Cara Penulisan Dokumen Sesuai Dengan Kaidah Good Documentation Practice

cara-penulisan-dokumen-sesuai-gdp

Berbicara mengenai sistem manajemen baik itu sistem manajemen mutu ISO 9001, 14001, 17025, dll tentunya tidak dapat dilepaskan dari dokumentasi. Namun terkadang kita masih belum memahami bagaimana cara penulisan dokumen yang baik dan sesuai dengan standar Good Documentation Practice. Jika teman-teman sedang mencari literature tersebut, berikut ini adalah caranya :

1. Jenis huruf yang biasa digunakan dalam pembuatan dokumen adalah times new roman / arial dengan ukuran font antara 11 – 14

2. Sebaiknya dalam satu paragraf mencerminkan satu pokok pikiran, hindari penulisa paragraf yang menggunakan kalimat panjang. Disarankan setiap kalimat berisi 15 – 20 kata.

3. Setiap paragraf harus diberi identifikasi atau penomoran yang jelas dan menggunakan jarak antar paragraf.

4. Penggunaan tanda baca seperti >, *, – , #, dan lain sebagiainya harus dihindari untuk memudahkan penelusuran bila terjadi perubahan.

5. Gunakan nama jabatan dalam struktur organisasi dan pencantuman nama orang harus dihindari karena personel dapat pindah kerja, pindah unit, diberhentikan ataupun pensiun.

6. Setiap halaman termasuk lampiran, diagram tabel dan format harsu mempunyai kode atau identifikasi khusus. Hal ini dimaksudkan untuk mengurangi resiko tidak terdeteksinya halaman dokumentasi sistem manajemen mutu. Selain itu identifikasi tersebut berguna untuk kemampuantelusuran dokumen sehingga dapat diketahui apakah dokuemn tersebut sudah kadaluwarsa atau merupakan revisi terbaru.

7. Bagian atau halaman yang sering mengalami revisi atau amandemen sebaiknya diletakkan sebagai lampiran untuk memudahkan penggantian bila jadi perubahan.

8.Harus memiliki prosedur pengendalian dokumentasi sistem manajemen mutu yang menjelaskan penganggung jawab, prosedur perubahan, penerbitan kembali, penggantian dokumen dan lain lain.

Penulisan Dokumen dalam Standard ISO

Seluruh dokumen sistem manajemen mutu baik dokumen tingkat 1. 2, 3, dan 4 harus didistribusikan kepada personel yang tepat untuk dapat dimegerti dan dipahami serta diterapkan dalam segala aspek kegiatan operasional perusahaan. Oleh karena itu, harus ada ketentuan penggandaan dokumentasi sistem manajemen mutu termasuk yang digunakan secara internal agar dokumentasi sistem manajemen mutu tersebut terkendali dan dapat digunakan secara berhasil dan berdaya guna.

Seluruh dokumen resmi hasil penggandaan yang digunakan dan berlaku untuk penerapan sistem manajemen mutu harus diberi cap atau stempel bertuliskan “TERKENDALI” yang berarti dokumen ini dibuat, disahkan, diterapkan, dan dikendalikan kemutakhirannya oleh perusahaan. Jika terjadi perubahan dokumen tersebut, maka admin document control harus menarik bagian yang dirubah.

Adapun dokumen lain yang dapat digunakan oleh personel perusahaan atau pihak eksternal yang sifatnya sebagai informasi harus diberi cap “TIDAK TERKENDALI”

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *