Pengertian Job Specification: Kualifikasi & Keterampilan yang Diperlukan

Di dunia kerja yang terus berkembang, pemahaman yang jelas mengenai peran dan tanggung jawab setiap posisi sangatlah penting. Salah satu alat yang digunakan untuk mencapai hal ini adalah job specification.

Job specification adalah dokumen yang merinci kualifikasi, keterampilan, pengalaman, dan atribut lain yang diperlukan untuk menjalankan suatu pekerjaan secara efektif. Berbeda dengan job description yang fokus pada tugas dan tanggung jawab, job specification lebih menekankan pada kriteria yang harus dipenuhi oleh kandidat.

Artikel ini akan mengulas pengertian job specification secara mendalam serta menggali berbagai kualifikasi dan keterampilan yang umumnya dibutuhkan untuk berbagai jenis pekerjaan. Dengan memahami konsep ini, perusahaan dapat meningkatkan kualitas proses rekrutmen mereka, memastikan bahwa setiap posisi diisi oleh individu yang paling cocok dan berkompeten.

Pendahuluan

Definisi Job Specification

Pengertian Umum tentang Job Specification

Seperti yang sudah disinggung di awal artikel, Job specification adalah dokumen yang merinci persyaratan yang diperlukan bagi seseorang untuk menjalankan suatu pekerjaan secara efektif.

Ini mencakup kualifikasi pendidikan, keterampilan teknis, pengalaman kerja, dan karakteristik pribadi yang diharapkan dari kandidat.

Job specification membantu memastikan bahwa individu yang direkrut memiliki kompetensi dan kemampuan yang sesuai untuk memenuhi tuntutan posisi tersebut.

Perbedaan antara Job Specification dan Job Description

Sementara job specification berfokus pada kriteria yang harus dipenuhi oleh calon karyawan, job description menjelaskan tugas dan tanggung jawab spesifik dari suatu posisi. Berikut adalah perbedaan utama antara keduanya:

• Job Description:
  • Berisi rincian tugas, tanggung jawab, dan wewenang posisi.
  • Menjelaskan apa yang akan dilakukan oleh karyawan dalam pekerjaan tersebut.
  • Contoh: “Melakukan analisis pasar, mengembangkan strategi pemasaran, dan mengelola kampanye iklan.”
  • Contoh lain jobs desc bisa dibaca di artikel berikut : job desc PPIC, Job desc staff purchasing, job desc oepertor warehouse.

• Job Specification:

  • Berisi rincian kualifikasi, keterampilan, dan pengalaman yang diperlukan.
  • Menjelaskan kualifikasi yang harus dimiliki oleh kandidat untuk menjalankan pekerjaan tersebut.
  • Contoh: “Memiliki gelar sarjana di bidang pemasaran, pengalaman minimal 3 tahun dalam pemasaran digital, dan keterampilan analisis data yang kuat.”

Pentingnya Job Specification

Mengapa Job Specification Penting dalam Proses Rekrutmen dan Seleksi

Job specification memainkan peran kritis dalam proses rekrutmen dan seleksi karena membantu perusahaan menemukan kandidat yang paling sesuai dengan kebutuhan posisi yang tersedia.

Dengan memiliki kriteria yang jelas dan spesifik, perusahaan dapat menyaring calon karyawan secara lebih efektif dan efisien. Berikut adalah beberapa alasan mengapa job specification penting:

• Meningkatkan Akurasi Rekrutmen:
  • Memastikan bahwa karyawan yang direkrut memiliki kualifikasi dan keterampilan yang sesuai dengan pekerjaan yang akan mereka jalani.
  • Mengurangi risiko merekrut kandidat yang tidak memenuhi persyaratan, yang bisa mengarah pada masalah kinerja di kemudian hari.
• Mengurangi Biaya dan Waktu Rekrutmen:
  • Membantu dalam penyaringan awal aplikasi, sehingga hanya kandidat yang memenuhi kualifikasi yang dipertimbangkan lebih lanjut.
  • Mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mengevaluasi kandidat yang tidak memenuhi syarat.

• Meningkatkan Kepuasan Karyawan:

  • Memastikan bahwa karyawan yang direkrut merasa sesuai dengan pekerjaan dan lingkungannya, yang dapat meningkatkan kepuasan dan retensi karyawan.

Manfaat bagi Perusahaan dan Calon Karyawan

Job specification tidak hanya bermanfaat bagi perusahaan tetapi juga bagi calon karyawan:

• Bagi Perusahaan:
  • Kualitas Karyawan: Memastikan bahwa karyawan yang direkrut memiliki kompetensi yang dibutuhkan untuk posisi tersebut, yang berkontribusi pada kinerja dan produktivitas organisasi secara keseluruhan.
  • Perencanaan Pelatihan: Membantu dalam mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan berdasarkan keterampilan dan kualifikasi yang diinginkan, misalnya : pelatihan ISO, pelatihan kalibrasi, dll.
  • Penilaian Kinerja: Menyediakan dasar untuk penilaian kinerja karyawan, dengan kriteria yang jelas tentang apa yang diharapkan dari mereka.
• Bagi Calon Karyawan:
  • Kejelasan Harapan: Memberikan gambaran yang jelas tentang apa yang diharapkan dari mereka dalam posisi tersebut, termasuk kualifikasi dan keterampilan yang perlu dimiliki.
  • Pengembangan Karir: Membantu calon karyawan memahami keterampilan dan kualifikasi apa yang perlu mereka kembangkan untuk memenuhi persyaratan pekerjaan.
  • Pencocokan yang Lebih Baik: Membantu calon karyawan menilai apakah mereka cocok untuk posisi tersebut, yang dapat mengurangi tingkat ketidakpuasan dan turnover.

Dengan memahami dan menggunakan job specification secara efektif, perusahaan dapat memastikan bahwa mereka menarik dan mempertahankan talenta terbaik, yang pada gilirannya meningkatkan kesuksesan dan keberlanjutan organisasi.

Komponen-Komponen Job Specification

Kualifikasi Pendidikan

Tingkat Pendidikan Minimum yang Diperlukan

Kualifikasi pendidikan dalam job specification menunjukkan tingkat pendidikan minimum yang harus dimiliki oleh kandidat untuk memenuhi persyaratan pekerjaan. Ini bisa berupa:

• SMA atau Sederajat: Biasanya untuk posisi entry-level atau pekerjaan yang tidak memerlukan keterampilan khusus.
• Diploma atau Gelar Sarjana: Umum untuk banyak posisi profesional dan teknis. Contohnya, posisi di bidang bisnis, teknik, atau ilmu komputer biasanya membutuhkan gelar sarjana.
• Gelar Magister atau Doktor: Diperlukan untuk posisi yang sangat spesifik atau senior, seperti manajemen puncak, peneliti, atau dosen.

Relevansi Pendidikan dengan Posisi Pekerjaan

Selain tingkat pendidikan, relevansi bidang studi juga penting. Misalnya:

• Teknik Informatika atau Ilmu Komputer: Relevan untuk posisi pengembang perangkat lunak atau analis sistem.
• Manajemen atau Administrasi Bisnis: Penting untuk peran manajerial atau administrasi.
• Pendidikan atau Psikologi: Diperlukan untuk posisi di bidang pendidikan atau HRD.

Pengalaman Kerja

Jenis dan Durasi Pengalaman yang Diperlukan

Pengalaman kerja yang diperlukan biasanya dijelaskan dalam hal jenis pekerjaan sebelumnya dan durasi pengalaman. Ini mencakup:

• Durasi Pengalaman: Misalnya, “minimal 3 tahun pengalaman di bidang pemasaran digital.”
• Jenis Pengalaman: Spesifik tentang pengalaman yang relevan, seperti “pengalaman dalam manajemen proyek IT” atau “pengalaman bekerja dalam lingkungan manufaktur.”

Contoh Pengalaman Kerja yang Relevan

• Pengalaman dalam Penjualan: Pengalaman sebagai sales executive atau account manager untuk posisi di bidang penjualan.
• Pengalaman dalam Pengembangan Produk: Pengalaman sebagai product manager atau engineer untuk peran yang melibatkan inovasi produk.

Keterampilan Teknis

Keterampilan Khusus yang Diperlukan

Keterampilan teknis merujuk pada kemampuan spesifik yang dibutuhkan untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Contohnya:

• Kemampuan Menggunakan Perangkat Lunak: Misalnya, keahlian dalam menggunakan Adobe Photoshop untuk desainer grafis.
• Pemahaman Teknis: Seperti pengetahuan tentang bahasa pemrograman Python atau Java untuk pengembang perangkat lunak.

Contoh Keterampilan Teknis yang Umumnya Dicari

• Pemrograman: Keahlian dalam bahasa pemrograman seperti Java, C++, atau Python.
• Analisis Data: Penggunaan alat seperti SQL, R, atau Excel untuk analis data.
• Desain Grafis: Keahlian dalam Adobe Creative Suite (Photoshop, Illustrator, InDesign).

Keterampilan Komunikasi

Pentingnya Keterampilan Komunikasi dalam Pekerjaan

Keterampilan komunikasi sangat penting karena hampir semua pekerjaan memerlukan interaksi dengan orang lain, baik itu rekan kerja, pelanggan, atau pemangku kepentingan lainnya. Keterampilan ini mempengaruhi efektivitas kerja, kolaborasi, dan hubungan profesional.

Jenis Keterampilan Komunikasi yang Dibutuhkan

• Verbal: Kemampuan untuk berbicara dengan jelas dan efektif. Contohnya, memimpin rapat atau presentasi.
• Tertulis: Kemampuan menulis laporan, email, atau dokumen profesional dengan baik. Misalnya, menyusun laporan proyek atau materi pemasaran.

Keterampilan Interpersonal

Kemampuan Bekerja dalam Tim dan Berinteraksi dengan Orang Lain

Kemampuan interpersonal mencakup bagaimana seseorang berinteraksi dan bekerja dengan orang lain. Ini penting untuk kolaborasi dan menciptakan lingkungan kerja yang positif.

Kualitas Interpersonal yang Diharapkan

• Kerjasama: Kemampuan untuk bekerja efektif dalam tim dan mendukung rekan kerja.
• Empati: Kemampuan memahami dan berbagi perasaan orang lain, yang penting dalam peran layanan pelanggan atau manajemen.

Kualitas Pribadi

Sifat dan Karakteristik Pribadi yang Dibutuhkan

Kualitas pribadi merujuk pada sifat-sifat yang diharapkan dari kandidat untuk berhasil dalam peran tersebut. Ini bisa mencakup:

• Integritas: Kejujuran dan moral yang kuat.
• Motivasi: Keinginan kuat untuk mencapai tujuan dan melakukan pekerjaan dengan baik.

Contoh Kualitas Pribadi yang Penting

• Ketekunan: Kemampuan untuk terus bekerja meskipun menghadapi tantangan.
• Adaptabilitas: Kemampuan menyesuaikan diri dengan perubahan dan situasi baru.

Keterampilan Manajerial (Jika Berlaku)

Kemampuan Mengelola Orang, Proyek, atau Anggaran

Untuk posisi manajerial, keterampilan ini sangat penting. Ini mencakup:

• Manajemen Orang: Kemampuan untuk memimpin tim, memberikan bimbingan, dan menyelesaikan konflik.
• Manajemen Proyek: Keahlian dalam merencanakan, melaksanakan, dan mengawasi proyek hingga selesai.
• Manajemen Anggaran: Kemampuan untuk mengelola anggaran, mengawasi pengeluaran, dan memastikan efisiensi biaya.

Contoh Keterampilan Manajerial yang Relevan

• Leadership: Kemampuan memotivasi dan memimpin tim untuk mencapai tujuan.
• Decision-Making: Kemampuan membuat keputusan yang efektif dan tepat waktu berdasarkan data dan analisis.
• Strategic Planning: Kemampuan merumuskan dan menerapkan rencana strategis untuk mencapai tujuan jangka panjang.

Dengan memahami dan menyusun job specification yang mencakup komponen-komponen ini, perusahaan dapat memastikan bahwa mereka menarik kandidat yang paling sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan posisi yang tersedia.

Proses Penyusunan Job Specification

Analisis Pekerjaan

Langkah-langkah dalam Menganalisis Pekerjaan

1. Identifikasi Tujuan dan Ruang Lingkup Pekerjaan:
   • Menentukan tujuan utama dari pekerjaan tersebut dan bagaimana pekerjaan tersebut berkontribusi terhadap tujuan organisasi.
   • Mengidentifikasi tugas utama, tanggung jawab, dan hasil yang diharapkan dari posisi tersebut.
2. Pengumpulan Informasi:
   • Mengumpulkan data rinci mengenai tugas dan tanggung jawab pekerjaan melalui berbagai metode seperti observasi langsung, wawancara, dan survei.
3. Identifikasi Keterampilan dan Kualifikasi yang Dibutuhkan:
   • Menganalisis keterampilan teknis, pendidikan, pengalaman, dan karakteristik pribadi yang diperlukan untuk menjalankan tugas-tugas pekerjaan dengan efektif.

4. Dokumentasi Temuan:

   • Menyusun informasi yang dikumpulkan menjadi format yang terstruktur dan mudah dibaca, yang mencakup semua aspek pekerjaan.

Metode Pengumpulan Data untuk Analisis Pekerjaan

1. Observasi:
   • Mengamati langsung karyawan yang menjalankan pekerjaan tersebut untuk memahami tugas sehari-hari dan keterampilan yang digunakan.
2. Wawancara:
   • Melakukan wawancara dengan karyawan yang menjalankan pekerjaan, supervisor, dan manajer untuk mendapatkan wawasan mendalam tentang peran dan tanggung jawab.
3. Kuesioner:
   • Menyebarkan kuesioner kepada karyawan untuk mengumpulkan data tentang tugas, frekuensi, dan pentingnya berbagai aspek pekerjaan.
4. Analisis Dokumen:
   • Meninjau deskripsi pekerjaan yang ada, laporan kinerja, dan dokumen lain yang relevan untuk mengidentifikasi tugas dan tanggung jawab utama.

5. Log Kerja:

   • Meminta karyawan untuk mencatat aktivitas harian mereka dalam log kerja untuk mendapatkan data rinci tentang tugas-tugas spesifik dan waktu yang dihabiskan.

Konsultasi dengan Pemangku Kepentingan

Pentingnya Melibatkan Manajer dan Tim dalam Penyusunan Job Specification

1. Pemahaman Mendalam:
   • Manajer dan tim memiliki wawasan yang mendalam tentang pekerjaan sehari-hari dan kualifikasi yang diperlukan, yang sangat penting untuk menyusun job specification yang akurat dan relevan.
2. Dukungan dan Komitmen:
   • Melibatkan pemangku kepentingan kunci meningkatkan dukungan dan komitmen terhadap job specification yang dihasilkan, memastikan implementasi yang lebih efektif.

Cara Mengumpulkan Masukan dari Berbagai Pihak

1. Diskusi Kelompok:
   • Mengadakan sesi diskusi kelompok dengan manajer, supervisor, dan karyawan untuk membahas peran dan tanggung jawab serta keterampilan yang diperlukan.
2. Survei dan Kuesioner:
   • Mengirimkan survei atau kuesioner kepada karyawan dan manajer untuk mengumpulkan masukan tentang pekerjaan dan kualifikasi yang diperlukan.
3. Wawancara Individu:
   • Melakukan wawancara dengan manajer dan karyawan untuk mendapatkan perspektif yang lebih mendalam dan pribadi tentang pekerjaan.

4. Review Dokumen Internal:

   • Meninjau dokumen internal seperti laporan kinerja, deskripsi pekerjaan sebelumnya, dan hasil evaluasi untuk mendapatkan informasi tambahan.

Penyusunan dan Review Dokumen

Cara Menulis Job Specification yang Jelas dan Terperinci

1. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Spesifik:
   • Hindari jargon yang tidak perlu dan pastikan istilah yang digunakan mudah dipahami oleh semua pihak yang berkepentingan.
2. Struktur yang Logis:
   • Susun dokumen dalam format yang terorganisir dengan baik, biasanya dimulai dengan judul pekerjaan, tujuan, tugas utama, kualifikasi, dan keterampilan yang diperlukan.
3. Detail yang Lengkap:
   • Sertakan semua informasi yang relevan, seperti tingkat pendidikan, pengalaman kerja, keterampilan teknis, keterampilan komunikasi, kualitas pribadi, dan keterampilan manajerial (jika berlaku).
4. Contoh Konkret:
   • Berikan contoh spesifik dari tugas dan keterampilan yang diperlukan untuk memberikan gambaran yang jelas tentang apa yang diharapkan.

Proses Review dan Validasi Dokumen

1. Review Internal:
   • Meminta manajer, supervisor, dan beberapa karyawan untuk meninjau draft job specification dan memberikan masukan.
2. Konsultasi dengan Ahli:
   • Jika perlu, konsultasikan dengan ahli HR atau konsultan eksternal untuk memastikan keakuratan dan kesesuaian job specification dengan standar industri.
3. Revisi Berdasarkan Masukan:
   • Lakukan revisi berdasarkan masukan yang diterima selama proses review untuk meningkatkan kejelasan dan akurasi dokumen.
4. Validasi Akhir:
   • Setelah revisi selesai, lakukan validasi akhir dengan manajer dan tim untuk memastikan bahwa job specification sudah final dan dapat digunakan dalam proses rekrutmen.
5. Distribusi dan Implementasi:
   • Distribusikan job specification yang sudah divalidasi ke departemen HR dan tim rekrutmen, dan pastikan semua pihak terkait memahami dan menggunakan dokumen tersebut dalam proses seleksi karyawan.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, perusahaan dapat menyusun job specification yang efektif, yang membantu dalam menemukan dan merekrut kandidat yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Contoh Job Specification

Contoh untuk Posisi Entry-Level

Posisi: Marketing Assistant

Kualifikasi dan Keterampilan:

1. Kualifikasi Pendidikan:
   • Gelar sarjana dalam bidang pemasaran, bisnis, atau komunikasi.
   • Sertifikasi terkait pemasaran digital (nilai tambah).
2. Pengalaman Kerja:
   • Tidak diharuskan memiliki pengalaman kerja sebelumnya, namun magang di bidang pemasaran atau pengalaman dalam organisasi kampus akan menjadi nilai tambah.
3. Keterampilan Teknis:
   • Pengetahuan dasar tentang pemasaran digital dan media sosial.
   • Kemampuan menggunakan Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
   • Familiar dengan alat pemasaran seperti Google Analytics dan Mailchimp (nilai tambah).
4. Keterampilan Komunikasi:
   • Kemampuan komunikasi verbal dan tertulis yang baik.
   • Kemampuan menulis konten yang menarik untuk media sosial dan blog.
5. Keterampilan Interpersonal:
   • Kemampuan bekerja dalam tim dan berkolaborasi dengan departemen lain.
   • Sikap positif dan proaktif dalam menyelesaikan tugas.

6. Kualitas Pribadi:

   • Motivasi tinggi untuk belajar dan berkembang dalam bidang pemasaran.
   • Kreativitas dan inisiatif dalam mengembangkan ide-ide pemasaran baru.
   • Kemampuan manajemen waktu yang baik dan detail-oriented.

Contoh untuk Posisi Manajerial

Posisi: Marketing Manager

Kualifikasi dan Keterampilan:

1. Kualifikasi Pendidikan:
   • Gelar sarjana dalam bidang pemasaran, bisnis, atau bidang terkait. Gelar magister akan menjadi nilai tambah.
   • Sertifikasi profesional dalam manajemen pemasaran (misalnya, Certified Marketing Professional).
2. Pengalaman Kerja:
   • Minimal 5 tahun pengalaman dalam bidang pemasaran, dengan setidaknya 2 tahun di posisi manajerial.
   • Pengalaman dalam mengembangkan dan mengimplementasikan strategi pemasaran yang sukses.
3. Keterampilan Teknis:
   • Pengetahuan mendalam tentang strategi pemasaran digital, analisis data, dan SEO.
   • Kemampuan menggunakan alat analisis pemasaran seperti Google Analytics, SEMrush, dan CRM software.
   • Pemahaman tentang tren pemasaran terkini dan kemampuan mengaplikasikannya.
4. Keterampilan Komunikasi:
   • Kemampuan komunikasi verbal dan tertulis yang sangat baik.
   • Kemampuan membuat presentasi yang efektif dan memimpin pertemuan.
5. Keterampilan Interpersonal:
   • Kemampuan kepemimpinan yang kuat dan mampu memotivasi tim.
   • Kemampuan menyelesaikan konflik dan membangun hubungan yang kuat dengan klien dan mitra bisnis.
6. Kualitas Pribadi:
   • Pengambilan keputusan yang tepat dan cepat.
   • Kemampuan berpikir strategis dan analitis.
   • Integritas tinggi dan kemampuan menjaga kerahasiaan informasi.

7. Keterampilan Manajerial:

   • Pengalaman dalam mengelola anggaran pemasaran dan mengoptimalkan ROI.
   • Kemampuan mengelola beberapa proyek secara bersamaan dan memenuhi tenggat waktu.
   • Keterampilan dalam merencanakan dan mengimplementasikan kampanye pemasaran.

Contoh untuk Posisi Teknis Spesifik

Posisi: Software Developer

Kualifikasi dan Keterampilan:

1. Kualifikasi Pendidikan:
   • Gelar sarjana dalam bidang Ilmu Komputer, Teknik Informatika, atau bidang terkait.
   • Sertifikasi terkait seperti Certified Java Developer atau Microsoft Certified Solutions Developer (nilai tambah).
2. Pengalaman Kerja:
   • Minimal 3 tahun pengalaman sebagai pengembang perangkat lunak.
   • Pengalaman dalam pengembangan aplikasi web dan/atau mobile.
3. Keterampilan Teknis:
   • Kemampuan menguasai bahasa pemrograman seperti Java, Python, atau C#.
   • Pengalaman dengan framework seperti Spring, Django, atau .NET.
   • Familiar dengan database relasional (SQL) dan non-relasional (NoSQL).
   • Pemahaman tentang praktik pengembangan perangkat lunak yang baik, seperti version control (Git), continuous integration, dan deployment.
   • Pengetahuan tentang keamanan aplikasi dan prinsip-prinsip desain arsitektur.
4. Keterampilan Komunikasi:
   • Kemampuan untuk mendokumentasikan kode dengan jelas dan rinci.
   • Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif dengan tim teknis dan non-teknis.
5. Keterampilan Interpersonal:
   • Kemampuan bekerja dalam tim agile/scrum.
   • Kemampuan menerima dan memberikan umpan balik konstruktif.
6. Kualitas Pribadi:
   • Penyelesaian masalah yang kreatif dan analitis.
   • Ketelitian dalam bekerja dan perhatian terhadap detail.
   • Kemampuan untuk belajar teknologi baru dengan cepat dan beradaptasi dengan perubahan.

Dengan merinci kualifikasi dan keterampilan yang dibutuhkan seperti dalam contoh-contoh di atas, perusahaan dapat memastikan bahwa mereka menarik kandidat yang tepat untuk posisi yang tersedia. Job specification yang jelas membantu menyelaraskan harapan dan memastikan bahwa proses rekrutmen berjalan dengan lebih efisien dan efektif.

Penutup

Dari artikel ini kita telah belajar mengenai pengertian Job Specification, perbedaannya dengan job description berikut dengan contohnya.

Sebagai penutup, dapat disimpulkan bahwa job specification memainkan peran penting dalam proses rekrutmen dan seleksi karyawan.

Dengan merinci kualifikasi, pengalaman, dan keterampilan yang dibutuhkan untuk suatu posisi, job specification membantu perusahaan menarik dan memilih kandidat yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Dengan adanya job specification yang jelas dan terperinci, perusahaan dapat menghindari kesalahan rekrutmen, meningkatkan efisiensi proses seleksi, dan memastikan bahwa karyawan yang direkrut dapat berkontribusi secara maksimal.

Oleh karena itu, pemahaman yang baik tentang job specification sangatlah penting bagi manajer HR dan tim rekrutmen untuk memastikan kesuksesan dalam membangun tim yang berkualitas dan efektif.