egiatan audit dalam suatu perusahaan merupakan hal yang wajib dilakukan, apapun bidang perusahaan tersebut, baik itu bergerak dibidang jasa / manufacturing, ketika suatu perusahaan terebut menerapkan sistem baik itu sistem manajemen mutu ISO 9001, sistem manajemen lingkungan ISO 14001, sistem manajemen laboratorium SNI ISO / IEC 17025, dan sistem yang lainnya. Tujuan secara umum tentunya adalah menilai keefektifan dari sistem yang sudah dijalankan dan memberikan rekomendasi perbaikan dari temuan ketidaksesuaian yang terjadi pada saat audit.
Daftar Isi
Pengertian Audit
Audit adalah proses mengumpulkan bukti informasi apakah sesuai dengan yang dilaporkan / tidak dan menilai kesuaian dengan kriteria yang ditetapkan. Kriteria ini tentunya bisa standar yang diacu, persyaratan pelanggan, spesifikasi teknis yang diterbitkan oleh organisasi yang mempunyai reputasi yang baik, regulasi pemerintan, dll.
Audit dilakukan oleh personel yang kompeten dan independen.
Kompeten berarti mempunyai pengetahuan dan keterampilan di bidang yang diaudit serta memiliki track record yang dapat dipercaya yang dapat dilihat dari ijazah ataupun sertifikat terkait yang dimilikinya.
Independent artinya bebas dari konflik kepentingan sehingga keputusan yang dibuat auditor bersifat netral dan apa adanya, tidak ada bias.
Apa Saja Jenis Audit
Secara umum, audit terbagi menjadi 3 jenis yaitu :
Audit Operasional
Audit ini bertujuan untuk menilai efisiensi dan efektivitas dari prosedur dan metode berjalannya suatu organisasi / perusahaan. Hal-hal yang menjadi perhatian / dinilai pada kegiatan audit operasional ini adalah penerapan akutansi dalam operasional perusahaan, bagaimana prosedur dalam produksi, bagaimana alur distribusi dan pemasaran, dan hal lain yang terkait dengan operasional perusahaan. Dan yang bertugas untuk melakukan audit ini dalah auditor internal di dalam perusahaan tersebut dalam rangka pengawasan operasional internal perusahaan.
Output dari audit operasional ini dapat berupa rekomendasi perbaikan operasional agar dapat meningkatkan kinerja perusahaan.
Audit Ketaatan
Audit ini berfokus pada pemeriksaan jalan atau tidaknya suatu prosedur, atau aturan tertentu yang diterapkan dari suatu unit kerja agar seluruh proses berjalan dengan baik. Auditor yang melakukan audit ketaatan ini adalah
- BPK (Badan Pemeriksa Keuangan)
- BPKP (Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan)
Yang mengambil peran sebagai badan pemeriksa tertinggi. Hasil dari audit ketaatan ini adalah untuk mengetahui tingkat ketaatan atau kepatuhan suatu unit kerja.
Audit Laporan Keuangan
Mungkin diantara jenis audit yang lainnya, audit inilah yang paling sering / umum kita dengar baik dari berita online maupun televisi. Seperti kita ketahui tujuan dari audit keuangan ini adalah untuk menentukan apakah laporan keuangan tersebut sudah sesuai dengan krteria tertentu dan menghasilkan opini audit.
Audit laporan keuangan melihat kesesuaian laporan keuangan dengan kriteria
Resiko kesalahan / Penyimpangan dan bukti-bukti yang mendukung untuk penyusunan laporan keuangan. Hasil dari laporan audit keuangan ini adalah Opini auditor yang menunjukkan dari laporan keungan tersebut.
Bukti Audit
Bagaimana audit berfikir dan bertindak dalam pengumpulan bukti audit serta prosedur yang diperlukan agar rekomendasi perbaikan dapat mencegah pelanggaran berulang karena sebagaian besar bukti audit hanya menjawab bagaimana ketidaksesuaian terjadi, bukan mengapa ketidaksesuaian tersebut terjadi.
Misalnya : Terjadi pembayaran ganda untuk satu jenis barang yang dibeli.
Cara Meningkatkan kualitas bukti audit
Sebagai auditor tentunya kita harus mempunyai target untuk memberikan rekomendasi kepada auditee tindakan perbaikan apa saja yang harus dilakukan supaya berdampak pada sistem yang telah mereka terapkan sehingga auditepun mendapatkan manfaat yang maksimal dari kegiatan audit tersebut. Dengan kata lain, temuan tidak hanya sekedar penulisan belum lengkap, belum ditanda tanganinya sebuah dokumen, dsb.
Berikut ini adalah cara meningkatkan kualitas bukti audit :
1. Profesionalism skepticism (PF) dan Reasonable Assurance (RA)
Profesionalism skepticism (PF) diartikan sebagai sebuah perilaku untuk tidak menerima begitu saja bukti audit atau selalu memertanyakan dan menilai bukti audit secara kritis sedangkan Reasonable Assurance (RA) diartikan sebagai perilaku untuk selalu berupaya keras mendapatkan bukti yang cukup.
2. Relevan
Bukti audit haruslah relevan, fakta yang kita dapatkan harus berhubungan dengan tujuan audit, andal dimana fakta tersebut diperoleh sendiri dan kredibel sert harus cukup memuaskan dan memadai.
3. Jenis Prosedur Audit harus
Pemeriksaan fisik dimana meninjau, melihat, menguji, dan menghitung sendiri keberadaan fisik aset atau kewajiban serta harus dikonfirmasi sehingga mendapatkan pernyataan tertulis atau lisan dari pihak ketiga, dan pada saat pemeriksaan dokumen harus menguji keberadaan dokumen pendukung (vouching) atau nilai dan kelengkapannya.
Perlu diperhatikan juga pada saat wawancara, respon serta jawaban dari pertanyaan auditor, faktor subjectif juga harus dipertimbangkan. Pada Saat observasi, audditor menjadi saksi langsung pengujian, perhitungan, dan penelitian lain yang dilakukan oleh auditee serta memperoleh fakta yang sama dari prosedur lain.
Upaya pembuktikan dianggap tuntas / selesai jika sudah dapat menjawab semua pertanyaan yang mungkin muncul terutama terkait MENGAPA ketidaksesuai tersebut terjadi. Penggunaan lebih daqri satu prosedur audit untuk pembuktian harus dilakukan untuk menjaga keandalan dan kecukupan fakta.
Audit Proses vs Audit Produk
Meskipun sama-sama kegiatan audit, namun audit proses dan audit produk mempunyai tujuan yang berbeda, kompetensi auditornyapun tentunya juga berbeda. Jika ditinjau dari goal tujuan dan fokusnya, audit proses dan audit produk mempunyai perbedaan sebagai berikut :
Audit proses :
Tujuan : meningkatkan efektifitas proses produksi (produksi stabil dan zero defect)
Dalam melakukan audit proses produksi tersebut kita harus berfokus pada pengendalian sumber penyebab defect. Dan referensi yang digunakan dalam audit ini adalah FMEA, control plan (QCPC), SPC, sistem sampling, dll.
Sedangkan audit produk adalah efektifitas proses kontrol untuk tidak meloloskan product defect. Dalam melakukan audit produk ini kita harus berfokus pada akurasi sistem pengukuran untuk memastikan bahwasanya produk sesuai dengan standar yang telah ditentukan. Referensi yang dapat digunakan untuk audit produk ini adalah MSA, pemahaman sistem pengukuran, sistem sampling, produk standar, persyaratan pelanggan, dll.
Dalam melakukan proses audit tersebut tentunya harus diikuti dengan kompetensi auditornya.
Kualifikasi Auditor Pada Audit Proses Produksi
1. Memahami pemahaman teknis produksi pada area yang diaudit
2. Memahami core tools
3. Memahami persyaratan dari customer
Kualifikasi Auditor Pada Audit Produk
1. Memahami persyaratan produk dari pelanggan
2. Memahami cara menggunakan alat ukur yang digunakan untuk pengujian produk
3. Memahami Measurement system analisis
4. Memahami persyaratan spesifik customer6
Tujuan Audit Proses Produksi
Kegiatan audit proses produksi ini bertujuan untuk mengevaluasi efektifitas proses produksi untuk mencapai kualitas yang baik / defect yang rendah. Sehingga bisa dikatakan bagaiman proses produksi tersebut melakukan pengendalian penyebab defect.
Kegiatan tersebut dilakukan dengan cara melakukan verifikasi semua aktivitas produksi dari penerimaan bahan baku sampai ke pengiriman produk jadi dengan berfokus kepada persayaratan pelanggan, serta memastikan kemampuan dan kestabilan proses apakah sesuai dengan persyaratan spesifik pelanggan.
Teknik Audit Proses Produksi
untuk teknik audit yang digunakan adalah bisa menggunakan control plan sebagai acuan dalam pelaksanaan proses audit, PFMEA untuk melihat apakah setiap potensi kegagalan pada proses dapat terakomodir di dalamnya, SPC (statistic Proses Control) untuk melihat apakah karakteristik penting untuk menjaga kestabilan dan kemampuan sudah diukur.
Kegiatan audit tersebut tentunya harus mencakup seluruh proses manufaktur pada setiap shift termasuk sampling yang memadai saat terjadi pergantian shift. Jika ternyata perusahaan menerapkan sistem kerja 2 shift, maka proses audit juga harus dilakukan terjadap kedua shift tersebut.
Jika merujuk ke persyaratan IATF klausul 9.2.2.2 dan 9.2.2.3 maka audit proses ini hendaknya dilakukan setiap 3 tahun sekali.
Konsep Pencegahan di Dalam Proses Produksi Berdasarkan fakta yang telah terjadi bahwasanya :
Sampel yang bagus tidak menjamin produksi masal yang juga bagus
Kemampuan prodoksi 100 pcs dalam waktu 1 jam dengan hasil bagus, tidak menjamin produksi jangka panjang (misalnya : 1 minggu / 1 bulan) dalam kondisi yang bagus
Ada variasi antar orang, variasi cara produksi, dan variasi kestabilan mesin.
Berdasarkan fakta-fakta tersebut maka yang diukur sebaiknya adalah proses produksinya sehingga produksi massal yang dilakukan oleh operator dan mesin produksi secara berulang telah berjalan dengan efisien, sesuai dengan budget serta stabil.