Untuk menjalankan proses bisnis di dalam perusahaan tentunya memerlukan kerja sama lintas departemen yang baik. Terlepas dari banyak sedikitnya personel di setiap departemen tersebut, peranannya samalah penting. Satu departemen tidak berjalan, maka roda bisnis perusahaan juga akan pincang.
Nah kali ini kita akan membahas salah satu departemen tersebut, yaitu purchasing. Apa saja tugas staff purchasing, kemampuan dasar yang harus dimiliki oleh seorang yang bekerja di departemen purchasing, serta flow chart proses bisnis yang ada di departemen purchasing.
Yuk kita mulai..
Pengertian Purchasing
Sebelum mengenal apa itu tugas dan alur kerja purchasing serta kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang purchaser, ada baiknya kita mengenal terlebih dahulu definisi dari purchasing.
Definisi purchasing pada sebuah perusahaan atau dalam dunia retail disebut sebagai buyer.
Buyer adalah sebuah posisi dalam perusahaan yang bertugas untuk membeli barang atau jasa dari pihak ketiga.
Dalam bahasa Indonesia purchasing memiliki arti pembelian, yang dalam suatu organisasi berarti suatu proses pemesanan barang atau jasa untuk digunakan dalam melancarkan kegiatan operasional.
Ketika ada kata “membeli” berarti perusahaan harus mengeluarkan uang kan? Sehingga pada esensinya berarti ada pekerjaan-pekerjaan yang berhubungan dengan dokumentasi dan validasi yang menjadi tugas-tugas turunan yang harus dikerjakan oleh bagian purchasing.
Berbeda dengan pembelian biasa oleh konsumen, staff purchasing bekerja untuk membeli sesuatu yang dibutuhkan oleh departemen-departemen yang ada pada sebuah perusahaan.
Seperti kita ketahui bahwasanya dalam sebuah perusahaan pasti ada banyak departemen misalkan, Departemen penjualan, pemasaran, pengembangan bisnis, PPIC (Production Planning and Inventory Control), penelitian, teknisi, service purna jual, keuangan, designer media, dan tentunya ada departemen purchasing itu sendiri dimana setiap departemen pasti membutuhkan produk dan jasa yang berbeda-beda.
Sehingga sudah pasti tugas bagian purchasing itu banyak dan tidak mudah.
Lalu apa saja sih tanggung jawabnya?
Tanggung Jawab Purchasing
Berikut adalah beberapa tanggung jawab yang akan diemban ketika teman-teman bekerja di purchasing staff :
- Memastikan kebutuhan perusahaan yang harus dibeli.
Seperti yang telah diutarakan sebelumnya, ada banyak departemen dalam sebuah perusahaan yang tentunya punya kebutuhan yang berbeda-beda.
Merupakan tanggung jawab departemen purchasing untuk selalu menanyakan kepada setiap departemen kebutuhan mereka itu apa aja.
Kebutuhan tersebut juga dapat dibagi menjadi :
-
- Kebutuhan bulanan
- Kebutuhan sesekali
Untuk kebutuhan bulanan, staff purchasing dapat membuat plan untuk perusahaan.
Misalnya :
-
- Perencanaan kebutuhan untuk pembelian raw material dan packaging material baik itu kemasan primer, sekunder, atau tersier
- Perencanaan kebutuhan untuk pembelian kalibrasi alat ukur untuk semua departemen
- dll
- Memastikan setiap pembelian sudah disetujui oleh manajemen eksekutif.
Walaupun tim purcashing bertanggungjawab untuk melakukan pembelian namun tentunya bagian purchasing tidak bisa langsung asal beli-beli begitu saja.
Merupakan tanggung jawab bagian purcashing untuk meminta approval dari manajemen dan finance terkait dengan setiap pembelian
- Memastikan barang tiba dalam kondisi baik dan tepat waktu.
Barang yang dibeli tentunya harus datang dengan kondisi baik dan selalu terpantau dan bisa datang tepat waktu.
Hal ini perlu dipastikan karena umumnya ada barang-barang yang diperlukan secara urgent atau penting atau mendadak sehingga keterlambatan atau kerusakan dapat mempengaruhi performa perusahaan.
- Menjaga hubungan baik dengan vendor.
Vendor adalah partner yang sangat berharga untuk departemen purchasing karena vendorlah yang memenuhi kebutuhan perusahaan terutama dalam hubungan yang baik perusahaan bisa mendapatkan keuntungan harga yang lebih murah atau term of payment yang lebih panjang.
- Mediasi pembayaran dan memastikan pembayaran tepat waktu
Hal ini sangatlah rumit karena melibatkan banyak vendor dengan tanggal pembayaran yang berbeda-beda sesuai dengan term of payment di setiap vendor, ada yang 30 hari setelah barang diantar, ada yang langsung bayar, ada yang 60 hari setelah pengiriman, dan sebagainya.
Pembayaran juga dilakukan oleh Departemen Keuangan sehingga staff purchasing perlu mediasi dan komunikasi yang baik.
- Dokumentasi invoice, faktur, purchase order, atau work order.
Walaupun terlihat mudah namun tugas purchasing ini akan sangat rumit dan membutuhkan ketelitian yang sangat baik. Dokumentasi sangat penting untuk dilakukan karena akan berhubungan dengan kepentingan departemen Keuangan.
Dengan tanggung jawab seperti diatas, lalu tugas purchasing itu apa aja sih sebenarnya?
Tugas Staff Purchasing di Perusahaan
Nah berbeda dengan tanggung jawab, tugas disini tentunya lebih kepada proses-proses yang akan menjadi tugas purchasing.
Berikut adalah daftar tugas purchasing yang harus teman-teman ketahui.
- Menyusun list pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan seluruh anggota perusahaan.
- Mengkategorikannya list pembelian antara pembelian barang bulanan dan sekali beli.
- Menyusun list vendor penyedia barang atau jasa / Daftar Vendor Terpilih.
- Meminta approval pembelian kepada pihak manajemen atau bagian keuangan untuk anggaran.
- Menghubungi supplier dan vendor untuk mendapatkan penawaran harga.
- Menganalisis penawaran harga, fitur, service, dan lain sebagainya yang paling menguntungkan bisnis.
- Melakukan negosiasi harga, fitur, service, waktu yang diperoleh dari supplier.
- Membuat dokumen pemesanan atau yang kita sebut dengan purchase order.
- Mengirim purchase order kepada supplier dan vendor barang atau jasa tersebut.
- Melacak dan memastikan pengiriman atau eksekusi pengerjaan service berjalan dengan baik.
- Pengecekan kualitas barang atau jasa sesuai dengan kontrak penjualan.
- Dokumentasi dokumen-dokumen penjualan.
- Mediasi dengan bagian logistik untuk pencatatan barang masuk.
- Mediasi dengan bagian keuangan untuk melakukan pembayaran barang atau jasa tersebut.
- Melakukan review performa proses pembelian serta membantu QA inspector (departemen QA) untuk melakukan audit supplier.
Nah demikian merupakan tugas tugas dari seorang purchaser.
Dari tugas dan tanggungjawab purchaser tersebut maka alur kerja purchasing dapat digambarkan seperti bagan dibawah ini.
- Proses pertama dimana ada permintaan pembelian yang biasanya ditunjukkan dengan adanya surat permintaan atau yang sering disebut dengan PR atau purchase request. Purchase Request tersebut berasal dari user atau pihak yang membutuhkan barang.
Selanjutnya PR tersebut diserahkan ke tim purchasing untuk diproses dan diolah menjadi PO atau purchase order atau istilah lainnya pemesanan pembelian.
Untuk melakukan pembelian purchaser akan mencari beberapa vendor atau supplier potensial yang kemudian akan saling dibandingkan satu sama lain yang kriterianya sesuai dengan kebijakan perusahaan, misalnya :
-
- Harus ada minimal 3 supplier pembanding
- Pembayarannya paling murah
- Bisa pay later atau dalam tenggang waktu tertentu
- dll
Sehingga dikerucutkan menjadi pihak atau pilihan yang terbaik.
- Setelah diperoleh barang atau jasa yang terbaik kemudian dilakukan transaksi pembelian.
Nah selama proses pengiriman barang, purchaser wajib untuk terus memantau atau memastikan barang diterima dan sampai di tempat dengan kondisi yang baik atau juga tepat waktu.
- Selanjutnya setelah barang di terima maka purchaser harus mengurus faktur pembelian dan mengurus invoice atau tagihan yang kemudian berujung pada proses pembayaran.
Sebelum ini biasanya barang dicek oleh user atau pengguna untuk memastikan barang atau jasa :
-
- Apakah sesuai atau tidak?
- Bisa dipakai atau tidak?
- Ada kerusakan atau tidak?
- dll
- Retur atau pengembalian barang juga dapat menjadi suatu kemungkinan, jika barang yang dibeli ternyata tidak sesuai dengan yang dipesan atau bisa jadi barang sudah sesuai dengan yang dipesan akan tetapi terdapat cacat pada barang dan beberapa kasus lainnya yang mungkin terjadi.
Syarat Bekerja di Departemen Purchasing
Dari proses dan tanggung jawab serta tugas-tugas yang diembankan tersebut, kita dapat simpulkan bahwasanya staff purchasing harus memiliki beberapa skill yang akan menopang performa dalam kegiatan purchasing sehari-hari.
Lalu apa saja skill staff purchasing yang paling penting untuk dimiliki.
Berikut adalah daftarnya :
- Komunikasi yang baik
Berdasarkan proses yang telah disebutkan, staff purchasing harus berkomunikasi dengan departemen-departemen lain dalam perusahaan seperti bagian keuangan, logistik, Quality Control.
Tidak hanya itu, bagian purchasing juga harus mengetahui kebutuhan semua departemen serta menjaga hubungan baik dengan vendor dan supplier.
Jadi keahlian berkomunikasi sangatlah penting untuk staff purchasing.
- Negosiasi dengan vendor dan supplier
Ketika menerima penawaran dari vendor dan supplier, tentunya perusahaan harus mengeluarkan dana untuk membayar produk atau jasa yang diperlukan.
Staff purchasing yang mumpuni akan selalu memperkecil dana yang harus dikeluarkan oleh perusahaan karena ini akan sangat menguntungkan untuk perusahaan.
- Memiliki network vendor / supplier, service company, dan freelancer.
Hal ini dibutuhkan oleh perusahaan karena di dalamnya benar-benar sangat variatif kebutuhannya. Misalnya : untuk pengadaan jasa kalibrasi alat ukur, tentunya banyak sekali laboratorium kalibrasi. Namun beberapa laboratorium tersebut tentunya tidak semua sudah terakreditasi dan memiliki ruang lingkup seperti yang diperlukan.
Maka dengan memiliki network vendor ini akan sangat membantu kita memahami hal-hal tersebut.
- Pencatatan dan dokumentasi terorganisir
Kemampuan ini diperlukan karena banyaknya proses pengadaan barang dan jasa yang akan dilakukan oleh staf purchasing.
Maka pencatatan dan dokumentasi sangatlah penting untuk dilakukan, masalahnya Tidak semua orang bisa melakukan dokumentasi yang baik dan terorganisir.
Seringkali justru dokumentasi inilah menjadi berantakan dan tidak rapi.
Hal ini akan menyulitkan berbagai pihak seperti bagian keuangan dan akuntansi.
- Keahlian dalam Microsoft Office dan komputer
Memang sangatlah sederhana tapi ini sangatlah penting karena akan banyak sekali pencatatan pembuatan PO (Purchase Order), tracking pengiriman, dokumentasi pembelian, dan sebagainya.
Hal ini akan sangat membantu finance dan manajemen untuk rekap pengeluaran perusahaan kedepannya.
- Paham perpajakan
Ketika membeli barang tentunya akan ada pajak yang harus dibayarkan.
Pajak yang dibayarkan kepada CV atau PT bisa saja berbeda, dan pajak yang dikenakan pada jasa dan barang juga bisa saja berbeda sehingga pengetahuan tentang perpajakan akan sangat membantu staff purchasing untuk mengerti berapa harga yang harus dibayar, kemana dan kapan harus dibayar.
Demikian penjelasan tentang tugas purchasing, tanggungjawab staff purchasing, dan skill yang dibutuhkan oleh profesional bagian purchasing.
Semoga Bermanfaat.