Langkah-Langkah Efektif Untuk Opening dan Closing Meeting Audit

Berbicara tentang audit, opening dan closing meeting adalah dua komponen kritikal yang memastikan berjalannya proses audit dengan lancar dan efisien.

Opening meeting adalah pertemuan awal yang dilakukan oleh auditor dengan auditee untuk mengkomunikasikan tujuan, cakupan, metodologi, dan ekspektasi dari audit yang akan dilakukan. Meeting ini memberikan kesempatan kepada kedua belah pihak untuk saling mengenal dan membangun komunikasi yang baik sebelum memulai audit.

Sementara itu, closing meeting adalah pertemuan yang dilakukan setelah proses audit selesai untuk menyampaikan temuan awal, memberikan kesempatan kepada auditee untuk memberikan klarifikasi, serta mendiskusikan rekomendasi dan tindak lanjut yang mungkin.

Kedua jenis meeting ini sangat penting dalam proses audit. Opening meeting memastikan bahwa semua pihak memiliki pemahaman yang sama mengenai proses audit dan ekspektasinya, sementara closing meeting memastikan transparansi dan akuntabilitas dari hasil audit.

Tanpa kedua pertemuan ini, risiko kesalahpahaman dan konflik selama proses audit dapat meningkat, dan integritas dari hasil audit mungkin dipertanyakan. Dalam artikel ini kita akan membahas cara opening dan closing meeting audit. sehingga risiko kesalahpahaman dan konfilik dapat kita hindarkan.

Yuk langsung mulai saja pembahasannya.

Tujuan Opening dan Closing Meeting Audit

A. Tujuan Opening Meeting

• Mengkomunikasikan tujuan dan cakupan audit secara jelas kepada auditee.
• Menetapkan harapan dan standar kerja selama proses audit.
• Memberikan kesempatan kepada auditee untuk bertanya, memberikan klarifikasi, atau menyampaikan kekhawatiran mereka sebelum audit dimulai.
• Mengidentifikasi potensi hambatan atau masalah yang mungkin muncul selama audit dan mencari solusi bersama-sama.

B. Tujuan Closing Meeting

• Menyampaikan temuan audit secara transparan dan akurat.
• Memberikan kesempatan kepada auditee untuk memberikan feedback atau klarifikasi terhadap temuan tersebut.
• Mendiskusikan rekomendasi dan tindak lanjut yang mungkin untuk meningkatkan proses atau kebijakan yang diaudit.
• Menetapkan langkah-langkah selanjutnya, seperti jadwal pelaporan dan pertemuan tindak lanjut.

Dengan pemahaman yang jelas mengenai tujuan dari kedua pertemuan ini, auditor dan auditee dapat memaksimalkan manfaat dari proses audit dan memastikan bahwa semua temuan dan rekomendasi dikelola dengan tepat dan efektif.

Persiapan Sebelum Meeting

• Memahami agenda dan tujuan audit

Sebelum melakukan meeting, auditor harus memastikan bahwa mereka memahami agenda dan tujuan audit dengan jelas. Hal ini penting agar proses audit dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memenuhi harapan auditee.

Tujuan audit harus didefinisikan dengan jelas, apakah untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi, meningkatkan efisiensi operasional, atau alasan lainnya. Dengan pemahaman yang jelas akan tujuan, auditor dapat menyusun agenda yang sesuai untuk membahas poin-poin kritis selama meeting.

• Menentukan peserta yang relevan

Tidak semua individu di organisasi auditee perlu hadir dalam meeting audit. Auditor harus menentukan siapa saja yang relevan untuk diundang, biasanya ini mencakup pihak-pihak yang memiliki peran kritis dalam area yang diaudit atau mereka yang memiliki keahlian khusus yang diperlukan selama proses audit. Dengan demikian, diskusi yang dihasilkan akan lebih fokus dan produktif.

• Menyiapkan dokumen dan materi yang dibutuhkan

Dokumen dan materi yang dibutuhkan selama meeting harus disiapkan dengan baik. Ini bisa mencakup dokumen pendukung seperti panduan audit, checklist, temuan audit sebelumnya, atau data pendukung lainnya.

Selain itu, persiapan juga mungkin mencakup presentasi slide atau alat visual lainnya untuk membantu dalam penyampaian informasi. Memastikan bahwa semua dokumen dan materi tersedia dan mudah diakses akan mempermudah jalannya meeting.

• Mengatur tempat dan waktu meeting

Pemilihan tempat yang sesuai untuk meeting sangat penting. Ruangan harus nyaman, cukup luas untuk peserta, dan dilengkapi dengan peralatan yang diperlukan seperti proyektor, papan tulis, atau alat presentasi lainnya.

Selain itu, waktu meeting harus ditentukan dengan mempertimbangkan ketersediaan semua peserta. Menghindari jadwal yang bertabrakan dengan kegiatan lain dan memberikan informasi tentang tanggal, waktu, dan lokasi dengan jelas kepada semua peserta akan meningkatkan efektivitas meeting.

Langkah-langkah Opening Meeting Audit

• Memberikan sambutan dan perkenalan

Sebagai langkah awal, auditor harus memberikan sambutan yang hangat kepada semua peserta meeting.

Perkenalan diri dan tim audit (jika ada) adalah esensial untuk membangun hubungan yang baik dan saling mengenal.

Dalam perkenalan, dapat disebutkan nama, jabatan, serta latar belakang singkat mengenai pengalaman dalam melakukan audit.

• Menguraikan tujuan dan cakupan audit

Setelah perkenalan, auditor harus menguraikan dengan jelas tujuan dari audit tersebut. Apakah tujuannya untuk memastikan kepatuhan, efisiensi operasional, atau tujuan spesifik lainnya.

Selain itu, cakupan audit, seperti departemen atau proses tertentu yang akan diaudit, juga harus dijelaskan agar auditee memahami batasan dan fokus audit.

• Menjelaskan metodologi dan prosedur audit yang akan digunakan

Penting bagi auditee untuk memahami bagaimana audit akan dilaksanakan. Auditor harus menjelaskan metodologi yang akan digunakan, seperti jenis sampling, teknik pengumpulan data, atau alat analisis yang mungkin diterapkan.

Penjelasan tentang prosedur audit, termasuk langkah-langkah yang akan diambil dan kriteria penilaian, juga harus disampaikan dengan jelas.

• Memberikan kesempatan kepada auditee untuk bertanya atau memberikan klarifikasi

Setelah memberikan informasi awal, auditor harus memberikan kesempatan kepada auditee untuk mengajukan pertanyaan atau meminta klarifikasi mengenai hal-hal yang belum jelas. Dengan demikian, kesalahpahaman atau ketidakpastian yang mungkin muncul di kemudian hari dapat dihindari.

• Menetapkan harapan dan tanggapan dari pihak auditee

Dalam langkah ini, auditor harus menyatakan apa yang diharapkan dari auditee selama proses audit, seperti ketersediaan data, akses ke sistem, atau kerja sama dari tim auditee. Sebaliknya, auditee juga harus menyatakan harapannya, seperti feedback reguler atau cara komunikasi yang diinginkan.

• Membahas jadwal dan logistik selama proses audit

Akhirnya, detil praktis tentang pelaksanaan audit harus dibahas. Ini mencakup jadwal kunjungan lapangan, waktu interview, atau jadwal pengujian tertentu.

Selain itu, kebutuhan akses ruangan, peralatan, atau sumber daya lainnya yang mungkin diperlukan oleh tim audit juga harus diatur pada tahap ini.

Dengan langkah-langkah ini, opening meeting audit akan berjalan dengan lancar dan memastikan bahwa kedua belah pihak memiliki pemahaman yang sama mengenai apa yang akan terjadi selanjutnya dalam proses audit.

Proses Audit

A. Mengawasi Proses Audit Sesuai Dengan Rencana

• Pemantauan Berkala

Tim audit harus rutin memeriksa kemajuan audit untuk memastikan bahwa semua aktivitas berjalan sesuai dengan jadwal dan rencana yang telah ditentukan.

• Penyesuaian

Jika ada bagian dari rencana audit yang membutuhkan penyesuaian, seperti perubahan jadwal atau metode, hal tersebut harus segera diidentifikasi dan dikoordinasikan dengan semua pihak yang terlibat.

• Dokumentasi

Semua temuan, bukti, dan observasi harus didokumentasikan dengan baik. Hal ini memastikan bahwa proses audit dapat dilacak dan hasilnya dapat diverifikasi jika diperlukan.

B. Melakukan Komunikasi Terbuka Dengan Auditee

• Feedback Reguler

Penting bagi auditor untuk memberikan feedback berkala kepada auditee mengenai kemajuan audit, temuan awal, atau hal-hal lain yang relevan.

• Diskusi Terbuka

Membuka ruang diskusi dengan auditee membantu dalam memahami konteks, mendapatkan klarifikasi, atau menerima input yang dapat mempengaruhi hasil audit.

• Konfirmasi Temuan

Sebelum menarik kesimpulan, auditor harus mengonfirmasi temuan mereka dengan auditee untuk memastikan tidak ada kesalahpahaman.

C. Mengatasi hambatan atau masalah yang muncul

• Identifikasi Masalah

Setiap hambatan atau masalah yang muncul, baik itu terkait dengan akses data, ketidaksesuaian informasi, atau masalah lainnya, harus segera diidentifikasi.

Baca Juga : www.sentrakalibrasiindustri.com/diagram-tulang-ikan-untuk-mengidentifikasi-akar-permasalahan/

• Kolaborasi Dalam Penyelesaian

Auditor harus berkolaborasi dengan auditee dalam mencari solusi atas masalah yang muncul. Ini bisa melalui diskusi, konsultasi, atau pertimbangan alternatif.

• Eskalasi jika Diperlukan

Jika hambatan atau masalah tidak dapat diatasi pada level awal, mungkin diperlukan eskalasi ke pihak yang lebih tinggi atau dengan keterlibatan lebih banyak pihak untuk menemukan solusinya.

Mengikuti langkah-langkah di atas selama proses audit memastikan bahwa audit berjalan dengan efisien, temuan yang didapat akurat, dan hubungan antara auditor dan auditee tetap profesional dan konstruktif.

Langkah-langkah Closing Meeting Audit

A. Menyampaikan Temuan Awal Dari Audit

• Presentasi Temuan

Auditor harus menyampaikan temuan awal dengan jelas dan rinci. Ini mencakup area yang diaudit, temuan spesifik, serta bukti atau alasan di balik temuan tersebut.

• Pendekatan Faktual

Saat menyampaikan temuan, penting untuk berdasarkan pada fakta dan data yang telah dikumpulkan selama proses audit, agar diskusi tetap objektif.

B. Membahas Rekomendasi dan Tindak Lanjut yang Mungkin

• Saran Perbaikan

Berdasarkan temuan audit, auditor harus menyampaikan rekomendasi atau saran untuk perbaikan. Hal ini membantu auditee dalam memahami langkah apa yang perlu diambil untuk meningkatkan area yang telah diaudit.

• Diskusi Tentang Tindak Lanjut

Membahas rencana tindak lanjut yang mungkin dilakukan oleh auditee, serta timeframe untuk pelaksanaannya.

C. Memberikan Kesempatan Kepada Auditee Untuk Memberikan Masukan atau Klarifikasi

• Ruangan Untuk Klarifikasi

Auditee harus diberi kesempatan untuk merespon temuan dan rekomendasi, serta memberikan klarifikasi atau konteks tambahan yang mungkin relevan dengan temuan.

• Feedback dari Auditee

Menerima masukan dari auditee dapat membantu dalam meningkatkan kualitas audit serta memperkuat hubungan kerja antara auditor dan auditee.

D. Menjelaskan Langkah Selanjutnya, Termasuk Jadwal Pelaporan dan Tindak Lanjut

• Pelaporan Final

Menyampaikan kapan dan bagaimana laporan audit final akan diserahkan kepada auditee.

• Pertemuan Tindak Lanjut

Jika diperlukan, menjadwalkan pertemuan tindak lanjut untuk membahas kemajuan terkait rekomendasi yang diberikan.

E. Mengucapkan Terima Kasih Atas Kerja Sama Selama Proses Audit

• Penghargaan

Mengakui dedikasi dan kerja sama dari auditee selama proses audit.

• Harapan Kerja Sama Masa Depan

Menyampaikan harapan untuk kerja sama yang baik di masa mendatang dan menyatakan kesiapan untuk mendukung auditee dalam upaya perbaikan.

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, closing meeting audit akan menjadi forum yang produktif di mana temuan, rekomendasi, dan tindak lanjut dapat dibahas secara konstruktif, dan hubungan antara auditor dan auditee dapat diperkuat.

Pasca Audit

Opening meeting memberikan kesempatan bagi auditor dan auditee untuk menyepakati tujuan, harapan, dan lingkup audit. Sementara closing meeting memberi kesempatan untuk menyampaikan temuan awal, menerima masukan dari auditee, dan menetapkan langkah-langkah selanjutnya.

Kedua pertemuan ini menegaskan komitmen bersama untuk integritas, transparansi, dan perbaikan berkelanjutan.

Dengan adanya opening dan closing meeting, potensi kesalahpahaman atau ketidakjelasan antara auditor dan auditee dapat diminimalkan. Hal ini membantu memastikan bahwa hasil audit akurat dan dapat diterima oleh semua pihak yang terlibat.

Saran untuk meningkatkan efektivitas di masa mendatang :

• Pelatihan dan Pendidikan

Untuk meningkatkan kualitas audit, pertimbangkan untuk memberikan pelatihan berkelanjutan kepada tim audit. Hal ini akan memastikan bahwa mereka tetap up-to-date dengan perkembangan terbaru dalam industri, metodologi audit, dan alat-alat baru.

• Feedback dan Iterasi

Selalu kumpulkan feedback dari auditee setelah setiap audit dan gunakan informasi tersebut untuk membuat perbaikan. Proses iteratif ini memastikan bahwa setiap audit menjadi lebih efektif daripada sebelumnya.

• Adopsi Teknologi

Pertimbangkan untuk memanfaatkan teknologi baru dalam proses audit. Ini bisa dalam bentuk perangkat lunak audit, alat analitik, atau platform kolaborasi yang meningkatkan efisiensi dan akurasi audit.

Dengan mengakhiri proses audit dengan penekanan pada pentingnya komunikasi dan komitmen bersama untuk perbaikan, serta dengan memberikan saran untuk meningkatkan efektivitas di masa depan, kita dapat memastikan bahwa audit tidak hanya menjadi prosedur rutin, tetapi juga menjadi alat yang berharga untuk pertumbuhan dan perbaikan berkelanjutan.

Baca juga artikel terkait dengan audit di link berikut :

www.sentrakalibrasiindustri.com/manfaat-audit-internal-dan-kaji-ulang-manajemen-pada-iso-17025/

www.sentrakalibrasiindustri.com/checklist-audit-gudang-bahan-baku-dan-bahan-jadi/