Pengertian & Fungsi Software HRIS Dalam Perusahaan

Di era bisnis yang semakin kompleks dan berkembang pesat, manajemen sumber daya manusia (SDM) menjadi aspek yang krusial bagi keberhasilan suatu perusahaan. Salah satu alat yang paling penting dalam memfasilitasi manajemen SDM yang efisien dan efektif adalah Human Resource Information System (HRIS).

Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih lanjut tentang Fungsi Software HRIS Dalam Perusahaan yang dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan melalui pemahaman yang mendalam tentang pengertian dan fungsi-fungsinya.

Daftar Isi

Pengertian software HRIS / Human Resource Information System

Pengertian software HRIS adalah sebuah sistem informasi yang dirancang khusus untuk mengelola data dan informasi terkait dengan sumber daya manusia (SDM) dalam suatu organisasi atau perusahaan.

HRIS menyediakan platform terpadu yang memungkinkan penyimpanan, pengelolaan, analisis, dan pemrosesan informasi yang berkaitan dengan karyawan dan berbagai aspek manajemen SDM lainnya.

HRIS tidak hanya sekadar menyimpan data karyawan, tetapi juga mengotomatisasi berbagai proses administratif HR, seperti penggajian, manajemen waktu, rekrutmen, pelatihan, evaluasi kinerja, manajemen manfaat, dan lain-lain.

Dengan demikian, HRIS membantu meningkatkan efisiensi operasional, mempercepat pengambilan keputusan, dan meningkatkan produktivitas keseluruhan tim HR.

A. Sejarah Perkembangan HRIS

Perkembangan HRIS dimulai pada tahun 1960-an dan 1970-an, ketika komputer mulai diperkenalkan ke dalam lingkungan bisnis. Pada awalnya, HRIS digunakan terutama untuk mengotomatisasi proses penggajian dan administrasi personalia sederhana.

Namun, seiring dengan kemajuan teknologi komputer dan perangkat lunak, HRIS berkembang menjadi sistem yang lebih kompleks dan beragam fungsi.

Pada tahun 1980-an dan 1990-an, HRIS mulai mengintegrasikan lebih banyak fitur, seperti manajemen kinerja, pengembangan karyawan, manajemen pelatihan, dan manajemen manfaat. Sistem ini juga mulai berbasis web, memungkinkan akses yang lebih mudah dan cepat ke informasi SDM.

Dalam beberapa tahun terakhir, dengan munculnya teknologi cloud computing, HRIS menjadi lebih fleksibel dan dapat diakses dari mana saja melalui internet. Selain itu, penggunaan analitika data dan kecerdasan buatan semakin banyak diintegrasikan ke dalam HRIS, memungkinkan perusahaan untuk mengambil keputusan berdasarkan data yang lebih akurat dan relevan.

B. Komponen-komponen Utama dari HRIS

HRIS terdiri dari berbagai komponen yang bekerja sama untuk menyediakan fungsi-fungsi yang diperlukan dalam manajemen SDM. Komponen-komponen utama dari HRIS meliputi:

Database Karyawan: Menyimpan informasi dasar tentang karyawan, seperti nama, alamat, posisi, riwayat pekerjaan, dan informasi kontak lainnya.
Modul Penggajian (Payroll): Mengelola proses penggajian, termasuk perhitungan gaji, pemotongan pajak, dan pembayaran tunjangan.
Modul Manajemen Waktu dan Kehadiran: Melacak jam kerja karyawan, absensi, cuti, lembur, dan jadwal kerja.
Modul Rekrutmen dan Onboarding: Mendukung proses rekrutmen karyawan baru, mulai dari pengumuman lowongan hingga proses onboarding.
Modul Manajemen Kinerja: Memfasilitasi penilaian kinerja karyawan, penetapan tujuan, dan pemberian umpan balik.
Modul Pelatihan dan Pengembangan: Mengelola program pelatihan karyawan dan mengikuti perkembangan karier.
Modul Manajemen Manfaat dan Kompensasi: Menyediakan informasi tentang manfaat karyawan, seperti tunjangan pensiun, dan insentif lainnya.
Modul Pelaporan dan Analisis: Memberikan laporan tentang data SDM dan analisis yang mendalam untuk mendukung pengambilan keputusan strategis.

Ketika komponen-komponen ini bekerja bersama-sama dalam satu sistem terpadu, HRIS membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas manajemen SDM, sehingga memungkinkan perusahaan untuk mencapai tujuan bisnisnya dengan lebih baik.

Fungsi Software HRIS dalam Perusahaan

HRIS (Human Resource Information System) merupakan sebuah perangkat lunak yang menyediakan berbagai fungsi penting untuk membantu perusahaan dalam manajemen sumber daya manusia (SDM). Di bawah ini adalah penjelasan mendetail tentang berbagai fungsi HRIS dalam perusahaan:

A. Manajemen Data Karyawan

Informasi Dasar Karyawan: HRIS menyimpan informasi dasar tentang setiap karyawan, seperti nama lengkap, alamat, nomor kontak, tanggal lahir, dan informasi kontak darurat lainnya. Data ini memudahkan akses dan pengelolaan informasi karyawan secara efisien.
Riwayat Pekerjaan: HRIS mencatat riwayat pekerjaan karyawan, termasuk tanggal mulai kerja, posisi-posisi sebelumnya, riwayat promosi, dan tanggung jawab pekerjaan yang relevan. Ini membantu dalam evaluasi kinerja, pengembangan karier, dan pengambilan keputusan terkait penempatan karyawan.

B. Penggajian (Payroll)

Perhitungan Gaji: HRIS mengotomatisasi proses perhitungan gaji karyawan berdasarkan informasi jam kerja, tarif gaji, dan elemen-elemen lainnya seperti lembur atau insentif. Hal ini membantu memastikan bahwa karyawan dibayar dengan benar dan tepat waktu.
Pemotongan Pajak: HRIS mengelola pemotongan pajak karyawan sesuai dengan peraturan pajak yang berlaku. Sistem ini menghitung jumlah pajak yang harus dipotong dari gaji karyawan dan melaporkannya kepada otoritas pajak dengan tepat.
Tunjang: HRIS juga mengelola berbagai tunjangan karyawan, seperti tunjangan kesehatan, asuransi, dan tunjangan lainnya. Sistem ini memastikan bahwa tunjangan yang diberikan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan preferensi karyawan.

C. Manajemen Waktu dan Kehadiran

Pencatatan Jam Kerja: HRIS mencatat jam kerja karyawan, baik yang dilakukan secara manual maupun melalui sistem absensi otomatis seperti fingerprint atau kartu akses. Informasi ini digunakan untuk menghitung upah karyawan dan menentukan kehadiran.
Absensi dan Cuti: HRIS melacak absensi dan cuti karyawan, termasuk cuti sakit, cuti tahunan, dan cuti lainnya. Ini memudahkan manajemen untuk mengelola kehadiran karyawan dan menghindari kekosongan pekerjaan yang tidak direncanakan.
Jadwal Kerja: HRIS dapat membantu dalam menyusun jadwal kerja karyawan berdasarkan kebutuhan bisnis dan preferensi karyawan. Sistem ini memastikan bahwa jadwal kerja dipertimbangkan dengan adil dan efisien.

D. Rekrutmen dan Onboarding

Pengelolaan Lamaran: HRIS membantu dalam pengelolaan proses rekrutmen, mulai dari penerimaan lamaran hingga penyaringan kandidat dan pencocokan ke posisi yang tepat. Ini mempercepat proses rekrutmen dan meningkatkan efisiensi tim HR.
Jadwal Wawancara: HRIS memudahkan penjadwalan dan koordinasi wawancara antara calon karyawan dan tim rekrutmen. Ini memastikan bahwa proses wawancara berjalan lancar dan efisien.
Proses Onboarding: HRIS membantu dalam proses onboarding karyawan baru dengan menyediakan informasi yang diperlukan, formulir, dan materi pelatihan. Ini membantu karyawan baru untuk beradaptasi dengan lingkungan kerja dan tugas mereka dengan lebih cepat.

E. Manajemen Kinerja

Penilaian Kinerja: HRIS memfasilitasi proses penilaian kinerja karyawan dengan menyediakan formulir evaluasi, alat penilaian, dan mekanisme untuk mengumpulkan umpan balik dari atasan dan rekan kerja. Hal ini membantu dalam mengevaluasi pencapaian kinerja dan identifikasi area pengembangan.
Penetapan Tujuan: HRIS memungkinkan manajer dan karyawan untuk menetapkan dan melacak tujuan kinerja individu yang terkait dengan tujuan organisasi. Ini membantu memastikan bahwa setiap karyawan memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang diharapkan dari mereka.
Umpan Balik: HRIS menyediakan saluran untuk memberikan umpan balik secara terstruktur antara atasan dan bawahan. Dengan fitur ini, karyawan dapat menerima umpan balik yang konstruktif tentang kinerja mereka dan melakukan perbaikan yang diperlukan.

F. Pelatihan dan Pengembangan

Pengelolaan Data Pelatihan: HRIS mencatat riwayat pelatihan dan pengembangan karyawan, termasuk kursus yang diikuti, sertifikasi yang diperoleh, dan hasil evaluasi. Ini membantu dalam merencanakan program pelatihan yang lebih efektif dan menyediakan karyawan dengan kesempatan untuk mengembangkan keterampilan mereka.
Jadwal Pelatihan: HRIS membantu dalam penyusunan jadwal pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis dan preferensi karyawan. Ini memastikan bahwa karyawan dapat mengikuti pelatihan yang relevan tanpa mengganggu jadwal kerja mereka.

G. Manajemen Manfaat dan Kompensasi

Asuransi Kesehatan: HRIS menyediakan informasi tentang program asuransi kesehatan yang tersedia bagi karyawan dan membantu dalam proses pendaftaran dan manajemen klaim asuransi.
Tunjangan Pensiun: HRIS melacak kontribusi pensiun karyawan dan menyediakan informasi tentang opsi pensiun yang tersedia. Ini membantu karyawan untuk merencanakan masa pensiun mereka dengan lebih baik.

H. Laporan dan Analisis

Jenis Laporan yang Dihasilkan: HRIS menghasilkan berbagai jenis laporan, termasuk laporan tentang data karyawan, biaya tenaga kerja, kinerja karyawan, dan analisis demografis. Laporan ini membantu manajemen untuk memantau dan mengevaluasi efektivitas strategi SDM.
Analisis Data untuk Pengambilan Keputusan: HRIS menggunakan analitika data untuk menganalisis tren dan pola dalam data SDM. Informasi ini digunakan untuk mengidentifikasi peluang perbaikan, memprediksi kebutuhan SDM masa depan, dan mendukung pengambilan keputusan strategis.

Dengan menyediakan berbagai fungsi yang luas dan terintegrasi, HRIS membantu perusahaan untuk mengelola sumber daya manusia mereka dengan lebih efisien, efektif, dan strategis. Ini memungkinkan perusahaan untuk mencapai tujuan bisnis mereka dengan lebih baik dan memastikan karyawan tetap terlibat dan produktif.

Manfaat Implementasi Software HRIS

Implementasi Software HRIS (Human Resource Information System) membawa berbagai manfaat bagi perusahaan dalam manajemen sumber daya manusia (SDM). Berikut adalah penjelasan mendetail tentang manfaat-manfaat tersebut:

A. Peningkatan Efisiensi Operasional

Implementasi HRIS secara signifikan meningkatkan efisiensi operasional perusahaan dengan mengotomatisasi banyak tugas administratif yang sebelumnya memakan waktu.

Proses-proses seperti penggajian, manajemen waktu, rekrutmen, dan pelatihan dapat dilakukan dengan lebih cepat dan akurat melalui sistem HRIS.

Hal ini mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas rutin, sehingga memungkinkan tim HR untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis.

B. Pengurangan Kesalahan Manusia

Dengan HRIS, risiko kesalahan manusia dalam pengelolaan data SDM dapat dikurangi secara signifikan.

Sistem ini mengotomatisasi banyak proses, seperti perhitungan gaji, pemotongan pajak, dan pengelolaan absensi, yang mengurangi kemungkinan kesalahan manusia yang dapat terjadi dalam proses manual.

Hal ini membantu memastikan bahwa data karyawan dan informasi terkait lainnya tetap akurat dan up-to-date.

C. Fokus pada Strategi dan Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

Dengan tugas-tugas administratif yang diotomatisasi, tim HR memiliki lebih banyak waktu dan sumber daya untuk fokus pada pengembangan strategi SDM yang lebih efektif dan pengambilan keputusan yang lebih baik.

HRIS menyediakan data yang diperlukan dan analisis yang mendalam untuk membantu manajemen dalam memahami tren, mengidentifikasi masalah, dan merencanakan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan bisnis perusahaan.

D. Meningkatkan Pengalaman Karyawan

Implementasi HRIS juga dapat meningkatkan pengalaman karyawan dengan menyediakan akses yang lebih mudah dan cepat ke informasi yang mereka butuhkan, seperti jadwal kerja, catatan gaji, dan manfaat karyawan.

Fitur self-service yang disediakan oleh HRIS memungkinkan karyawan untuk mengelola informasi pribadi mereka sendiri, seperti mengajukan cuti atau mengakses sertifikat pelatihan, tanpa harus melibatkan HR secara langsung.

Hal ini memberikan karyawan lebih banyak kontrol atas pengalaman mereka di tempat kerja dan meningkatkan kepuasan dan keterlibatan mereka.

Secara keseluruhan, implementasi HRIS membawa banyak manfaat bagi perusahaan, termasuk peningkatan efisiensi operasional, pengurangan kesalahan manusia, fokus pada strategi yang lebih baik, dan peningkatan pengalaman karyawan. Dengan memanfaatkan teknologi HRIS secara efektif, perusahaan dapat meningkatkan kinerja mereka dan mencapai keunggulan kompetitif di pasar.

Penutup

Dari paparan yang telah diuraikan, dapat disimpulkan bahwa Software HRIS (Human Resource Information System) bukan sekadar sebuah alat teknologi, melainkan sebuah solusi strategis yang memainkan peran kunci dalam manajemen sumber daya manusia (SDM) perusahaan modern.

Dengan menyediakan integrasi terpadu untuk berbagai fungsi SDM, HRIS membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi kesalahan manusia, fokus pada pengambilan keputusan yang lebih baik, dan meningkatkan pengalaman karyawan.

Dalam lingkungan bisnis yang semakin kompleks dan dinamis, implementasi HRIS bukan lagi menjadi pilihan, melainkan suatu kebutuhan yang mendesak bagi perusahaan yang ingin tetap kompetitif dan adaptif.

Oleh karena itu, pemahaman yang mendalam tentang pengertian dan fungsi HRIS menjadi penting bagi para pemimpin perusahaan dalam merancang strategi SDM yang sukses dan berkelanjutan. Dengan memanfaatkan teknologi HRIS secara optimal, perusahaan dapat memajukan operasi mereka, memperkuat hubungan dengan karyawan, dan mencapai tujuan bisnis yang lebih besar.