Dalam Perusahaan, Penyusunan Standar ISO Harus Memenuhi Tahap Ini

Dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif dan global, menjaga kualitas dan efisiensi operasional menjadi kunci utama untuk mencapai kesuksesan.

Standar ISO, singkatan dari International Organization for Standardization, telah menjadi acuan utama bagi perusahaan-perusahaan di seluruh dunia dalam upaya mencapai kualitas yang unggul, keamanan produk, dan efisiensi proses.

Artikel ini akan membahas tentang penyusunan standar iso harus memenuhi tahap apa saja jika perusahaan ingin menerapkannya, beberapa manfaat yang akan kita dapatkan serta tantangan yang umumnya akan kita hadapi.

Dengan memahami penyusunan standar iso harus memenuhi tahap apa saja, perusahaan dapat meningkatkan pengelolaan kualitas, meminimalkan risiko, dan memperkuat reputasi mereka di pasar internasional.

Langsung saja kita mulai pembahasannya.

Pendahuluan

 

Standar ISO, atau International Organization for Standardization, adalah serangkaian pedoman internasional yang dikembangkan oleh sebuah organisasi internasional independen dengan tujuan untuk memastikan kualitas, keamanan, keandalan, dan efisiensi produk, layanan, dan sistem.

Organisasi ini dibentuk pada tahun 1947 dan berbasis di Jenewa, Swiss. Standar ISO meliputi berbagai aspek bisnis dan industri, mulai dari manajemen mutu, lingkungan, keselamatan kerja, laboratorium kalibrasi alat ukur, hingga teknologi informasi.

Setiap standar ISO memiliki kode numerik unik yang mengidentifikasi jenis standar dan lingkupnya. Contohnya, ISO 9001 adalah standar untuk manajemen mutu, ISO 17025 berkaitan dengan pengujian atau kalibrasi alat ukur, sementara ISO 14001 berkaitan dengan manajemen lingkungan.

Penyusunan Standar Iso Harus Memenuhi Tahap Berikut, Jika Perusahaan Anda Ingin Menerapkannya!

 

Tahapan penyusunan standar ISO dalam suatu perusahaan adalah proses yang komprehensif dan strategis. Penyusunan standar ISO harus memenuhi tahap berikut :

A. Identifikasi Kebutuhan Standar ISO

• Menentukan Ruang Lingkup Standar yang Dibutuhkan

Langkah pertama adalah mengidentifikasi ruang lingkup standar ISO yang dibutuhkan oleh perusahaan. Hal ini melibatkan penentuan area atau aspek bisnis tertentu yang akan diatur oleh standar tersebut.

Contoh, apakah itu akan berfokus pada manajemen mutu (ISO 9001), manajemen lingkungan (ISO 14001), atau area lainnya.

• Menganalisis Tujuan Bisnis yang Terkait

Setelah ruang lingkup ditentukan, perusahaan harus menganalisis tujuan bisnis yang ingin dicapai melalui implementasi standar ISO. Hal ini akan membantu dalam menentukan apakah standar tersebut sesuai dengan strategi bisnis dan memberikan manfaat yang diharapkan.

B. Pembentukan Tim Penyusunan Standar ISO

• Memilih Anggota Tim

Proses ini melibatkan pemilihan anggota tim yang akan bertanggung jawab atas penyusunan standar ISO. Tim ini harus terdiri dari individu yang memiliki pemahaman yang baik tentang bisnis perusahaan dan pengetahuan tentang standar ISO yang relevan.

• Menetapkan Peran dan Tanggung Jawab

Setelah tim terbentuk, perlu ditetapkan peran dan tanggung jawab masing-masing anggota. Ini mencakup penentuan siapa yang akan menjadi pemimpin proyek, siapa yang akan mengumpulkan data, siapa yang akan melakukan analisis, dan sebagainya.

C. Pengumpulan Informasi

• Menganalisis Proses yang Ada

Tim harus memahami proses bisnis yang sudah ada di perusahaan. Ini melibatkan pengumpulan data tentang bagaimana operasi berjalan saat ini, termasuk langkah-langkah, kebijakan, dan praktik yang ada.

• Mengidentifikasi Perbedaan antara Proses Aktual dan Standar ISO

Tim harus membandingkan proses yang sudah ada dengan persyaratan standar ISO yang relevan. Ini akan membantu dalam mengidentifikasi perbedaan atau kesenjangan yang perlu diatasi.

D. Penyusunan Dokumen Standar ISO

• Menentukan Format Dokumen

Setelah perbedaan antara proses aktual dan standar ISO diidentifikasi, tim harus menentukan format dokumen yang akan digunakan untuk mendokumentasikan prosedur dan kebijakan yang sesuai dengan standar ISO tersebut.

• Menyusun Isi Dokumen Sesuai dengan Persyaratan ISO

Proses ini melibatkan penyusunan dokumen standar ISO sesuai dengan persyaratan yang ada dalam standar tersebut. Ini mencakup pembuatan panduan, prosedur, formulir, dan dokumentasi lainnya yang diperlukan untuk mencapai kepatuhan dengan standar ISO.

Tahapan penyusunan standar ISO ini merupakan langkah awal yang kritis dalam proses implementasi standar ISO di perusahaan. Langkah ini membantu perusahaan untuk memahami persyaratan standar, menyesuaikannya dengan kebutuhan bisnis, dan memastikan bahwa implementasi berjalan dengan lancar.

Baca Juga : Hirarki Dokumen di Dalam Sistem Manajemen Laboratorium ISO 17025 : 2017

Implementasi Standar ISO

 

Implementasi Standar ISO adalah tahapan penting dalam proses penyusunan dan pemeliharaan standar ISO dalam suatu perusahaan. Berikut adalah penjelasan tentang setiap langkah dalam implementasi Standar ISO :

A. Pelatihan Karyawan

• Menyediakan Pelatihan yang Dibutuhkan

Implementasi Standar ISO seringkali memerlukan pemahaman baru tentang prosedur, perubahan dalam operasi, atau penggunaan alat dan metode yang berbeda. Oleh karena itu, perusahaan perlu menyediakan pelatihan yang dibutuhkan kepada karyawan yang terlibat dalam implementasi.

Pelatihan ini harus sesuai dengan persyaratan standar ISO yang relevan dan disesuaikan dengan tingkat pengetahuan karyawan, misalnya : perusahaan yang bergerak di bidang jasa kalibrasi atau pengujian, maka selain mendapatkan pelatihan sistem manajemen laboratorium ISO 17025 juga harus mendapatkan pelatihan atau training kalibrasi alat ukur untuk ruang lingkup yang akan diakreditasikan.

Mengkomunikasikan Perubahan kepada Karyawan

Penting untuk berkomunikasi secara efektif kepada seluruh karyawan tentang perubahan yang akan terjadi akibat implementasi Standar ISO.

Hal ini mencakup menjelaskan tujuan perubahan, manfaatnya, dan bagaimana perubahan tersebut akan memengaruhi pekerjaan mereka. Komunikasi yang baik dapat mengurangi resistensi terhadap perubahan.

B. Uji Coba dan Revisi

• Menerapkan Standar ISO dalam Proses Bisnis

Setelah karyawan mendapatkan pelatihan yang diperlukan, perusahaan dapat mulai menerapkan standar ISO dalam proses bisnisnya.

Hal ini dapat mencakup perubahan dalam cara pekerjaan dilakukan, dokumentasi yang digunakan, atau peralatan yang digunakan. Proses ini harus dilakukan dengan hati-hati dan sesuai dengan pedoman standar ISO yang berlaku.

• Mengumpulkan Umpan Balik dan Melakukan Koreksi

Selama proses implementasi, penting untuk mengumpulkan umpan balik dari karyawan dan pemangku kepentingan lainnya. Umpan balik ini dapat membantu mengidentifikasi masalah atau hambatan dalam implementasi.

Jika ditemukan masalah, perusahaan harus siap melakukan perbaikan atau koreksi yang diperlukan untuk memastikan bahwa implementasi berjalan dengan baik.

Simak Juga : Identifikasi Masalah Dengan Fishbone Diagram

C. Audit Internal

• Menyelenggarakan Audit untuk Memastikan Kepatuhan

Audit internal adalah langkah penting dalam memastikan bahwa perusahaan mematuhi standar ISO yang relevan. Tim auditor internal akan mengevaluasi proses, dokumen, dan praktik bisnis untuk memastikan bahwa mereka sesuai dengan persyaratan standar ISO.

Hasil audit akan digunakan untuk menentukan tingkat kepatuhan dan area yang perlu diperbaiki.

• Mengidentifikasi Peluang untuk Perbaikan

Audit internal juga dapat digunakan untuk mengidentifikasi peluang untuk perbaikan dalam proses dan sistem perusahaan. Perbaikan ini dapat mengarah pada peningkatan efisiensi, peningkatan kualitas, atau pengurangan risiko. Hasil audit harus digunakan sebagai dasar untuk mengembangkan rencana perbaikan yang sesuai.

Baca Juga : Manfaat Audit Internal dan Kaji Ulang Manajemen Pada ISO 17025

Implementasi Standar ISO adalah proses berkelanjutan yang memerlukan komitmen perusahaan untuk mematuhi standar, melibatkan seluruh karyawan, dan terus melakukan peningkatan. Ini merupakan upaya yang berkelanjutan untuk mencapai dan mempertahankan tingkat kualitas dan kepatuhan yang tinggi.

Proses Sertifikasi

 

Proses sertifikasi ISO adalah tahapan penting dalam implementasi standar ISO di suatu perusahaan. Ini melibatkan pihak eksternal yang independen untuk mengevaluasi apakah perusahaan telah mematuhi standar ISO yang relevan.

Berikut adalah penjelasan tentang setiap langkah dalam proses sertifikasi ISO :

A. Memilih Lembaga Sertifikasi ISO

Memilih lembaga sertifikasi adalah langkah awal dalam proses sertifikasi ISO. Perusahaan perlu mencari lembaga sertifikasi yang akreditasi dan diakui secara internasional.

Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan saat memilih lembaga sertifikasi meliputi reputasi, biaya, pengalaman dalam industri tertentu, dan wilayah geografis yang dilayani.

B. Persiapan untuk Audit Eksternal

Persiapan untuk audit eksternal adalah langkah yang sangat penting sebelum pihak lembaga sertifikasi datang untuk melakukan audit. Ini termasuk :

• Pemeriksaan Internal

Sebelum audit eksternal, perusahaan sebaiknya melakukan audit internal untuk mengevaluasi sejauh mana mereka mematuhi standar ISO yang relevan. Hal ini membantu dalam mengidentifikasi masalah potensial dan memastikan bahwa segala sesuatunya dalam kondisi siap.

• Perbaikan dan Tindak Lanjut

Jika audit internal mengungkapkan ketidaksesuaian atau masalah lainnya, perusahaan perlu melakukan perbaikan dan tindak lanjut untuk memperbaikinya sebelum audit eksternal. Semua temuan yang diidentifikasi dalam audit internal harus ditindaklanjuti dan dicatat.

• Pelatihan dan Kesadaran

Karyawan harus dipersiapkan dan diberi kesadaran tentang apa yang diharapkan selama audit eksternal. Mereka harus memahami peran mereka dalam menjawab pertanyaan auditor dan memberikan dokumen yang diperlukan.

• Dokumentasi

Pastikan bahwa semua dokumen yang diperlukan, termasuk prosedur, catatan, dan dokumentasi lainnya, tersedia dan dalam kondisi baik. Dokumen ini harus mencerminkan praktik bisnis yang sesuai dengan standar ISO yang relevan.

C. Audit Eksternal dan Proses Sertifikasi

Audit eksternal adalah langkah ketiga dalam proses sertifikasi ISO :

• Pendahuluan Audit

Auditor eksternal biasanya memulai dengan pertemuan awal untuk menjelaskan tujuan dan jadwal audit. Mereka juga akan menentukan ruang lingkup audit.

• Evaluasi dan Verifikasi

Auditor akan mengevaluasi praktik bisnis, prosedur, dan dokumentasi perusahaan untuk memastikan bahwa mereka sesuai dengan persyaratan standar ISO yang relevan. Mereka akan melakukan wawancara dengan karyawan, mengamati proses, dan memeriksa dokumen.

• Temuan dan Rekomendasi

Auditor akan mengidentifikasi temuan selama audit. Ini bisa berupa ketidaksesuaian dengan standar ISO atau peluang perbaikan. Auditor akan memberikan laporan audit yang mencakup temuan dan rekomendasi kepada perusahaan.

• Keputusan Sertifikasi

Lembaga sertifikasi akan mempertimbangkan hasil audit dan temuan yang dilaporkan oleh auditor. Jika perusahaan memenuhi syarat, lembaga sertifikasi akan memberikan sertifikat ISO yang menunjukkan bahwa perusahaan telah mematuhi standar yang relevan.

Proses sertifikasi ISO adalah langkah yang kritis dalam menunjukkan kepada pelanggan, mitra bisnis, dan pemangku kepentingan bahwa perusahaan telah mencapai tingkat mutu dan kepatuhan yang tinggi. Setelah sertifikat diberikan, perusahaan perlu terus memelihara dan meningkatkan sistem manajemen sesuai dengan standar ISO yang berlaku.

Pemeliharaan dan Peningkatan Standar ISO

 

Pemeliharaan dan peningkatan standar ISO adalah proses berkelanjutan yang memungkinkan perusahaan untuk tetap mematuhi standar yang berlaku sambil terus meningkatkan kualitas dan efisiensi operasional mereka.

Berikut adalah penjelasan setiap langkah dalam pemeliharaan dan peningkatan standar ISO :

A. Mengelola Dokumen Standar

Mengelola dokumen standar adalah tahap pertama dalam pemeliharaan dan peningkatan standar ISO :

• Revisi Dokumen

Seperti kita ketahui, standar ISO ini, baik itu untuk ISO 9001, 14001, 17025, dll pastinya akan terjadi revisi dari waktu ke waktu. Perusahaan harus memantau perubahan-perubahan ini dan memperbarui dokumen internal mereka sesuai dengan versi terbaru dari standar tersebut.

• Penyimpanan Dokumen

Dokumen yang relevan dengan standar ISO harus tersimpan dengan aman dan mudah diakses oleh karyawan yang memerlukannya. Ini mencakup dokumen seperti manual mutu, prosedur operasional, dan catatan audit.

• Pelatihan Karyawan

Karyawan yang terlibat dalam proses bisnis yang terpengaruh oleh standar ISO harus dilatih secara berkala tentang perubahan dan persyaratan baru dalam standar tersebut.

B. Menjaga Kepatuhan dengan Standar ISO

Menjaga kepatuhan dengan standar ISO adalah kunci dalam memelihara sertifikasi ISO dan mencapai tujuan mutu dan keamanan :

• Audit Internal

Perusahaan harus terus melakukan audit internal secara berkala untuk memastikan bahwa mereka tetap mematuhi standar ISO yang berlaku. Audit ini juga membantu mengidentifikasi peluang perbaikan.

• Pemantauan Kinerja

Pemantauan kinerja secara rutin harus dilakukan untuk memastikan bahwa proses bisnis mematuhi standar ISO dan bahwa produk atau layanan yang dihasilkan tetap berkualitas tinggi.

• Koreksi dan Tindak Lanjut

Jika ditemukan ketidaksesuaian atau masalah dalam pemantauan kinerja atau audit internal, perusahaan harus segera mengambil tindakan koreksi dan tindak lanjut untuk memperbaiki masalah tersebut dan mencegahnya terulang.

Baca Juga : Pengertian CAPA (Corrective Action and Preventive Action)

C. Terus Meningkatkan Proses sesuai dengan Standar Baru

Terus meningkatkan proses adalah langkah berkelanjutan untuk mencapai tingkat kualitas dan efisiensi yang lebih tinggi :

• Pembaruan Standar

Perusahaan harus selalu memantau pembaruan atau revisi standar ISO yang berlaku. Mereka harus memahami persyaratan baru dan mencari cara untuk mengintegrasikannya ke dalam proses bisnis.

• Perbaikan Berkelanjutan

Konsep perbaikan berkelanjutan adalah inti dari standar ISO. Perusahaan perlu mendorong budaya perbaikan terus-menerus, di mana setiap anggota tim mencari peluang untuk meningkatkan kualitas, efisiensi, dan keamanan dalam pekerjaan mereka.

Simak Juga : Apa Itu Continues Improvement atau CI

Proses pemeliharaan dan peningkatan standar ISO adalah komitmen jangka panjang untuk kualitas dan keamanan. Dengan melibatkan seluruh organisasi dalam proses ini, perusahaan dapat terus berinovasi dan meningkatkan kinerja mereka, yang pada gilirannya dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan dan keberlanjutan bisnis.

Manfaat dan Tantangan

 

Setiap penerapan sistem baru dalam suatu perusahaan, tentunya selain memberikan manfaat, juga akan menghadirkan tantangan-tantangan yang harus kita hadapi.

A. Manfaat dari Implementasi Standar ISO

Implementasi standar ISO membawa banyak manfaat bagi perusahaan, antara lain :

• Peningkatan Kualitas

Standar ISO menekankan pada pengendalian mutu yang ketat, yang mengarah pada peningkatan kualitas produk atau layanan. Hal ini tentunya dapat meningkatkan reputasi perusahaan yang berujung pada kepuasan pelanggan.

• Efisiensi Operasional

Implementasi standar ISO seringkali melibatkan analisis dan perbaikan proses bisnis sehingga dapat meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan mengurangi biaya operasional yang tidak diperlukan.

• Keamanan Produk

Standar ISO terkait dengan keamanan produk memastikan bahwa produk yang dihasilkan aman digunakan oleh konsumen, mengurangi risiko kerugian atau tuntutan hukum.

• Akses ke Pasar Internasional

Sertifikasi ISO dapat menjadi kunci untuk memasuki pasar internasional, karena banyak negara dan pelanggan mengharapkan penyedia produk dan layanan untuk memenuhi standar ISO tertentu.

• Pemenuhan Hukum dan Peraturan

Implementasi standar ISO membantu perusahaan mematuhi persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku, mengurangi risiko hukum, denda, dan reputasi yang rusak.

• Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan

Sertifikasi ISO memberikan kepercayaan kepada pelanggan bahwa perusahaan mematuhi standar internasional untuk mutu dan keamanan produk. Hal ini dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan dan loyalitas.

• Manajemen Risiko yang Lebih Baik

Standar ISO juga mencakup manajemen risiko yang efektif, yang membantu perusahaan mengidentifikasi, menilai, dan mengurangi risiko yang terkait dengan operasional mereka.

B. Tantangan yang Mungkin Dihadapi selama Proses Penyusunan dan Implementasi

Proses penyusunan dan implementasi standar ISO dapat menghadapi beberapa tantangan, antara lain :

• Biaya

Implementasi standar ISO bisa mahal. Ini termasuk biaya pelatihan, biaya konsultan, dan perubahan operasional yang diperlukan untuk mematuhi standar.

• Kebutuhan Sumber Daya

Memerlukan sumber daya manusia yang cukup untuk menyusun, mengimplementasikan, dan menjaga standar ISO. Hal ini dapat menekan sumber daya internal.

• Perubahan Kultur Organisasi

Mengubah budaya perusahaan untuk memprioritaskan mutu dan keamanan bisa menjadi tantangan. Banyak orang mungkin mengalami resistensi terhadap perubahan ini.

• Kompleksitas Proses

Implementasi standar ISO sering melibatkan pemahaman yang mendalam tentang proses bisnis perusahaan. Ini bisa menjadi kompleks dan memakan waktu.

• Perubahan Dokumentasi

Pemeliharaan dokumen yang diperlukan untuk mematuhi standar ISO dapat menjadi pekerjaan tambahan yang memakan waktu.

• Audit dan Pemeliharaan Berkelanjutan

Perusahaan harus menjalani audit internal dan eksternal secara berkala untuk mempertahankan sertifikat ISO. Hal ini memerlukan upaya dan sumber daya yang berkelanjutan.

• Integrasi dengan Bisnis yang Ada

Integrasikan standar ISO ke dalam proses bisnis yang sudah ada dapat menantang, terutama jika perusahaan sudah beroperasi selama bertahun-tahun tanpa mematuhi standar tertentu.

Meskipun ada tantangan yang terlibat, manfaat yang diberikan oleh implementasi standar ISO seringkali jauh lebih besar daripada biaya dan tantangan yang terkait. Itu adalah investasi dalam mutu, keamanan, dan efisiensi operasional yang dapat membantu perusahaan tumbuh dan berkembang.

Kesimpulan

 

Dalam menutup artikel ini, kita telah belajar dalam penyusunan standar iso harus memenuhi tahap apa saja dimana tahap tersebut mungkin terlihat kompleks namun penting dari penyusunan dan implementasi standar ISO di perusahaan.

Dari tahap awal identifikasi kebutuhan hingga pengelolaan dokumen, audit eksternal, dan pemeliharaan berkelanjutan, perjalanan menuju kepatuhan dan kualitas yang lebih tinggi merupakan komitmen yang berkelanjutan.

Meskipun tantangan dapat muncul di sepanjang jalan, manfaatnya dalam bentuk peningkatan mutu, efisiensi, dan kepercayaan pelanggan sangat berharga.

Melalui kesadaran akan pentingnya standar ISO dan komitmen untuk terus meningkatkan, perusahaan dapat mengamankan posisinya dalam lingkungan bisnis yang kompetitif dan dinamis serta mempersiapkan diri untuk menghadapi tantangan masa depan.

Standar ISO bukan hanya tentang menciptakan produk atau layanan yang lebih baik, tetapi juga tentang membangun fondasi kuat untuk pertumbuhan berkelanjutan.

Catatan :

Untuk lebih mempercepat proses penerapan standar ISO di perusahaan, khususnya jika perusahaan anda bergerak di bidang jasa pengujian atau kalibrasi alat ukur, maka bisa menggunakan jasa konsultan laboratorium di link berikut : https://www.sentrakalibrasiindustri.com/konsultan-iso-17025-2017-tingkatkan-profit-laboratorium-anda/