Dalam menjalankan aktivitas perusahaan, kendala / masalah tentunya sesuatu yang tidak dapat dihindari. Bahkan dengan adanya masalah-masalah tersebut perusahaan akan semakin bertumbuh dan semakin kuat menghadapi tantangan-tantangan di masa depan.
Masalah yang ada tersebut tentunya harus kita selesaikan supaya operasinal perusahaan tetap berjalan sesuai dengan yang diinginkan. Dan yang terpenting adalah masalah tersebut tidak terulang lagi.
Untuk hal tersebut maka kita harus mencari akar permasalahan / root cause yang terjadi.
Ada beberapa cara yang bisa kita gunakan untuk mengidentifikasi root causenya atau akar masalahnya. Metode yang bisa gunakan adalah dengan memakai why why analysis atau melakukan 5 why yaitu dengan bertanya why sampai 5 kali karena kalau kita bertanya why sampai 5 kali maka kita bisa sampai pada akar masalah.
Metode ini sepertinya sederhana namun sangat powerfull untuk mengidentifikasi masalah dan digunakan di banyak perusahaan-perusahaan besar di seluruh dunia. Metode why why analysis ini juga sering digunakan dalam program QCC (Quality Control Circle) yang tentunya untuk melakukan continues improment di dalam perusahaan.
Bahkan metode ini kita bisa gunakan bukan hanya di pekerjaan kita tapi kita bisa gunakan di dalam kehidupan kita sehari-hari.
Pengertian Why Why Analysis
Why why analisys adalah alat untuk membantu mengidentifikasi akar masalah atau penyebab dari sebuah ketidasesuaian pada proses atau produk. Pada gambar diatas adalah corong yang menggambarkan bahwa ada tiga tahapan dalam mencari root cause, yaitu :
- Mencari potensial causes yang biasanya potensial causes ini lebih dari satu.
- Mencari signifikan causes yang diambil dari salah satu potensial causes.
- Mencari root causes dari signifikan causes
Lalu bagaimana caranya agar kita bisa mencari ketiga tahap tersebut?
- Mengidentifikasi masalah.
Masalah apa yang mau diangkat dan dicari root causes-nya misalkan : misalnya masalah defect produk, masalah downtime, masalah target yang tidak tercapai, dan lain-lain
- Membentuk cross functional team atau disingkat dengan CFT
CFT adalah sekelompok karyawan dari berbagai departemen yang bekerjasama untuk menyelesaikan masalah, misalnya Departemen produksi, departemen QC dan Departemen engineering masing-masing mempunyai wakil untuk menjadi anggota CFT tersebut.
- Mengumpulkan potensial cause yang diambil dari pendapat anggota CFT.
Kira-kira apa saja potensi yang membuat masalah terjadi kemudian kita bikin list atau daftar dari potensial cause tersebut. pada tahap kita sudah mengumpulkan potensial cause.
- Mencarai Signifikan cause
Setelah kita mendapatkan potensial cause, langkah selanjutnya yaitu mencari signifikan cause mana yang signifikan atau mempunyai andil besar penyebab masalah terjadi. Pada tahap ini anggota CFT melakukan brainstorming, validasi, dan hipotesis untuk mencapai kesepakatan dalam mencari signifikan cause
Setelah signifikan cause didapat maka selanjutnya yaitu melakukan why why analisys dengan cara menanyakan kenapa signifikan cause tersebut bisa terjadi.
Pada umumnya sampai 5 pertanyaan untuk mendapatkan root cause, namun jika misalnya baru 3 atau 4 pertanyaan sudah menemukan root cause hal tersebut tidak masalah.
Contoh Kasus 5 Why Analysis
Untuk lebih memahami mari kita bahas contoh sederhana berikut ini :
Contoh 1 :
Misalkan sebuah keluarga (bapak, ibu, dan anak) yang sedang melakukan bepergian dari bekasi menuju jakarta dengan sepeda motor.
Ditengah perjalanan ini terjadi ban bocor.
Nah apa root cause dari ban bocor tersebut?
Identifikasi masalah yaitu ban bocor dimana ban ini masih menggunakan ban dalam dan bocornya bukan bocor halus, namun tiba-tiba langsung kempes dengan cepat.
Kemudian anggota CFD terdiri dari bapak, ibu dan anak (kita umpamakan lintas departemen dalam suatu perusahaan) mengumpulkan potensial cause yaitu bisa jadi ban bocor itu karena :
- Kena paku atau
- Bekas tambalan yang jebol atau
- Kelebihan beban muatan atau
- Ban yang sudah tipis
Setelah terkumpul potensial cause anggota CFD melakukan brainstorming, validasi, dan hipotesis apakah :
- Kelebihan muatan?
Ternyata setelah ditimbang total penumpang dan barang bawaan beratnya 150 kilo sedangkan beban maksimal barang yang bisa dimuat adalah 200 kg, sehingga penyebabnya bukan karena kelebihan beban
Baca Juga : Timbangan-analitik dan Timbangan Bench Scale
- Lalu apakah ban bocor dikarenakan kena paku?
Pas dibuka ternyata tidak ada paku yang tertancap dan ban dalamnya sobek bukan di area bekas tambalan.
- Kemudian apakah ban sudah tipis?
Pada saat diperhatikan memang pola ban yang bagian tengah sudah hilang atau sudah halus yang menandakan bahwa ban sudah tipis sehingga tidak bisa menahan beban walaupun beban tersebut kurang dari 200 kg.
Nah dari hal tersebut diatas, signifikan cause telah ditemukan yaitu ban sudah tipis.
Langkah selanjutnya adalah kita melakukan why why analisys :
- Why 1 : kenapa ban tersebut bisa tipis?
Karena belum diganti.
- Why 2 : kenapa belum diganti?
karena tidak ada jadwal ganti sehingga lupa untuk mengganti atau karena tidak ada patokannya untuk kapan waktu menggantinya.
- Why 3 : Kenapa tidak ada jadwal ganti?
Karena tidak ditandai atau dicatat saat pergantian ban sebelumnya. Biasanya untuk mengganti ban tolak ukurnya sudah jalan berapa kilo meter, karena kalau menurut waktu misalkan bulanan atau tahunan bisa beda-beda tergantung pemakaian kendaraan. Maka lebih tepatnya menggunakan kilometer. Misalnya :ban belakang sudah waktunya ganti jika sudah menempuh jarak 10 ribu kilometer.
- Why 4 : Kenapa tidak dicatat kilometernya?
Karena speedometer mati
- Why 5 : Kenapa speedometer mati?
Karena kabelnya putus
Sehingga disini sudah ketemu root cause-nya kenapa terjadi ban bocor, Setelah kita telusuri ternyata kabel speedometernya putus.
Contoh 2 :
Contoh misalnya kita sedang menonton TV lalu kemudian TV kita ternyata tiba-tiba mati. Kita mencari tahu kenapa TV mati lalu kita melihat disekitar.
Ternyata karena kabelnya putus (signifikan cause)
Maka yang kita lakukan biasanya menyambung kabel tersebut supaya TV nyala.
Nah langkah yang kita lakukan tersebut bagus namun belum cukup karena kita baru sampai pada langkah correction atau koreksi dan belum mengatasi akar penyebab masalah. Supaya kita sampai pada akar masalah, salah satu metode yang bisa kita gunakan adalah metode 5 why atau lima Mengapa.
Apa yang kita lakukan adalah harus bertanya…
- Why 1 : Mengapa TV mati?
Karena tidak ada arus listrik.
- Why 2 : Lalu kita bertanya lagi mengapa tidak ada arus listrik?
Karena kabelnya putus.
- Why 3 : Lalu kita bertanya lagi mengapa Kabelnya putus?
Karena digigit tikus.
Why 4 : Lalu kita bertanya lagi mengapa sampai digigit tikus?
Karena kamar kita kotor.
- Why 5 : Lalu kita bertanya lagi kenapa kamar kita kotor?
Karena tidak dibersihkan atau jarang dibersihkan.
Jadi kita pertanyakan 5 why…
Setelah kita bertanya 5 kali why apa yang kira-kira kita bisa lakukan?
Kita membersihkan kamar dan pastikan kamarnya bersih lalu kemudian kita pastikan bahwa ada jadwal kebersihannya, dan kita pastikan tikusnya tidak ada lagi di rumah kita. Lalu kemudian kabelnya kita sambung sehingga ada arus listrik dan TV menyala..
Dari langkah-langkah diatas ada kemungkinan terjadi TV mati lagi tidak?
Kemungkinan terjadi lagi adalah kecil, atau mungkin bisa terjadi lagi namun dengan penyebab yang lain, bukan karena kabel putus yang digigit tikus karena kita sudah menyelesaikan sampai pada akar masalah.
Coba kita bayangkan jika pertanyaan hanya sampai 2 atau 3 kali why lalu berhenti.
Misalnya hanya sampai..
- Why 1 : Mengapa TV mati?
Karena tidak ada arus..
- Why 2 : Mengapa tidak ada arus?
Karena kabel putus..
Ketika pertanyaan sampai tahapan itu saja (2 x why) maka yang kita lakukan kita hanya akan menyambung kabel TV nya supaya menyala. Namun kemungkinan besar masalah yang sama akan terjadi lagi karena disitu mungkin masih ada tikusnya.
Misalnya lagi kita bertanya sampai 3 why..
- Why 3 : Mengapa Kabelnya putus?
Karena ada tikus yang menggigit kabel tersebut.
Maka yang kita lakukan adalah kita mengusir tikusnya, kabelnya kita sambung dan TV nya menyala.
Pertanyaan adalah kemungkinan terjadi TV mati lagi tidak?
Kemungkianan akan terjadi lagi walaupun kemungkinannya menjadi lebih kecil dari yang pertama (bertanya 2 kali why) karena kita udah sampai pada 3 why. Namun jika rumahnya masih kotor dan jarang dibersihkan meskipun tikusnya sudah kita usir mungkin akan kembali lagi dan akan bisa menggigit kabel tersebut lagi, dan kemudian TV kita bisa mati lagi.
“Itulah sebabnya kita harus bertanya 5 why atau melakukan why why analysis untuk kita bisa sampai pada akar penyebab masalah?
Kapan Berhenti Bertanya Why?
Apa yang menentukan bahwa sudah saatnya kita berhenti untuk bertanya why lagi? Ada 2 kriteria yang menentukan supaya kita berhenti bertanya why lagi :
- Jika jawaban why yang terakhir sudah tidak relevan lagi terhadap masalah yang kita hadapi.
- Jika yang terakhir itu sudah diluar tanggungjawab kita / sudah diluar dari otoritas kita.
Maka pada saat itulah kita berhenti bertanya 5 why.
Alat lain yang bisa kita gunakan untuk menentukan akar masalah salah satu yang lainnya adalah fishbone diagram atau diagram tulang ikan
Semoga Bermanfaat.