Petunjuk Pengelolaan Peralatan Laboratorium dengan Benar

Banyaknya peralatan laboratorium baik itu yang berupa peralatan gelas, alat ukur sederhana, sampai dengan instrumen analisa tentunya harus kita kelola dengan baik.

Pengelolaan merupakan bagian penting dalam sistem manajemen mutu karena dengan pengelolaan peralatan yang sesuai dapat memastikan hasil pengujian yang akurat, handal, dan tepat.

Bagaimana cara mengelola peralatan lab ini sehingga memberikan banyak manfaat bagi kita? Yuk.. kita pelajari bersama di artikel berikut ini.

Manfaat Pengelolaan Peralatan Laboratorium

Pengelolaan peralatan laboratorium yang baik akan memberikan manfaat antara lain sbb :

1. Mempertahankan tingkat kinerja laboratorium yang tinggi dan memperpanjang umur instrumen
2. Mengurangi variasi dari hasil pengujian sehingga meningkatkan kepercayaan diri laboratorium akan akurasi hasil pengujian.
3. Mengurangi gangguan terhadap layanan jasa pengujian laboratorium karena gagalnya pengujian yang disebabkan terjadinya kerusakan pada peralatan sehingga memberikan kepuasan yang lebih besar bagi pelanggan.
4. Biaya perbaikan yang lebih rendah karena lebih sedikit perbaikan yang diperlukan apabila pemeliharaan instrumen dilakukan secara baik.
5. Keselamatan personil / analis laboratorium juga akan meningkat

Hal-hal yang harus dipertimbangkan dalam program pengelolaan peralatan laboratorium antara lain :

Memilih instrumen yang tepat sesuai dengan tujuan penggunaan analisa di laboratorium merupakan bagian yang sangat penting dari pengelolaan peralatan. Pikirkan jawaban dari pertanyaan-pertanyaan berikut sebelum melakukan pembelian alat laboratorium :

• Mengapa memilih instrumen tersebut ?
• Untuk analisa apa intrumen tersebut digunakan? Instrumen tentunya harus cocok dengan layanan jasa yang laboratorium berikan.

Contoh :

Apakah laboratorium akan memilih membeli Spektrofotometer Serapan Atom (AAS) nyala atau graphite furnace AAS atau ICP ? Hal ini tentunya terkait dengan berapa tingkat konsentrasi sampel yang biasa laboratorium uji atau analisis.

Pemilihan ICP dilakukan apabila memang konsentrasi analit dalam sampel yang biasa diuji laboratorium sangat kecil.
Namun apabila konsentrasi analit cukup besar maka cukup membeli Spektrofotometer Serapan Atom (AAS) nyala atau jika konsentrasinya tidak terlalu besar dan tidak terlalu kecil maka grapith furnace AAS bisa dijadikan pilihan.

• Karakteristik kinerja dari instrumen yang dibeli seperti apa ? Apakah instrumen yang akan dipilih cukup akurat dan reproducible untuk kebutuhan pengujian yang akan dilakukan laboratorium.
• Apakah ada persyaratan fasilitas yang harus disediakan laboratorium, misalnya : persyaratan ruangan, dll.
• Apakah biaya untuk peralatan masing-masing dalam anggaran laboratorium?
• Apakah pereaksi yang diperlukan pada saat menggunakan peralatan tadi telah tersedia?
• Apakah pereaksi akan diberikan secara gratis oleh supplier tempat membeli instrumen untuk periode waktu yang terbatas? Apabila ya, Untuk berapa lama?
• Seberapa mudah bagi personil laboratorium untuk mengoperasikan peralatan tersebut?
• Apakah instruksi penggunaannya akan tersedia dalam bahasa yang mudah dimengerti?
• Apakah di Indonesia terdapat sole agent / distributor resmi penjualan instrumen tersebut dengan layanan purna jual yang baik?
• Apakah peralatan mempunyai garansi?
• Apakah ada isu keselamatan yang harus dipertimbangkan?

Pertanyaan-pertanyaan diatas perlu dijawab untuk dijadikan panduan laboratorium sebelum memilih suatu instrumen.

Apabila keputusan pembelian peralatan laboratorium menjadi wewenang bagian purchasing / pembelian, maka manajer teknis laboratorium harus memberi informasi / data pendukung untuk dapat memilih instrumen terbaik yang dapat memenuhi kebutuhan laboratorium secara tepat. Dan manager teknis laboratorium berhak untuk menolak jika memang peralatan yang akan diberikan tidak sesuai dengan kebutuhan laboratorium.

Supplier instrument umumnya memberikan seluruh informasi yang diperlukan untuk mengoperasikan dan memelihara peralatan.

Sehingga pada saat permintaan penawaran harga mintakan informasi terkait biaya yang akan dikeluarkan untuk pemeliharaan alat. Terkadang ada peralatan laboratorium dimana harganya relatif murah namun biaya perawatan rutin ternyata sangat mahal.

Pada saat akan membeli peralatan laboratorium kita juga perlu memastikan apakah jaringan kabel, informasi mengenai software komputer, daftar suku cadang / sparepart yang diperlukan, dan manual untuk operator sudah termasuk dalam paket pembelian.

Umumnya supplier peralatan akan menginstal instrument yang mereka supply dan memberikan training untuk personil laboratorium secara cuma-cuma / gratis.

Selain hal diatas, garansi alat juga biasanya diberikan oleh supplier terkait dengan kelancaran operasi alat termasuk pada periode percobaan untuk memverifikasi kinerja instrumen seperti yang diharapkan, sedangkan untuk pemeliharaan peralatan terkadang tergantung dengan apa yang tertera di dalam penawaran harga / Purchase Order. Ada yang memberikannya secara gratis pada tahun pertama kemudian setelah itu baru dikenakan biaya.

Jika hal-hal diatas sudah selesai, maka etelah itu laboratorium harus menetapkan apakah laboratorium dapat memberikan persyaratan fisik yang diperlukan seperti listrik, air, dan ruangan. Karena beberapa instrumen tertentu terkadang membutuhkan space yang agak luas, misalnya spektrofotometer UV Visible yang pengoperasiannya dikoneksikan dengan komputer, Spektrofotometer AAS, HPLC, dll sehingga harus tersedia cukup ruang Untuk memindahkan peralatan ke dalam laboratorium.

Perhatikan pembukaan pintu dan akses pada lift pada saat menginstal peralatan. Pastikan semua persyaratan fisik termasuk listrik, ruang, pintu, ventilasi, dan persediaan air sudah terpenuhi.

Pastikan pada dokumen pembelian tertuang, IQ, OQ, dan PQ apakah menjadi tanggung jawab supplier instrumen bersangkutan. Berdasarkan pengalaman kami, pembelian instrumen sudah termasuk dengan pelaksanaan IQ dan OQ.

Laboratorium juga perlu membuat daftar spesifikasi kinerja yang diharapkan sehingga kinerja peralatan dapat segera diverifikasi oleh laboratorium setelah peralatan selesai di install.

Hal-Hal yang Perlu Dilakukan Setelah Instrumen Diinstall

Sesudah peralatan selesai diinstal hal berikut perlu dilakukan sebelum peralatan digunakan untuk pengujian laboratorium :

1. Tetapkan personil penanggung jawab peralatan
2. Buat sistem pencatatan untuk penyediaan dan penggunaan suku cadang sparepart
3. Jalankan rencana tertulis untuk kalibrasi, verifikasi kinerja, dan operasi peralatan yang sesuai
4. Tetapkan program pemeliharaan peralatan yang terjadwal yang mencakup tugas pemeliharaan baik harian, mingguan, dan bulanan.
5. Adakan pelatihan untuk semua operator. Hanya personil yang sudah mendapat pelatihan pengoperasian peralatan saja yang dapat ditunjuk sebagai operator.
6. Ikuti petunjuk dari pabrik secara hati-hati pada saat melakukan kalibrasi awal
7. Pada saat pertama kali menggunakan peralatan sebaiknya instrumen dikalibrasi pada setiap kali uji coba dilakukan
8. Tetapkan interval instrumen perlu direkalibrasi. Penetapan dapat didasarkan pada pengalaman setelah laboratorium menggunakan peralatan didasarkan pada kestabilan dan rekomendasi pabrik. Untuk instrumen seperti HPLC, Spektrofotometer AAS, dll disarankan untuk dikalibrasi ke agen tunggalnya, dan tidak ke layanan laboratorium kalibrasi, karena agen tunggal tersebut tidak hanya melakukan kalibrasi namun juga pembersihan instrumen alat bahkan sampai dibuka cover instrumen bersangkutan.
9. Gunakan kalibrator yang diberi oleh atau dibeli dari pabrik pembuat alat.

Untuk mengevaluasi kinerja peralatan hal yang perlu diperhatikan adalah :

• Sebelum menguji sampel penting untuk mengevaluasi kinerja dari peralatan baru guna memastikan alat bekerja dengan baik terkait akurasi dan presisi.
• Laboratorium juga harus memverifikasi kinerja yang diklaim oleh pabrik peralatan dan tunjukkan bahwa laboratorium dapat memperoleh hasil yang sama menggunakan peralatan yang ada di laboratorium yang dilakukan oleh personil laboratorium.

Langkah yang harus diikuti untuk memverifikasi kinerja mencakup :

• Menguji contoh yang diketahui nilainya misalnya CRM ataupun hanya RM dan membandingkan hasil ukur atau hasil uji dengan nilai pada sertifikat bahan CRM atau RM tersebut.
• Apabila peralatan dikontrol temperaturnya tetapkan juga stabilitas dan keragaman temperatur.

Kemudian lakukan validasi terhadap peralatan baru dan teknik yang dipakai dalam menggunakan peralatan baru tersebut dan prosedur validasi dan hasilnya harus seluruhnya direkam.

Untuk memverifikasi bahwa peralatan bekerja sesuai menurut spesifikasi pabrik, parameter-parameter instrumen perlu dipantau secara berkala dengan jalan melakukan pemeriksaan fungsi dengan melihat kesesuaian antara respon dengan perintah dari komputer yang diberikan pada alat tersebut.

Hal ini harus dilakukan sebelum instrumen digunakan untuk pertama kali dan kemudian dilakukan kembali dengan frekuensi waktu yang direkomendasikan oleh pabrik.

Contoh :

Dari pemeriksaan fungsi adalah pemantauan temperatur dan pemeriksaan akurasi dari kalibrasi panjang gelombang misalnya yang biasa dilakukan sehari-hari.

Penerapan Program Pemeliharaan Peralatan

Implementasi program pemilihan peralatan seyoganya mencakup hal-hal berikut ini :

• Tetapkan penanggung jawab untuk mengawasi program pemeliharaan
• Buat kebijakan dan prosedur tertulis untuk pemeliharaan peralatan termasuk rencana pemeliharaan rutin untuk setiap bagian dari peralatan yang menetapkan “kapan frekuensi & tugas pemeliharaan harus dilakukan”
• Sediakan format perekaman, bisa dalam bentuk formulir atau catatan harian serta tetapkan proses pemeliharaan terhadap rekaman yang sudah dibuat.
• Lakukan pelatihan pengunaan dan pemeliharaanperalatan bagi personil laboratorium dan Pastikan semua personil memahami tugas dan kewajibannya masing-masing.
• Buat label setiap instrumen yang digantungkan atau direkatkan yang menunjukkan kapan pemeliharaan berikutnya harus dilakukan.
• Laboratorium harus menyimpan catatan dari daftar inventarisasi peralatan yang berisikan informasi jenis dan jumlah semua peralatan yang dimiliki laboratorium.
• Catatan ini harus selalu diperbaharui dengan informasi masuknya peralatan baru dan ditariknya peralatan yang Sudah usang atau rusak.
• Untuk setiap jenis peralatan daftar inventarisasi tadi perlu memuat :

1. 1. Tipe instrumen
   2. Model dan nomor seri

Sehingga jika suatu saat terjadi masalah pada peralatan pada saat diskusi dengan supplier kita bisa menyampaikan history dari peralatan tersebut karena laboratorium tahu persis model dan nomor seri yang dibelinya.

• Tanggal pembelian peralatan juga harus dicatat. Apakah alat dibeli dalam keadaan baru / bekas keperluan demo supplier / bekas dari laboratorium lain / instrumen bekas yang sudah direkondisikan kembali.
• Catat kontak supplier alat ukur / instrumen bersangkutan.
• Tetapkan ada tidaknya suku cadang dan kontrak pemeliharaan dan tanggal berakhirnya jaminan atau garansi.
• Nomor inventarisasi hendaknya juga dibuat spesifik yang menunjukkan “tahun perolehan atau penerimaan alat tersebut”.

Contoh :

Tahun disertai di belakangnya dengan nomor

AA-BB-CC

AA : Tahun
BB : Bulan
CC : Nomer urut penerimaan instrumen

Misalnya : 22-01-001

Alat diterima pertama kali di bulan januari tahun 2022.

Untuk memastikan laboratorium tidak sampai kekurangan suku cadang, harus dibuat inventarisasi dari suku cadang yang sering digunakan untuk setiap peralatan yang di laboratorium.

Rekaman inventarisasi cukup suku cadang harus memuat :

• Nama dan nomor bagian
• Part number
• Jumlah pemakaian rata-rata suku cadang
• Jumlah minimum yang harus tersedia di laboratorium
• Harganya
• Tanggal saat suku cadang masuk dalam tempat penyimpanan,
• Tanggal digunakannya suku cadang tersebut
• Jumlah yang masih ada dalam tempat penyimpanan suku cadang

Trouble Shooting dan Perbaikan Alat

Permasalahan yang terjadi pada peralatan bisa bermacam-macam. Operator peralatan umumnya dapat melihat perubahan yang tidak terlalu jelas seperti terjadinya pergeseran / driff dari nilai kontrol sampel ataupun perubahan yang sangat jelas terlihat seperti rusak atau tidak berfungsi peralatan atau instrumen.

Kadang kala juga terjadi instrumen tiba-tiba tidak dapat beroperasi.

Operator harus belajar memecahkan masalah yang terjadi pada peralatan agar peralatan dapat dengan cepat berfungsi kembali dan pengujian dapat dilanjutkan secepat mungkin.

Masalah yang terdapat pada instrumen dapat sangat bervariasi dimulai dari masalah yang ringan yang dapat terselesaikan lewat trouble shooting hingga masalah yang berat yang memerlukan perbaikan pada peralatan.

Masalah yang ringan akan dapat diselesaikan oleh operator laboratorium sendiri, namun masalah yang berat harus dikonsultasikan pada supplier atau agen peralatan dan memerlukan teknisi peralatan yang kompeten untuk mengatasinya.

Apabila misalnya operator mengamati terjadinya driff / pergeseran pada instrumen maka dapat dilakukan pemeliharaan preventif.

Pemeliharaan preventif / perawatan pencegahan adalah kegiatan pemeliharaan dan peralatan yang dilakukan secara terjadwal / periodik dimana sejumlah tugas pemeliharaan dilakukan untuk menjamin berfungsinya suatu peralatan, mencegah timbulnya kerusakan yang tidak terduga, dan memperpanjang usia pakai suatu peralatan.

Semua fasilitas pengujian yang mendapatkan perawatan akan terjamin kontinuitas kerjanya dan selalu diusahakan berada dalam kondisi atau keadaan siap digunakan untuk setiap proses pengujian setiap saat.

Tujuan perawatan pencegahan adalah dilakukannya inspeksi pada peralatan secara efektif, menjaga supaya kondisi peralatan selalu dalam keadaan sehat, memperpanjang umur peralatan, serta mencegah penggantian dini pada peralatan, mengurangi waktu yang terbuang untuk memperbaiki peralatan.

Tujuan dari perawatan pencegahan juga untuk mengeliminasi hasil pengujian yang Out of Control.

Untuk menjalankan trouble shooting pada peralatan umumnya supplier alat tersebut memberikan suatu diagram alir ataupun suatu tabel yang dapat membantu laboratorium menetapkan sumber masalahnya.

Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam suatu trouble shooting pada peralatan laboratorium dalam kegiatan pengujian, antara lain :

• Apakah masalah yang timbul disebabkan oleh kurang baiknya sampel untuk itu periksa?
• Apakah sampling dilakukan dengan baik?
• Apakah sampel disimpan dengan baik?
• Apakah faktor kekeruhan / viskositas atau koagulasi yang terjadi mempengaruhi unjuk kerja atau performance instrumen
• Apakah penyimpanan pereaksi telah dilakukan secara baik?
• Apakah pereaksi yang digunakan belum kadaluarsa?
• Apakah pereaksi dari kemasan atau botol yang baru digunakan langsung digunakan oleh laboratorium tanpa memperbaharui kalibrasi instrumen menggunakan kemasan yang baru dibuka tersebut?

Untuk trouble shooting peralatan laboratorium dalam bentuk tabel, umumnya dibuat dalam tiga kolom, yaitu :

• Kolom pertama berisi gejala atau masalah yang terjadi
• Kolom kedua berisi penyebabnya
• Kolom ketiga berisi cara mengatasinya.

Apabila ternyata masalah tidak dapat teridentifikasi tidak dapat diperbaiki oleh operator laboratorium maka disarankan menghubungi supplier peralatan laboratorium bersangkutan.

Baca Juga : Service Alat Laboratorium – Lebih Murah daripada Beli Baru!

Jika memungkinkan ambil beberapa langkah di bawah ini supaya pekerjaan pengujian dapat dilanjutkan sampai peralatan selesai diperbaiki, yaitu :

• Atur untuk mendapatkan instrumen cadangan, tanyakan apakah agen peralatan mempunyai instrumen cadangan yang dapat dipinjamkan selama peralatan laboratorium yang rusak diperbaiki?
• Apabila tidak mempunyai instrumen cadangan maka laboratorium dapat juga mengambil opsi melakukan analisa / sub kontrak ke laboratorium rekanan. Namun harus dipastikan bahwa pelanggan diberitahu telah terjadi masalah pada peralatan dan kemungkinan besar akan terjadi keterlambatan dalam penyelesaian pengujian atas sampel pelanggan tersebut.
• Beri label pada peralatan yang rusak agar semua personil laboratorium mengetahui bahwa peralatan tersebut tidak dapat digunakan.

Dokumen dan Rekaman Peralatan

Dokumen dan rekaman alat laboratorium merupakan bagian penting dari sistem mutu. Evaluasi menyeluruh setiap masalah yang timbul dari peralatan akan mudah dilakukan apabila kebijakan dan prosedur untuk pemeliharaan peralatan telah ditetapkan dalam dokumen yang sesuai.

Rekaman setiap peralatan yang dimiliki laboratorium juga harus disimpan dengan baik.

Setiap peralatan sebaiknya memiliki dokumen pemeliharaannya masing-masing. Dokumen pemeliharaan peralatan laboratorium harus mencakup :

• Instruksi pemeriksaan rutin langkah demi langkah termasuk di dalamnya frekuensi pelaksanaan pemeliharaan dan cara bagaimana menyimpan rekaman pemeliharaan.
• Instruksi untuk melakukan pemeriksaan fungsi termasuk frekuensi pemeriksaan dan caranya juga harus direkam.
• Cara mengkalibrasi instrumen harus ada panduan
• Untuk trouble shooting juga harus ada catatan dari setiap pelayanan dan perbaikan dari pabrik yang diperlukan laboratorium.
• Daftar dari setiap item tertentu yang memang diperlukan untuk penggunaan dan pemeliharaan seperti halnya suku cadang.

Khusus untuk peralatan utama hendaknya dokumen tadi berisikan pula identifikasi dari instrumen yang spesifik dan informasi mengenai unjuk kerja instrumennya.

Didalam rekaman pemeliharaan peralatan hendaknya diperhatikan hal berikut ini :

• Setiap peralatan harus mempunyai buku catatan atau logbook yang mendokumentasikan semua unsur karakteristik dan pemeliharaan peralatan termasuk pemeliharaan preventif atau perawatan pencegahan dan jadwalnya rekaman dari pemeriksaan fungsi alat dan kalibrasinya.
• Setiap pemeliharaan yang dilakukan supplier atau pabrik alat dan informasi lengkap dari setiap masalah atau gejala yang mungkin timbul.
• Trouble shooting yang dilakukan setelah teramatinya gejala tersebut dan informasi tindak lanjut terkait penyelesaian terhadap masalah yang timbul. Dalam merekam masalah atau gejala pastikan ada pencatatan mengenai tanggal terjadinya masalah dan Kapan peralatan tidak dapat digunakan untuk layanan, alasan terjadinya kerusakan.
• Tindakan yang diambil termasuk catatan mengenai layanan perbaikan yang diberikan oleh pabrik atau supplier
• Tanggal dimana peralatan dapat digunakan kembali dan
• Setiap perubahan pada prosedur pemeliharaan dan pemeriksaan fungsi alat apabila ada sebagai tindak lanjut mengatasi masalah

Jadi seandainya setelah dilakukannya trouble shooting ataupun perbaikan oleh supplier harus ada perubahan pada prosedur pemeliharaan atau prosedur pemeriksaan fungsi alat hal tersebut pun harus direkam dengan baik.

Beberapa sarana yang dapat digunakan untuk membantu menyimpan rekaman dari peralatan dapat berupa :

• Grafik
• Buku catatan harian
• Checklist
• Daftar periksa gambar ataupun
• Laporan layanan jasa perbaikan dari supplier

Semua rekaman tersebut harus tersedia untuk kaji ulang sepanjang umur peralatan.

Kesimpulan

Melalui program pemeliharaan peralatan laboratorium yang baik akan dapat diperoleh hasil uji yang baik dan keyakinan yang lebih besar terhadap keandalan hasil uji. Manfaat yang signifikan bagi laboratorium adalah :

• Akan jarang terjadi interupsi dalam layanan jasa pengujian
• Ongkos perbaikan peralatan dapat menjadi lebih rendah
• Laboratorium dapat terhindar dari kemungkinan untuk mengganti peralatan sebelum waktunya
• Meningkatkan keselamatan kerja bagi personil laboratorium

Jadi dapat terlihat dari kesimpulan ini banyak manfaat dapat diperoleh laboratorium melalui program pemeliharaan peralatan yang baik.

Semoga Bermanfaat.

Rujukan :

Pojok Laboratorium