Persyaratan Umum Kompetensi Laboratorium Sesuai Standar ISO 17025

Bagaimana kita bisa menyakinkan kepada assesor / auditor bahwa kita cukup kompeten dalam melakukan kalibrasi? Hal ini tentunya harus kita pikirkan mengingat persyaratan umum kompetensi merupakan salah satu persyaratan yang harus dipenuhi oleh laboratorium dalam menerapkan standar SNI ISO / IEC 17025 : 2017

Terkadang kita hanya berfokus pada memberikan bukti persyaratan kompetensi kepada auditor misalnya catatan pelatihan / training, pendidikan, serta pengalaman yang tertuang di dalam daftar riwayat hidup, namun hal tersebut belumlah cukup, karena apa yang tertera di dalam dokumen-dokumen tersebut perlu kita buktikan.

Memahami Arti Kompetensi

Kompeten secara sederhana dapat diartikan sebagai memenuhi syarat melakukan pekerjaan yang ditugaskan. Kualifikasi personel dapat ditunjukkan melalui pengetahuan, keterampilan, serta pengalaman yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas laboratorium yang diberikan. Proses assesment laboratorium itu sendiri dianggap sebagai evaluasi dari kompetensi laboratorium dimana laboratorium dianggap kompeten jika memenuhi persyaratan-persyaratan dalam standar SNI ISO 17025. Persyaratan umum kompetensi personel di dalam laboratorium itu sendiri dijabarkan secara detil di dalam klausul 6.2 SNI ISO 17025

Baca Juga : Persyaratan Personel Laboratorium Sesuai Standari ISO 17025

Persyaratan Umum Kompetensi Laboratorium Pengujian / Kalibrasi :

• Semua personel laboratorium yang dapat mempengaruhi kegiatan laboratorium harus kompeten.
• Laboratorium harus memastikan bahwa personel memiliki kompetensi untuk melakukan kegiatan laboratorium yang menjadi tanggung jawabnya
• Laboratorium harus mendokumentasikan persyaratan kompetensi setiap fungsi yang mempengaruhi hasil kegiatan laboratorium
• Laboratorium harus memiliki prosedur untuk menentukan persyaratan kompetensi
• Laboratorium harus memiliki prosedur untuk memantau kompetensi personel

Persyaratan umu kompetensi dari standar SNI ISO 17025 adalah untuk memastikan kompetensi personel melalui prosedur evaluasi kompetensi, pelatihan, pemantauan, dan pengembangan, setelah selesai maka dokumen-dokumen rekaman tersebut akan dijadikan bukti pada saat dilakukan assesment oleh badan akreditasi. Persyaratan kompetensi ini tentunya juga bergantung pada ruang lingkup laboratorium yang akan di akreditasi.

Contoh dari Persyaratan Umum Kompetensi Personel Laboratorium

Kompetensi dapat ditunjukkan melalui bukti kesanggupan melakukan pekerjaan seara efektif dan efisien sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang telah di persyaratankan di dalam uraian pekerjaan / Job deskripsi. Contohnya sebagai berikut :

• Melakukan pengujian / kalibrasi terhadap alat tertentu
• Mengoperasikan alat ukur / standar kalibrator
• Melakukan perhitungan atau evaluasi dari hasil kalibrasi
• Mengembangkan / melakukan validasi metode kalibrasi
• dll

Baca Juga : Tugas Manajer Teknis dan Manajer Mutu di dalam Laboratorium

Bagiamana Auditor Meminta Persyaratan Kompetensi?

Umumnya selain meminta bukti sertifikat pelatihan pengujian / kalibrasi, terkadang mereka juga akan memeriksa prosedur kalibrasi serta jika diperlukan akan meminta personel yang bertanggung jawab melakukan kalibrasi untuk mendemontrasikan prosedur tersebut. Assesor terebut akan melihat apakah yang kita demokan sudah sesuai dengan prosedur yang seharusnya.

Dokumen-dokumen pendukung seperti ijasah, sertifikat workshop, sertifikat training sebaiknya juga disiapkan secara rapi.

Prosedur Untuk Menentukan Kompetensi Personel :

Berikut ini adalah 6 langkah dalam menentukan kompetensi personel

• Identifikasi Kompetensi Personel
• Verifikasi Awal Kompetensi
• Program Training
• Evaluasi Kompetensi Teknis / Assesment

1. 1. Bukti Kualifikasi
   2. Penilaian Kinerja
   3. Evaluasi Berdasarkan Level Kompetensi

• Otorisasi
• Pemantauan Kompetensi
• Rekaman Sebagai Bukti Kompetensi

Tahap 1 : Identifikasi Kompetensi Personel

Langkah awal untuk menentukan kompetensi personel di dalam laboratorium adalah dengan mengidentifikasi persyaratan kompetensi yang diperlukan untuk melakukan kegiatan / tugas personel tersebut di dalam laboratorium. Hal ini akan menjadi dasar dalam pemilian personel pada saat perekrutan, kriteria apa saja yang harus dipenuhi personel tersebut.

Berikut ini adalah contoh persyaratan kompetensi personel :

• Mampu melakukan kalibrasi
• Mampu mengevaluasi data hasil kalibrasi
• Mampu melakukan audit internal
• dll

Setelah tahap identifikasi personel tersebut sudah kita jabarkan maka tahap selanjutnya pada tahap 1 ini adalah mengidentifikasi kualifikasi personel dilihat dari :

• Pendidikan
• Skill
• Pengalaman
• Training
• Pengetahuan teknis

Tahap 2 : Pemilihan Personel

Setelah persyaratan kompetensi pada tahap 1 kita definisikan, maka saatnya ke tahap ke 2 yaitu kita mencari kandidat untuk melakukan pekerjaan tersebut. Hal-hal yang perlu diperhatikan pada saat pencarian kandidat adalah sebagai berikut :

• Melakukan review terhada daftar riwayat hidup yang mereka kirimkan
• Wawancara terkait dengan background pendidikan serta pengalaman kerja
• Review dari sertifikat training yang telah mereka ikuti.

Tahap 3 : Program Training

Training dan kompetensi merupakan dua hal yang saling terkait. Kegiatan training dilakukan untuk mencapai ketrampilan, pengetahuan dan kemampuan yang diperlukan sehingga menjadi kompeten. Sehingga dalam suatu laboratorium prosedur program pelatihan sebaikannya dibuat dan dilaksanakan. Prosedur program pelatihan ini berguna untuk melatih karyawan baru sehingga paham tentang SOP laboratorium serta kemampuan untuk memahami berbagai macam prosedur yang ada di laboratorium.

Di dalam program training ini ada beberapa form yang terlibat yang harus kita dokumentasikan antara lain sbb :

• Rencana Pelatihan
• Daftar Hadir
• Evaluasi Pelatihan
• dll

Tahap 4 : Evaluasi Kompetensi Teknis Personel

Tujuan dari tahap ini adalah melakukan evaluasi setelah dilakukan training kepada personel bersangkutan dan mengevaluasi hasil kerja rutin harian. Selama melakukan evaluasi kita juga kita juga melakukan verifikasi apakah kriteria yang kita tentukan untuk kompetensi tersebut terpenuhi / tidak.

Ada 3 cara untuk mengevaluasi kompetensi personel :

• Evaluasi bukti kualifikasi

Kita mengumpulkan bukti kualifikasi berdasarkan aktivitas aktual di laboratorium, misalnya :

1. Bukti partisipasi tes profisiensi personel
2. Bukti pada saat mendomentrasikan pekerjaan / prosedur kalibrasi
3. Bukti pada saat dilakukan tanya jawab dengan personel
4. Bukti analisis statistik seperti repeatability dan reproducibility
5. Bukti hasil pengamatan langsung terhadap kompetensi personel pada saat melakukan aktivitas kerja harian

• Evaluasi Berdasarkan Kinerja

Contohnya :

1. Apalah pelaksana kalibrasi kompeten melakukan kalibrasi sesuai prosedur serta mampumembuat SOP kalibrasi
2. Apakah pelaksana kalibrasi mampu melakukan tindakan preventive

• Evaluasi berdasarkan level kompetensi

Level kompetensi bisa dibedakan misalnya menjadi 3 kategori yaitu :

1.  Level 1 : Personel baru tahap training
2. Level 2 : Personel yang masih memerlukan supervisi pada saat bekerja
3. Level 3 : Personel yang sudah mahir dan mampu memberikan pelatihan kepada personel yang lainnya.

Tahap 5 : Otorisasi

Setelah berbagai macam bukti kompetensi kita dapatkan pada tahap-tahap sebelumnya, maka saatnya memberikan otorisasi pekerjaan kepada personel bersangkutan. Beberapa pekerjaan yang bisa diberikan sesuai dengan klausul 6.2.6 adalah :
Mengembangkan, memodifikasi, verifikasi, serta validasi metode
Analisis hasil kalibrasi
Membuat serta melakukan review terhadap laporan hasil kalibrasi

Tahap 6 : Monitoring Kompetensi

Kompetensi personel merupakan seusatu yang sifatnya dinamis, maka kita harus membuat prosedur untuk melakukan monitoring kompetensi tersebut.

Semoga bermanfaat.