Checklist Audit Gudang Bahan Baku dan Bahan Jadi

Hampir semua penerapan sistem manajemen, baik itu sistem manajemen mutu ISO 9001, sistem manajemen lingkungan ISO 14001, sistem manajemen laboratorium ISO 17025 membutuhkan adanya pemantauan untuk menilai keefektifan dari sistem yang sudah dijalankan tersebut. Salah satu cara yang bisa dilakukan adalah melalui proses audit baik itu dilakukan secara internal lintas departemen atau audit yang dilakukan secara eksternal dari badan sertifikasi atau badan akreditasi.

Gudang, khususnya gudang bahan baku merupakan tempat dimana pertama bahan baku diterima, dengan sistem yang bagus di dalam gudang tentunya juga akan berdampak sistem secara keseluruhan berjalan secara efektif dan efisien. Nah, pada artikel ini kita akan sedikit mengulas hal-hal apa saja yang perlu kita pantau / cek kita kita sedang melakukan audit di area gudang.

checklist audit gudang bahan baku dan bahan jadi

Checklist Audit Gudang sebagai Panduan.

Yang pertama kita lihat ketika berada di area gudang tentunya adalah kebersihannya, apakah area gudang dalam kondisi bersih? Lihat secara aktualnya,
- Apakah terdapat debu di bahan baku yang disimpan?
- Apakah terdapat sarang laba-laba di langit-langit gudang?
- Apakah terdapat prosedur pembersihan ruangan serta checklistnya / form nya dan pelaksanaannya apakah sudah dilakukan secara konsisten? pembersihan dilakukan sehari berapa kali?
- Apakah penyimpanannya dilakukan secara rapi dari sisi pengelompokan barannya? Tumpukan bahan dalam palet apakah memenuhi standar / ketentuan yang telah ditetapkan?
- Apakah pallet dalam kondisi bersih? pemberihan palet dilakukan berapa hari sekali? Jadwal pembersihannya apakah bisa ditunjukkan.
Pest Control sebagai pencegahan kerusakan bahan baku akibat hewan / serangga.
- Apakah terdapat program pest control? Dilakukan secara internal / oleh pihak ketiga? Laporannya apakah bisa ditunjukkan? Jika ternyata terjadi penyimpangan (ada hewan yang tertangkap) tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilakukan apa saja?
Kondisi Penyimpanan Bahan Baku, Ada beberapa bahan baku, khususnya bahan baku untuk industri makanan yang penyimpanannya harus dikondisikan pada temperature dan kelembaban tertentu, maka tak jarang sebuah gudang mempunyai beberapa area, misalnya untuk menyimpan material dengan temperature khusus atau room temperature. Untuk melihat persyaratan penyimpanan bahan ini bisa di lihat di dalam dokumen MSDS (Material Safety Data Sheet).
- Lakukan pengecekan perekaman temperature dan humidity di area gudang
- Cek apakah thermohigrometer yang sudah digunakan untuk melakukan pengukuran sudah dikalibrasi.
Terkait dengan supplier pemasok bahan baku, kita bisa melakukan pengecekan apakah terdapat kriteria persyaratan untuk penilaian supplier sehingga supplier tersebut layak kita pakai sebagai vendor?
- Apakah sudah dilakukan penilaian terhadap supplier pemasok barang?
- Apakah dilakukan audit terhadap supplier pemasok barang?
- Verifikasi laporan audit supplier tersebut, apakah memang hasil penilai supplier memberikan kesimpulan bahwa supplier tersebut layak digunakan.
- Apakah terdapat dokumen List Supplier
Terkait dengan penerimaan barang
- Apakah dilakukan pengecekan terhadap surat jalan, misalnya : Nama material yang diterima, jumlah, expired date, kesesuaian dengan COA (Certificate of Analysis), kondisi barang dari sisi kemasan (jika kemasan kardus, apakah kemasan tersebut dalam kondisi baik / penyok, dll)
- Sampling yang dilakukan terhadap barang tersebut seperti apa? Metodenya, jumlah yang diambil, cara pengambilannya, dll
- Alat sampling yang digunakan apakah dalam kondisi bersih dan terbuat dari material yang sesuai dengan penggunannya?
- Pengujian terjadap sampel tersebut seperti apa? Parameter yang di analisa apa saja? Hasil analisanya bagaimana? Jika hasil analisa memenuhi spesifikasi tindakannya sepert apa? Apakah ada proses pelabelan (Pass / released) yang dilakukan oleh personel QC? Jika hasil analisa tidak memenuhi (reject) spesifikasi apa yang mereka lakukan? Apakah barang dikembalikan langsung ke supplier / disimpan terlebih dahulu?
- Apakah terdapat proses pelabelan yang dilakukan untuk menandai bahwa bahan baku dalam kondisi released, karantina, atau reject? Verifikasi labelnya apakah ada?
- Jika barang ditolak / reject kemudian dimusnahkan, apakah ada berita acara pemusnahannya?
- Ruangan karantina / reject apakah tersedia? Lakukan verifikasi langsung pada saat kunjungan ke area gudang bahan baku.
- COA (Certificate of Analysis) apakah disertakan pada saat barang diterima?
- Dokumen-dokumen terkait dengan COA, penerimaan barang, kartu stock, hasil analisa / pengujian tersebut disimpan berapa lama? Lakukan verifikasi beberapa contoh dokumen yang diperlukan.
Sistem penyimpanan bahan baku
- Apakah dilakukan secara FIFO (First In First Out) atau FEFO (First Expired First Out)?
- Lakukan verifikasi apakah sistem tersebut sudah berjalan dengan baik? Verifikasi jika penyimpanannya FIFO apakah bahan baku yang datang terlebih dahulu juga digunakan untuk produksi terlebih dahulu? Demikian juga jika yang digunakan adalah sistem FEFO.
- Apakah sudah terdapat sistem dalam melakukan penyimpanan bahan baku? Misalnya SAP / Warehouse Management System (WMS)
Untuk di area gudang bahan jadi
- Apakah kondisinya bersih dan rapi? Lakukan juga pengecekan pest control di area gudang bahan jadi ini.
- Apakah penyimpanan finished good sudah dilakukan dalam kondisi yang dipersyaratkan dari sisi temperature dan humiditynya? Lakukan verifikasi rekaman kondisi ruangan.
- Bagaimana sistem pengelompokan finished good di area gudang bahan jadi? Apakah berdasarkan customer atau menggunakan system yang sudah terintegrasi (SAP / WMS)?
- Apakah semua finished good disimpan diatas pallet? Lakukan pengecekan kondisi pallet yang digunakan tersebut. Perlu diperhatikan untuk beberapa industri ada aturan bahwa pallet tidak boleh terbuat dari bahan kayu, hal ini untuk menghindari adanya hewan yang masuk di area gudang tersebut.
- Apakah sistem pengemasan sudah berjalan sesuai dengan standar yang telah ditentukan? atau misalnya berdasarkan permintaan dari customer?
- Apakah sistem pelabelan sudah dilakukan dengan konsisten? Antara finished good yang sudah boleh dikirim ke customer atau masih harus di hold.
Pada saat proses pengiriman finished good ke customer.
- Apakah dilakukukan pengecekan / verifikasi oleh pejabat terkait pada saat finished good dimuat di armada pengangkutan sebelum dikirimkan ke customer dari sisi kesesuaian jenis barang, jumlah, no. PO, kondisi kemasan finished good, dll
- Apakah terdapat checklist / form pengecekan terkait dengan transportasi yang digunakan? Apa saja yang diperiksa, misalnya dari sisi kebersihan kendaraaan, bau, kebocoran atap kendaraan, dll
Jika terjadi Barang / Produk Retur
- Apakah ada SOP / Instruksi kerja terkait dengan penanganan barang return?
- Apakah ada berita acara / memo dari pelanggan terkait dengan barang yang di retur tersebut dari sisi jumlah dan alasannya di retur nya?
- Apakah pelanggan menerbitkan form ketidaksesuaian (CAR)
- Tindakan perbaikan yang dilakukan apa saja?
- Apakah ada ruangan khusus untuk menampung produk retur tersebut?
- Jika diharuskan dilakukan sortir, apakah sudah ada prosedur yang mengaturnya dan kegiatan tersebut akan dilakukan dimana supaya tidak tercampur dengan produk lain yang kondisinya bagus. Lakukan verifikasi terhadap dokumen sortir tersebut?
- Apakah terdapat komunikasi dengan pelanggan terkait dengan time line, serta update perkembangan dari hasil sortir tersebut? Kriteria / jenis-jenis reject nya apa saja?
- Apakah sudah dilakukan tindakan pencegahan terhadap ketidaksesuaian dari barang yang di retur tersebut sehingga masalah tidak terulang kembali di kemudian hari.

Demikian beberapa point / checklist audit gudang yang mungkin bisa teman-teman gunakan, jika ada yang ingin ditambahkan silakan berikan melalui kolom komentar dibawah.