnya; mereka menghabiskan waktu berjam-jam hanya untuk mengklarifikasi dan memverifikasi data yang seharusnya mudah diakses jika dokumentasinya dikelola dengan baik. Efisiensi ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga sumber daya dan tenaga, yang pada akhirnya berujung pada produktivitas yang lebih tinggi.

Mempermudah Audit dan Kepatuhan terhadap Regulasi

Jika Anda pernah terlibat dalam proses audit—baik internal maupun eksternal—Anda pasti mengerti betapa membingungkannya menghadapi tumpukan dokumen dan data. GDP memudahkan proses ini dengan menyediakan struktur dan standar yang jelas, sehingga mempermudah pihak auditor dalam melakukan tugasnya. Ini juga memastikan bahwa perusahaan Anda selalu berada dalam jalur kepatuhan terhadap regulasi industri dan hukum yang berlaku.

Di dunia yang semakin kompleks ini, GDP bukan lagi sekadar pilihan, tetapi sebuah kebutuhan yang fundamental.

Manfaat Good Documentation Practice dalam Berbagai Industri

Dari berbagai tulisan dan reportase yang pernah saya kerjakan, seringkali saya menemui beragam industri dengan kebutuhan dokumentasi yang berbeda. Namun, satu kesamaan yang selalu ada adalah urgensi untuk menerapkan Good Documentation Practice (GDP).

Di beberapa sektor, penerapan GDP bukan hanya soal efisiensi, tetapi bisa menjadi soal hidup dan mati—serius, tanpa lebay! Mari kita bahas satu per satu.

Industri Manufaktur

Dalam industri manufaktur, tentunya kita sangat bergantung pada dokumentasi untuk memastikan kualitas produk. Mulai dari bahan baku, proses produksi, hingga distribusi, semuanya dicatat rinci. Dengan GDP, mereka bisa meminimalisir cacat produk dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Industri Teknologi Informasi

Di era digital ini, siapa yang bisa lepas dari teknologi informasi? Saya sendiri seringkali harus berurusan dengan software dan database dalam pekerjaan saya. Di industri ini, GDP membantu dalam pengembangan software, manajemen database, dan bahkan keamanan siber. Dokumentasi yang baik membuat lebih mudah untuk melacak bug, melakukan update, dan menjaga integritas data.

Industri Pangan

Jika Anda pernah bertanya-tanya bagaimana sebuah produk makanan bisa memiliki masa kadaluarsa yang tepat, itulah salah satu hasil dari penerapan GDP. Di industri pangan, dokumentasi yang baik membantu dalam pelacakan bahan, proses produksi, dan distribusi, yang pada akhirnya memastikan keamanan dan kualitas produk.

Good Documentation Practice telah menjadi tulang punggung operasional perusahaan. Ini bukan lagi sekadar pilihan, tetapi sebuah keharusan untuk memastikan kredibilitas dan keberlanjutan usaha.

Tantangan dalam Menerapkan Good Documentation Practice

Ketika saya pertama kali diperkenalkan dengan konsep Good Documentation Practice (GDP), saya langsung jatuh cinta dengan ide tersebut.

Tapi percayalah, menerapkannya dalam praktek nyata ternyata tak semudah membalikkan telapak tangan. Seiring waktu, saya mulai menyadari bahwa ada beberapa hambatan nyata yang seringkali membuat perusahaan enggan atau kesulitan dalam mengimplementasikan GDP. Berikut ini beberapa di antaranya:

Biaya Implementasi

Mengimplementasikan GDP memang membutuhkan investasi, baik itu berupa perangkat keras, perangkat lunak, maupun sumber daya manusia untuk mengelolanya. Tak jarang, biaya ini menjadi alasan utama perusahaan ragu-ragu untuk memulai.

Namun, percayalah, ini adalah investasi jangka panjang. Kesalahan dalam dokumentasi bisa berakibat jauh lebih mahal dibandingkan biaya awal implementasi.

Kurangnya Kesadaran dan Pelatihan

Salah satu kendala terbesar adalah kurangnya kesadaran dan pemahaman tentang pentingnya GDP. Ini bukan sesuatu yang bisa diakomodasi dengan seminar satu hari atau modul pelatihan singkat.

Butuh komitmen untuk melibatkan seluruh anggota tim dalam pelatihan yang komprehensif. Saya pernah berbicara dengan seorang manajer yang mengaku perlu waktu berbulan-bulan untuk benar-benar memahamkan timnya tentang GDP.

Resistensi Kultural di Tempat Kerja

Mungkin Anda pernah mendengar ungkapan, “Kami sudah melakukan ini selama bertahun-tahun dan tidak ada masalah.” Tipe resistensi kultural ini cukup umum dan bisa sangat sulit diatasi.

Tetapi sebagai seseorang yang telah melihat dampak positif dari penerapan GDP, saya bisa katakan bahwa perubahan memang perlu dan penting. Mengubah budaya perusahaan memang tidak mudah, tetapi dengan pendekatan yang tepat, itu bisa dilakukan.

Walaupun terlihat menakutkan, tantangan diatas bisa diatasi dengan komitmen dan strategi yang tepat. Jadi, jika Anda masih ragu untuk memulai, ingatlah bahwa setiap perjalanan dimulai dengan langkah pertama.

Solusi dan Best Practices

Bagaimana caranya perusahaan-perusahaan menangani tantangan dalam menerapkan Good Documentation Practice (GDP)? Hasilnya cukup mengejutkan; ternyata banyak solusi praktis yang bisa diterapkan. Berikut adalah beberapa best practices yang bisa menjadi panduan Anda.

Pelatihan dan Edukasi Karyawan

Tidak ada yang lebih efektif daripada mempersenjatai tim Anda dengan pengetahuan dan keahlian yang tepat. Saya ingat berbicara dengan seorang direktur operasional yang menuturkan betapa pentingnya pelatihan berkelanjutan dalam memastikan semua anggota tim paham dan mampu menerapkan GDP. Pelatihan ini bisa dalam bentuk seminar, workshop, atau bahkan kursus online yang bisa diakses oleh semua orang di perusahaan.

Menggunakan Perangkat Lunak Manajemen Dokumen

Dalam era digital ini, masih sangat mengejutkan melihat beberapa perusahaan yang masih mengandalkan sistem manual dalam mengelola dokumen.

Beberapa kali ketika saya mendapatkan tugas ketika audit supplier, beberapa perusahaan pernah mengalami kesulitan mengakses data yang diperlukan karena masih menggunakan metode konvensional ini.

Dengan perangkat lunak manajemen dokumen, Anda tidak hanya mempermudah akses, tapi juga menambah lapisan keamanan dan kepatuhan terhadap standar industri.

Konsultasi dengan Pakar dan Auditor

Jika Anda merasa kewalahan, ingatlah bahwa Anda tidak sendirian. Ada banyak konsultan dan auditor yang memiliki keahlian khusus dalam bidang ini.

Saya pernah berdiskusi dengan seorang auditor yang membagikan berbagai cerita sukses dari klien-kliennya, hanya karena mereka memilih untuk berinvestasi dalam konsultasi profesional.

Selain itu, auditor juga bisa membantu Anda mempersiapkan perusahaan untuk proses audit yang lebih besar, baik itu dari pihak internal maupun eksternal.

Sebagai seseorang yang terus berusaha mengikuti perkembangan dalam dunia dokumentasi dan manajemen informasi, saya tahu betapa tantangannya bisa terasa mengintimidasi. Namun, dengan solusi dan best practices di atas, saya yakin kita semua bisa membuat perubahan positif dalam cara kita mengelola dokumen dan data. 

Tips Penulisan Dokumen Sesuai Kaidah GDP

Berbicara mengenai sistem manajemen baik itu sistem manajemen mutu ISO 9001, 14001, 17025, dll tentunya tidak dapat dilepaskan dari dokumentasi. Namun terkadang kita masih belum memahami bagaimana cara penulisan dokumen yang baik dan sesuai dengan standar Good Documentation Practice. Jika teman-teman sedang mencari literature tersebut, berikut ini adalah caranya :

• Jenis huruf yang biasa digunakan dalam pembuatan dokumen adalah times new roman / arial dengan ukuran font antara 11 – 14
• Sebaiknya dalam satu paragraf mencerminkan satu pokok pikiran, hindari penulisa paragraf yang menggunakan kalimat panjang. Disarankan setiap kalimat berisi 15 – 20 kata.
• Setiap paragraf harus diberi identifikasi atau penomoran yang jelas dan menggunakan jarak antar paragraf.
• Penggunaan tanda baca seperti >, *, – , #, dan lain sebagiainya harus dihindari untuk memudahkan penelusuran bila terjadi perubahan.
• Gunakan nama jabatan dalam struktur organisasi dan pencantuman nama orang harus dihindari karena personel dapat pindah kerja, pindah unit, diberhentikan ataupun pensiun.
• Setiap halaman termasuk lampiran, diagram tabel dan format harsu mempunyai kode atau identifikasi khusus. Hal ini dimaksudkan untuk mengurangi resiko tidak terdeteksinya halaman dokumentasi sistem manajemen mutu. Selain itu identifikasi tersebut berguna untuk kemampuantelusuran dokumen sehingga dapat diketahui apakah dokuemn tersebut sudah kadaluwarsa atau merupakan revisi terbaru.
• Bagian atau halaman yang sering mengalami revisi atau amandemen sebaiknya diletakkan sebagai lampiran untuk memudahkan penggantian bila jadi perubahan.
• Harus memiliki prosedur pengendalian dokumentasi sistem manajemen mutu yang menjelaskan penganggung jawab, prosedur perubahan, penerbitan kembali, penggantian dokumen dan lain lain.

Catatan :

Seluruh dokumen sistem manajemen mutu baik dokumen tingkat 1. 2, 3, dan 4 harus didistribusikan kepada personel yang tepat untuk dapat dimegerti dan dipahami serta diterapkan dalam segala aspek kegiatan operasional perusahaan.

Oleh karena itu, harus ada ketentuan penggandaan dokumentasi sistem manajemen mutu termasuk yang digunakan secara internal agar dokumentasi sistem manajemen mutu tersebut terkendali dan dapat digunakan secara berhasil dan berdaya guna.

Seluruh dokumen resmi hasil penggandaan yang digunakan dan berlaku untuk penerapan sistem manajemen mutu harus diberi cap atau stempel bertuliskan “TERKENDALI” yang berarti dokumen ini dibuat, disahkan, diterapkan, dan dikendalikan kemutakhirannya oleh perusahaan. Jika terjadi perubahan dokumen tersebut, maka admin document control harus menarik bagian yang dirubah.

Adapun dokumen lain yang dapat digunakan oleh personel perusahaan atau pihak eksternal yang sifatnya sebagai informasi harus diberi cap “TIDAK TERKENDALI”.

Case Study

Ah, bagian yang paling saya tunggu-tunggu: Studi kasus! Saya akan menceritakan kisah nyata selalu memberikan inspirasi dan juga validasi untuk apa yang telah kita bahas.

Untuk artikel ini, saya memilih sebuah perusahaan farmasi besar yang telah sukses besar dalam menerapkan Good Documentation Practice (GDP).

Perusahaan ini menghadapi berbagai tantangan mulai dari manajemen data, persetujuan produk, hingga kepatuhan terhadap standar internasional. Namun, dengan komitmen tinggi, mereka menerapkan beberapa strategi yang telah kita bahas sebelumnya.

Mereka menginvestasikan dalam pelatihan karyawan, menggunakan perangkat lunak manajemen dokumen canggih, dan bahkan mengundang auditor eksternal untuk mengevaluasi keefektifan sistem mereka.

Hasilnya?

Luar biasa. Mereka tidak hanya meminimalkan risiko kesalahan tetapi juga meningkatkan efisiensi produksi sebesar 20%. Dan jika itu belum cukup mengesankan, mereka juga berhasil melewati serangkaian audit ketat tanpa satu pun temuan.

Ini membuktikan bahwa investasi dalam GDP adalah keputusan yang sangat menguntungkan, baik dari sisi keuangan maupun reputasi.

Jadi, jika Anda masih merasa skeptis atau ragu-ragu tentang pentingnya Good Documentation Practice, biarkan kisah sukses ini menjadi bukti nyata.

Point Penting

Setelah menelusuri lika-liku Good Documentation Practice (GDP), dari definisi, manfaat, hingga tantangan dan solusinya, saya harap Anda merasa lebih berwawasan. Saya sendiri merasa terkesan dengan betapa pentingnya GDP, sebuah konsep yang awalnya mungkin terdengar membosankan tetapi ternyata memiliki dampak luar biasa di banyak sektor industri.

Ringkasan Poin-Poin Utama

Untuk merangkum, ingatlah bahwa penerapan GDP tidak hanya meminimalkan risiko kesalahan tetapi juga memberikan efisiensi dan produktivitas yang signifikan. Penerapan teknologi dan perangkat lunak modern, serta pendekatan terhadap pelatihan dan edukasi karyawan adalah kunci keberhasilan implementasinya.

Rekomendasi untuk Perusahaan atau Individu

Jika Anda adalah perusahaan atau individu yang sedang mempertimbangkan untuk menerapkan Good Documentation Practice (GDP), jangan ragu. Ya, akan ada tantangan, tetapi dengan strategi dan sumber daya yang tepat, Anda akan menemukan bahwa manfaatnya jauh lebih besar. Konsultasi dengan pakar, investasikan dalam pelatihan, dan jika perlu, cari solusi perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Good Documentation Practice sangat direkomendasikan bagi perusahaan yang menerapkan sistem manajemen baik itu sistem manajemen mutu ISO 9001, sistem manajemen lingkungan ISO 14001, sistem manajemen laboratorium ISO 17025 yang digunakan oleh laboratorium kalibrasi seperti sentra kalibrasi industri, dan sistem manajemen lainnya.

Ajakan untuk Lebih Memprioritaskan GDP

Akhirnya, saya ingin mengajak semua pihak, baik itu perusahaan maupun individu, untuk lebih memprioritaskan Good Documentation Practice dalam operasional sehari-hari. Jangan melihatnya sebagai beban administratif, tetapi sebagai investasi untuk masa depan yang lebih cerah dan lebih aman.

Sebagai seseorang yang telah lama bekerja di industri dan melihat efek langsung dari penerapan GDP (Good Documentation Practice), saya percaya bahwa ini adalah langkah ke depan yang kita semua butuhkan.