Masih membahas mengenai seputar sistem manajemen mutu sesuai standar SNI ISO 9001 : 2015 karena memang standar ini bisa dikatakan paling umum diterapkan di perusahaan. Kali ini kita akan membahas mengenai persyaratan perencanaan dalam standar tersebut atau tepatnya di klausul 6 ISO 9001 dimana klausul ini adalah klausul pertama yang secara langsung terkait dengan siklus PDCA atau Plan Do Check Action.
Klausul 6 ISO 9001 : 2015 didalamnya terdapat tiga sub klausul, yaitu :
- Klausul 6.1 Risiko dan peluang
- Klausul 6.2 Sasaran mutu dan perencanaan untuk mencapainya
- Klausul 6.3 Perubahan perencanaan
Yuk.. kita pelajari bersama untuk penjelasannya..
Daftar Isi
Risiko dan Peluang
Jika di artikel sebelumnya kita belajar mengenai klausul 4 tentang proses identifikasi isu internal dan eksternal dalam suatu konteks organisasi, nah di klausul 6.1 inikita akan melakukan identifikasi risiko dan peluang operasional yang berpengaruh terhadap sistem manajemen mutu.
Risiko dan peluang menurut ISO 9001 : 2015 adalah konsep ketidakpastian dimana risiko bersifat negatif sedangkan peluang bersifat positif.
Secara umum terdapat 4 kegiatan utama dalam pengendalian risiko dan peluang, yaitu :
- Identifikasi risiko dan peluang itu sendiri.
Di tahap ini organisasi perlu mengidentifikasi proses bisnis mana yang memiliki risiko atau peluang sehingga kita dapat mengetahui risiko atau peluang apa saja yang ada di dalam setiap unit operasi.
- Analisis risiko dan peluang
Seluruh aspek risiko dan peluang dianalisis dengan cara melakukan kategorisasi seberapa tinggi suatu risiko atau seberapa menjanjikan peluang yang ada.
Hal yang perlu diingat adalah untuk menganalisis tingkat resiko atau peluang umumnya dilakukan dengan memperkirakan hubungan antara kemungkinan dan dampak jika resiko atau peluang tersebut terjadi atau tereksekusi.
- Pengendalian risiko atau rencana eksekusi peluang
Berdasarkan kategorisasi yang dibuat di tahapan analisis risiko dan peluang maka disusunlah rencana tindakan untuk mengendalikan risiko atau mengeksekusi peluang yang ada.
- Evaluasi efektivitas
Setelah pengendalian dilakukan maka kita harus menentukan bagaimana pengendalian risiko atau rencana eksekusi peluang tersebut dievaluasi.
Contoh kasusnya
Sebuah perusahaan PT. ABC yang bergerak di bidang produsen biskuit, misalnya di area gudang produk jadi. Nah.. kita cari risiko apa yang ada di area gudang tersebut yang terkait dengan sistem manajemen mutu khususnya untuk produk?
Misalnya :
- Risiko kemasan produk yang terjatuh dan memungkinkan produk rusak.
Di tahapan ini kita sudah melakukan identifikasi risiko.
- Kemudian kita lanjutkan analisis risikonya…
Seperti yang telah disebutkan diatas, bahwa :
Risiko adalah hubungan antara kemungkinan dan dampak.
-
- Dalam skala 1 s/d 5 berapa tingkat kemungkinan kemasan produk terjatuh?
Misalnya 4, karena jalur forklift atau mesin pengangkat barang cukup sempit
-
- Kemudian dalam skala 1 s/d 5 seberapa parah kerusakan yang terjadi jika ada kemasan yang terjatuh?
Misalkan 3, karena tumpukan produk tidak disusun terlalu tinggi, jadi hanya sedikit produk yang akan terdampak jika ada produk yang terjatuh.
Sehingga dari hal diatas, kita dapat angka 4 untuk kemungkinan dan 3 untuk dampak.
Rumus penilaian risiko adalah dengan mengkalikan kemungkinan dengan dampak :
Sehingga 4 x 3 = 12
Maka secara keseluruhan kita akan punya rentang angka resiko mulai dari 1 s/d 25
Kemudian kita bisa buat kategori risiko berdasarkan angka tersebut, misalkan :
-
- Risiko rendah untuk angka 1 s/d 10
- Risiko sedang untuk angka 11 s/d 20
- Risiko tinggi untuk angka 21 s/d 25
- Tahap selanjutnya adalah menentukan tindakan apa yang harus dilakukan untuk mengendalikan risiko tersebut. Tindakan ini tentunya harus bersifat mengurangi kemungkinan atau mengurangi dampak dari risiko yang sudah diidentifikasi.
Tindakan pengendalian / proses manajemen risiko harus proporsional terhadap resiko yang ada
Contohnya :
Untuk risiko di atas dapat dilakukan dengan cara menambahkan pengaman pada kemasan yang ditumpuk.
- Pada tahapan akhir kita tinggal menentukan bagaimana cara mengevaluasi kinerja pengaman yang sudah dipasang sepada kemasan produk tersebut.
Kurang lebih seperti diatas untuk hal risiko. Mungkin teman-teman ada yang bertanya, kenapa jarang yang membahas mengenai peluang?
Hal ini dikarenakan pada umumnya mengidentifikasi peluang itu lebih sulit daripada mengidentifikasi risiko, sebab kita perlu wawasan dan pengetahuan tentang peluang itu sendiri.
Peluang itu dapat berupa adopsi praktek baru, implementasi teknologi baru, peluncurkan produk baru, pembukaan pasar baru atau bekerjasama dengan pihak lain.
Kembali ke contoh tindakan untuk mengatasi risiko diatas, dimana disebutkan bahwa jalur forklift relatif sempit. Nah selama ini forklift itu alat yang dioperasikan oleh operator yang memungkinkan terjadinya human error.
Maka peluangnya dapat dengan mengganti forklift biasa dengan forklift otomatis untuk mengurangi kesalahan operasional dari operator.
Sasaran Mutu
Apa sih pengertian sasaran mutu itu?
Sasaran mutu adalah target capaian kinerja sistem. Target tersebut harus tercermin dalam setiap unit operasional dalam perusahaan.
Sebuah sasaran atau target mutu haruslah terukur. Target tersebut harus dapat diukur sebab kita akan sulit meningkatkan sesuatu yang tidak terukur.
Sasaran mutu harus memperhitungkan persyaratan yang berlaku. Misalnya : terkadang ada syarat atau peraturan tertentu yang harus dipatuhi baik dalam operasional maupun pada produk itu sendiri.
Contohnya : nilai uji tarik untuk produk besi pada kebutuhan konstruksi bangunan / persyaratan uji kuat tekan beton, dll Maka sasaran mutu dapat berupa standar minimum nilai uji tersebut.
Sasaran mutu harus relevan dengan peningkatan kepuasan pelanggan dimana khusus untuk aspek yang terkait langsung dengan kepuasan pelanggan seperti spesifikasi produk atau kualitas layanan setiap sasaran mutu haruslah mengacu pada peningkatan kepuasan pelanggan.
Sasaran mutu juga harus dipantau, dikomunikasikan, dan diperbarui seperlunya setelah dipastikan terukur, atau dengan kata lain kita harus memantau perkembangan pencapaian kinerja terhadap sasaran yang sudah ditetapkan. Dan sasaran mutu tersebut harus selalu kita komunikasikan progresnya dan jika memang diperlukan maka dapat memperbarui sasaran yang ada.
Hal yang sering ditemui di dalam perusahaan adalah terkadang banyak sasaran yang sudah lama tercapai namun tidak diperbarui, sehingga cenderung jalan ditempat dan tidak terjadi peningkatan kualitas kinerja.
Nah sekarang kembali ke studi kasus diatas dimana PT.ABC di klausul risiko dan peluang sebelumnya kita sudah melakukan simulasi di bagian gudang produk jadi.
Lalu apa sasaran mutu yang sesuai untuk gudang produk jadi pt.ABC ?
Kita bisa menentukan target sasaran minimum produk yang rusak karena terjatuh.
Perubahan Perencanaan
Di sub klausul ini kita diminta untuk menentukan tindakan apa saja yang harus dilakukan jika terjadi perubahan dalam perencanaan. Hal ini karena jika terjadi perubahan pada perencanaan “plan” akan berdampak pada “do, check, dan action”
Dengan kata lain perubahan perencanaan memiliki konsekuensi terhadap proses lainnya. Perubahan terhadap perencanaan dapat berarti perubahan terhadap risiko dan peluang serta sasaran mutu sehingga harus kita pastikan konsekuensi dari perubahan tersebut terutama terkait dengan beberapa aspek berikut :
- Ketersediaan sumberdaya
- Alokasi atau relokasi tanggungjawab dan wewenang personil, jangan sampai perubahan yang ada tidak dapat dieksekusi karena tidak ada orang yang dapat melakukannya.
Semoga Bermanfaat
