Dalam sistem manajemen, selain dimulai dengan fase perencanaan, kemudian pelaksanaan, tentunya harus di evaluasi untuk mengetahui efektifitas di dalam pelaksanaan tersebut. Nah jika dikaitkan dengan standar ISO 9001, fase evaluasi tersebut berada di klausul 9 ISO 9001 : 2015 yang berfungsi untuk mengevaluasi implementasi sistem manajemen yang sudah dilakukan apakah sudah sesuai dengan yang direncanakan.
Klausul 9 ISO 9001 : 2015 ini terdiri dari beberapa sub klausul yaitu :
- Sub klausul 9.1 Monitoring, pengukuran, analisis, dan evaluasi
- Sub klausul 9.2 Audit internal
- Sub klausul 9.3 Tinjauan manajemen
Nah di artikel ini kita akan sedikit membahas satu per satu sub klausul tersebut.
Sub Klausul 9.1 Monitoring, pengukuran, analisis dan evaluasi
Klausul ini mewajibkan kita harus melakukan pemantauan dan pengukuran terhadap implementasi sistem yang sudah kita lakukan. Aktivitas di sub klausul 9.1 ini sangat erat berkaitan dengan sub klausul 6.2 mengenai sasaran mutu dan pengukuran kepuasan pelanggan sebab sasaran mutu diharuskan untuk diukur, dipantau, dan dievaluasi secara berkala sedangkan kepuasan pelanggan menjadi persyaratan wajib implementasi sistem manajemen mutu, meskipun tidak menutup kemungkinan sub klausul 9.1 ini terkait dengan klausul-klausul ISO 9001 lainnya.
Kita harus mengidentifikasi hal apa saja yang harus kita ukur terkait dengan proses bisnis yang ada, misalnya :
- Area pergudangan di PT. ABC memiliki aspek kelembaban udara dan temperatur yang harus kita ukur.
- Area produksi memiliki aspek jumlah produk dan kecepatan produksi serta kapasitas produksi.
- Area marketing memiliki ukuran penjualan, cakupan layanan, nilai penjualan, jumlah customer dan biaya pemasaran.
- dll
Hal-hal tersebut adalah satuan ukuran yang harus dipantau dan dievaluasi serta dianalisis secara berkala.
Pada umumnya auditor akan menanyakan beberapa sebagai berikut :
- Relevansi dari ukuran-ukuran yang ditetapkan, maksudnya adalah tentunya kita tidak akan menilai hasil pengukuran kelembaban udara relevan di area keuangan, karena tidak akan terkait dikarenakan kelembaban udara berpengaruh dengan produk yang akan kita simpan.
- Bagaimana hal tersebut diukur? Metode tentang bagaimana hal tersebut diukur misalnya contoh kasusnya : Kita tahu bahwa jumlah customer menjadi ukuran yang penting di area marketing, namun kita perlu mendalami metode perhitungan untuk menilai validitas data tersebut.
- Periode Pemantauan dan evaluasi dari masing-masing ukuran tersebut, maksudnya adalah terkadang ada target atau ukuran yang ingin dicapai dalam satuan waktu. Misalnya : jumlah customer akan dievaluasi setiap bulan sehingga kita harus pastikan perusahaan mampu mengeluarkan data tersebut sampai waktu dievaluasi.
Catatan :
Untuk pengukuran kepuasan pelanggan umumnya bisa dilakukan secara mandiri oleh perusahaan terkait namun banyak juga konsultan yang menyediakan jasa untuk melakukan pengukuran kepuasan pelanggan.
Sub Klausul 9.2 Audit internal
Audit internal wajib bagi perusahaan yang ingin mendapatkan sertifikasi ISO 9001 : 2015. Seperti yang kita ketahui audit internal dilakukan oleh seorang auditor internal yang juga merupakan karyawan atau personil yang bekerja di perusahaan yang bersangkutan.
Kemudian dibentuk tim auditor yang akan mengaudit seluruh unit yang masuk dalam lingkup penerapan sistem manajemen mutu atau hal ini serupa seperti yang dijelaskan dalam klausul 4.3 yaitu tentang ruang lingkup.
Kemudian hal yang harus dilakukan oleh suatu perusahaan agar bisa melakukan audit internal ada lima yaitu :
- Perusahaan harus menetapkan prosedur audit prosedur audit yang berisi informasi tentang tim auditor, frekuensi audit, metode audit, laporan audit dan pencatatan audit.
- Perusahaan harus menetapkan kriteria audit dan cakupan untuk tiap audit, maksudnya kriteria audit disini adalah standar ISO 9001 itu sendiri dan persyaratan atau peraturan lainnya yang terkait. Sedangkan cakupan audit kurang lebih sama dengan apa yang tertulis didalam sub klausul 4.3 yaitu tentang ruang lingkup.
- Perusahaan harus memiliki auditor dan memastikan objektivitas dari proses audit yang dilakukan. Misalnya ada seorang auditor internal yang sehari-harinya bekerja di area produksi, maka personel tersebut tidak boleh mengaudit di area produksi tempat dia biasa bekerja, sebab Hal ini dapat mengurangi ketidakberpihakan proses audit.
- Hasil audit dilaporkan dengan sesuai artinya mengikuti standar penulisan laporan yang ada dan dilaporkan ke manajemen yang relevan. Kadang banyak dokumen yang dibuat namun tidak mengikuti standar prosedur dokumentasi. Hal ini menyebabkan gini tersebut menjadi tidak terkendali.
- Menyimpan seluruh informasi terdokumentasi sebagai bukti dari pelaksanaan program audit dan hasil audit yang telah dilakukan.
Untuk personel auditor juga harus dipastikan kompetensinya, umumnya beberapa perusahaan mengadakan training ISO 19001 untuk meningkatkan kompetensi auditor. Disini tentunya jam terbang auditor sangat berpengaruh, dimana semakin sering dia melakukan audit, maka semakin tajam juga temuan-temuan yang akan didapatkan.
Dalam artian temuan tidak sebatas ke pemenuhan persyaratan saja namun sudah menuju ke arah efektifkan sebuah sistem tersebut berjalan?
Training ISO 19001 tersebut memberikan panduan bagaimana menyusun program audit, bagaimana melakukan audit, berikut dengan cara penulisan corective action dan preventive aciton (CAPA) yang tepat.
Baca Juga : Pengertian Corective Action dan Preventive Aciton
Sub klausul 9.3 Evaluasi Kinerja
Evaluasi Kinerja dapat dilakukan melalui tinjauan manajemen.
Apa itu tinjauan manajemen?
Tinjauan artinya kinerja harus ditinjau atau dipantau setiap saat supaya kita bisa melihat perkembangan yang ada.
Manajemen adalah pimpinan perusahaan.
Umumnya kegiatan tinjauan manajemen dilakukan dalam suatu pertemuan yang disebut dengan rapat tinjauan manajemen atau management review meeting dimana di dalam rapat tersebut terdapat pembahasan tentang hasil evaluasi kinerja yang telah dilakukan melalui hasil pengukuran, pemantauan, evaluasi hasil kepuasan pelanggan dan hasil audit internal maupun eksternal.
Kemudian didalam rapat tersebut ditentukan tindakan apa saja yang harus dilakukan untuk mencapai perbaikan berkelanjutan (continuous improvement).
Ada beberapa perusahaan yang melakukannya sebanyak 1 x dalam setahun atau 2 xdalam setahun atau bahkan lebih sering sesuai kemampuan keuangan, waktu dan kondisi yang ada.
Kenapa rapat tinjauan manajemen bisa dilakukan hanya dalam waktu 1 x setahun?
Karena banyak aktivitas penerapan sistem manajemen yang dilakukan secara teknis oleh supervisor atau operator yang notabene level menengah kebawah dalam suatu perusahaan. Sedangkan pimpinan atau direksi tidak setiap saat dapat memantau pekerjaan teknis setiap unit yang ada dan interaksinya dengan sistem manajemen mutu juga cukup terbatas walaupun disaat yang sama banyak ketidaksesuaian yang terjadi dilapangan membutuhkan komitmen top management atau pimpinan puncak untuk memberikan solusi.
Tujuan rapat tinjauan manajemen adalah meninjau kesesuaian dan ketidaksesuaian yang ada di dalam perusahaan terhadap standar sistem manajemen mutu.
Output yang diharapkan dari aktivitas rapat tinjauan manajemen adalah :
- Ada peluang untuk perbaikan
Terkadang di lapangan ditemukan hal-hal yang mengindikasikan peluang untuk perbaikan.
Misalnya : peluang untuk penerapan teknologi baru, kerjasama dengan pihak ketiga, dan lain-lain yang mungkin dapat dilakukan untuk meningkatkan kinerja sistem manajemen mutu.
- Perlunya perubahan terhadap sistem manajemen mutu
Perubahan disini dapat berarti perubahan tentang sistem dokumentasi, perubahan tentang ruang lingkup penerapan sistem, atau penerapan lainnya yang berpengaruh terhadap berjalannya sistem manajemen mutu.
Contohnya : perusahaan akan meningkatkan kapasitas produksi, maka diperlukan adanya penilaian atau assessment terlebih dahulu terkait dengan risiko persyaratan produk dan hal lainnya yang terkait dengan standar sistem manajemen mutu.
- Pengadaan sumber daya
Contohnya terkadang untuk memenuhi suatu persyaratan peraturan tertentu dibutuhkan adanya pengadaan alat-alat atau fasilitas khusus, Seperti alat ukur yang harus dikalibrasi ke laboratorium kalibrasi terakreditasi KAN, fasilitas atau bangunan kedap udara, atau hal apapun yang dapat berpengaruh terhadap kualitas produk atau jasa.
Disaat yang sama pengadaan sumber daya tersebut tidak dapat dilakukan serta merta oleh manajemen menengah kebawah dan perlu persetujuan khusus dari pimpinan puncak.
Oleh sebab itu didalam rapat tinjauan manajemen seluruh personel akan menampilkan hasil pengukuran dan pemantauan yang menunjukkan alasan kenapa sumberdaya tersebut perlu diadakan.
Nah demikian sedikit pembahasan tentang klausul 9 ISO 9001 : 2015 mengenai evaluasi kinerja.
Semoga bermanfaat